Crear y aplicar directivas de administración de información

Las directivas de administración de información permiten controlar el acceso de los usuarios a la información de la organización, las acciones que pueden realizar en ella y el tiempo que pueden retenerla. Una directiva puede ayudar a exigir el cumplimiento de la normativa legal o gubernamental o los procesos empresariales internos. Como administrador, puede configurar una directiva para controlar el seguimiento de los documentos, el acceso a los mismos y el plazo que se pueden retener.

Cada directiva puede establecer un conjunto de reglas para un tipo de contenido específico. Cada regla de una directiva es una característica de directiva. Por ejemplo, una característica de directiva de administración de información puede especificar cuánto tiempo se debe retener un tipo de contenido.

En un sitio, se puede crear una directiva de administración de información de tres maneras diferentes:

  1. Crear una directiva de administración de información para usarla en varios tipos de contenido dentro de una colección de sitios.
  2. Crear una directiva de administración de información para un tipo de contenido del sitio.
  3. Crear una directiva de administración de la información para una lista o biblioteca.
¿Qué desea hacer?


Crear una directiva para varios tipos de contenido dentro de una colección de sitios

Para asegurarse de que una directiva de información se aplique a todos los documentos de determinado tipo dentro de una colección de sitios, considere la posibilidad de crear la directiva en el nivel de la colección de sitios y luego aplicarla a los tipos de contenido. Estas se conocen como directivas de colección de sitios. Para obtener más información, vea Aplicar una directiva de colección de sitios a un tipo de contenido.

  1. En la página principal de la colección de sitios, haga clic en Acciones del sitio y, a continuación, haga clic en Configuración del sitio.
  2. En la página Configuración del sitio, en la lista Administración de la colección de sitios, haga clic en Directivas de colección de sitios.
  3. En la página Directivas de colección de sitios, haga clic en Crear.
  4. Escriba un nombre y una descripción para la directiva y, a continuación, escriba una breve declaración de directiva que explique a los usuarios la utilidad de la misma. Una declaración de directiva puede tener hasta 512 caracteres.
  5. Para obtener información acerca de cómo configurar las características que desee asociar con la directiva, vea Crear una directiva para un tipo de contenido.
  6. Haga clic en Aceptar para volver a la página Directivas de colección de sitios.

Crear una directiva para un tipo de contenido del sitio

Al agregar una directiva de administración de información a un tipo de contenido, se facilita la asociación de características de directiva a varias listas o bibliotecas. Se puede optar por agregar una directiva de administración de información existente a un tipo de contenido o por crear una exclusiva y específica para un tipo de contenido concreto.

 Nota   También se puede agregar una directiva de administración de información a un tipo de contenido específico de las listas. Esto tiene el efecto de aplicar la directiva únicamente a los elementos de esa lista que estén utilizando el tipo de contenido.

  1. En la página principal de la colección de sitios, haga clic en Acciones del sitio y, a continuación, haga clic en Configuración del sitio.
  2. En la página Configuración del sitio, en la sección Galerías, haga clic en Tipos de contenido de sitio.
  3. En la página Configuración de tipo de contenido de sitio, seleccione el tipo de contenido al que desea agregar una directiva.
  4. En la página Tipo de contenido de sitio, en la sección Configuración, haga clic en Configuración de la directiva de administración de la información.
  5. En la página Configuración de la directiva de administración de la información, seleccione Definir una directiva y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  6. En la página Editar directiva, escriba un nombre y una descripción para la directiva y, a continuación, escriba una breve descripción que explique a los usuarios la utilidad de la directiva. Una descripción puede tener hasta 512 caracteres.
  7. En las secciones siguientes, seleccione las características de directiva individuales que desee agregar a la directiva de administración de la información.
  8. Para especificar un período de retención para los documentos y elementos sujetos a esta directiva, haga clic en Habilitar Retención y, a continuación, especifique el período de retención y las acciones que desee realizar cuando los elementos caduquen.

