Introducción a las bibliotecas

Una biblioteca es una ubicación en un sitio donde se pueden crear, recopilar, actualizar y administrar archivos con los miembros del equipo. Cada biblioteca muestra una lista de archivos e información básica acerca de los mismos que sirve de ayuda para conseguir que los archivos funcionen conjuntamente. Puede elegir entre una cantidad de bibliotecas listas para usar y plantillas de biblioteca que proporcionan un buen punto de partida para organizar sus archivos. Después de crear una biblioteca, puede personalizarla de varias formas. Por ejemplo, puede controlar cómo se muestran, administran y crean los documentos. O bien, puede realizar un seguimiento de las versiones, incluidos cuántas y qué tipo de versiones. Incluso puede crear flujos de trabajo, formularios y vistas personalizados para hacer que sus proyectos y procesos comerciales sean más fluidos.

En este artí­culo:


Información general sobre las bibliotecas

En lugar de que su equipo busque documentos por diferentes ubicaciones, como equipos personales, discos de red y carpetas de correo electrónico, resulta mucho más eficaz usar una biblioteca de SharePoint como ubicación central que todos los integrantes del equipo pueden ver y usar.

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¿Qué es una biblioteca?

Una biblioteca típica Una biblioteca de SharePoint es una ubicación en un sitio donde puede crear archivos, almacenarlos, actualizarlos y participar en ellos con los miembros del equipo. Cada tipo de biblioteca (de documentos, imágenes, formularios, páginas wiki, activos, informes, registros, conexiones de datos y diapositivas) muestra una lista de archivos e información clave sobre ellos, como quién fue la última persona que modificó el archivo. Puede elegir entre varios tipos de bibliotecas, en función de los tipos de archivos que desea almacenar y cómo planea usarlos. Una vez que haya terminado con una biblioteca, puede archivar los archivos, eliminar la biblioteca que no se use y ahorrar espacio en el disco del servidor.

También puede personalizar las bibliotecas de varias formas. Puede controlar cómo se ven los documentos, cómo se hace su seguimiento, se administran y se crean. Puede controlar las versiones, incluido su número y tipo, y puede limitar quién puede ver los documentos antes de aprobarlos. Para agilizar un proceso comercial, puede usar flujos de trabajo para que colaboren en los documentos de las bibliotecas. Para reducir el desorden, puede especificar directivas de administración de la información para administrar el tratamiento y la caducidad de los documentos dentro de las bibliotecas.

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¿Cómo usa una biblioteca un equipo típico?

Un equipo de marketing de Contoso necesita trabajar conjuntamente en documentos de grupos y proyectos. Los miembros del equipo necesitan una ubicación central donde puedan colaborar en los documentos, realizar un seguimiento de los calendarios y las reuniones, administrar proyectos y controlar las tareas del equipo. Además, este equipo tiene un contratista que vive en una ubicación remota, de modo que existe un beneficio adicional para el uso de tecnologías de SharePoint.

El primer paso que deben realizar es designar un miembro como propietario del sitio y persona asignada para administrarlo. El propietario del sitio asume la función de administrador del sitio, obtiene el permiso de Control total de la biblioteca y garantiza primero que todos los miembros del equipo tengan el nivel de permisos Contribuir para la biblioteca de documentos compartidos en el sitio del equipo. A continuación, el propietario del sitio cambia el nombre por "Documentos de marketing" y agrega una descripción detallada, de modo que todos los usuarios (concretamente aquellos que lo usan por primera vez) obtengan una idea más clara del objetivo de la biblioteca y qué contenido pueden ver o agregar. El equipo ha decidido usar esta biblioteca para administrar notas de prensa, archivos de presupuesto, contratos, propuestas y otros documentos pertinentes del equipo.

