Invitar a diseñadores y revisores al sitio web

Mientras compila el sitio web público en Office 365, puede invitar a los usuarios externos para que le ayuden con el sitio o lo revisen antes de hacerlo disponible para todos los usuarios en Internet. Al compartir el sitio web con los usuarios externos, estos pueden verlo y trabajar con él como lo haría usted, aunque el público general aún no pueda ver el sitio web. En ese artículo se describe cómo compartir el sitio web con usuarios que le pueden ayudar a crear una presencia en línea profesional para su empresa u organización.

En este artículo


Niveles de permisos para usuarios externos

Hay algunos motivos por los que podría invitar a usuarios externos a su sitio web. Es posible que quiera que revisen el sitio web antes de que esté activo. Puede que necesite ayuda con la creación, edición o formato de páginas web especificas. Quizás desea que una empresa de diseño web profesional rediseñe el sitio web desde cero. O bien, desea conceder a un socio empresarial o a un empleado permiso completo para administrar y personalizar el sitio web.

Hay varios niveles de permisos para elegir al invitar a usuarios externos a su sitio, aunque los cuatro primeros son los más usados con el sitio web público.

Nivel de permisos Descripción
Propietarios Úselo al invitar a usuarios que deberían tener control total de la colección de sitios web. Los propietarios tienen la cantidad máxima de permisos para personalizar y administrar el sitio web.
Diseñadores Úselo al invitar a un diseñador web o una empresa de diseño a personalizar el sitio web. Los diseñadores pueden personalizar páginas, cambiar la apariencia, aplicar hojas de estilos, usar el Administrador de diseño, etc.
Integrantes Úselo al invitar a usuarios a crear y editar páginas en el sitio web. Los integrantes pueden agregar, editar y eliminar páginas y documentos web y pueden agregar y editar listas y bibliotecas.
Visitantes Úselo al invitar a los usuarios que desea que tengan permisos de solo escritura y de solo revisión. Los visitantes pueden ver el sitio web y las páginas y documentos del sitio web pero no pueden modificarlos.
Aprobadores No suele usarse en el sitio web público sino más bien en sitios de SharePoint orientados internamente. Los aprobadores pueden editar y aprobar páginas, elementos de lista y documentos que forman parte de un proceso de aprobación.
Lectores restringidos No suele usarse en el sitio web público sino más bien en sitios de SharePoint orientados internamente. Los lectores restringidos pueden ver páginas y documentos pero no versiones históricas ni permisos de usuario.
Administradores de jerarquía No suele usarse en el sitio web público sino más bien en sitios de SharePoint orientados internamente. Los administradores de jerarquía pueden crear sitios, editar páginas, elementos de lista y documentos, crear variaciones, etc.
Lectores de recursos de estilo No suele usarse en el sitio web público de SharePoint Online. Use este rol para conceder acceso limitado a las galerías de estilos y páginas maestras.
Administradores de traducción No se aplica al sitio web público, puesto que este rol está previsto para variaciones y servicios de traducción en sitios de SharePoint orientados internamente.

 Sugerencia    Para más información sobre niveles de permisos en SharePoint Online, vea Descripción de los niveles de permisos.

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Compartir el sitio con usuarios externos

Cuando comparte un sitio con usuarios externos, les envía una invitación que pueden usar para iniciar sesión en el sitio. Puede enviar esta invitación a cualquier dirección de correo electrónico. Cuando los destinatarios aceptan la invitación, inician sesión en el sitio web usando una Cuenta de Microsoft o, si ya son usuarios de Office 365 (como uno de sus empleados), un Id. de usuario de Office 365. Si el usuario invitado ya tiene una cuenta de Microsoft como Hotmail.com o Outlook.com, puede iniciar sesión con esa cuenta. Si dispone de otra cuenta, como Gmail o un servicio de terceros personalizado, necesitará asociar dicha cuenta a una cuenta de Microsoft.

 Importante    Tenga cuidado cuando agregue usuarios al sitio web público, porque estos pueden cambiar en última instancia la presencia en línea de su empresa, que pueden ver sus clientes, visitantes, compañeros, etc.

Agregar usuarios externos al sitio web

   
  1. Inicie sesión en el sitio web público en Office 365.
  2. Haga clic en Compartir en la parte superior del sitio web.
    Compartir el sitio web público con usuarios externos
  1. En la ventana Compartir sitio web, escriba los nombres de los usuarios externos a los que desea invitar, por ejemplo, alguien@outlook.com o alguien@contoso.com.

     Sugerencia    Si las personas a las que invita ya forman parte de su cuenta de Office 365, tan solo tiene que escribir su nombre aquí.

  1. Escriba un mensaje para incluirlo con la invitación. Puede agregar un recordatorio con el motivo por el que las invita, los pasos necesarios para iniciar sesión con una cuenta de Microsoft y qué hacer en el sitio web una vez que hayan iniciado sesión.
  1. Haga clic en Mostrar opciones y especifique el tipo de permiso que deberían tener el sitio web. Para una descripción de cada uno, vea los niveles de permisos al principio de este artículo.

    La ventana Compartir sitio web tiene una apariencia similar a esta.
    Invitar a usuarios externos al sitio web público
  1. Cuando finalice, haga clic en Compartir.

 Nota    Todas las invitaciones que envíe expirarán en 7 días. Si los invitados no aceptan la invitación dentro de ese período, es posible que tenga que volver a enviar la invitación.

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Quitar usuarios externos del sitio web

Cuando haya acabado de trabajar con usuarios externos en el sitio web público, se recomienda quitarlos de modo que solo usted y otras personas de confianza tengan permisos para cambiar el sitio. Hay varias maneras de quitar usuarios externos una vez que se han agregado al sitio web. Puede hacer esto desde la página Configuración del servicio de Office 365 o desde la página Configuración del sitio del sitio web.

Quitar usuarios externos de la Configuración del servicio de Office 365

   
  1. Vaya a Administración > Configuración del servicio > uso compartido de sitios y documentos.
  2. Haga clic en Quitar usuarios externos individuales.
  3. Seleccione los usuarios externos que desee quitar y haga clic en Eliminar (icono de papelera).

Quitar usuarios externos de la página Configuración del sitio del sitio web

   
  1. En el sitio web público, haga clic en Configuración Botón Configuración de sitio web público de SharePoint Online y elija Configuración del sitio.
  2. En Usuarios y permisos, haga clic en Permisos del sitio.
  3. Haga clic en el grupo de permisos que agregó al usuario externo como Diseñadores o Integrantes.
  4. Active la casilla junto al nombre que desee quitar y elija Acciones > Quitar usuarios del grupo.
  5. Haga clic en Aceptar para confirmar la eliminación del usuario.

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¿Y ahora qué?

Hay más tareas de uso compartido externo sobre las que podría desear información, como el uso compartido de documentos individuales de una biblioteca de documentos, retirar invitaciones de uso compartido o deshabilitar el uso compartido externo. Encontrará más información al respecto en los siguientes artículos.

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