Para especificar un período de retención

1. Haga clic en Agregar una fase de retención para los registros.
2.

Seleccione una opción de período de retención para especificar la caducidad de documentos o elementos. Siga uno de estos procedimientos:

  • Para establecer la fecha de caducidad según una propiedad de fecha, en la sección Evento, haga clic en Período de tiempo basado en las propiedades del elemento y, a continuación, seleccione la acción del documento o elemento (por ejemplo, Creado o Modificado) y el incremento de tiempo que debe transcurrir después de la acción (por ejemplo, el número de días, meses o años) cuando desee que caduque el elemento.
  • Para usar una fórmula de retención personalizada para determinar la caducidad, haga clic en Establecer mediante una fórmula de retención personalizada instalada en este servidor.

 Nota   Esta opción solo está disponible si el administrador ha configurado una fórmula personalizada.

3. La opción Iniciar un flujo de trabajo únicamente está disponible si está definiendo una directiva para una lista, una biblioteca o un tipo de contenido que ya tiene un flujo de trabajo asociado. A continuación, se le ofrecerán opciones de flujos de trabajo para elegir.
4.

En la sección Periodicidad, seleccione Repetir la acción de esta fase y escriba con qué frecuencia desea que se repita la acción.

 Nota   Esta opción únicamente está disponible si la acción seleccionada puede repetirse. Por ejemplo, no puede establecer la periodicidad para la acción Eliminar permanentemente .

5. Haga clic en Aceptar.
  1. Para habilitar la auditoría de documentos y elementos que están sujetos a esta directiva, haga clic en Habilitar auditoría y, a continuación, especifique los eventos que desee auditar.

Para habilitar la auditoría

1. En la página Editar directiva, en la sección Auditoría, active la casilla de verificación Habilitar Auditoría y, a continuación, active las casillas de verificación situadas junto a los eventos para los que desea mantener registros de auditoría.
2. Para solicitarles a los usuarios que inserten códigos de barras en los documentos, active la casilla de verificación Solicitar a los usuarios que inserten un código de barras antes de guardar o imprimir.
3. Haga clic en Aceptar para aplicar la característica de auditoría a la directiva.
La característica de directiva de auditoría permite a las organizaciones crear y analizar registros de auditoría para documentos y elementos de lista, como listas de tareas, listas de problemas, grupos de discusión o calendarios. Esta característica de directiva proporciona un registro de auditoría que agrega entradas de eventos, por ejemplo cuándo se ve, se edita o se elimina contenido.
Cuando la auditoría está habilitada como parte de una directiva de administración de la información, los administradores pueden ver los datos de auditoría en informes de uso de directivas basados en Microsoft Excel que resumen el uso actual. Los administradores pueden utilizar estos informes para determinar cómo se utiliza la información en la organización. Los informes también pueden ayudar a las organizaciones a comprobar y documentar el cumplimiento de normas o a investigar problemas potenciales.
El registro de auditoría graba la siguiente información: nombre del evento, fecha y hora del evento y nombre de sistema del usuario que realizó la acción.
  1. Cuando los códigos de barras se habilitan como parte de una directiva, se agregan a propiedades del documento y se muestran en el área de encabezado del documento al que se aplica el código de barras. Al igual que las etiquetas, los códigos de barras también pueden quitarse manualmente de un documento. Puede especificar si se debe solicitar a los usuarios que incluyan el código de barras al imprimir o guardar un elemento o si el código de barras debe insertarse manualmente mediante la ficha Insertar de los programas de Office 2010.

Para habilitar los códigos de barras

1. En la página Editar directiva, en la sección Códigos de barras, active la casilla de verificación Habilitar Códigos de barras.
2. Para solicitar a los usuarios que inserten códigos de barras en los documentos, active la casilla de verificación Solicitar a los usuarios que inserten un código de barras antes de guardar o imprimir.
3. Haga clic enAceptarpara aplicar la característica de código de barras a la directiva.

     Nota    La directiva de código de barras genera códigos de barras estándar de tipo 39. Cada imagen de código de barras incluye texto bajo el símbolo de código de barras que representa el valor del mismo. Esto permite utilizar los datos del código de barras aunque el hardware de lectura no esté disponible. Los usuarios pueden escribir manualmente el número del código de barras en el cuadro de búsqueda para buscar el elemento en un sitio.

    1. Para requerir que los documentos sujetos a esta directiva tengan etiquetas, haga clic en Habilitar etiquetas y, a continuación, especifique la configuración que desee para las etiquetas.