Una de las primeras tareas del propietario del sitio es ubicar y cargar muchos documentos importantes en la biblioteca para que el equipo se concentre en el uso de la biblioteca como ubicación central. A continuación, el propietario del sitio decide realizar lo siguiente: definir la biblioteca para que requiera desprotección, de modo que nadie sobrescriba los cambios en los documentos accidentalmente, y realizar el seguimiento de las versiones, de modo que el equipo tenga un historial de cuántos archivos han cambiado y pueda restaurar una versión anterior si lo necesita. Para garantizar el cumplimiento de las normas de la compañía, el propietario del sitio también agrega a la biblioteca plantillas de normas para informes de marketing, contratos de ventas, planes de campaña y hojas de cálculo de presupuesto. Cada plantilla contiene el logotipo de la compañía y una declaración de sus objetivos. Cuando los miembros crean un archivo nuevo desde la biblioteca de documentos, pueden seleccionar fácilmente qué plantilla desean usar.

Con el tiempo, a medida que los miembros del equipo agregan archivos y colaboran en documentos, organizan la biblioteca agregando columnas y creando vistas que muestran contenido de varias formas que sean significativas para su trabajo. Por ejemplo, el propietario del sitio agrega una columna "Nombre del proyecto" para que los miembros puedan filtrar u ordenar en función de esa columna.

Otros miembros del equipo agregan vistas públicas que agrupan por trimestre fiscal y filtran contactos que caducan dentro de seis meses. Además, cada miembro crea vistas personales para ayudarles a buscar información rápidamente y completar su trabajo.

Después de extensos debates en una reunión de personal, el equipo decide definir alertas en el nivel de la biblioteca para notificar las actualizaciones una vez a la semana. Cada miembro puede decidir cómo definir alertas adicionales o fuentes RSS en archivos específicos según sea necesario. El equipo también se compromete con un "procedimiento recomendado" importante en este nuevo mundo de la colaboración. Cuando los miembros desean distribuir un documento en una biblioteca, se resisten a la tentación de adjuntarlo a un mensaje de correo electrónico y, en su lugar, envían el vínculo en un correo electrónico. Insertar un vínculo a un documento en un mensaje de correo electrónico es fácil de hacer desde la cinta de la biblioteca, garantiza que las personas obtienen acceso a la última versión y ayuda a liberar la red local de bits innecesarios.

En algunas ocasiones, se bloquea a los miembros del equipo y otros usuarios para que no puedan obtener acceso al contenido porque no tienen los permisos adecuados. Determinados documentos están protegidos porque tienen contenido confidencial, como un contrato o información presupuestaria. Pero como la capacidad de solicitar acceso a un propietario del sitio está habilitada, pueden solicitar acceso cómodamente a una página y el propietario del sitio puede otorgar el permiso para un documento según corresponda.

Todos los miembros del equipo de marketing, en particular el contratista, aprecian la capacidad de usar el contenido de la biblioteca sin conexión, trabajar con él desde el hogar o un sitio remoto, y luego sincronizar los cambios sin problemas al volver a conectarse, todo mediante Microsoft Office SharePoint Workspace 2010.

Una responsabilidad fundamental del equipo de Marketing es proponer campañas de marketing para impulsar las ventas y los ingresos. Cuando los miembros del equipo desarrollan un nuevo plan de campaña, realizan un seguimiento de las versiones secundarias del archivo. Si cometen un error en una versión, pueden restaurar la anterior. Cuando finalizan el plan de campaña, pueden crear una versión principal y luego publicarla para que el departamento legal y el administrador la aprueben. Cuando se apruebe el archivo, los demás empleados de la compañía podrán verlo. El propietario del sitio investiga la documentación en línea, cursos y blogs, y luego resuelve, sin usar códigos, cómo configurar un flujo de trabajo, asociarlo a la biblioteca y automatizar el proceso de recopilar comentarios y firmas, y publicar el documento final.

Después de tres meses de uso, la biblioteca y el sitio de marketing se han convertido en un componente fundamental para el equipo de marketing y han ayudado sustancialmente a mejorar la productividad y visibilidad en toda la compañía. No pueden imaginar cómo sería trabajar sin ellos y están explorando de forma activa otras formas de usar tecnologías de SharePoint para colaborar mejor.

