Administración del uso compartido con usuarios externos

Si realiza tareas que conllevan el uso compartido de documentos y una colaboración directa con proveedores, clientes o usuarios, quizás desee compartir contenido en su sitio de grupo o en OneDrive para la Empresa con personas ajenas a su organización que no tengan licencias para su suscripción de Office 365 Pequeña Empresa.

Existen tres maneras de hacer esto:

Si busca información sobre cómo compartir un sitio o un documento, consulte Compartir el contenido con personas de fuera de su organización. Si se pregunta qué tipos de usuarios son susceptibles de ser usuarios externos y cuáles son los derechos de estos, consulte ¿Qué es un usuario externo?

En este artículo:


Cómo compartir sin compartir demasiada información

Procedimientos recomendados para compartir sitios

Si comparte un sitio completo con un usuario, este podrá iniciar sesión en ese sitio y actuar como miembro de pleno derecho del sitio. Podrá examinar, buscar, ver y editar el contenido, en función del grupo de permisos que le asigne. También podrá realizar acciones como ver los nombres de otros usuarios del sitio en el selector de personas o ver metadatos de documentos. Estos usuarios externos también aparecerán en el selector de personas como usuarios del sitio, lo que significa que otras personas que usen su sitio podrían conceder permisos diferentes a estos usuarios de los que inicialmente se concedieron al compartir el sitio con ellos. Asegúrese de conocer la identidad de los usuarios externos antes de invitarlos a su sitio.

Si invita a usuarios externos a su sitio de grupo, podrán ver contenido en el sitio de grupo y en todos los subsitios. Si desea impedir que los usuarios externos obtengan acceso a contenido importante o confidencial de su sitio de grupo, debe crear un subsitio del sitio de grupo que tenga permisos únicos y después compartir solo ese subsitio con los usuarios externos. Para más información sobre la herencia de permisos, vea ¿Qué es la herencia de permisos?

Del mismo modo, si desea compartir un subsitio que creó en su sitio de OneDrive para la Empresa, querrá asegurarse de que tiene permisos exclusivos para no conceder accidentalmente a los usuarios permisos para contenido o sitios adicionales de su sitio de OneDrive para la Empresa.

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Procedimientos recomendados para compartir documentos

Si comparte documentos con vínculos de invitado anónimo, es posible que los destinatarios de la invitación compartan esos vínculos de invitado con otros, que podrían usarlos para ver contenido. No use vínculos de invitado para compartir documentos confidenciales. Si desea minimizar el riesgo de que alguien pudiera compartir un vínculo anónimo, en su lugar comparta un documento pidiendo que se inicie sesión.

Decidir cómo compartir

Cuando se plantee si quiere compartir contenido de forma externa y cómo debe hacerlo, considere lo siguiente:

  • ¿A quién desea conceder acceso al contenido de los subsitios y el sitio de grupo, y qué desea que puedan hacer?
  • ¿A qué persona de su organización desea conceder permiso para compartir contenido externamente?
  • ¿Hay algún contenido que desee que personas externas a la organización no puedan ver nunca?

Las respuestas a estas preguntas le facilitarán la panificación de la estrategia para compartir contenido.

Pruebe esto: Si necesita:

Compartir un sitio

Si desea compartir un sitio, pero también desea restringir el acceso de los usuarios externos a algún contenido interno de su organización, puede crear un subsitio con permisos exclusivos que se use exclusivamente para compartirlo con los usuarios externos.

Proporcione acceso continuo a la información y al contenido de un sitio a alguien ajeno a su organización. Dicha persona debe poder actuar como miembro de pleno derecho de su sitio y crear, editar y ver contenido.
Comparta un documento y pida que se inicie de sesión. Proporcione acceso seguro a un documento para su revisión o colaboración a una o varias personas ajenas a la organización. Estas, sin embargo, no necesitarán un acceso continuo a otro contenido de su sitio interno.
Comparta un documento, pero no pida que se inicie sesión. Comparta un vínculo a un documento que no contenga información personal ni confidencial con personas ajenas a la organización para que puedan verlo o actualizarlo con comentarios al respecto. Dichas personas no necesitan un acceso continuo al contenido de su sitio interno.

