Plan para actualizar el entorno de SharePoint Online a la experiencia 2013

Una vez que su suscripción de Office365 se haya actualizado a la experiencia 2013, la única diferencia obvia será que la colección de sitios de administración de inquilinos refleja la nueva experiencia de administración de inquilinos. En este punto, los administradores de su arrendamiento tienen opciones sobre el modo y el momento en que se producirá la actualización. Además, también puede elegir si ejecutan ellos las actualizaciones o si permiten que los administradores de colecciones de sitios actualicen sus colecciones.

El proceso de actualización consta de 5 pasos generales mostrados aquí:

Pasos básicos para actualizar sitios a Office 365

Este documento cubre el primer paso, la planeación, y explica cómo se debe enfocar el proceso de actualización. Aquí se describen las opciones disponibles que le servirán para administrar la experiencia y se incluyen referencias a otros artículos sobre la actualización en los que se explican los procedimientos.

Planear la versión de colección de sitios y actualización de la configuración

SharePoint Online 2013 incluye muchas características nuevas que permiten a los administradores de colecciones de sitos controlar el tiempo y la ejecución de la actualización de una colección específica. Esto resulta de gran ayuda en la inmensa mayoría de casos, pero hay veces en que el administrador de inquilinos quiere controlar este proceso de manera más minuciosa.

Aunque los administradores de inquilinos pueden actualizar inmediatamente todas las colecciones de sitios con PowerShell o con la interfaz de usuario del administrador de inquilinos, no lo recomendamos, sobre todo en arrendamientos grandes, por los siguientes motivos:

  • Existe el riesgo de que algunos sitios experimenten problemas imprevistos que podrían provocar o prolongar una interrupción del servicio debido a la incompatibilidad con personalizaciones hechas en la experiencia 2010. Estas personalizaciones tienen que rediseñarse para que puedan funcionar en la experiencia 2013.
  • Su departamento de soporte técnico podría recibir un gran número de consultas o problemas si los usuarios empiezan a trabajar con sitios actualizados al mismo tiempo.

Cuando haya disponible una actualización de SharePoint Online para una colección de sitios, el administrador de la colección recibirá una notificación a través de la barra de estado. En ese momento, el administrador podrá elegir si desea actualizar la colección de sitios inmediatamente o si quiere que se le recuerde más tarde. Los administradores de inquilinos que deseen mantener un control estricto sobre las actualizaciones de colecciones de sitios pueden desactivar la notificación y la capacidad que tienen los administradores de colecciones de sitios para actualizar sus colecciones. La ventaja de esto es que se puede llevar a cabo un proceso de pruebas completo antes de la actualización. No obstante, si el arrendamiento incluye muchas colecciones de sitios o si las colecciones de sitios se han personalizado mínimamente, lo mejor es dejar que los administradores de sitios lleven a cabo las pruebas y la evaluación de la actualización.

Para desactivar la configuración de actualización en todas las colecciones de sitios:

  1. Inicie sesión en Office 365.
  2. Vaya a Administrador > SharePoint > Configuración.
  3. En la sección Configuración global de la versión de experiencia, seleccione Permitir la creación de versiones antiguas de colecciones de sitios, pero impedir la creación de versiones nuevas de colecciones de sitios. Impedir la activación de la actualización a las nuevas versiones de colecciones de sitios.
  4. Haga clic en Aceptar.

Para desactivar la configuración de actualización de una colección de sitios individual:

  1. Inicie sesión en Office 365.
  2. Haga clic en Administrador > SharePoint > Colecciones de sitios.
  3. Seleccione una colección de sitios.
  4. En la cinta, haga clic en Actualizar > Configuración de actualización de colecciones de sitios.
  5. En Permitir actualización, elija No.
  6. Haga clic en Guardar.

Acerca de las versiones de colecciones de sitios (modos)

Para poder actualizar las colecciones de sitios independientemente de las bases de datos de contenido, SharePoint Online 2013 presenta el concepto de los “modos” de colecciones de sitios (también conocidos como versiones o niveles de compatibilidad). En SharePoint Online, las bases de datos de contenido se actualizan automáticamente. Las colecciones de sitios están en modo 2010 en el nuevo entorno hasta que se actualizan específicamente al modo 2013. Se pueden crear colecciones de sitios nuevas en cualquiera de los modos. Aunque los administradores de inquilinos pueden configurar este parámetro, su valor predeterminado es crear sitios en modo 2010. Si una colección de sitios está en modo 2010, la interfaz de usuario se parece a la de SharePoint Online 2010 y solo se habilitan las características que estaban disponibles en SharePoint 2010. En modo 2013, la interfaz y las características se actualizan a SharePoint Online 2013.

