Administrar el uso compartido externo en su entorno de SharePoint Online

Si su organización realiza tareas que conllevan el uso compartido de documentos y una colaboración directa con proveedores o clientes, quizás desee usar las características de uso compartido externo de SharePoint Online para compartir contenido con personas de fuera de la organización que no tengan licencias de su suscripción a Microsoft Office 365.

Este artículo describe las características de uso compartido externo de SharePoint Online. Si está buscando otras características de uso compartido externo de Office 365, consulte:

¿Cuáles son las características de uso compartido externo de SharePoint Online?

Las características de uso compartido externo son:

  • La capacidad de activar o desactivar el uso compartido externo de forma global en un entorno (o inquilino) de SharePoint Online.    Desactivar el uso compartido externo a nivel de inquilino significa que no se pueden compartir externamente documentos, sitios ni colecciones de sitios.
  • La capacidad de activar o desactivar el uso compartido externo para colecciones de sitios individuales.    Esto le proporciona la capacidad de asegurar el contenido de colecciones de sitios específicas que no desea compartir.
  • La capacidad de compartir sitios y documentos con usuarios autenticados.    Los usuarios autenticados son aquellos usuarios que han sido invitados a iniciar sesión con una cuenta de Microsoft o un Id. de usuario de Office 365.
  • La capacidad de compartir sitios y documentos con usuarios invitados.    Los usuarios invitados, denominados también usuarios anónimos, no necesitan una cuenta de Microsoft ni un Id. de usuario de Office 365para acceder a sus sitios y documentos. Obtienen acceso mediante vínculos de invitado que usted o sus empleados les proporcionan.

¿Qué es un usuario externo?

Un usuario externo es alguien de fuera de la organización que puede obtener acceso a sus sitios y documentos de SharePoint Online, pero que no tiene una licencia para su suscripción a SharePoint Online o Microsoft Office 365. Los usuarios externos no son empleados, contratistas ni agentes locales para usted ni sus afiliados.

Los usuarios externos heredan los derechos de uso del cliente de SharePoint Online que les haya invitado para colaborar. Es decir, si una organización compra un plan E3 Enterprise y crea un sitio que utiliza características de empresa, el usuario externo tendrá derecho a usar o ver las características de empresa dentro de la colección de sitios a la que haya sido invitado. Si bien los usuarios externos pueden ser invitados como miembros adicionales del proyecto para realizar una gran variedad de acciones en un sitio, no tendrán las mismas capacidades que un miembro completo de pago, de su organización. Las limitaciones se describen en la tabla siguiente.

Los usuarios externos pueden... Los usuarios externos no pueden...
Usar Office Online para ver y editar documentos. Si su plan incluye Office Pro Plus, no tendrán licencias para instalar la versión de escritorio de Office en sus equipos. Crear sus propios sitios personales (lo que se conocía como Mis sitios), editar su perfil, cambiar su foto o ver las tareas agregadas. Los usuarios externos no obtienen su propia biblioteca de documentos de OneDrive para la Empresa.
Realizar tareas en un sitio según el nivel de permisos que hayan sido asignados. Por ejemplo, si agrega un usuario externo al grupo Miembros, tendrá permisos de edición y podrá agregar, editar y eliminar listas; además, también podrá ver, agregar, actualizar y eliminar elementos de listas y documentos. Ser administrador de una colección de sitios (excepto en situaciones en que se haya contratado a un asociado para ayudar a administrar Office 365). Se puede designar a un usuario externo como diseñador de un sitio web público.
Ver otros tipos de contenido en los sitios. Por ejemplo, pueden navegar a diferentes subsitios en la colección de sitios a la que hayan sido invitados. Además, también podrán realizar otras acciones como ver fuentes de sitio. Consultar el suministro de noticias de toda la organización.
Añadir espacio de almacenamiento al bloque de almacenamiento general del inquilino.
Acceder al Centro de búsqueda o ejecutar búsquedas en "todo". Otras características de búsqueda que pueden no estar disponibles incluyen: el procesamiento de contenido avanzado, los rastreos continuos y las opciones de refinado.
Acceder a buzones de sitios.
Acceder a características de Power BI como Power View, Power Pivot, Exploración rápida o Segmentación de datos de escala de tiempo. Estas características requieren una licencia adicional, que los usuarios externos no heredan.
Usar la exhibición de documentos electrónicos. Esto requiere una licencia de Exchange Online.

