Cuando aprenda a utilizar Microsoft Office OneNote 2007, no hay duda de que descubrirá muchos atajos y técnicas que le permitirán ahorrar tiempo. En este artículo se ofrecen algunas de las sugerencias más populares que le permitirán ahorrar tiempo, procedentes de usuarios de OneNote como usted. Estas sugerencias pueden ayudarle a descubrir y trabajar con una serie de útiles características de OneNote que tal vez haya pasado por alto.

• Sugerencias para empezar a utilizar OneNote

• Sugerencias para tomar notas

• Sugerencias para aplicar formato a las notas

• Sugerencias para organizar y buscar en las notas

• Sugerencias para compartir notas

• Sugerencias para investigar con OneNote

• Sugerencias para proteger las notas personales

• Sugerencias para personalizar OneNote 2007

Sugerencias para empezar a utilizar OneNote

• Para aumentar el área de anotaciones en una pantalla pequeña, puede ocultar los títulos de las fichas de página haciendo clic en la flecha Contraer fichas de página en la columna de fichas de página.
• Si desea ampliar el espacio disponible en la pantalla mientras realiza anotaciones, presione F11 para utilizar OneNote en la vista Página completa. (Presione de nuevo F11 para salir de la vista Página completa).
• Las fichas de página aparecen en el margen derecho del bloc de notas de forma predeterminada. Para mostrarlas en el margen izquierdo del bloc de notas, en la categoría Presentación del cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas), active la casilla de verificación Fichas de página a la izquierda.
• Para cambiar el color predeterminado que se aplica a una nueva sección, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la ficha de sección situada en la parte superior de la página, seleccione Color de sección en el menú contextual y, a continuación, haga clic en el color que desee aplicar. Haga clic en Ninguno para quitar todos los colores de una sección.
• Si desea cambiar el modo en que está configurado OneNote, puede personalizar cualquiera de los elementos de los menús y barras de herramientas haciendo clic con el botón secundario del mouse y haciendo clic en Personalizar en el menú contextual.
• Si dispone de un micrófono y una cámara Web, ejecute el Asistente para ajuste antes de intentar grabar notas de audio y vídeo. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones. En el cuadro de diálogo Opciones, haga clic en Audio y vídeo y luego en Asistente para ajuste.
• Si tiene un dispositivo Smartphone o Pocket PC basado en Microsoft Windows Mobile, puede instalar OneNote Mobile y sincronizar las notas entre el equipo y el dispositivo Smartphone. Conecte el dispositivo móvil mientras se están ejecutando OneNote 2007 y Microsoft ActiveSync. Elija instalar OneNote Mobile cuando se le pregunte o instálelo manualmente más adelante. (En el menú Herramientas, haga clic en Opciones. En el cuadro de diálogo Opciones, haga clic en OneNote Mobile y luego en Instalar OneNote Mobile).
• Para ver una lista de métodos abreviados de teclado que le resultarán útiles para tener acceso a las herramientas, comandos y cuadros de diálogo de OneNote de forma más rápida y sencilla, haga clic en Métodos abreviados de teclado en el menú Ayuda.

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Sugerencias para tomar notas

• Si al copiar y pegar texto o gráficos de una página Web a una página del bloc de notas observa que el formato no se conserva correctamente, intente capturar la información en un recorte de pantalla. En el menú Insertar, haga clic en Recorte de pantalla y, a continuación, arrastre el puntero para crear una selección rectangular en torno al contenido de la pantalla que desea capturar.
• Ahorre tiempo creando entradas de Autocorrección para palabras y frases que escriba repetidas veces. Cuando se escribe la forma abreviada del texto de Autocorrección en una página de anotaciones, OneNote sustituye ese texto automáticamente por el texto completo especificado. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones de Autocorrección. En el cuadro Reemplazar, escriba la palabra o frase que desee que OneNote sustituya automáticamente al escribir. En el cuadro Con, escriba el texto que debe aparecer en lugar de la palabra o frase reemplazada.
• Para saber cuándo se ha escrito o actualizado por última vez un bloc de notas, haga clic con el botón secundario del mouse en el controlador de párrafo que aparece delante del texto en cualquier contenedor de notas. Los dos últimos elementos del menú contextual indicarán cuándo se creo o actualizó el texto y quién lo hizo.
• Si desea mover un elemento, como un bloque de texto o una imagen, para colocarlo encima o debajo de otro elemento de la página, mantenga presionada la tecla ALT mientras mueve el elemento.
• Para quitar rápidamente una etiqueta de nota, coloque el cursor en el texto etiquetado y, a continuación, presione el método abreviado de teclado de la etiqueta de nota (desde CTRL+1 hasta CTRL+9). Puede utilizar también este método abreviado de teclado para activar o desactivar la etiqueta de nota Tarea pendiente.
• Para ocultar las notas de las que ya no desea realizar un seguimiento o que están marcadas como completas, active la casilla de verificación Mostrar sólo los elementos sin marcar en el panel de tareas Resumen de etiquetas.
• Puede modificar fácilmente las plantillas incluidas en OneNote y crear un diseño personalizado. Empiece aplicando una plantilla existente a una nueva página en blanco y, a continuación, agregue o modifique los elementos que desee. En el menú Formato, haga clic en Plantillas. En el panel de tareas Plantillas, haga clic en Guardar la página actual como plantilla.