    Para habilitar las etiquetas

    1.

    Para requerir que los usuarios agreguen una etiqueta a un documento, active lacasilla de verificación Solicitar a los usuarios que inserten una etiqueta antes de guardar o imprimir.

     Nota    Si desea que las etiquetas sean opcionales, no active esta casilla de verificación.

    2.

    Para bloquear una etiqueta a fin de que no pueda cambiarse una vez insertada, active la casilla de verificación Impedir cambios en las etiquetas después de que se hayan agregado.

     Nota    Esta configuración impide que el texto de la etiqueta se actualice una vez que la etiqueta se inserte en un elemento dentro de una aplicación cliente, como Word, Excel o PowerPoint. Si desea que la etiqueta se actualice cuando se actualicen las propiedades del documento o elemento, no active esta casilla de verificación.

    3.

    En el cuadro Formato de etiqueta, escriba el texto de la etiqueta tal como desee que aparezca. Las etiquetas pueden contener hasta diez referencias de columnas, cada una de las cuales puede tener hasta 255 caracteres. Para crear el formato de la etiqueta, siga este procedimiento:

    Escriba los nombres de las columnas que desee incluir en la etiqueta en el orden en el que desee que aparezcan. Incluya los nombres de columna entre llaves ({}), tal como se muestra en el ejemplo de la página Editar directiva.

    Escriba palabras que identifiquen las columnas fuera de las llaves, tal como se muestra en el ejemplo de la página Editar directiva.

    4. Para agregar un salto de línea, escriba \n en el lugar donde desee que aparezca el salto de línea.
    5.

    Seleccione el tamaño y estilo de fuente que desee y especifique si desea que la etiqueta esté situada a la izquierda, a la derecha o en el centro del documento.

     Sugerencia    Seleccione una fuente y un estilo que estén disponibles en los equipos de los usuarios. El tamaño de la fuente afecta a la cantidad de texto que puede mostrarse en la etiqueta.

    6. Escriba el alto y ancho de la etiqueta. El alto de la etiqueta puede variar de 0,635 cm a 50,8 cm, al igual que el ancho. El texto de la etiqueta siempre se centra verticalmente en la imagen de la etiqueta.
    7. Haga clic en Actualizar para obtener una vista previa del contenido de la etiqueta.
    1. Haga clic en Aceptar.

    Crear una directiva para una lista, biblioteca o carpeta (directiva de retención basada en la ubicación)

    Puede definir una directiva de retención que se aplique únicamente a una lista, biblioteca o carpeta específica. Sin embargo, si se crea de esta forma una directiva de retención, no puede volver a usarse en otras listas, bibliotecas, carpetas o sitios.

     Nota   No se puede aplicar una directiva de colección de sitios a una directiva basada en la ubicación.

    Si desea aplicar una sola directiva de retención a todos los tipos de contenido de una misma ubicación, probablemente desee usar la retención basada en la ubicación. En la mayoría de los casos, deseará comprobar que haya una directiva de retención especificada para todos los tipos de contenido.

     Nota   Cada subcarpeta hereda la directiva de retención de su carpeta principal, a menos que elija interrumpir la herencia y definir una nueva directiva de retención en el nivel secundario.

    Si desea definir una directiva de administración de información que no sea de retención para una lista o biblioteca, debe definir una directiva de administración de información para cada tipo de contenido de lista individual asociado con la lista o biblioteca. Para obtener más información, vea Crear una directiva para un tipo de contenido del sitio.

     Importante   Si, para una lista o biblioteca, en algún momento decide pasar de directivas de tipo de contenido a directivas basadas en la ubicación, solo se usará la directiva de retención como directiva basada en la ubicación. Todas las demás directivas de administración (auditorías y códigos de barras) se heredarán de los tipos de contenido asociados.

     Sugerencia   Las directivas basadas en la ubicación pueden deshabilitarse para una colección de sitios al desactivar la característica Retención basada en biblioteca y carpeta. Esto permite a los administradores de la colección de sitios garantizar que sus directivas de tipo de contenido no se invaliden con directivas basadas en la ubicación de un administrador de listas.

