Configurar la administración de registros locales

Puede usar características de administración de registros en cualquier documento y en cualquier sitio. La capacidad de administrar registros en cualquier sitio permite a los administradores de registros tener más control sobre la forma en que se manejan los registros empresariales y jurídicos con valor a largo plazo. La administración de registros locales también permite que estos registros formen parte de un área de trabajo de colaboración, junto con los demás documentos con los que está trabajando.

Dependiendo de la estructura organizativa de su solución de administración de registros, puede activar la administración de registros locales en el nivel de la colección de sitios y desactivar la declaración manual de registros en el nivel de la lista o de la biblioteca. Sin embargo, para las listas y bibliotecas, la opción predeterminada es que la declaración manual de registros se habilite cuando se active la característica en el nivel de la colección de sitios.

En este artículo


Configurar la administración de registros locales para una colección de sitios

Si su solución de administración de registros está en el nivel de la lista o la biblioteca, vea Configurar la administración de registros locales para una lista o una biblioteca. Si su solución de administración de registros abarca varios sitios, puede configurar las opciones de administración de registros de las siguientes formas:

  • Especifique los tipos de restricciones a las que estará sujeto un documento cuando se declare como registro.
  • Especifique si todas las listas o bibliotecas de un sitio permiten la declaración manual de registros.
  • Especifique quiénes pueden declarar documentos como registros y revocar la declaración manualmente.

Configurar la administración de registros locales para una colección de sitios

 Nota    Debe activar en primer lugar la característica de administración de registros locales en el nivel de la colección de sitios para poder continuar con este procedimiento.

  1. Vaya al sitio de nivel superior.
  2. En el menú Acciones del sitio , haga clic en Configuración del sitio.
  3. En Administración de la colección de sitios, haga clic en Configuración de declaración como registro.
  4. En la página Configuración de declaración como registro, en la sección Restricciones de registro, seleccione la opción que especifique el tipo de restricciones a las que estará sujeto un elemento cuando se declare como registro. Esta configuración no afectará a los elementos que ya se declararon como registros.
  • Sin restricciones adicionales    Esta restricción es útil si desea que los registros tengan una directiva de retención diferente a los elementos que no son registros, pero no desea bloquear la eliminación o edición de los registros.
  • Bloquear eliminación    Esta es la restricción predeterminada.
  • Bloquear edición y eliminación    Esta restricción es útil si desea bloquear completamente un documento para que no se pueda editar ni eliminar. Se asocia al documento el icono de un candado para mostrar visualmente que el elemento está bloqueado.

Restricciones de registro

  1. En la sección Disponibilidad de declaración como registro, seleccione la opción que especifica si los elementos pueden declararse manualmente como registros en listas y bibliotecas de forma predeterminada. Si se activa la opción No estar disponible en todas las ubicaciones de manera predeterminada, los elementos pueden declararse como registros solo a través de una directiva o un flujo de trabajo.

Las opciones incluidas en esta sección permiten definir para toda la colección de sitios si el botón Declarar como registro aparece o no en la cinta. Si el botón aparece en la cinta, los usuarios con los permisos adecuados pueden declarar un documento como registro. Cada lista o biblioteca tiene su propia página Configuración de declaración como registro que permite a los usuarios "desviarse" de la configuración de la colección de sitios para mostrar u ocultar botones de declaración como registro en la cinta. Si la configuración de declaración como registro no está configurada en el nivel de la lista o biblioteca, usarán la configuración de la colección de sitios de forma predeterminada.

Disponibilidad de declaración como registro

  1. En la sección Roles de declaración, especifique los tipos de usuarios que pueden declarar elementos como registros o revocar la declaración.
  • Todos los administradores y colaboradores de la lista    Cualquier usuario con permisos de edición de elementos para una lista puede declarar elementos como registros y revocar la declaración.
  • Solo los administradores de la lista    Solo los usuarios con permisos de administración para una lista pueden declarar elementos como registros y revocar la declaración.
  • Solo acciones de directiva    Solo acciones de directiva o código personalizado que se ejecuta como la cuenta del sistema pueden declarar elementos como registros y revocar la declaración.

Roles de declaración

  1. Haga clic en Aceptar.

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Configurar la administración de registros locales para una lista o una biblioteca

Puede configurar opciones de administración de registros para permitir o impedir la creación de registros dentro de listas o bibliotecas específicas de un sitio. También puede configurar listas y bibliotecas para que todos los elementos que se agreguen se declaren automáticamente como registros.

Configurar la administración de registros locales para una lista o una biblioteca

  1. Vaya a la lista o biblioteca que desea configurar para la administración de registros.
  2. Para bibliotecas, en Herramientas de bibliotecas, haga clic en la pestaña Biblioteca. Para listas, en Herramientas de listas, haga clic en la pestaña Lista.
  3. En la cinta de opciones de la biblioteca, haga clic en Configuración de biblioteca. Para listas, haga clic en Configuración de la lista.

     Nota    Si no ve el botón de la cinta de opciones al que se hace referencia en este procedimiento, es posible que deba ajustar la resolución de pantalla o el tamaño de la ventana del explorador para expandir todos los botones de la cinta de opciones disponibles. También puede hacer clic en el botón del grupo para expandir la selección de botones de dicho grupo.

  4. En la página Configuración de la lista, haga clic en Configuración de declaración como registro.

Página Configuración de declaración como registro de biblioteca

  1. En la sección Disponibilidad de declaración manual como registro, siga uno de estos procedimientos:
  • Seleccione si desea usar la configuración predeterminada de la colección de sitios.
  • Permita la declaración manual como registro para esta lista o biblioteca.
  • No permita nunca la declaración manual como registro para esta lista o biblioteca.
  1. En la sección Declaración automática, seleccione si desea que los elementos que se agregan a esta lista o biblioteca se declaren automáticamente como registros.
  2. Haga clic en Aceptar.

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