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Sugerencias para aplicar formato a las notas

• Para crear rápidamente una lista numerada, escriba 1. seguido de un espacio, escriba el elemento de lista y, a continuación, presione ENTRAR. La línea siguiente de texto comenzará automáticamente con el número 2.
• Para crear rápidamente una lista con viñetas, escriba un asterisco (*) seguido de un espacio, escriba el elemento de lista y, a continuación, presione ENTRAR. El asterisco se cambia por una viñeta y la siguiente línea de texto comienza automáticamente con otra viñeta.
• Si escribe texto en una lista con viñetas y desea iniciar un nuevo párrafo de texto dentro del mismo elemento de lista, presione MAYÚS+ENTRAR.
• Para activar o desactivar una lista numerada, presione CTRL+BARRA DIAGONAL (/). Para activar o desactivar una lista con viñetas, presione CTRL+PUNTO.
• Para aumentar o reducir rápidamente la sangría de una línea de texto, coloque el cursor delante del texto que desea reajustar y, a continuación, presione ALT+MAYÚS+FLECHA DERECHA para aumentar la sangría o ALT+MAYÚS+FLECHA IZQUIERDA para reducir la sangría.
• Para crear un hipervínculo con otra página del bloc de notas, abra la sección del bloc de notas que contiene la página con la que desea establecer el vínculo, haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de la página situada en el margen, haga clic en Copiar hipervínculo en esta página y, a continuación, pegue el hipervínculo en el lugar en el que desee que aparezca en las notas.
• Para crear un hipervínculo con otra sección del bloc de notas, haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de la sección con la que desea establecer el vínculo, haga clic en Copiar hipervínculo en esta sección y, a continuación, pegue el hipervínculo en el lugar en el que desee que aparezca en las notas.
• Para crear un hipervínculo con otro bloc de notas de OneNote del equipo, en la barra de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el nombre del bloc de notas con el que desea establecer el vínculo, haga clic en Copiar hipervínculo en este bloc de notas y, a continuación, pegue el hipervínculo en el lugar en el que desee que aparezca en las notas.
• Para crear un hipervínculo con un sitio Web cuya dirección URL contiene espacios, inserte un corchete angular (< >) al principio y la final de la dirección URL (por ejemplo, escriba <http://wide world importers>).
• Para crear un hipervínculo con una dirección de correo electrónico, escriba mailto: y luego escriba la dirección de correo electrónico (por ejemplo, mailto:alguien@ejemplo.com).
• Para crear un hipervínculo en las notas con un documento del equipo, escriba file:// y luego la ubicación y el nombre de archivo del documento (por ejemplo, file://C:\Mis documentos\Currículo.doc). Si el nombre de archivo contiene espacios, inserte un corchete angular al principio y al final de la ruta (por ejemplo, <file://C:\Mis documentos\Mi currículo.doc>).

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Sugerencias para organizar y buscar en las notas

• Para reorganizar las fichas de página situadas al margen de la página actual de un bloc de notas, arrastre las fichas de página a una nueva posición.
• Para reorganizar las fichas de sección situadas en la parte superior de un bloc de notas, arrastre las fichas de sección a una nueva posición.
• Para reorganizar los blocs de notas en la barra de exploración, arrastre los títulos de bloc de notas a la nueva posición.
• Para buscar más rápidamente en las notas, puede instalar la característica Búsqueda instantánea. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones. En el cuadro de diálogo Opciones, haga clic en Otras y luego en Instalar búsqueda instantánea.
• Después de buscar en las notas, presione ENTRAR para desplazarse por los resultados de búsqueda.

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Sugerencias para compartir notas