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Activar y desactivar el uso compartido externo

La posibilidad de invitar usuarios externos al sitio de grupo está habilitada de manera predeterminada, por lo que los propietarios de sitios y los administradores de colecciones de sitios pueden compartir el sitio de grupo o cualquiera de sus subsitios con usuarios externos en cualquier momento. No obstante, si actúa como administrador de Office 365, puede elegir deshabilitar la característica para todos los sitios de manera que no se envíen más invitaciones en el futuro. Cuando la característica esté desactivada, los usuarios externos a los que ahora se ha invitado a sitios no tendrán acceso a ellos.

Habilitar el uso compartido externo no es lo mismo que habilitar el acceso anónimo. Cuando el uso compartido externo se habilita, los usuarios tienen que autenticarse (iniciando sesión) para obtener acceso a recursos internos.

  1. Vaya a Administración > Configuración del servicio > uso compartido de sitios y documentos.
  2. Haga una de estas acciones:
  • Active el uso compartido externo
  • Desactive el uso compartido externo

Imagen mostrando el control de activación/desactivación con el que se permite que usuarios externos tengan acceso a su sitio de grupo y documentos.

Seguridad  

  • Al desactivar el uso compartido externo, a los usuarios externos que tuvieran acceso al sitio en el momento de desactivar la característica se les denegará el acceso al sitio y no se les enviarán más invitaciones en el futuro. Si la característica se reactiva con nombres de usuarios externos de los grupos de permisos de SharePoint, dichos usuarios podrán obtener acceso de nuevo automáticamente al sitio. Para evitar de manera permanente que un usuario pueda tener acceso al sitio de SharePoint, puede quitarlos de la lista de usuarios externos.
  • Si el uso compartido externo se desactiva globalmente, todos los vínculos de invitado compartidos también dejarán de funcionar. Si la característica se activa de nuevo posteriormente, los vínculos volverán a funcionar. También es posible deshabilitar vínculos individuales que se han compartido, si desea revocar el acceso a un documento específico.

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Quitar usuarios externos individuales

Si necesita que los usuarios externos dejen de tener acceso a sitios que haya compartido con ellos, puede hacerlo quitándolos de la lista de usuarios externos de Configuración del servicio de Office 365.

  1. Vaya a Administración > Configuración del servicio > sitios y uso compartido de documentos.
  2. Haga clic en Quitar usuarios externos individuales
  3. Seleccione los usuarios externos que desee quitar y haga clic en Eliminar (el icono de papelera).

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Deshabilitar un vínculo de invitado anónimo

Cuando un documento se ha compartido con un vínculo de invitado, puede ver esta información en el menú de propiedades del documento. Para aprender cómo los documentos se pueden compartir mediante vínculos de invitado, vea Compartir documentos o sitios con personas fuera de su organización

Cuadro de diálogo de propiedades que muestra que un documento se ha compartido con un vínculo de invitado.

Puede revocar el acceso a un documento que se ha compartido a través de un vínculo de invitado si deshabilita el vínculo.

  1. Vaya a la biblioteca que contiene el documento al que desea quitar un vínculo de invitado.
  2. Apunte al documento y haga clic en Abrir menú.
  3. Haga clic en un vínculo de invitado en la frase Abrir a cualquier persona con un vínculo de invitado.
  4. Junto a la dirección URL del vínculo de invitado, haga clic en el botón Eliminar.
  5. Cuando se le pregunte si desea deshabilitar el vínculo, haga clic en Deshabilitar vínculo.
    Cuadro de diálogo en donde se pregunta si desea deshabilitar un vínculo de invitado a un documento que se ha compartido de manera que deje de funcionar.

Cuando personas fuera de su organización traten de obtener acceso al contenido con el vínculo de invitado, verán un mensaje indicando que no pueden obtener acceso a él.

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Descartar invitaciones

Si desea descartar una invitación que ha enviado a un usuario externo, puede revocar la invitación antes de que se acepte.

Vaya al sitio en el que desea descartar una invitación.

  1. Vaya a ConfiguraciónBotón Configuración > Configuración del sitio.
  2. En Usuarios y permisos, haga clic en Solicitudes de acceso e invitaciones.
  3. En Invitaciones a usuarios externos, busque la persona a la que desea anular la invitación al sitio y haga clic en Abrir menú.
  4. En la ventana de propiedades, haga clic en Descartar.

Si los usuarios externos ya han aceptado una invitación y desea retirarles la posibilidad de tener acceso, puede hacerlo si los elimina del grupo de permisos de SharePoint en el que los asignó.

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