Perfil de OneNote: Mejorar la vida del ingeniero jefe

Se aplica a
Microsoft Office OneNote® 2003 Service Pack 1

"En mi trabajo, la eficiencia es la base del éxito: cuanta menos energía dedique a organizar los datos sin procesar, más me puedo concentrar en ponerla a trabajar. OneNote es la solución de organización y colaboración con la que llevo años soñando."

Scott Bright es uno de los responsables de Synapse Product Development, LLC, un grupo de consultoría de desarrollo de productos con sede en Seattle. Al igual que otras personas de su pequeña empresa, Scott desempeña muchas funciones, entre las que se encuentran las de director de programas, director de cuentas, responsable de servicios de información (IS) e ingeniero de diseño.

Antes de la aparición de Microsoft Office OneNote 2003, Scott y sus compañeros confiaban en Microsoft Outlook® para programar su tiempo, comunicarse entre sí y realizar un seguimiento de las tareas, además de tomar notas en papel. Escribir esas notas en documentos o mensajes de correo electrónico y copiar los elementos de acción en Outlook requería un tiempo del que no disponían.

También apuntaban en papel los detalles fundamentales de los proyectos que trataban en las reuniones con los clientes. Cuando el tiempo lo permitía, escribían las notas y las guardaban en archivadores o en carpetas de los equipos de los empleados. Transcribir y organizar esas notas era una tarea que consumía mucho tiempo, y ninguno de los empleados de la empresa tenía exceso de tiempo libre. Pero si nadie realizaba esta tarea administrativa, no había ninguna garantía de que la información fundamental se registrara y guardara en un formato que pudiera compartirse con facilidad.

Scott creía que su empresa necesitaba una forma más eficiente de organizar los proyectos de desarrollo de sus clientes y realizar un seguimiento de ellos, así como de compartir ideas entre los distintos equipos. Necesitaban un programa de software que proporcionara un entorno de trabajo flexible, al tiempo que ofreciera los aspectos organizativos y de colaboración de programas como Microsoft Office Outlook® 2003 y Microsoft Office Word 2003 sin limitar la creatividad.

Scott descubrió entonces OneNote. Desde el día que usó el programa por primera vez, sus costumbres de toma de notas se han vuelto más organizadas y eficientes. OneNote se convirtió rápidamente en un cómodo centro de información para todas sus actividades de planificación de proyectos. Ahora Scott confía en OneNote como un almacén para la información fundamental que utiliza para organizar los proyectos y las personas, y para dirigir un pequeño negocio; y algunos de sus compañeros ya han empezado a usar OneNote también.

 Nota   Algunas de estas funciones sólo están disponibles si ha instalado Microsoft Office OneNote 2003 Service Pack 1. Para obtener más información sobre el service pack y cómo descargarlo, consulte Funciones del Service Pack en OneNote 2003.

Usar OneNote para organizar proyectos y gestionar un negocio

Como ingeniero y consultor, la prioridad empresarial de Scott es desarrollar soluciones creativas para sus clientes. Para conseguirlo, debe comunicar los detalles y elementos de acción obtenidos en reuniones a las personas de su empresa de una manera organizada y oportuna. En este sentido, Scott ahora utiliza OneNote para tomar notas al planificar los proyectos y solucionar problemas operativos y de desarrollo de negocio durante las reuniones con los clientes, equipos de desarrollo o la directiva de Synapse. Con toda esta información a la vista, puede comunicar con facilidad los elementos de acción a los integrantes del equipo y compartir las anotaciones por correo electrónico. Veamos cómo organiza Scott su bloc de notas y qué método sigue para captar la información y compartirla con otras personas.