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Tipos de bibliotecas

Algunas bibliotecas se crean automáticamente cuando se crea un sitio nuevo, como la biblioteca de documentos compartidos de un sitio de grupo. Estas bibliotecas se pueden personalizar en función de sus objetivos, o puede crear sus propias bibliotecas adicionales. Cada tipo de biblioteca tiene una finalidad específica y algunas tienen un conjunto de comportamientos y características diferentes.

Biblioteca de documentos     Para muchos tipos de archivos, incluidos documentos u hojas de cálculo, puede usar una biblioteca de documentos. En ella puede almacenar otros tipos de archivos, aunque algunos tipos se bloquean por motivos de seguridad. Cuando trabaje con programas que no estén bloqueados, puede crear estos tipos de archivos desde la biblioteca. Por ejemplo, el equipo de marketing puede disponer de su propia biblioteca de documentos para los materiales de programación, notas de prensa y publicaciones.

Biblioteca de imágenes     Para compartir una colección de imágenes digitales o gráficos puede usar una biblioteca de imágenes. Aunque las imágenes se pueden almacenar en otros tipos de bibliotecas de SharePoint, las bibliotecas de imágenes tienen varias ventajas. Por ejemplo, desde una biblioteca de imágenes puede ver las imágenes en una presentación con diapositivas, descargar imágenes en su equipo y editar imágenes con programas de gráficos compatibles, como Microsoft Paint. Considere la posibilidad de crear una biblioteca de imágenes si desea almacenar imágenes de eventos del equipo o lanzamientos de producto. Puede crear vínculos a las imágenes de la biblioteca desde otro lugar de su sitio, como wikis y blogs.

Biblioteca de formularios     Si debe administrar un grupo de formularios comerciales basados en XML, use una biblioteca de formularios. Por ejemplo, su organización puede usar una biblioteca de formularios para los informes de gastos. La configuración de una biblioteca de formularios requiere un editor XML o un programa de diseño de formularios XML, como Microsoft InfoPath. El formulario que alguien rellena es solo un archivo .xml que contiene los datos (y únicamente los datos) que se escribieron en el formulario, como la fecha del gasto y el importe. Todo lo demás que compone el informe de gastos se proporciona en la plantilla de formulario. Después de rellenar los formularios, puede combinar los datos del formulario o exportarlos para analizarlos.

Biblioteca de páginas wiki     Para crear una colección de páginas wiki conectadas puede usar una biblioteca de páginas wiki. Una página wiki permite que varios usuarios puedan capturar información rutinaria en un formato fácil de crear y modificar. También puede agregar páginas wiki que contengan imágenes, tablas, hipervínculos y vínculos internos a la biblioteca. Por ejemplo, si su equipo crea un sitio wiki para un proyecto, el sitio podrá almacenar sugerencias y consejos en páginas conectadas entre sí.

Biblioteca de activos     Para compartir y administrar activos de medios digitales, como archivos de imagen, audio y vídeo, use una biblioteca de activos. Una biblioteca de activos permite que detectar y volver a usar archivos de medios digitales que otras personas ya han creado, como logotipos e imágenes corporativas, resulte más fácil para los usuarios. Una biblioteca de activos también proporciona tipos de contenido con propiedades y vistas para administrar y explorar activos de medios, como miniaturas y palabras clave de metadatos. Por ejemplo, es posible que desee administrar y almacenar imágenes con marca y fragmentos de contenido reutilizable desde aplicaciones, de modo que estén disponibles en toda la compañía y se usen de manera sistemática.

Biblioteca de diapositivas     Para compartir presentaciones de diapositivas de manera efectiva y eficaz, use una biblioteca de diapositivas. Las bibliotecas de diapositivas ayudan a compartir, almacenar y administrar diapositivas desde Microsoft PowerPoint u otra aplicación compatible. Al publicar una presentación en una biblioteca de diapositivas, las diapositivas se cargan como archivos individuales, de modo que se pueden modificar y controlar de forma independiente. La biblioteca de diapositivas mantiene un vínculo a la presentación, de forma que se le notifica cuando las diapositivas cambian. La biblioteca permite clasificar las diapositivas, desprotegerlas y hacer seguimiento del historial. Las bibliotecas de diapositivas también proporcionan características especiales para buscar, administrar y reutilizar diapositivas.