• Antes de compartir notas, compruebe los errores ortográficos. Presione F7 para abrir el panel de tareas Ortografía e inicie la revisión ortográfica. Si el panel de tareas ya está abierto, haga clic en Iniciar corrector ortográfico.
• Para conservar la apariencia de las notas que contienen formato especial o complejo (como diagramas, contenedores de notas superpuestas o notas con una serie de anotaciones manuscritas) y compartirlas con alguna persona que no disponga de OneNote, puede guardar las notas como una página Web. En el menú Archivo, haga clic en Publicar páginas. En el cuadro de diálogo Publicar, haga clic en Página Web de un solo archivo (Publicar una copia) (*.mht) en la lista Guardar como tipo. Una vez creado el archivo, puede enviarlo por correo electrónico, copiarlo en una ubicación compartida o en una red o publicarlo en un sitio Web.
• Para enviar rápidamente notas en un mensaje de correo electrónico a otro usuario, seleccione una o varias páginas de notas haciendo clic en sus fichas de página. A continuación, haga clic en Correo electrónico en la barra de herramientas Estándar y escriba la información correspondiente en los cuadros Para, Cc y Cco. Si es necesario, modifique el Asunto del mensaje de correo electrónico y escriba el comentario que desee a los destinatarios en el cuadro Introducción. Si cambia de opinión antes de enviar el mensaje, haga clic de nuevo en Correo electrónico en la barra de herramientas Estándar para cancelar el mensaje y volver a las notas.
• Si envía frecuentemente notas a otros usuarios por correo electrónico, puede agregar una firma de correo electrónico a las notas. Las firmas pueden ayudar a identificar el asunto o el origen de las notas, como el nombre o la información de contacto. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones. En el cuadro de diálogo Opciones, haga clic en Enviar correo electrónico. Active la casilla de verificación Agregar la firma siguiente a los mensajes de correo electrónico y páginas Web creados en OneNote y, a continuación, escriba el texto que desea que OneNote incluya en el pie de página de las páginas de anotaciones.
• Para compartir rápidamente los diseños de fondo personalizados con otros usuarios de OneNote, aplique el diseño de fondo a una nueva página en blanco, elija Enviar a en el menú Archivo y, a continuación, haga clic en Destinatario de correo (archivo adjunto). Los destinatarios que tenga instalado Office OneNote 2007 pueden utilizar la opción Guardar la página actual como plantilla en el panel de tareas Plantillas para agregar el diseño a su lista de plantillas disponibles.
• Utilice colores diferentes para identificar a los participantes en una sesión compartida activa. Pida a cada persona que utilice una pluma o color de fuente específico cuando agregue notas a la página compartida. Por ejemplo, puede escribir sus notas en texto azul y utilizar una pluma azul para realizar anotaciones en un diagrama. Otra persona podría utilizar un texto verde o una pluma verde. Agregue una lista de nombres y los colores de texto correspondientes al principio de la página de anotaciones compartida para que los participantes de la sesión sepan quién está escribiendo manualmente o con el teclado.

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Sugerencias para investigar con OneNote

• Utilice OneNote como ayuda para estudiar un examen. Si realiza anotaciones mediante un formato de esquema, contraiga el esquema hasta el nivel más general de información y pregúntese a sí mismo los detalles ocultos en los niveles contraídos. Para trabajar con esquemas, active la barra de herramientas Esquema. En el menú Ver, elija Barras de herramientas y, a continuación, haga clic en Esquema.
• La característica de audio de OneNote puede ayudarle a ahorrar tiempo cuando realice una investigación en Internet. Cuando arrastre información a las notas al margen, pruebe a aplicar a esa información notas de audio que haya grabado.
• Para empezar a grabar audio sin iniciar OneNote, haga clic con el botón secundario del mouse en el icono de OneNote del área de notificación (en el extremo derecho de la barra de tareas) y, a continuación, haga clic en Iniciar grabación de audio en el menú contextual.
• Puede almacenar una lista de tareas pendientes de audio grabando usted mismo notas con la característica de audio de OneNote. Para realizar un seguimiento de cada elemento, agregue una etiqueta de nota Tarea pendiente a cada clip de audio y marque cada uno de los puntos conforme los vaya realizando.
• Para abrir rápidamente una nota al margen, aunque OneNote no esté abierto, presione la tecla de Logotipo de Windows+N.
• Las notas al margen se guardan automáticamente en una sección especial denominada Notas sin archivar. En la barra de exploración del bloc de notas, haga clic en el botón Notas sin archivar para mostrar la información recopilada en las notas al margen. Puede copiar o mover información de las botas al margen a cualquier página, sección o bloc de notas.

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Sugerencias para proteger notas personales

• Para conservar las notas de una determinada sección a salvo de miradas indiscretas, haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de sección y, a continuación, haga clic en Protección con contraseña en el menú contextual.
• Para bloquear automáticamente una sección protegida con contraseña del bloc de notas, puede definir un intervalo de tiempo en la categoría Contraseñas del cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas).

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Sugerencias para personalizar OneNote 2007

• Para ayudar a alinear los elementos de la página (como contenedores de notas o imágenes), OneNote ajusta automáticamente los elementos a una cuadrícula invisible cuando los mueve o los cambia de posición. Para deshabilitar temporalmente la cuadrícula, mantenga presiona la tecla ALT mientras mueve un elemento en la página actual. Para activar o desactivar permanentemente la opción de cuadrícula de página, haga clic en el comando Ajustar a la cuadrícula en el menú Edición.
• Si desactiva por error el icono de OneNote en el área de notificación de la barra de herramientas, puede volver a activarlo. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones. En el cuadro de diálogo Opciones, haga clic en Otras y, a continuación, active la casilla de verificación Agregar el icono de OneNote al área de notificación de la barra de tareas.
• Si utiliza OneNote en un equipo portátil o un Tablet PC, puede optimizar la cantidad de batería consumida por OneNote. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones. En el cuadro de diálogo Opciones, haga clic en Otras y, a continuación, seleccione la opción Optimizar para la siguiente duración de la batería que desee.

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