    Para cambiar la configuración de la directiva de administración de la información de una lista o biblioteca, debe tener al menos el permiso Administrar listas.

    1. Vaya la lista o biblioteca cuya directiva de administración de la información desee especificar.
    2. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña Biblioteca o Lista y, a continuación, haga clic en Configuración de biblioteca o en Configuración de lista, en función de si trabaja con una lista o con una biblioteca.
    3. En Permisos y directivas, haga clic en Configuración de la directiva de administración de la información.
    4. En la página Configuración de la directiva de administración de la información, asegúrese de que el origen de la retención de la lista o biblioteca esté establecido en Biblioteca y carpetas. Si Tipo de contenido aparece como origen, siga este procedimiento:
    • Haga clic en Cambiar origen.

    Cambiar el origen de la directiva

    • En la página Editar directiva, en la secciónOrigen de la retención, seleccione Biblioteca y carpetas. Se le avisa que se pasarán por alto las directivas de retención de tipo de contenido.
    • Haga clic en Aceptar.
    1. En la página Editar directiva, en la sección Programación de retención basada en biblioteca, escriba una breve descripción de la directiva que va a crear.
    2. En Elementos que no son registros, haga clic en Agregar una fase de retención.

       Importante   Tenga en cuenta que en Registros, puede elegir definir diferentes directivas de retención para los registros si selecciona la opción Defina las diferentes fases de retención para los registros.

    3. En el cuadro de diálogo Propiedades de la fase, seleccione una opción de período de retención para especificar la caducidad de los documentos o elementos. Siga uno de estos procedimientos:
    • Para establecer la fecha de caducidad según una propiedad de fecha, en la sección Evento, haga clic en Período de tiempo basado en las propiedades del elemento y, a continuación, seleccione la acción del documento o elemento (por ejemplo, Creado o Modificado) y el incremento de tiempo que debe transcurrir después de la acción (por ejemplo, el número de días, meses o años) cuando desee que caduque el elemento.
    • Para usar una fórmula de retención personalizada para determinar la caducidad, haga clic en Establecer mediante una fórmula de retención personalizada instalada en este servidor.

       Nota   Esta opción solo está disponible si el administrador ha configurado una fórmula personalizada.

    • En Acción, especifique lo que desee que suceda cuando caduque el documento o elemento. Para permitir que se realice una acción específica en el documento o elemento (como la eliminación), seleccione una acción de la lista.
    1. La opción Iniciar un flujo de trabajo únicamente está disponible si está definiendo una directiva para una lista, una biblioteca o un tipo de contenido que ya tiene un flujo de trabajo asociado. A continuación, se le ofrecerán opciones de flujos de trabajo para elegir.
    2. En la sección Periodicidad, seleccione Repetir la acción de esta fase y escriba con qué frecuencia desea que se repita la acción.

       Nota   Esta opción únicamente está disponible si la acción seleccionada puede repetirse. Por ejemplo, no puede establecer periodicidad para la acción Eliminar permanentemente.

    3. Haga clic en Aceptar.

    Aplicar una directiva de colección de sitios a un tipo de contenido

    Si ya se crearon directivas de administración de la información para su sitio como directivas de colección de sitios, puede aplicar una de ellas a un tipo de contenido. Al hacer esto, puede aplicar la misma directiva a varios tipos de contenido de una colección de sitios que no comparten el mismo tipo de contenido principal.

     Nota   Si desea aplicar directivas a varios tipos de contenido de una colección de sitios y tiene el Servicio de metadatos administrados configurado, puede usar Publicación de tipo de contenido para publicar directivas de administración de la información en varias colecciones de sitios. Para obtener más información, vea la sección Aplicar una directiva a los tipos de contenido en colecciones de sitios .

    1. Vaya a la lista o biblioteca que contiene el tipo de contenido al cual desea aplicar una directiva.
    2. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña Biblioteca o Lista y, a continuación, haga clic en Configuración de biblioteca o en Configuración de lista, en función de si trabaja con una lista o con una biblioteca.
    3. En Permisos y administración, haga clic en Configuración de la directiva de administración de la información.
    4. Compruebe que el origen de la directiva esté establecido en Tipos de contenido y, en Directivas de tipo de contenido , seleccione el tipo de contenido al cual desee aplicar la directiva.
    5. En la sección Especificar directiva, haga clic en Utilizar una directiva de colección de sitios y, a continuación, seleccione la directiva que desee aplicar en la lista.