Biblioteca de registros     Para mantener un repositorio central para almacenar y administrar los registros de su organización o documentos empresariales importantes, use una biblioteca de registros. Por ejemplo, la organización puede necesitar cumplir normativas que requieren un proceso organizado de administración de los documentos pertinentes. Un sitio del Centro de registros puede contener varias bibliotecas de registros para almacenar diferentes tipos de registros. Puede establecer directivas para cada biblioteca que determinen qué registros almacenar, cómo distribuir y administrar los documentos, y cuánto tiempo se deben conservar estos registros.

Biblioteca de informes     Para simplificar la creación, administración y entrega de páginas web, documentos e indicadores clave de rendimiento (KPI) de medidas y objetivos, puede usar una biblioteca de informes. La biblioteca de informes es un lugar central donde puede crear y guardar informes, como libros de Excel, y páginas de panel. Publicar un libro de Excel en una biblioteca de informes permite obtener acceso al mismo con un solo clic para abrirlo en la vista del explorador, que es una forma cómoda de ver el libro sin agregarlo a una página de elementos web.

Biblioteca de diagramas de procesos (unidades de medida de EE. UU. y sistema métrico)    Para almacenar y compartir documentos de diagramas de procesos, como aquellos que se crean con Microsoft Visio 2010, use una biblioteca de diagramas de procesos. Las bibliotecas de unidades de medida de EE. UU. y el sistema métrico están adaptadas a sus respectivas medidas.

 Nota   En función de su sitio y su configuración, se crean automáticamente bibliotecas de sistemas adicionales, como la biblioteca de estilos, la biblioteca de activos del sitio y la biblioteca de páginas del sitio. Sin embargo, no puede crear estas bibliotecas específicas a través de la interfaz del usuario.

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Formas de trabajar con bibliotecas

A continuación se enumeran algunas formas de trabajar con bibliotecas y hacer que sean más útiles para el grupo:

Crear vistas     Puede usar una vista (vista: conjunto de columnas de una página Web que muestra los elementos en una lista o biblioteca de documentos. La vista puede mostrar elementos ordenados o filtrados, una selección de columnas o un diseño personalizado.) para ver los elementos más importantes de una biblioteca o los que mejor se ajustan a un objetivo. El contenido de la biblioteca real no cambia, pero los archivos se organizan o filtran para hacer que sea más fácil buscarlos y examinarlos de un modo significativo.

Requerir la desprotección de archivos     Cuando requiere la desprotección (proteger: bloquear un archivo mientras que éste se modifica para evitar que otras personas lo sobrescriban o lo modifiquen inadvertidamente.) de un archivo, se garantiza que solo una persona puede editar el archivo hasta que se protege (desproteger: liberar el bloqueo contra modificaciones y permitir que otros usuarios vean el archivo actualizado y lo protejan de nuevo para modificarlo ellos.). Requerir que los documentos se desprotejan impide que varias personas realicen cambios al mismo tiempo, lo que podría crear conflictos en la modificación y provocar confusión. Requerir la desprotección también ayuda a recordar a los miembros del grupo que agreguen un comentario cuando protejan un archivo, para que se pueda realizar el seguimiento de lo que ha cambiado en cada versión con más facilidad.

Realizar el seguimiento de las versiones     Si necesita conservar versiones (control de versiones: proceso de crear una copia numerada de un archivo o elemento cada vez que se guarda una revisión en la biblioteca.) anteriores de los archivos, las bibliotecas pueden ayudar a hacer un seguimiento, almacenar y restaurar los archivos. Puede elegir hacer el seguimiento de todas las versiones del mismo modo. O bien, puede elegir designar algunas versiones como principales, por ejemplo, cuando se agrega un capítulo nuevo a un manual, y otras versiones como secundarias, por ejemplo, cuando se corrige un error de ortografía. Para ayudar a administrar el espacio de almacenamiento, puede elegir el número de cada tipo de versión que desea almacenar.

