Introducción a las listas

Una lista es una colección de datos que puede compartir con los integrantes del grupo y otros usuarios del sitio. Por ejemplo, puede crear una hoja de suscripción a un evento o realizar un seguimiento de los eventos del grupo en un calendario mediante una lista. Puede usar numerosas listas y plantillas de lista preparadas para usarse, que ofrecen un buen punto de inicio para organizar los elementos de lista. La forma en la que organice las listas depende de las necesidades del grupo y de cómo prefiere almacenar la información y buscarla. En el siguiente artículo se proporciona información general de las características de las listas, se describe en general lo que puede hacer con las listas y se proporciona una lista de pasos siguientes para que pueda trabajar con las listas.

En este artículo


Información general de las listas

Un sitio de SharePoint normalmente incluye muchas listas predeterminadas, por ejemplo, Vínculos, Anuncios, Contactos, Seguimiento de asuntos, Encuestas y Tareas, que se pueden usar como núcleo de la colaboración en grupo o de una solución empresarial. En muchos casos, estas listas predeterminadas pueden proporcionar soluciones rápidas y eficaces, con poca o ninguna necesidad de modificaciones. Por ejemplo, puede usar:

  • Encuestas, que incluyen ramas condicionales y saltos de página, para evaluar la satisfacción de empleados y clientes.
  • Seguimiento de asuntos, con control de versiones y almacenamiento del historial de versiones, para permitir un análisis más profundo de proyectos de grupos de trabajo y tareas de trabajo habituales.

Las listas son variadas y flexibles, y tienen muchas características integradas que proporcionan una forma eficaz de almacenar, compartir y trabajar con datos. Las posibilidades incluyen:

  • Crear una lista con una serie de columnas, como Texto, Número, Opción, Moneda, Fecha y hora, Búsqueda, Sí o no y Calculado. También puede adjuntar uno o varios archivos a un elemento de lista para proporcionar detalles adicionales, como una hoja de cálculo con cifras de apoyo o un documento con información general.
  • Crear vistas de lista para organizar, ordenar y filtrar los datos de formas diferentes y específicas; cambiar los metadatos, por ejemplo, agregar y eliminar columnas, y modificar las reglas de validación; y usar listas de forma uniforme en los sitios con tipos de contenido, columnas de sitio y plantillas. Por ejemplo, puede ver solo los eventos actuales de un calendario en una página principal y crear una vista visual, similar a un calendario de pared, en otra página.
  • Crear relaciones entre listas mediante una combinación de columnas únicas, columnas de búsqueda y la aplicación de relaciones (eliminación en cascada y restringida), elementos que mejoran su capacidad para crear soluciones de negocios más sofisticadas y ayudan a preservar la integridad de sus datos.
  • Crear listas personalizadas, mostrar los datos en elementos web y páginas de elementos web e importar, exportar y vincular datos desde otros programas, como Microsoft Office Excel y Office Access.
  • Realizar el seguimiento de versiones y llevar historiales detallados, requerir aprobación para modificar datos, usar seguridad en el nivel de elemento y de carpeta, proteger y desproteger datos, y comunicar automáticamente los cambios mediante alertas y fuentes RSS.
  • Organizar el contenido de una única lista en carpetas, para mayor comodidad y mejor rendimiento, y mejorar el rendimiento general de las listas grandes mediante la indización.

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Formas de trabajar con listas

A continuación, se indican algunas formas de trabajar con listas que pueden ayudarle a administrar la información de su grupo.

Seguimiento de versiones e historial detallado    Puede realizar el seguimiento de las versiones de los elementos de una lista para que pueda ver cuáles han cambiado de una versión a otra, así como quién hizo los cambios. Si se cometen errores en una versión más reciente, puede restaurar una versión anterior de un elemento. El seguimiento del historial de una lista es especialmente importante si la organización necesita supervisar una lista a medida que evoluciona.

Requerir la aprobación    Puede especificar que se requiera la aprobación de un elemento de una lista antes de que lo puedan ver todos los usuarios. Los documentos siguen en un estado pendiente hasta que son aprobados o rechazados por alguien que tenga permiso para hacerlo. Puede controlar qué grupos de usuarios pueden ver el elemento de una lista antes de aprobarse.

Personalizar los permisos    Puede especificar si los participantes de una lista pueden leer y editar únicamente los elementos que hayan creado o todos los elementos de una lista. Quien tenga permiso para administrar las listas puede leer y editar todos los elementos de una lista. También se pueden aplicar niveles de permisos concretos a un único elemento de una lista, por ejemplo, si el elemento contiene información confidencial.