 Importante    Antes de actualizar las colecciones de sitios, asegúrese de que los componentes personalizados están disponibles para ambos modos de sitios. Para más información sobre cómo probar personalizaciones antes de actualizar una colección de sitios, vea Archivos personalizados encontrados durante la comprobación del estado de la colección de sitios.

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Identificar personalizaciones en el entorno

Como novedad, SharePoint Online 2013 incluye la posibilidad de ejecutar una comprobación de estado en las colecciones de sitios existentes y de crear sitios de evaluación en un entorno de vista previa de 2013. Esto permite identificar y evaluar problemas de personalización, incompatibilidad o representación que deban abordarse antes de llevar a cabo la actualización.

Como parte de la planeación y del proceso de prueba de la actualización, cree un inventario de las personalizaciones que hay en su entorno (soluciones, elementos web, páginas maestras, diseños de página, archivos CSS, etc.). Puede obtener una lista de los archivos de una colección de sitios que han variado su estado predeterminado original (“unghosted”). Para ello, ejecute una comprobación de estado de la colección de sitios antes de actualizar la colección. La comprobación de estado no le indicará nada sobre nuevos archivos o parámetros de configuración modificados que puedan afectar a las personalizaciones visuales del sitio como, por ejemplo, temas, CSS, páginas maestras, JavaScript, etc. Para más información sobre las comprobaciones de estado de colecciones de sitios, vea Actualizar una colección de sitios.

Observe los siguientes aspectos al crear un inventario y ejecutar la comprobación de estado. Después de identificar todas las personalizaciones de su colección de sitios, cree un sitio de evaluación y pruébelas en el nuevo entorno.

 Nota    Cuando revise personalizaciones en su entorno, asegúrese de que el entorno no usa ninguna característica o elemento que haya quedado en desuso con la actualización más reciente. Para más información, vea Características y funcionalidades que ya no se utilizan o que se han modificado en Microsoft SharePoint 2013.

Tipo de personalización Recomendación
Sitios personalizados con marca

La personalización de marca incluye:

  • aplicar una hoja de estilos personalizada al sitio que reemplace los estilos predeterminados de SharePoint;
  • aplicar un tema personalizado (archivo THMX) al sitio;
  • copiar y modificar la página maestra predeterminada de SharePoint;
  • crear una página maestra personalizada completamente nueva en un sitio de publicación. Esta página maestra usa estilos personalizados y es referencia de diseños de página personalizados.

Durante una actualización de SharePoint Online 2010 a SharePoint Online 2013, todas las colecciones de sitios se convierten a la nueva página maestra de 2013. Todas las personalizaciones de páginas maestras que hubiera en la versión de 2010 se perderán. Por lo tanto, si ha personalizado el sitio con su marca en cualquiera de estas formas, deberá rediseñar la personalización de marca con los nuevos estilos, temas o páginas maestras disponibles en SharePoint Online 2013, y luego aplicar el nuevo diseño a la colección de sitios actualizada. Le recomendamos encarecidamente que, en vez de personalizar la página maestra, use temas para la personalización de marca. De este modo, podrá reducir la cantidad de trabajo potencial resultante de la implementación de nuevas características implementadas en futuras actualizaciones. Para más información sobre la actualización de sitios con personalización de marca, vea Posibles problemas de personalización de marca al actualizar a SharePoint 2013.

