Administrar el uso compartido en su entorno de SharePoint Online

Si su organización realiza tareas que conllevan el uso compartido de documentos y una colaboración directa con proveedores o clientes, quizás desee usar sus sitios SharePoint Online para compartir contenido con personas de fuera de la organización que no tengan licencias de la suscripción de Microsoft Office 365 de su organización.

Hay tres formas en las que los usuarios pueden compartir contenido en su sitio con personas fuera de la organización:

Si busca información sobre cómo compartir un sitio o un documento, consulte Compartir documentos o sitios con personas fuera de su organización. Si se pregunta qué tipos de usuarios son susceptibles de ser usuarios externos y cuáles son los derechos de estos, consulte ¿Qué es un usuario externo?

Procedimientos recomendados para compartir sitios

Si comparte un sitio completo con un usuario, este podrá iniciar sesión en ese sitio y actuar como miembro de pleno derecho del sitio. Podrá examinar, buscar, ver y editar el contenido, en función del grupo de permisos que le asigne. También podrá realizar acciones como ver los nombres de otros usuarios del sitio en el selector de personas o ver metadatos de documentos. Los usuarios externos también aparecerán en el selector de personas como usuarios del sitio, lo que significa que otras personas que usen su sitio podrían conceder permisos diferentes a estos usuarios de los que inicialmente se concedieron al compartir el sitio con ellos. Asegúrese de conocer la identidad de los usuarios externos antes de invitarlos a su sitio.

Si invita a usuarios externos a su sitio de grupo, podrán ver contenido en el sitio de grupo y en todos los subsitios. Si desea impedir que los usuarios externos obtengan acceso a contenido importante o confidencial de su sitio de grupo, debe crear un subsitio del sitio de grupo que tenga permisos únicos y después compartir solo ese subsitio con los usuarios externos. Para más información sobre la herencia de permisos, vea ¿Qué es la herencia de permisos?

De modo similar, si desea compartir un subsitio que ha creado en su ubicación de OneDrive para la Empresa, quizá desee asegurarse de que tiene permisos exclusivos para que no conceda accidentalmente a los usuarios permisos para contenido o sitios adicionales en su sitio de OneDrive para la Empresa.

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Procedimientos recomendados para compartir documentos

Si comparte documentos con vínculos de invitado anónimo, es posible que los destinatarios de la invitación compartan esos vínculos de invitado con otros, que podrían usarlos para ver contenido. No use vínculos de invitado para compartir documentos confidenciales. Si desea minimizar el riesgo de que alguien pudiera compartir un vínculo anónimo, en su lugar comparta un documento pidiendo que se inicie sesión.

Decidir cómo compartir

Cuando se plantee si quiere compartir contenido de forma externa y cómo debe hacerlo, considere lo siguiente:

  • ¿A quién desea conceder acceso al contenido de los subsitios y el sitio de grupo, y qué desea que puedan hacer?
  • ¿A qué persona de su organización desea conceder permiso para compartir contenido externamente?
  • ¿Hay algún contenido que desee que personas externas a la organización no puedan ver nunca?

Las respuestas a estas preguntas le facilitarán la panificación de la estrategia para compartir contenido.

Pruebe esto: Si necesita:

Compartir un sitio

Si desea compartir un sitio, pero también desea restringir el acceso de los usuarios externos a algún contenido interno de su organización, puede crear un subsitio con permisos exclusivos que se use exclusivamente para compartirlo con los usuarios externos.

Proporcione acceso continuo a la información y al contenido de un sitio a alguien ajeno a su organización. Dicha persona debe poder actuar como miembro de pleno derecho de su sitio y crear, editar y ver contenido.
Comparta un documento y pida que se inicie de sesión. Proporcione acceso seguro a un documento para su revisión o colaboración a una o varias personas ajenas a la organización. Estas, sin embargo, no necesitarán un acceso continuo a otro contenido de su sitio interno.
Comparta un documento, pero no pida que se inicie sesión. Comparta un vínculo a un documento que no contenga información personal ni confidencial con personas ajenas a la organización para que puedan verlo o actualizarlo con comentarios al respecto. Dichas personas no necesitan un acceso continuo al contenido de su sitio interno.

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Activar o desactivar el uso compartido externo en un entorno SharePoint Online (inquilino)

Puede configurar el uso compartido externo en dos niveles dentro del centro de administración de SharePoint:

  1. Puede activar o desactivar el uso compartido externo de forma global en un entorno de SharePoint Online (o inquilino).   Además, si activa el uso compartido externo, puede especificar si desea permitir el uso compartido solo con usuarios autenticados o si desea permitir a los usuarios compartir contenido con usuarios autenticados y usuarios anónimos a través de vínculos de invitado.
  2. Puede activar o desactivar el uso compartido externo en colecciones de sitios individuales.   Esto le proporciona la capacidad de proteger el contenido de colecciones de sitios específicos que no desea compartir. También puede especificar qué nivel de uso compartido desea permitir en una colección de sitios (compartir con usuarios autenticados o compartir con usuarios autenticados y usuarios anónimos a través de vínculos de invitado).