Crear y administrar vistas    Un grupo puede crear vistas diferentes de la misma lista. El contenido de la lista en sí no cambia, pero los elementos se organizan o filtran de modo que las personas puedan buscar la información más importante o interesante en función de sus necesidades.

Actualizar listas    Independientemente del tipo de lista que actualice, el proceso es similar para agregar, editar y eliminar elementos de lista. Hay dos formas de agregar o editar un elemento en una lista.

  • Con un formulario, que es el método predeterminado.
  • De forma incluida, lo que significa que debe agregar el elemento directamente en la página de lista.

El propietario de la lista u otro usuario con permiso de diseño para la lista debe habilitar la edición incluida. La edición incluida es un valor de la vista (en la página Editar vista, active la casilla de verificación Permite la edición incluida de la sección Edición incluida), no de la lista.

Si la lista se configura para el seguimiento de versiones, se creará una nueva versión del elemento de lista cada vez que se edite un elemento de lista. Puede ver un historial de los cambios del elemento de lista y restaurar una versión anterior si comete un error en una nueva versión.

Usar fórmulas y valores calculados    Puede usar fórmulas y valores calculados para generar dinámicamente información en las columnas de una lista. Las operaciones pueden incluir información de otras columnas de una lista, así como funciones de sistema como [hoy] para indicar la fecha actual. Por ejemplo, puede especificar una fecha de vencimiento predeterminada que sea siete días posterior a la fecha actual.

Mantenerse informado de los cambios    Las listas y vistas pueden usar RSS, de forma que los miembros del grupo de trabajo puedan recibir las actualizaciones automáticamente. RSS es una tecnología que permite que se reciban y se vean actualizaciones, o fuentes RSS de noticias e información en una ubicación consolidada. También puede crear alertas por correo electrónico que le notifiquen cuando las listas cambien o cuando se agreguen nuevos elementos. Las alertas constituyen una forma cómoda de realizar el seguimiento de los cambios importantes para el usuario.

Crear relaciones de lista    Para crear una relación entre dos listas, en la lista de origen se crea una columna de búsqueda que recupere (o "busque") uno o varios valores de una lista de destino si esos valores coinciden con el valor de la columna de búsqueda de la lista de origen. Si lo desea, puede seguir agregando columnas adicionales de la lista de destino a la lista de origen. Cuando crea una columna de búsqueda, puede decidir también exigir un comportamiento de relación al configurar una opción de eliminación en cascada o eliminación restringida que le ayuda a mantener los datos válidos y a evitar incoherencias que más adelante podrían causar problemas.

Compartir datos de una lista con un programa de base de datos    Si tiene instalado un programa de base de datos, como Microsoft Office Access 2010, puede exportar e importar datos en su sitio, así como vincular una tabla de la base de datos a una lista. Cuando trabaja con los datos de la lista en una base de datos de Access, también puede crear consultas, formularios e informes.

Usar listas de forma uniforme en los sitios    Si su grupo trabaja con varios tipos de listas, puede agregar coherencia entre varias listas con tipos de contenido, columnas de sitio y plantillas. Estas características permiten volver a usar la configuración y la estructura de las listas de una manera eficaz. Por ejemplo, puede crear un tipo de contenido para un problema del servicio de atención al cliente que especifique determinadas columnas (como los datos de contacto del cliente) y procesos de negocio para el tipo de contenido. Otro ejemplo consiste en crear una columna en el sitio para los nombres de departamentos que tenga una lista desplegable de departamentos. Puede volver a usar la columna en varias listas para asegurarse de que los nombres siempre se muestren de la misma manera en cada lista.

Trabajar con elementos de una lista desde un programa de correo electrónico    Mediante un programa de correo electrónico que sea compatible con las tecnologías de SharePoint, puede llevar consigo información importante de las listas. Por ejemplo, con Microsoft Office Outlook 2010, puede ver y actualizar las tareas, los contactos y los paneles de discusión en un sitio desde Outlook.

Definir la audiencia del contenido    Puede habilitar la identificación de audiencia en una lista y luego hacer que los elementos de la lista aparezcan solo para las personas que son participantes de grupos o audiencias de SharePoint y Active Directory en particular. Para ello, se usan elementos web, como Consulta de contenido, que emplean la audiencia del contenido para filtrar la lista en función de la pertenencia a grupos de un usuario. Para que los elementos de una lista se puedan habilitar para una determinada audiencia, la propia lista debe configurarse con la columna Identificación de audiencia.

