¿Debo guardar mis documentos en OneDrive para la Empresa o en un sitio de grupo?

Resulta tentador guardar todos los documentos en OneDrive para la Empresa. El vínculo a la biblioteca de OneDrive para la Empresa siempre está ahí, en la parte superior de la página, a mano para cargar o crear documentos. Pero también debe tener en cuenta quién tiene acceso a los documentos que guarda en OneDrive para la Empresa. Si un documento es fruto de una colaboración relacionada con un proyecto, puede que sea más recomendable guardarlo en un sitio de grupo. Este artículo proporciona directrices que le ayudarán a decidir qué ruta seguir.

Guarde documentos en OneDrive para la Empresa cuando...

  • No tiene pensado compartirlos.
    Los documentos ubicados en OneDrive para la Empresa son privados de forma predeterminada, a excepción de los documentos ubicados en la carpeta Compartido con todos los usuarios. Por este motivo, OneDrive para la Empresa es la mejor opción para guardar borradores de documentos o documentos personales que nadie más debe ver.
  • Tiene pensado compartirlos, pero tienen un ámbito o ciclo de vida limitado.
    Es posible que a veces trabaje con documentos que no están relacionados con un proyecto en curso, que son importantes principalmente para usted, pero que quiere compartirlos de todos modos. Por ejemplo, quizás esté escribiendo un artículo para un blog y quiere pedirles a compañeros específicos que lo revisen y editen antes de publicarlo. En este caso, espera que la gente use el documento una vez y se olvide él. Las personas no necesitan más información de contexto ni tienen que saber dónde conserva el documento. Lo único que necesitan es un vínculo al documento y permisos de edición.
  • No puede identificar un sitio de grupo existente al que pertenezca el documento ni cree que el propósito del documento justifique crear uno.

Guarde los documentos en una biblioteca de sitio de grupo si...

  • Quiere que los miembros del equipo reconozcan que el documento es relevante para un proyecto en curso.
  • Quiere extender la propiedad y los permisos a un amplio grupo de personas. Si un documento es importante para el éxito de un proyecto, es buena idea que haya otras personas aparte de usted que puedan controlar lo que ocurre en el sitio.
  • Quiere conceder permisos para sitios, no para cada documento. Si los usuarios tienen acceso al sitio del grupo, tendrán acceso a los documentos almacenados en el sitio.
  • Otros documentos relacionados con el proyecto ya se guardan en la biblioteca de sitio de grupo y otros usuarios esperan encontrarlo allí.
  • Quiere crear un flujo de trabajo de control que asigne el documento a otra persona.

Mover documentos de OneDrive para la Empresa a los sitios de grupo

A veces, determinados documentos adquieren importancia y se vuelven relevantes para un proyecto. Si se da este caso, puede que tenga sentido moverlos de OneDrive para la Empresa a un sitio de grupo.

Mover un documento de OneDrive para la Empresa a una biblioteca de sitio de grupo es una operación manual. Se puede copiar o cortar y pegar el documento. La manera más sencilla de mover archivos entre bibliotecas es usar el Explorador. En la biblioteca, haga clic en la pestaña Biblioteca y, después, elija Abrir con el Explorador.

Comando Abrir con el Explorador de la pestaña Biblioteca de la cinta de opciones

A continuación figura un breve vídeo de formación que muestra cómo mover documentos:

Nota SkyDrive es ahora OneDrive y SkyDrive Pro es ahora OneDrive para empresas. Más información sobre este cambio en De SkyDrive a OneDrive.

Solucionar problemas al mover los documentos desde OneDrive para la Empresa

Hay un par de problemas que debe tener en cuenta al mover documentos de OneDrive para la Empresa a una biblioteca de sitio de grupo:

  • Los hipervínculos del documento original dejarán de funcionar, debido a que ha eliminado el documento en OneDrive para la Empresa. Es posible que quiera compartir el documento que ha movido al sitio de grupo para proporcionar a los usuarios del sitio un vínculo funcional y actualizado.
  • Si los usuarios seguían el documento original, los vínculos del suministro de noticias a dicho documento dejarán de funcionar. Para restaurar esta asociación, los usuarios tendrán que seguir el documento en su nueva ubicación.
 
 
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