Otras características que podrían no estar disponibles para los usuarios externos son:

  • Las características de Servicios de Excel, como las medidas calculadas y los miembros calculados, los gráficos dinámicos y las tablas dinámicas desacopladas, la lista de campos y el soporte de campos, las mejoras en los filtros y los filtros de búsqueda.
  • Las bibliotecas de conexión de datos de SharePoint Online
  • Los Servicios de Visio

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Decidir cómo compartir

El uso compartido externo está activado de manera predeterminada en todo su entorno de SharePoint Online (a veces denominado inquilino) y las colecciones de sitios en él. Es posible que desee desactivarlo globalmente antes de que las personas empiecen a usar los sitios o hasta que sepa exactamente cómo desea usar la característica.

Tiene una gran flexibilidad al habilitar el uso compartido externo, por lo que seguramente querrá considerar bien las opciones. Por ejemplo, puede habilitar el uso compartido en todo el inquilino, lo que proporciona a todos los usuarios la capacidad de compartir. Puede limitar el uso compartido a determinadas colecciones de sitios para que solo los administradores de esas colecciones de sitios y los administradores de los sitios de esas colecciones puedan invitar a usuarios externos. También puede limitar la capacidad de compartir sitios y documentos a un grupo de usuarios seleccionado.

Cuando se plantee si quiere compartir contenido de forma externa y cómo debe hacerlo, considere lo siguiente:

  • ¿A quién desea conceder acceso al contenido de los subsitios y el sitio de grupo, y qué desea que puedan hacer?
  • ¿A qué persona de su organización desea conceder permiso para compartir contenido externamente?
  • ¿Hay algún contenido que desee que personas externas a la organización no puedan ver nunca?

Las respuestas a estas preguntas le facilitarán la panificación de la estrategia para compartir contenido.

Pruebe esto: Si necesita:

Compartir un sitio

Si desea compartir un sitio, pero también desea restringir el acceso de los usuarios externos a algún contenido interno de su organización, puede crear un subsitio con permisos exclusivos que se use exclusivamente para compartirlo con los usuarios externos. De modo similar, si desea compartir un subsitio que ha creado en su ubicación de OneDrive para la Empresa, quizá desee asegurarse de que también tiene permisos exclusivos para que no conceda accidentalmente a los usuarios permisos para contenido o sitios adicionales en su sitio de OneDrive para la Empresa.

SharePoint usa un modelo de herencia de permisos en el que los sitios nuevos heredan automáticamente los permisos de sus sitios primarios. Si asigna permisos exclusivos a subsitios, estará "rompiendo" la cadena de herencia. Para obtener más información sobre la herencia de permisos, consulte ¿Qué es la herencia de permisos?

Proporcione acceso continuo a la información y al contenido de un sitio a alguien ajeno a su organización. Dicha persona debe poder actuar como miembro de pleno derecho de su sitio y crear, editar y ver contenido.
Comparta un documento y pida que se inicie de sesión. Proporcione acceso seguro a un documento para su revisión o colaboración a una o varias personas ajenas a la organización. Estas, sin embargo, no necesitarán un acceso continuo a otro contenido de su sitio interno.
Comparta un documento, pero no pida que se inicie sesión.

Comparta un vínculo a un documento que no contenga información personal ni confidencial con personas ajenas a la organización para que puedan verlo o actualizarlo con comentarios al respecto. Dichas personas no necesitan un acceso continuo al contenido de su sitio interno.