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Tipos de listas

El tipo de lista que utilice dependerá de la clase de información que desee compartir.

Anuncios    Use una lista de anuncios para compartir noticias y el estado, así como para proporcionar avisos. Los anuncios admiten características de formato mejorado, como imágenes, hipervínculos y texto con formato.

Contactos    Use una lista de contactos para almacenar información sobre las personas o los grupos con los que trabaja. Si usa un programa de correo electrónico o de administración de contactos compatibles con las tecnologías de SharePoint, podrá ver y actualizar los contactos desde su sitio de SharePoint en el otro programa. Por ejemplo, puede actualizar una lista de todos los proveedores de su organización desde un programa de correo electrónico compatible con las tecnologías de SharePoint, como Outlook 2010. En una lista de contactos no se administran los integrantes del sitio, pero se pueden almacenar o compartir contactos de la organización, como una lista de proveedores externos.

Paneles de discusión    Use un panel de discusión para proporcionar un lugar centralizado para registrar y almacenar las discusiones del grupo con un formato similar al de los grupos de noticias. Si el administrador ha habilitado listas en su sitio para recibir mensajes de correo electrónico, los paneles de discusión pueden almacenar discusiones de correo electrónico desde los programas de correo electrónico más habituales. Por ejemplo, puede crear un panel de discusión para el lanzamiento de un nuevo producto de su organización.

Vínculos    Use una lista de vínculos como ubicación central de los vínculos de Internet, la intranet de su empresa y otros recursos. Por ejemplo, puede crear una lista de vínculos de los sitios web de sus clientes.

Calendario    Use un calendario para todos los eventos de su grupo o para situaciones específicas, como las vacaciones de la empresa. Un calendario proporciona una vista visual, similar a un calendario de escritorio o de pared, de los eventos de su grupo, como reuniones, actos sociales y actividades de todo el día. Puede realizar también un seguimiento de los hitos de su grupo, como los plazos o las fechas de lanzamiento del producto, que no estén relacionados con un intervalo de tiempo específico. Si usa un programa de correo electrónico o de calendario compatible con las tecnologías de SharePoint, podrá ver y actualizar el calendario desde su sitio mientras trabaja en el otro programa. Por ejemplo, puede comparar y actualizar su calendario en el sitio con fechas del calendario de Office Outlook 2010, con ambos calendarios uno junto al otro o superpuestos en Office Outlook 2010.

Tareas    Use una lista de tareas para realizar un seguimiento de la información sobre proyectos y otras actividades pendientes de su grupo. Puede asignar tareas a personas y realizar un seguimiento del estado y el porcentaje de la tarea realizado a medida que ésta avanza. Si usa un programa de correo electrónico o de administración de tareas compatible con las tecnologías de SharePoint, podrá ver y actualizar las tareas desde su sitio en el otro programa. Por ejemplo, puede crear una lista de tareas para el proceso presupuestario de la organización, así como verlo y actualizarlo en Office Outlook 2010 junto con las demás tareas.

Tareas de proyecto    Use una lista de tareas de proyecto para almacenar la información de las tareas con una vista de Gantt con barras de progreso. Puede realizar un seguimiento del estado y el porcentaje de la tarea finalizado conforme se va realizando. Si usa un programa de correo electrónico o de administración de tareas compatible con las tecnologías de SharePoint, podrá ver y actualizar las tareas del proyecto desde su sitio en el otro programa. Por ejemplo, puede crear una lista de tareas de proyecto en su sitio para identificar y asignar el trabajo de creación de un manual de entrenamiento y, a continuación, realizar un seguimiento del progreso de la organización desde Office Project 2010.

Seguimiento de asuntos    Use una lista de seguimiento de asuntos para almacenar información sobre asuntos concretos, como incidencias de soporte técnico, y realizar un seguimiento del progreso. Puede asignar asuntos, clasificarlos en categorías y relacionar asuntos entre sí. Por ejemplo, puede crear una lista de seguimiento de asuntos para administrar los problemas y las soluciones del servicio de atención al cliente. También puede incluir comentarios sobre los asuntos cada vez que los modifique, para crear así un historial de comentarios sin modificar la descripción original del asunto. Por ejemplo, un representante del servicio de atención al cliente puede registrar cada paso que se ha dado para solucionar un problema y los resultados que se han obtenido. Puede usar también una lista de seguimiento de asuntos con el flujo de trabajo con tres estados para ayudar a la organización a administrar el seguimiento de asuntos o proyectos.