Requerir la aprobación de documentos     Puede especificar que se requiera la aprobación de un documento. Los documentos siguen en un estado pendiente hasta que son aprobados o rechazados por alguien que tenga permiso para hacerlo. Puede controlar qué grupos de usuarios pueden ver un documento antes de aprobarlo. Esta característica puede resultar útil cuando la biblioteca contiene directrices o procedimientos importantes que deben ser finales antes de que otras personas puedan verlos.

Especificar permisos     Los niveles de permisos y grupos de SharePoint ayudan a administrar el acceso al contenido de forma eficaz. De forma predeterminada, los permisos en bibliotecas, carpetas dentro de bibliotecas y documentos se heredan del sitio primario. Asignar niveles de permisos a un elemento específico puede ayudar a proteger el contenido confidencial, como un contrato o información presupuestaria, sin restringir el acceso al resto del sitio.

Mantenerse informado acerca de los cambios     Las bibliotecas son compatibles con la tecnología RSS, de modo que los miembros del grupo de trabajo pueden recibir y ver actualizaciones o avances de noticias e información automáticamente en una ubicación consolidada. Puede usar la tecnología RSS para avisarle de los cambios efectuados en una biblioteca, como cuando cambian los archivos almacenados en ella. Las fuentes RSS permiten a los miembros de un grupo de trabajo ver una lista consolidada de los archivos que han cambiado. También puede crear alertas por correo electrónico, para que se le informe cuando los archivos cambien.

Crear flujos de trabajo     Una biblioteca de documentos o un tipo de contenido pueden usar flujos de trabajo que la organización haya definido para los procesos corporativos, por ejemplo, para administrar la aprobación o revisión de documentos. El grupo puede aplicar procesos empresariales a los documentos, conocidos como flujos de trabajo, que especifican acciones que se deben tomar en una secuencia, como aprobar documentos. Un flujo de trabajo de SharePoint es una forma automatizada de mover documentos o elementos por una secuencia de acciones o tareas. Hay tres flujos de trabajo disponibles de forma predeterminada para las bibliotecas: Aprobación, que distribuye el documento a un grupo de personas para su aprobación; Recopilar comentarios, que distribuye un documento a un grupo de personas para recopilar comentarios y devuelve el documento a la persona que inició el flujo de trabajo como compilación; y Recopilar firmas, que distribuye un documento a un grupo de personas para recopilar sus firmas digitales

Definir tipos de contenido     Si el grupo trabaja con varios tipos de archivos, como hojas de cálculo, presentaciones y documentos, puede extender la funcionalidad de la biblioteca habilitando y definiendo varios tipos de contenido (tipo de contenido: un grupo reutilizable de configuraciones para una categoría de contenido. Use tipos de contenido para administrar metadatos, plantillas y comportamientos de elementos y documentos consistentemente. Los tipos de contenido están definidos a nivel de sitio y usados en listas y bibliotecas.). Los tipos de contenido agregan flexibilidad y coherencia a las diferentes bibliotecas. Cada tipo de contenido puede especificar una plantilla e incluso procesos del flujo de trabajo (flujo de trabajo: El movimiento automatizado de documentos o elementos mediante una secuencia específica de acciones o tareas relacionadas con un proceso empresarial. Los flujos de trabajo pueden ser usados para administrar de una manera consistente procesos empresariales comunes, como la aprobación o revisión de documentos.). Las plantillas funcionan como punto de partida, para dar formato y texto repetitivo, y para las propiedades que se aplican a los documentos de ese tipo, como el nombre del departamento o el número de contrato.

Integración de clientes    Determinados programas cliente compatibles trabajan con características de SharePoint directamente desde el cliente. Por ejemplo, si usa Microsoft Word 2010, puede administrar la protección y desprotección con más facilidad. Desde Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 o Microsoft Outlook 2010, puede usar el contenido de la biblioteca sin conexión, trabajar con él desde un sitio remoto y, posteriormente, sincronizar los cambios sin problemas cuando vuelva a estar en línea.