Organización: desde la base de conocimientos hasta la lista de la compra

El bloc de notas de Scott consta de carpetas y secciones específicas para cada tema en las que guarda las notas tomadas en las reuniones de proyecto con los clientes, con los integrantes de los equipos, o con ambos. De esta manera, tiene a su disposición un historial automático de todas las interacciones empresariales. Los temas y problemas que surgen en cada momento tienen así referencias fáciles de localizar gracias a la función de búsqueda de OneNote. Con las fichas de las páginas situadas a lo largo del borde vertical y las fichas de carpetas y secciones a lo ancho de la parte superior, resulta sencillo desplazarse por la información de los proyectos, clientes, reuniones y problemas concretos.

Las secciones y carpetas del bloc de notas de Scott abarcan un amplio abanico de temas, desde una base general de conocimientos hasta la administración doméstica (que hasta incluye la lista de la compra). Como ingeniero, Scott se apoya mucho en todo tipo de información técnica y de diseño recopilada a lo largo de su trayectoria profesional. Por consiguiente, Scott ha creado una carpeta llamada "Base de conocimientos” que utiliza para almacenar información que puede no pertenecer a un proyecto concreto pero que puede resultar útil durante el desarrollo de muchos proyectos distintos. La siguiente ilustración muestra cómo está organizada la carpeta Base de conocimientos de Scott.


Base de conocimientos de Scott que contiene información de IS y mucho más

A diferencia de un bloc de notas de papel o de un sistema de archivos, en la carpeta Base de conocimientos de Scott se pueden realizar búsquedas con facilidad. Lo único que tiene que hacer es recordar una palabra del concepto que desee buscar e introducirla como palabra clave de búsqueda en OneNote; una vez realizada la búsqueda, se muestran todas las páginas que contengan esas palabras.

Otras carpetas y secciones del bloc de notas de OneNote de Scott son:

  • Notas de reuniones:    Esta carpeta está dividida en secciones para los distintos tipos de reuniones internas, incluidas las de desarrollo de negocio y estrategia.
  • Gestión de proyectos:    Esta carpeta contiene una sección por cada uno de sus clientes. En ellas guarda las notas que toma en las reuniones con estos clientes o con los equipos de desarrollo.
  • Proyectos personales:    En esta carpeta incluye secciones para proyectos domésticos y listas de la compra.
  • Notas al margen:    Ésta es la sección de OneNote predeterminada para las notas al margen; Scott la utiliza para guardar las anotaciones que toma mientras realiza tareas de investigación en el Web o en otras situaciones en las que desea registrar información rápidamente pero posponer la organización de la misma en su bloc de notas hasta un momento posterior.
  • Notas de Pocket PC:    Las notas tomadas en el Pocket PC de Scott, basado en Windows Mobile, y las notas de audio grabadas en Smartphone se guardan en esta sección. Cuando tomar notas en su Tablet PC no es conveniente ni adecuado, Scott puede tomar notas rápidas en su Pocket PC o realizar grabaciones de audio en un teléfono tipo Smartphone. La siguiente vez que conecte esos dispositivos a su equipo, las notas y grabaciones de audio se transferirán automáticamente a OneNote.

Toma de notas en diversos formatos

OneNote proporciona la flexibilidad que Scott y sus ingenieros necesitan durante las sesiones de lluvia de ideas. En OneNote pueden captar las ideas como dibujos de forma libre, diagramas de bloques, notas escritas a mano y técnicas de creación de diagramas de ideas. La ilustración siguiente muestra un diagrama de bloque contenido en el bloc de notas de Scott.


Notas de ingeniería con formato de diagrama de bloque en OneNote

Los dibujos o notas tomadas en blocs de notas de papel, en papeles sueltos, pizarras o incluso en notas adhesivas son más difíciles de centralizar y poner a disposición de otras personas, y además, se pierden con facilidad. Las capacidades de dibujo y escritura a mano de OneNote permiten a los ingenieros que utilizan dispositivos de entrada con lápiz o equipos Tablet PC tomar notas a medida que reflexionan y almacenar dichas notas en una ubicación central. De esta manera resulta mucho más fácil compartir notas variadas de lluvia de ideas y planificación de proyectos, y realizar búsquedas en ellas.