Encuesta    Para recolectar y almacenar comentarios de otras personas, como un estudio o una encuesta de satisfacción de los empleados, use una encuesta. Puede diseñar las preguntas y respuestas de diversas formas y ver una descripción general de la información recolectada. Si tiene instalado un programa de hoja de cálculo o base de datos compatible con las tecnologías de SharePoint, puede exportar los resultados para analizarlos con mayor detalle.

Personalizada    Para comenzar desde cero, use una lista personalizada. También puede crear una lista personalizada basada en una hoja de cálculo, si tiene instalado un programa de hoja de cálculo compatible con las tecnologías de SharePoint. Por ejemplo, puede importar una lista desde Office Excel 2010 que creó para almacenar y administrar los contratos con los proveedores.

Lista personalizada en vista    Hoja de datos Use Lista personalizada en vista Hoja de datos para crear una lista en blanco similar a una lista personalizada pero para mostrar la lista de forma predeterminada en la vista Hoja de datos. La vista Hoja de datos proporciona una cuadrícula de datos para ver y editar datos como filas y columnas. Se pueden agregar y editar filas y columnas, aplicar filtros y criterios de ordenación, mostrar valores calculados y totales, y editar fácilmente los datos presentados en las celdas de la cuadrícula. La vista Hoja de datos requiere Office 2010 instalado en un equipo cliente de 32 bits y un explorador compatible con los controles ActiveX. Podrá obtener más información acerca de cómo usar la vista Hoja de datos en los temas de la Ayuda de Hoja de datos, que se pueden ver al mostrar una lista en la vista Hoja de datos y hacer clic en Ayuda en la barra de estado.

Lista de estado    Use una lista de estado para mostrar y realizar un seguimiento de los objetivos del proyecto. La lista incluye un conjunto de iconos de color para comunicar el grado en el que se cumplen los objetivos.

Circulares    Use la lista de circulares para enviar información, incluso marcas de confirmación, a los integrantes del grupo.

Lista de diccionario Microsoft IME    Use la lista de diccionario Microsoft IME cuando desee usar datos de la lista como un diccionario Microsoft IME. Puede convertir los elementos de la columna Lectura a Vista a través de Microsoft IME y ver el contenido en Comentario en la ventana de comentarios de IME. Los datos se pueden vincular con una dirección URL específica.

Lista de Contenido de PerformancePoint    Use una lista de Contenido de PerformancePoint para almacenar elementos de panel, como cuadros de mandos, informes, filtros, páginas del panel y otros elementos de panel que cree a través del Diseñador de paneles de PerformancePoint.

Idiomas y traductores    Use una lista Idiomas y traductores con un flujo de trabajo de administración multilingüe en una biblioteca de administración de traducciones. El flujo de trabajo usa la lista para asignar tareas de traducción al traductor especificado en la lista para cada idioma. Puede crear esta lista manualmente, o puede hacer que esta lista se cree automáticamente cuando agregue un flujo de trabajo de administración multilingüe a una biblioteca de administración de traducciones.

Lista KPI    Use una lista KPI para realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento que permiten evaluar rápidamente el progreso realizado en comparación con objetivos mensurables. Puede configurar listas KPI para controlar el rendimiento mediante alguno de estos cuatro orígenes de datos: datos escritos manualmente, datos de una lista de SharePoint, datos de libros de Microsoft Office Excel o datos de Analysis Services, un componente de Microsoft SQL Server. Una vez creada la lista KPI, puede usarla con el fin de mostrar el estado del indicador en una página de panel.

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Organizar las listas en un sitio

Aunque las características de las listas se pueden usar de varias formas, el modo en que se utilicen dependerá del tamaño y del número de listas que haya y de las necesidades de la organización.

Almacenar varios elementos en una lista

Puede que prefiera usar una lista grande que atienda a diversas necesidades. Por ejemplo, podría tener un gran número de incidencias técnicas que desea seguir en toda su organización, las cuales se pueden aplicar a varios proyectos y grupos.