Tenga en cuenta que si comparte documentos con vínculos de invitado anónimo, es posible que los destinatarios de la invitación compartan esos vínculos de invitado con otros, que podrían usarlos para ver contenido.

Debe incluir la planificación del uso compartido externo como parte de la planificación de sus permisos globales de SharePoint Online. En general, el procedimiento recomendado es operar sobre el "principio de privilegio mínimo" y conceder a los usuarios externos acceso mínimo y limitado a su entorno. Incluso puede crear un grupo de permisos especiales para asignarlo a los usuarios externos cuando reciban invitaciones. También debe pensar en segmentar su contenido por niveles de seguridad, para que el contenido confidencial se ubique de forma centralizada y pueda estar muy seguro. Si prevé la necesidad permanente de hacer que los usuarios externos inicien sesión en su sitio y realicen tareas específicas, considere crear una colección de sitios dedicada a la finalidad del uso compartido externo. De esta manera, puede permitir el acceso de usuarios externos a contenido específico sin abrirles todo el entorno.

Para más información sobre la planeación de permisos, vea Planear la estrategia de permisos.

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Activar o desactivar el uso compartido externo en un entorno SharePoint Online (inquilino)

Para configurar el uso compartido externo debe ser un administrador de SharePoint Online.

  1. En el Centro de administración de SharePoint, haga clic en Configuración.
  2. En la sección Uso compartido externo, siga uno de estos procedimientos:
Si desea: Seleccione esta opción: Para este resultado:
Impedir que todos los usuarios de todos los sitios compartan sitios o contenido con usuarios externos.

No permitir el uso compartido fuera de su organización

  • Los usuarios no podrán compartir sitios o contenido con usuarios que no tengan licencias de suscripción de Office 365.
  • El uso compartido externo no puede activarse para las colecciones de sitios individuales.
Pida que los usuarios externos que han recibido invitaciones para ver sitios o contenido inicien sesión con una cuenta Microsoft antes de que puedan obtener acceso al contenido. Permitir a los usuarios externos que aceptan invitaciones de uso compartido e inician sesión como usuarios autenticados
  • Los propietarios de sitios u otras personas con permiso de control total pueden compartir sitios con usuarios externos.
  • Todos los usuarios externos deberán iniciar sesión antes de poder ver contenido.
  • Las invitaciones para ver el contenido pueden canjearse solo una vez. Una vez aceptada la invitación, no se puede compartir o usar por otros para obtener acceso.
Permita que los usuarios del sitio compartan sitios con personas que inician sesión como usuarios autenticados, pero también desea permitir que los usuarios del sitio puedan compartir documentos usando vínculos de invitado anónimo, sin requerir que los destinatarios invitados inicien sesión.

Permitir que los usuarios externos acepten el uso compartido de invitaciones y vínculos de invitado

  • Los propietarios de sitios u otras personas con permisos de control total pueden compartir sitios con usuarios externos.
  • Se pedirá que todos los usuarios externos inicien sesión antes de poder ver contenido en un sitio compartido.
  • Los propietarios del sitio u otras personas con permisos de control total pueden compartir documentos y optar por pedir el inicio de sesión o enviar un vínculo de invitado anónimo para documentos.
  • Cuando los usuarios del sitio comparten un documento, pueden conceder permisos a los usuarios externos para ver o modificar el documento.
  • Los usuarios externos que reciban vínculos de invitado anónimo podrán ver o modificar dicho contenido sin iniciar sesión.
  • Los vínculos de invitado anónimo se podrían reenviar o compartir potencialmente con otras personas, que también podrían ver o modificar el contenido sin iniciar sesión.