Seguimiento de auditoría    Si tiene un grupo de archivos delicados y quiere conocer cómo se están usando los documentos, puede definir una directiva que permita habilitar el seguimiento de 'Auditoría' de eventos, como cambios, copias o eliminaciones en los archivos.

Establecer directivas    La configuración de directivas son configuraciones que habilitan la expiración, eliminación automática o revisión periódica (a través de un flujo de trabajo) de documentos que han alcanzado una edad especificada. A medida que evolucionan las bibliotecas, el uso de esta configuración de disposiciones puede ahorrar tiempo y esfuerzo mediante la limpieza manual del espacio en el disco duro que está lleno y evitar que se alcancen los límites de cuota.

Usar un sitio del Centro de documentación    Puede usar un sitio del Centro de documentación cuando desee crear, administrar y almacenar grandes cantidades de documentos. Un Centro de documentación se basa en una plantilla de sitio y está diseñado para funcionar como repositorio centralizado para administrar muchos documentos. Las características como navegación de vista de árbol y metadatos, tipos de contenido y elementos web, ayudan a organizar y recuperar documentos de una forma eficaz y significativa para los usuarios. Los "Administradores del contenido" pueden configurar rápidamente la navegación controlada por metadatos para que funcione bien en la mayoría de las bibliotecas sin crear explícitamente índices y, además, obtener asistencia para crear índices adicionales con el fin de mejorar el rendimiento en un mayor número de filtros y vistas. Puede usar un sitio del Centro de documentación como entorno de autoría (usuarios que protegen y desprotegen archivos de forma activa y crean estructuras de carpeta para esos archivos) o como archivo de contenido (usuarios que solo ven o cargan documentos).

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Organización de bibliotecas en un sitio

La manera de organizar los archivos de una biblioteca depende de las necesidades del grupo y de cómo prefiere almacenar y buscar la información. La planeación puede ayudarle a configurar la estructura más adecuada para su grupo. Las bibliotecas tienen diversas características para ayudarle a trabajar con varios archivos de una biblioteca. Sin embargo, varias bibliotecas podrían adecuarse mejor a su grupo.

Almacenamiento de documentos en una biblioteca

Quizás desee que una biblioteca sirva para diferentes necesidades. Por ejemplo, podría tener varios proyectos dentro del mismo grupo o varios grupos que trabajan en el mismo proyecto. Piense en usar una sola biblioteca en los siguientes casos:

  • El grupo necesita ver la información de resumen del mismo conjunto de archivos o distintas vistas de ellos. Por ejemplo, puede que un administrador desee ver todos los archivos agrupados por departamento o fecha de vencimiento.
  • Los usuarios prefieren buscar los archivos en la misma ubicación de un sitio.
  • Desea aplicar la misma configuración a los archivos, como realizar el seguimiento de versiones de los archivos o requerir aprobación.
  • Los grupos que trabajan con la biblioteca comparten características similares, como los mismos niveles de permisos.
  • Desea analizar información sobre los archivos de una hoja de cálculo o recibir actualizaciones consolidadas de ellos.

Para trabajar de forma eficaz con los documentos de una biblioteca, puede organizar archivos en una biblioteca agregando columnas, definiendo vistas o creando carpetas.

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Almacenamiento de documentos en varias bibliotecas

Quizá desee crear muchas bibliotecas cuando existan diferencias importantes entre los conjuntos de archivos que desee almacenar y administrar, o entre los grupos de usuarios que trabajen con los archivos. Use varias bibliotecas cuando:

  • Los tipos de archivos que desea almacenar y administrar son distintos y no se prevé que se vean con frecuencia resúmenes de los archivos o se busque en varios archivos a la vez.
  • Los grupos de personas que usan los archivos son distintos y tienen niveles de permisos claramente diferenciados.
  • Deba aplicar distintos valores, como el control de versiones o la aprobación, a los diferentes conjuntos de archivos.
  • No tiene que analizar los archivos conjuntamente ni recibir actualizaciones consolidadas acerca de los archivos.
  • Desea proporcionar diferentes conjuntos de opciones para crear nuevos archivos o desea que las opciones del menú Nuevo de una biblioteca aparezcan en un orden diferente.