Plantillas de sitio personalizadas Si dispone de plantillas de sitio personalizadas (es decir, una plantilla de sitio que se ha personalizado y guardado como plantilla WSP) que desee seguir usando después de actualizar su suscripción a SharePoint Online 2013, deberá rediseñarlas en modo SharePoint Online 2013 antes de actualizar la colección de sitios. El rediseño es necesario porque las plantillas de sitio personalizadas son específicas de cada versión y su apariencia y funcionamiento no son los mismos en versiones posteriores. Además, si creó varios sitios 2010 con una plantilla, puede que haya que ajustar manualmente todos esos sitios para asegurarse de que funcionan y se representan correctamente en SharePoint Online 2013. Si desea información sobre cómo volver a crear las plantillas de sitio personalizadas en SharePoint Online 2013, vea Actualizar plantillas de sitio.
Personalización de la estructura de datos Entre las personalizaciones de estructuras de datos se incluyen tipos de contenido, tipos de lista y plantillas web. Estas personalizaciones pueden afectar a la actualización si el contenido o los nombres de tipos de lista entran en conflicto con nuevo contenido o tipos de lista en el producto, o si las plantillas han quedado en desuso en la nueva versión.
Elementos web Identifique todos los elementos web de su entorno. Anote todos los orígenes de datos externos que se usen. Haga pruebas para determinar si es necesario emprender alguna acción. Es posible que tenga que ajustar los elementos web para que funcionen con el modo XHMTL estricto. Haga pruebas para verificar que no ha habido cambios en ningún modelo de objetos ni servicios web llamados desde el elemento web. Si un elemento web está ubicado en una página pero no en una zona de elementos web (es decir, código HTML incrustado directamente en una página), no funcionará si restablece la página a la plantilla predeterminada. Existe una regla de estado de colección de sitios que identificará los archivos que tenga este estado en una colección de sitios. Existe un vínculo desde esa regla a la página en la que se puede restablecer la plantilla.
Soluciones de búsqueda personalizada que usan sintaxis SQL La búsqueda en SharePoint Online 2013 admite sintaxis FQL y sintaxis KQL para soluciones de búsqueda personalizada. No es posible usar sintaxis SQL en soluciones de búsqueda personalizada con cualquier tecnología, incluyendo el modelo de objetos de servidor de consultas, el modelo de objetos de cliente y el servicio Search REST. Las soluciones de búsqueda personalizada que usen sintaxis SQL con el modelo de objetos de servidor de índices y el servicio web de consulta que se crearon en SharePoint Online 2010 no funcionarán al actualizarlos a SharePoint Online 2013. Las consultas enviadas a través de estas aplicaciones devolverán un error. Para más información sobre cómo usar la sintaxis FQL y la sintaxis KQL, vea Referencia de la sintaxis KQL (Keyword Query Language) y Referencia de la sintaxis FQL (FAST Query Language).
Flujos de trabajo y controles de servidor Depende de la solución. Póngase en contacto con el proveedor para buscar una solución actualizada. Si un flujo de trabajo es compatible con la nueva versión, vuelva a implementarlo.
Controlador de eventos La mayoría de los controladores de eventos seguirán funcionando sin cambios. No obstante, si el código del controlador de eventos hace llamadas a API que han quedado en desuso, habrá que reescribirlo y luego volver a implementarlo como una característica.
Listas grandes Identifique las listas grandes de su entorno y los administradores de sitios que las poseen. Puede que se necesiten nuevas vistas o filtros para admitir la limitación de peticiones de consulta en listas grandes de SharePoint Online 2013.
Soluciones de espacio aislado

Las soluciones de espacio aislado se actualizan con las bases de datos de contenido y se activan después de que finaliza la actualización. No obstante, si su solución incluye personalizaciones, tendrá que evaluarlas individualmente para asegurarse de que su funcionamiento en el nuevo entorno es el esperado.

Tenga en cuenta que, a pesar de que las soluciones de espacio aislado todavía son compatibles con SharePoint Online 2013, no hay prevista ninguna inversión futura en esa infraestructura. Le recomendamos que considere la alternativa del Modelo de aplicación de nube. Para más información, vea Novedades para desarrolladores en SharePoint 2013.

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Evaluar las personalizaciones

Ahora que ya sabe las personalizaciones que tiene y conoce su tipo, puede decidir qué hacer con ellas. Las siguientes preguntas pueden servirle para evaluarlas:

¿La personalización todavía es válida?

   
  • ¿Cumple con una necesidad empresarial?
  • ¿Su implementación y uso son amplios?
  • ¿Hace algo que no se pueda hacer con las características estándar del producto?

¿La personalización está bien diseñada?

   

Mientras evalúa cada personalización, también puede considerar su enfoque general para personalizaciones. Puede elegir entre estas opciones:

Mantener las actualizaciones; no actualizar los sitios.    Puede continuar ejecutando el sitio en modo 2010 en el entorno actualizado. Aunque se puede usar este enfoque para mantener las mismas funciones, no podrá beneficiarse de las características y funciones de la nueva versión. Use este enfoque solo de manera provisional, ya que al final tendrá que abordar el problema (por ejemplo, antes de actualizar a la siguiente versión del producto).