Incluir grabaciones de audio y vídeo puede mejorar significativamente el contenido de los blocs de notas de los ingenieros. Las grabaciones de vídeo de demostraciones de productos, casos de prueba o escenarios de uso grabadas en OneNote puede resultar de gran utilidad para posterior referencia. Además, usar las grabaciones de audio de las reuniones o demostraciones para complementar las notas escritas a mano o con el teclado contribuyen a que compartir información con otras personas sea una experiencia incluso más rica.

Compartir información con OneNote y Outlook

Gracias a la estrecha integración entre OneNote y Microsoft Office Outlook® 2003, Scott confía en ambos programas como herramientas principales de trabajo. Utiliza OneNote como diario, donde guarda todas las notas relacionadas con la ingeniería  (incluidos dibujos de conceptos, esquemas rápidos, operaciones mecánicas y diagramas de flujo de los procesos de software)  así como notas relacionadas con asuntos administrativos, como detalles de planificación de proyectos y asignaciones de recursos.

Además, Scott usa marcas de anotación para marcar los elementos a los que él u otros integrantes del equipo deben prestar atención o de los que deben realizar un seguimiento posterior. Con un resumen de marcas de anotación puede preparar una lista de tareas pendientes, tanto para sí mismo como para sus compañeros. Desde OneNote, Scott puede crear tareas de Outlook basadas en esos elementos y enviarlas a las personas correspondientes o bien, guardarlas para sí mismo. En la ilustración siguiente puede ver las tareas de Scott tal y como aparecen marcadas en OneNote, y después de transferirlas a su carpeta Tareas de Outlook.


Tareas marcadas transferidas a Outlook

Fomentar la colaboración en todo el ámbito de la empresa

Scott ha visto cómo puede OneNote mejorar el proceso de compartir información dentro de su empresa. Antes de usarlo, vivía sabiendo que la información importante o más innovadora que estaba guardada en papel podría no hacerse nunca pública para ayudar en los proyectos de desarrollo. Pero ahora, los equipos de Scott han empezado a usar OneNote como diario, libro de registro, libro de dibujo y almacén de ideas. Comparten la información en forma de archivos de OneNote a través de correo electrónico o ubicaciones de red compartidas.

Algunos de ellos han comenzado también a dirigir sesiones de toma de notas compartida, en las que pueden dibujar o escribir simultáneamente en páginas de bloc de notas compartidas, en tiempo real (independientemente de dónde se encuentren). La colaboración en conceptos de diseño de ingeniería es con frecuencia una experiencia visual y, a menos que todo el equipo pueda ver las ideas vertidas, ampliarlas y comentarlas, resulta difícil avanzar hacia el cumplimiento de los hitos de desarrollo del proyecto. Las sesiones de toma de notas compartidas eliminan las barreras de la comunicación, que pueden aparecer cuando los equipos no pueden reunirse de manera personal. Ya se encuentren al final del pasillo en otra sala de reuniones o incluso de viaje, los integrantes del equipo pueden seguir colaborando e impulsando el avance de los proyectos de la empresa.

A pesar de que Scott sigue desempeñando tantas funciones como antes, su trabajo es más eficiente gracias a que utiliza OneNote y ha aumentado el flujo de información por su organización porque es mucho más fácil la comunicación de la información fundamental. OneNote ofrece a los ingenieros una gran libertad para comunicar sus ideas (aligerando al mismo tiempo la carga de tener que controlar, transcribir y organizar las tareas que debían llevar a cabo cuando tomaban las notas en papel). La comunicación entre los miembros del equipo y con otros equipos ahora son más eficaces, mediante el uso de páginas compartidas de OneNote, y la colaboración es más fácil que nunca. Gracias a OneNote, Scott y algunos de sus compañeros ya pueden dedicar más tiempo a desarrollar soluciones innovadoras para sus clientes y estar tranquilos sabiendo que es más probable que se haga uso de la información que puede dar ventaja a su organización sobre la competencia.

 
 
Corresponde a:
OneNote 2003