A continuación se muestran algunas formas en que puede trabajar de forma eficaz con varias bibliotecas.

Configurar columnas y plantillas de sitio    Si su organización desea establecer configuraciones coherentes entre las bibliotecas, puede configurar plantillas y columnas de sitio. Puede compartir las opciones entre varias bibliotecas para que no tenga que volver a crear la configuración cada vez.

Enviar archivos a otra ubicación    Si desea que un archivo esté disponible en muchas bibliotecas, puede almacenarlo en una biblioteca y, a continuación, enviar una copia a las otras bibliotecas. Puede elegir que se le avise para actualizar las copias del documento cuando efectúe cambios en el original.

Crear plantillas de biblioteca    Si desea establecer configuraciones uniformes para las bibliotecas o volver a usar características entre las bibliotecas, puede guardar una biblioteca como plantilla. Las plantillas de biblioteca están disponibles como opción en el sitio al hacer clic en Crear en el menú Acciones del sitio.

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Organización de archivos en una biblioteca

Existen varias formas de organizar archivos en una biblioteca. Puede agregar columnas, definir vistas y crear carpetas. Cada enfoque tiene sus propias ventajas, y se pueden combinar los enfoques para que se ajusten a las necesidades únicas de su biblioteca y su equipo.

Agregar columnas

De forma predeterminada, las bibliotecas realizan el seguimiento del nombre de un archivo, además de la información acerca del estado del mismo, por ejemplo, si está protegido. Pero se pueden especificar columnas adicionales que ayuden al grupo a clasificar y controlar archivos, como un nombre de campaña o un número de proyecto, u otra información importante para el equipo. Existen varias opciones para el tipo de columna que va a crear, entre las que se incluyen una sola línea de texto, una lista desplegable de opciones, un número calculado a partir de otras columnas, o incluso un nombre y una imagen de una persona de su sitio.

Las columnas proporcionan encabezados de columna que permiten que ordenar y filtrar los documentos sea más fácil. Al mostrar archivos en una biblioteca, puede ordenar o filtrar temporalmente los archivos señalando el nombre de una columna y, a continuación, haciendo clic en la flecha hacia abajo situada junto al nombre. Esto resulta útil si es necesario ver los archivos de una determinada manera, pero tiene que repetir los pasos la próxima vez que vea la biblioteca.

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Definir vistas

¿Los usuarios desearán ver con frecuencia todos los documentos relacionados con un proyecto específico, todos los documentos que pertenecen a un departamento en particular o agrupar los documentos por el mes en que caducan? Si espera ver los archivos de cierta manera con frecuencia, puede definir una vista. Puede usar esta vista en cualquier momento mientras trabaja con la biblioteca. Al crear una vista, ésta se agrega a la lista desplegable Vistas actuales ubicada en la cinta de la biblioteca.

Una vista de biblioteca es una selección de las columnas de una página que muestra los elementos de una biblioteca y, con frecuencia, define un criterio de ordenación, filtro, agrupación y diseño personalizado específicos. Las bibliotecas pueden tener vistas personales y vistas públicas. Cualquier usuario con nivel de permisos Contribuir puede crear una vista personal para ver los archivos de cierta manera o para filtrar solo los archivos que desee ver. Si tiene permiso para diseñar una biblioteca, puede crear una vista pública que pueda usar cualquier persona al ver la biblioteca. También puede convertir una vista pública en la vista predeterminada de modo que se vea automáticamente esa vista de la biblioteca.

Si los miembros del grupo ven las bibliotecas en un dispositivo móvil, puede incluso crear vistas móviles que incluyen límites, como la cantidad de elementos mostrados en una vista, y son óptimas para el ancho de banda y las limitaciones de los dispositivos.