 Notas 

  • Si desactiva el uso compartido externo para todo su entorno y después lo vuelve a activar, los usuarios externos que previamente tenían acceso a contenido o documentos en sitios volverán a tener acceso a ellos. Si sabe que el uso compartido externo estaba previamente activado y en uso para colecciones de sitios específicos y no desea que los usuarios externos puedan recuperar el acceso si el uso compartido externo se activa de nuevo a nivel global, es recomendable que primero desactive el uso compartido externo en esas colecciones de sitios específicos.
  • Cuando se desactiva el uso compartido externo a nivel de colección de sitios, se eliminarán permanentemente todos los permisos de usuario externo en esa colección de sitios.
  • Cuando desactive el uso compartido externo a nivel de colección de sitios, se deshabilitarán los vínculos de invitado, pero podrían empezar a funcionar de nuevo si el uso compartido externo se vuelve a activar. Si desea revocar permanentemente el acceso a documentos específicos, tendrá que desactivar los vínculos de invitado anónimo.
  • Si deshabilita el acceso externo, o limitar el acceso externo a una forma más restrictiva, normalmente los usuarios externos pierden el acceso transcurrida una hora desde el cambio.

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Activar o desactivar el uso compartido para colecciones de sitios individuales

Debe ser un administrador de SharePoint Online para configurar el uso compartido externo en colecciones de sitios individuales. Los administradores de colecciones de sitios no pueden cambiar las configuraciones de uso compartido externo.

  1. En el Centro de administración de SharePoint, haga clic en Colecciones de sitios.
  2. Active la casilla que se encuentra junto a las colecciones de sitios cuya configuración de uso compartido desee activar o desactivar.
  3. En la cinta, haga clic en Uso compartido.

Cinta del Centro de administración de SharePoint Online con el botón Uso compartido resaltado

  1. Siga uno de los siguientes procedimientos:
Si desea: Seleccione esta opción: Para este resultado:
Impedir que todos los usuarios de todos los sitios compartan sitios o compartan contenido en sitios con usuarios externos.

No permitir el uso compartido fuera de su organización

  • Los usuarios no podrán compartir sitios o contenido en este sito con usuarios que no tengan licencias de suscripción de Office 365.
  • Si el uso compartido estaba activado previamente para esta colección de sitios, los usuarios externos a los que se les invitó a iniciar sesión y ver contenido en los sitios de esta colección de sitios se eliminarán permanentemente.
  • Si prevé volver a activar alguna vez el uso compartido externo en esta colección de sitios, será necesario volver a invitar a estos usuarios externos.
Pida que los usuarios externos que han recibido invitaciones para ver sitios o contenido inicien sesión con una cuenta Microsoft antes de que puedan obtener acceso al contenido. Permitir a los usuarios externos que aceptan invitaciones de uso compartido e inician sesión como usuarios autenticados
  • Los propietarios de sitios u otras personas con permiso de control total pueden compartir sitios con usuarios externos.
  • Los propietarios de sitios u otras personas con permisos de control total sobre un sitio pueden compartir documentos con usuarios externos si solicitan iniciar sesión.
  • Todos los usuarios externos deberán iniciar sesión antes de poder ver contenido.
  • Las invitaciones para ver el contenido pueden canjearse solo una vez. Una vez aceptada la invitación, no se puede compartir o usar por otros para obtener acceso.
Permita que los usuarios del sitio compartan sitios con personas que inician sesión como usuarios autenticados, pero también desea permitir que los usuarios del sitio compartan documentos usando vínculos de invitado anónimo, sin requerir que los destinatarios invitados inicien sesión.

Permitir que los usuarios externos acepten el uso compartido de invitaciones y vínculos de invitado

  • Los propietarios de sitios u otras personas con permisos de control total pueden compartir sitios con usuarios externos.
  • Se pedirá que todos los usuarios externos inicien sesión antes de poder ver contenido en un sitio compartido.
  • Los propietarios del sitio u otras personas con permisos de control total también pueden compartir documentos de forma externa y optar por pedir el inicio de sesión o enviar un vínculo de invitado anónimo para documentos.
  • Cuando los usuarios comparten un documento, pueden conceder permisos a los usuarios externos para ver o modificar el documento.
  • Los usuarios externos que reciban vínculos de invitado anónimo podrán ver o modificar dicho contenido sin iniciar sesión.
  • Los vínculos de invitado anónimo se podrían reenviar o compartir potencialmente con otras personas, que también podrían ver o modificar el contenido sin iniciar sesión.