       Nota   Si la opción Utilizar una directiva de colección de sitios no está disponible, no se han definido directivas para la colección de sitios.

    6. Haga clic en Aceptar.

       Importante   Si la lista o biblioteca con la que está trabajando admite la administración de varios tipos de contenido, en Tipos de contenido, puede hacer clic en el tipo de contenido para el cual desea especificar una directiva de administración de información. Esto lo llevará directamente al paso 5 anterior.

    Aplicar una directiva en colecciones de sitios

    Puede compartir tipos de contenido entre las colecciones de sitios usando una aplicación de Servicio de metadatos administrados para configurar la publicación de tipos de contenido. La publicación de tipos de contenido ayuda a administrar el contenido y los metadatos de forma uniforme en los sitios porque los tipos de contenido se pueden crear y actualizar de forma centralizada, y las actualizaciones se pueden publicar en varias colecciones de sitios o aplicaciones web suscritas.

    Para obtener más información acerca de la publicación de tipos de contenido, vea el tema sobre cómo administrar la publicación de tipos de contenido.

    Crear una plantilla a partir de una directiva existente para usarla en colecciones de sitios

    Puede definir una directiva de administración de información y luego crear una plantilla a partir de ella para usarla según sea necesario en varias colecciones de sitios. Este método puede usarse si desea tener una copia de seguridad de sus directivas de información o como método alternativo a usar la publicación de tipos de contenido para aplicar una directiva en colecciones de sitios. La plantilla o copia de seguridad se crea exportando la directiva de una colección de sitios y luego importándola a una ubicación guardada o a otra colección de sitios.

     Importante   Si usa la característica de exportación e importación como forma para crear un conjunto de plantillas de directiva, recuerde que existe un identificador único en el archivo .xml de la directiva. Por este motivo, no puede importar esa directiva en un sitio más de una vez sin cambiar este identificador único.

    Exportar una directiva

    1. En la página principal de la colección de sitios en la que reside la directiva, haga clic en Acciones del sitio y, a continuación, haga clic en Configuración del sitio.
    2. En la página Configuración del sitio, en la sección Administración de la colección de sitios, haga clic en Directivas de colección de sitios.
    3. Haga clic en la directiva que desea exportar, vaya a la parte inferior de la misma y haga clic en Exportar.
    4. En la solicitud para guardar o abrir el archivo, haga clic en Guardar y, a continuación, seleccione una ubicación para guardar el archivo en ella. Asegúrese de seleccionar una ubicación que esté a disposición de las colecciones de sitios que van a importar la directiva.
    5. Cuando aparezca el cuadro Descarga completada, haga clic en Cerrar.

    Importar una directiva a una colección de sitios diferente

    Importar una directiva de administración de información permite aplicarla a varios tipos de contenido en el nivel del sitio o de la lista dentro de una colección de sitios determinada. Las ventajas de realizar esto son dos: no necesita volver a definir y aplicar la directiva en cada tipo de contenido y puede administrar más fácilmente las modificaciones realizando cambios en la directiva en un solo lugar.

    1. En la página principal de la colección de sitios en la que desea aplicar la directiva, haga clic en Acciones del sitio y, a continuación, haga clic en Configuración del sitio.
    2. En la sección Administración de la colección de sitios, haga clic en Directivas de colección de sitios.
    3. En la página Directivas de colección de sitios, haga clic en Importar y, a continuación, en Examinar para buscar el archivo XML de la directiva.
    4. Seleccione el archivo XML en el que se ha guardado la directiva y haga clic en Abrir.
    5. En la página Importar una directiva de colección de sitios, haga clic en Importar para agregar la directiva a la colección de sitios.

    Ahora la directiva importada puede aplicarse a uno o más tipos de contenido en el nivel del sitio o de la lista. Vea la sección anterior Aplicar una directiva de colección de sitios a un tipo de contenido.

    Selección de una directiva de información para aplicarla a un tipo de contenido

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    Corresponde a:
    SharePoint Server 2010