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Crear carpetas

Las carpetas (también denominadas contenedores) proporcionan otra forma de agrupar y administrar el contenido de una biblioteca o lista. Si la biblioteca tiene carpetas habilitadas, puede agregar carpetas a la mayoría de los tipos de bibliotecas. Si la biblioteca contiene muchos elementos, las carpetas también mejoran la eficacia del acceso a esos elementos. Cuando se crea una carpeta, está creando un índice interno en segundo plano. Este índice interno también se crea para la carpeta raíz o nivel superior de una biblioteca o lista. Al obtener acceso a los elementos de una carpeta, está usando eficazmente este índice interno para obtener acceso a los datos.

Si una biblioteca contiene muchos elementos que se puedan agrupar de un modo en particular, puede usar carpetas para organizar el contenido de la biblioteca. Algunos buenos ejemplos de grupos incluyen proyectos, equipos, departamentos, categorías de productos, intervalos de edad, listas alfabéticas y subgrupos alfabéticos (A-C, D-F, y así sucesivamente). Las carpetas pueden ayudar a las personas a examinar y administrar muchos archivos de una forma conocida.

Carpetas en una biblioteca

De forma predeterminada, una biblioteca con carpetas habilitadas muestra las carpetas en la vista predeterminada de la biblioteca sin filtros. Esto resulta útil porque los usuarios pueden elegir la carpeta adecuada al insertar documentos nuevos. Mostrar todas las carpetas también permite que sea menos probable agregar elementos de forma incorrecta fuera de las carpetas de la biblioteca. Puede reorganizar los documentos fácilmente en carpetas de biblioteca diferentes usando el comando Abrir con el Explorador de Windows disponible en la cinta de opciones de la biblioteca.

 Nota   Se puede definir una vista de biblioteca, con una ordenación tal cual, en cuyo caso las carpetas no se muestran antes de los elementos de la vista. Es posible que no desee usar esta opción de ordenación de la vista si desea que los usuarios encuentren fácilmente la carpeta correcta.

Aunque las carpetas de la biblioteca no se muestran en la sección Documentos de Inicio rápido, el propietario del sitio o un usuario con permisos para diseñar un sitio pueden habilitar la vista en árbol, que muestra la sección Jerarquía del sitio en Inicio rápido, y permite expandir, contraer y explorar las carpetas de biblioteca fácilmente.

Carpetas en una vista en árbol

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Combinar el uso de columnas, vistas y carpetas

Se puede trabajar con los tres enfoques combinados. Las mismas columnas que se usan para hacer un seguimiento de los proyectos en la vista predeterminada de una biblioteca pueden usarse para crear una vista con diferentes criterios de filtro. Una vista también puede ordenarse y filtrarse de forma dinámica haciendo clic en los encabezados de columna para aislar e identificar el contenido necesario sin pensarlo. Si se ha definido una estructura de carpetas en la biblioteca, puede simplificar la vista de una biblioteca estableciendo la opción Mostrar todos los elementos sin carpetas de la sección Carpetas al crear o modificar la vista. Cada enfoque puede complementarse con el otro para obtener el contenido correcto, en el momento adecuado y de la forma que desee.

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Pasos siguientes

Ahora que ya tiene un panorama general de las bibliotecas, a continuación se muestran tareas comunes y útiles que puede realizar con las bibliotecas.

  • Crear o eliminar una biblioteca, o una carpeta de la biblioteca
  • Agregar, abrir y eliminar archivos de una biblioteca
  • Agregar columnas a una biblioteca y crear vistas de biblioteca
  • Trabajar con plantillas de biblioteca y tipos de contenido
  • Sincronizar una biblioteca de SharePoint en el equipo con programas cliente
  • Mover y copiar documentos entre bibliotecas
  • Usar flujos de trabajo con una biblioteca
  • Establecer permisos y opciones avanzadas en una biblioteca
  • Usar bibliotecas de activos de medios, imágenes y diapositivas
  • Administrar una biblioteca con muchos documentos
  • Administrar bibliotecas de registros y documentos grandes usando metadatos

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