 Notas 

  • Si se desactiva el uso compartido externo para todo el entorno de SharePoint Online, no podrá activarlo para colecciones de sitios específicos.
  • La configuración de uso compartido externo para colecciones de sitios individuales no puede ser menos restrictiva que la permitida para todo el entorno de SharePoint Online, pero estas configuraciones puede ser másrestrictivas. Por ejemplo, si el uso compartido externo está activado en todo el entorno de SharePoint Online, pero se limita a permitir solo a los usuarios autenticados, eso será el único tipo de uso compartido externo que puede permitir en una colección de sitios específicos. Si se permite el uso compartido externo a través de inicio de sesión y vínculos de invitado anónimo para todo el entorno de SharePoint Online, puede optar por desactivar el uso compartido externo por completo para una colección de sitios específicos o puede limitar el uso compartido externo para usuarios autenticados (sin vínculos de invitado).
  • Si el uso compartido externo se desactiva globalmente en el Centro de administración de SharePoint Online, todos los vínculos compartidos dejarán de funcionar. Si la función se vuelve a activar más tarde, los vínculos volverán a funcionar. También es posible deshabilitar vínculos individuales que se han compartido si desea revocar permanentemente el acceso a un documento específico.
  • Si cambia la configuración de uso compartido externo para la colección de sitios de Mi sitio, estos cambios también se aplicarán a los sitios personales existentes o recién creados (anteriormente denominados Mis sitios).
  • La configuración de uso compartido en la colección de sitios –mi sitio (por ejemplo, https://contoso-my.sharepoint.com) se aplicará a los sitios de OneDrive para la Empresa para todos los usuarios de la organización. No puede administrar selectivamente el uso compartido de un sitio de OneDrive para la Empresa de un usuario particular.

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Ver la configuración de uso compartido externo de colecciones de sitios

Para ver rápidamente las configuraciones de uso compartido externo de un grupo de colecciones de sitios:

  1. En el Centro de administración de SharePoint, haga clic en Colecciones de sitios.
  2. Active la casilla que se encuentra junto a las colecciones de sitios cuya configuración de uso compartido desee comprobar.
  3. En la cinta, haga clic en Uso compartido.
  4. Desplácese por la lista de direcciones URL para ver la configuración de uso compartido de cada colección de sitios.

Diálogo Uso compartido en el que se muestra la configuración de dos colecciones de sitios

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Administrar cuentas de usuarios externos e invitaciones

Una vez que se ha habilitado el uso compartido externo para el inquilino y/o la colección de sitios y se han establecido los permisos de uso compartido, los usuarios autorizados pueden enviar invitaciones, crear vínculos de invitado, revocar el acceso, etc. Para obtener instrucciones detalladas, consulte Compartir sitios o documentos con personas externas a la organización.


 Notas 

  • No hay ninguna manera global de ver una lista de todos los sitios a los que un usuario externo tiene acceso. Tiene que ir a cada sitio para determinar si un usuario específico tiene acceso a él
  • Tampoco hay una forma global de ver una lista de todos los documentos que se han compartido externamente.

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Para obtener más información

La configuración del administrador para uso compartido externo varía según el plan de Office 365 al que se ha suscrito su organización.

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Corresponde a:
Administración de Office 365 Enterprise, Administrador de Office 365 Mediana Empresa, Centro de administración de SharePoint, SharePoint Online Enterprise (E1 y E2), SharePoint Online Enterprise (E3 & E4), SharePoint Online Midsized Business