Cambiar o rehacer las personalizaciones    Si quiere usar las nuevas funciones, está pensando en rediseñar el sitio o está haciendo importantes modificaciones en la arquitectura de la información, entonces la actualización es su oportunidad de volver a empezar con nuevas funciones, una apariencia nueva o una organización diferente. Si cambia o rehace las personalizaciones, podrá beneficiarse de las nuevas funciones, cambiar el diseño ligeramente si así lo desea o adoptar un diseño más administrable.

Descartar las personalizaciones    Cambie las personalizaciones por las funciones predeterminadas. Puede restablecer las páginas a las definiciones del sitio predeterminadas y eliminar todos los elementos web o características que ya no desee. De hecho, el comprobador de estado de la colección de sitios comprueba si hay páginas personalizadas y puede restablecer las páginas a las versiones predeterminadas. Si decide descartar las personalizaciones, tendrán que corregir los problemas que surjan al eliminar las personalizaciones en los sitios que las usaban. Puede usar su inventario de personalizaciones para determinar qué sitios requieren este tipo de atención antes o después de la actualización.

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Garantizar que las futuras personalizaciones siguen los procedimientos recomendados

Asegúrese de que el funcionamiento del entorno sea el correcto y siga los procedimientos recomendados. Implemente solo aquellas personalizaciones que sigan las recomendaciones descritas en Planear personalizaciones, soluciones y aplicaciones para SharePoint Online.

  • Evite los marcadores de posición personalizados en la página maestra. En general, use temas en vez de personalizaciones de página siempre que sea posible. De este modo, evitará tener que rediseñar cada vez que aparezcan nuevas características y actualizaciones.
  • Rediseñe las soluciones de código de cliente personalizadas para beneficiarse del nuevo modelo de aplicación.
  • Use temas para permitir la implementación de una personalización de marca. Si desea usar una personalización de marca que siga funcionando tras futuras actualizaciones, le recomendamos que implemente su diseño con temas. Los temas serán compatibles con las futuras actualizaciones de Office 365. Si los temas no se ajustan a su escenario o bien necesita una personalización de marca más amplia, le recomendamos que use un sitio de publicación con Design Manager. No obstante, tenga en cuenta que si hace una inversión en páginas maestras personalizadas y diseños de páginas, puede que necesite volver a crear o actualizar esos archivos de diseño cuando se produzca una actualización de Office 365.

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Formar a los administradores de colecciones de sitios

Es importante formar a los administradores de colecciones de sitios para que sepan cómo deben actualizar sus colecciones de sitios y cómo deben revisar los sitios en una colección de evaluación de actualización. Los usuarios formados están preparados y saben lo que tienen que hacer, con lo que se reduce el trabajo del departamento de soporte técnico y se evitan frustraciones.

Informe a los administradores de colecciones de sitios sobre los cambios y nuevas características. Indíqueles también los posibles problemas a los que se pueden enfrentar. Por ejemplo, pueden tener problemas con las personalizaciones de páginas que no se ven correctamente. Para información general sobre problemas de actualización, vea Solucionar problemas de actualización de colecciones de sitios.

Explíqueles a los administradores de colecciones de sitios que los sitios de evaluación de actualización son temporales y que su única finalidad es la realización de pruebas. Su contenido o los cambios que se hagan en ellos no se conservarán en los sitios actualizados. Una barra de notificación incluida en el sitio de la vista previa indica que el sitio es temporal.

Le recomendamos que cree un plan y establezca un límite de tiempo para que los administradores actualicen sus sitios. De forma predeterminada, los sitios de evaluación se eliminan a los 30 días. Los administradores tienen que evaluar sus sitios y estar preparados para la actualización dentro de ese plazo. Asegúrese de que informa del límite de tiempo a los usuarios y de que sepan que usted puede aplicar forzosamente la actualización en todos los sitios.

Es importante indicarles a los administradores de colecciones de sitios que mientras los sitios usen el modo 2010, las nuevas características no estarán disponibles. No obstante, tan pronto se actualicen los sitios a la nueva versión, las características de la aplicación aparecerán de manera automática.

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Vea también

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Corresponde a:
SharePoint Online Enterprise (E1 y E2), SharePoint Online Enterprise (E3 & E4), SharePoint Online Midsized Business