¿Qué es un usuario externo?

Un usuario externo es una persona que recibió acceso al sitio de SharePoint Online, pero que no es un usuario con licencia de su organización. Los usuarios externos son usuarios que no son empleados, contratistas o agentes desplazados de su empresa o de sus asociados.

Puede conceder acceso a usuarios externos mediante el comando Compartir para enviarles una invitación por correo electrónico a un documento o sitio. Para obtener más información sobre el funcionamiento del uso compartido externo, consulte Compartir documentos o sitios con personas fuera de su organización.

Aunque los usuarios externos pueden ser invitados como miembros extendidos del proyecto para realizar una amplia variedad de acciones en un sitio, no tendrán las mismas capacidades que un miembro completo, pagado y con licencia de su organización. En este artículo se explican qué derechos tienen los usuarios externos, cómo los clientes transfieren derechos a usuarios externos y qué características del servicio SharePoint Online no están disponibles para usuarios externos.

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Derechos de usuarios externos:

  • Los usuarios externos pueden usar Office Online para ver y editar documentos. Si su plan incluye Office Pro Plus, no tendrán licencias para instalar la versión de escritorio de Office en sus equipos.
  • Los usuarios externos heredan los derechos de uso del cliente de Office 365 que les haya invitado para colaborar en un sitio. Es decir, si una organización compra un plan E3 Enterprise y crea un sitio que utiliza características de empresa, el usuario externo tendrá derecho a usar o ver las características de empresa dentro de la colección de sitios a la que haya sido invitado.
  • Los usuarios externos pueden realizar tareas en un sitio según el nivel de permisos que hayan sido asignados. Por ejemplo, si agrega un usuario externo al grupo Miembros, tendrá permisos de edición y podrá agregar, editar y eliminar listas; además, también podrá ver, agregar, actualizar y eliminar elementos de listas y documentos.
  • Los usuarios externos pueden ver otros tipos de contenido en los sitios. Por ejemplo, pueden navegar a diferentes subsitios en la colección de sitios a la que hayan sido invitados. Además, también podrán realizar otras acciones como ver las fuentes RSS de un sitio.

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¿Qué acciones no puede realizar un usuario externo?

  • Los usuarios externos no pueden crear sus propios sitios personales (que suelen conocerse como Mis sitios). Esto quiere decir que no tienen su propia biblioteca de documentos de OneDrive para la Empresa.
  • Los usuarios externos no pueden ver el suministro de noticias general de la empresa. Tampoco pueden editar su propio perfil, ni cambiar su foto o ver tareas agregadas.
  • Los usuarios externos no se contabilizan para la cuota del bloque de almacenamiento general del inquilino (esto solo es determinado por los usuarios con licencia).
  • Los usuarios externos no pueden ser administradores de una colección de sitios. Sin embargo, se puede designar a un usuario externo como diseñador de un sitio web público. Esta restricción tampoco se aplica en casos en que haya contratado a un asociado para ayudarle a administrar Office 365.
  • De forma predeterminada, los usuarios externos no pueden acceder al Centro de búsqueda ni ejecutar búsquedas de "todo".

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Más información sobre uso compartido externo

Si tiene previsto usar la característica de uso compartido externo, tenga en cuenta lo siguiente:

  • En qué sitios o colecciones de sitios quiere habilitar el uso compartido externo. Los administradores pueden controlar esta opción.
  • Qué usuarios de su organización podrán compartir sitios o documentos con usuarios externos.
  • A quién quiere invitar como usuario externo.

Para obtener más información sobre el funcionamiento del uso compartido externo, así como procedimientos recomendados para administrar el uso compartido externo, consulte los artículos siguientes:

Para obtener información sobre la planificación de sitios de SharePoint Online, consulte la guía de planificación adecuada para su plan:

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Corresponde a:
Centro de administración de SharePoint, SharePoint Online Enterprise (E1 y E2), SharePoint Online Enterprise (E3 & E4), SharePoint Online Midsized Business, SharePoint Online Small Business Premium