Use una única lista cuando:

  • El grupo necesite información de resumen acerca de los elementos de la lista o vistas diferentes del mismo conjunto de elementos. Por ejemplo, un administrador podría desear ver el progreso de todas las incidencias técnicas de una organización o ver todas las incidencias que se archivaron dentro del mismo período.
  • Los usuarios prefieren examinar o buscar las incidencias en la misma ubicación de un sitio.
  • Se desea aplicar las mismas opciones de configuración a los elementos de una lista, por ejemplo, realizar el seguimiento de versiones o requerir aprobación.
  • Los grupos que trabajan en la lista comparten características similares, por ejemplo, los mismos niveles de permisos. Se puede aplicar un permiso exclusivo a archivos concretos, pero si los niveles de permisos varían en gran medida, considere el uso de varias listas.
  • Se desea analizar información acerca de la lista o recibir actualizaciones consolidadas de la lista. Puede recibir alertas cuando los elementos de la lista cambien o ver los cambios de una lista mediante la tecnología RSS. Las fuentes RSS permiten a los miembros de un grupo de trabajo ver una lista consolidada de la información que ha cambiado.

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Crear varias listas

Puede que desee usar varias listas cuando haya diferencias inequívocas entre los elementos que desea administrar o entre los grupos de personas que trabajan con ellos.

Use varias listas cuando:

  • No espere que se vayan a necesitar resúmenes de los elementos en conjunto.
  • Los grupos de personas que trabajan con la información son distintos y tienen niveles de permisos diferentes.
  • Tiene que aplicar opciones distintas, como el control de versiones o la aprobación, a varios conjuntos de elementos.
  • No tiene que analizar los elementos conjuntamente ni recibir actualizaciones consolidadas acerca de la lista.

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Organizar los elementos en una lista

A continuación, se enumeran algunas maneras en que se pueden organizar las listas y sus elementos:

Agregar columnas    Para ayudar a un grupo a concretar los elementos más importantes, puede agregar columnas a una lista. Por ejemplo, puede agregar la columna Proyecto a una lista para ayudar a las personas que están trabajando en proyectos específicos a ver y trabajar con los elementos más fácilmente. También puede ser aconsejable agregar más columnas si se desea recolectar información de cada elemento de una lista, como el nombre del departamento o de un empleado.

Si tiene muchos elementos en una lista, puede que piense en indizar algunas columnas para mejorar el redimiendo cuando vea varios elementos o cambie de vista. Esta característica no cambia la forma en la que están organizados los elementos, sino que puede facilitar a las organizaciones el almacenamiento de muchos elementos en una lista. No obstante, la indización puede ocupar más espacio en la base de datos.

Crear vistas    Puede usar vistas si los componentes de un grupo suelen necesitar ver los datos de cierto modo. En las vistas, las columnas se usan para ordenar, agrupar, filtrar y mostrar los datos. También puede seleccionar cuántos elementos se muestran a la vez en cada vista. Por ejemplo, se puede examinar una lista en grupos de 25 o de 100 elementos de lista por página, según las preferencias y la velocidad de la conexión.

Las vistas ofrecen la flexibilidad de almacenar un gran número de elementos en una lista, pero solo se ven los subconjuntos que se desee en un momento en particular, por ejemplo, solo los elementos que se han expuesto este año o solo los eventos actuales de un calendario. Puede crear vistas personales que únicamente estén disponibles para usted y, si dispone de permiso para modificar una lista, puede crear vistas públicas que estén disponibles para todos los usuarios.

Crear carpetas    Puede agregar carpetas a la mayor parte de los tipos de lista, si el propietario de la lista ha permitido que se creen carpetas. Esto es especialmente útil si los elementos de la lista se pueden dividir de un modo concreto, por ejemplo, por proyecto o por grupo. Las carpetas ayudan a buscar y administrar los elementos de las listas con más facilidad. Las tecnologías de SharePoint proporcionan una vista de árbol que permite explorar los sitios y las carpetas de forma similar a las carpetas del disco duro. Por ejemplo, cada departamento tiene su propia carpeta.

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Pasos siguientes

Ahora que ya tiene un panorama general de las listas, a continuación se muestran tareas comunes y útiles que puede realizar con las listas.

  • Crear o eliminar una lista nativa, una lista externa y relaciones de lista
  • Crear o eliminar columnas, carpetas y vistas
  • Crear diferentes tipos de listas, como calendarios y paneles de discusión
  • Crear y administrar listas de tareas de proyecto
  • Agregar, editar o eliminar elementos de listas
  • Administrar una lista con muchos elementos
  • Configurar vistas por ubicación
  • Trabajar con plantillas de lista y tipos de contenido
  • Sincronizar una lista de SharePoint en el equipo con programas cliente
  • Establecer permisos y opciones avanzadas en una lista
  • Personalizar el acceso de usuario a carpetas y elementos de lista
  • Usar flujos de trabajo con una lista

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