Cuando inicia sesión por primera vez en el centro de administración de SharePoint, el uso compartido externo está activado de forma predeterminada en todo su entorno de SharePoint Online (a veces denominado inquilino) y las colecciones de sitios en él. Es posible que desee desactivarlo globalmente antes de que las personas empiecen a usar los sitios o hasta que sepa exactamente cómo desea usar la función.


 Notas 

  • Si su inquilino ha actualizado la experiencia de 2010 a otra posterior, no podrá administrar el uso compartido externo a través del centro de administración de SharePoint en los sitios que todavía usen la experiencia de 2010. Así, para administrar el uso compartido externo en los sitios que usen la experiencia de 2010, tendrá que seguir los pasos que aparecen en el artículo de 2010 Compartir un sitio con usuarios externos .
  • La capacidad de compartir contenido a través de vínculos de invitado anónimos es una nueva característica de los sitios de 2013. Estará desactivada de forma predeterminada en la experiencia de 2010. Para habilitarla, tendrá que activarla.

Debe incluir la planeación del uso compartido externo como parte de la planeación de sus permisos globales de SharePoint Online. En general, es el procedimiento recomendado operar sobre el "principio de privilegio mínimo" y conceder a los usuarios externos acceso mínimo y limitado a su entorno. Incluso puede crear un grupo de permisos especiales para asignarlo a los usuarios externos cuando reciban invitaciones. También debe pensar en segmentar su contenido por niveles de seguridad, para que el contenido confidencial se ubique de forma centralizada y pueda estar muy seguro. Si prevé la necesidad permanente de hacer que los usuarios externos inicien sesión en su sitio y realicen tareas específicas, considere crear una colección de sitios dedicado a la finalidad de uso compartido externo. De esta manera, puede permitir el acceso de usuarios externos a contenido específico sin abrir todo su entorno a ellos.

Para más información sobre la planeación de permisos, vea Planear la estrategia de permisos.

Configurar el uso compartido en su entorno de SharePoint Online

Para configurar el uso compartido externo debe ser un administrador de SharePoint Online.

  1. Vaya al Centro de administración de SharePoint.
  2. Haga clic en Configuración.
  3. En la sección Uso compartido externo, siga uno de estos pasos:
Si desea: Seleccione esta opción: Para este resultado:
Impedir que todos los usuarios de todos los sitios compartan sitios o contenido con usuarios externos.

No permitir el uso compartido fuera de su organización

  • Los usuarios no podrán compartir sitios o contenido con usuarios que no tengan licencias de suscripción de Office 365.
  • El uso compartido externo no puede activarse para las colecciones de sitios individuales.
Pida que los usuarios externos que han recibido invitaciones para ver sitios o contenido inicien sesión con una cuenta Microsoft antes de que puedan obtener acceso al contenido. Permitir a los usuarios externos que aceptan invitaciones de uso compartido e inician sesión como usuarios autenticados
  • Los propietarios de sitios u otras personas con permiso de control total pueden compartir sitios con usuarios externos.
  • Todos los usuarios externos deberán iniciar sesión antes de poder ver contenido.
  • Las invitaciones para ver el contenido pueden canjearse solo una vez. Una vez aceptada la invitación, no se puede compartir o usar por otros para obtener acceso.
Permita que los usuarios del sitio compartan sitios con personas que inician sesión como usuarios autenticados, pero también desea permitir que los usuarios del sitio puedan compartir documentos usando vínculos de invitado anónimo, sin requerir que los destinatarios invitados inicien sesión.

Permitir que los usuarios externos acepten el uso compartido de invitaciones y vínculos de invitado

  • Los propietarios de sitios u otras personas con permisos de control total pueden compartir sitios con usuarios externos.
  • Se pedirá que todos los usuarios externos inicien sesión antes de poder ver contenido en un sitio compartido.
  • Los propietarios del sitio u otras personas con permisos de control total pueden compartir documentos y optar por pedir el inicio de sesión o enviar un vínculo de invitado anónimo para documentos.
  • Cuando los usuarios del sitio comparten un documento, pueden conceder permisos a los usuarios externos para ver o modificar el documento.
  • Los usuarios externos que reciban vínculos de invitado anónimo podrán ver o modificar dicho contenido sin iniciar sesión.
  • Los vínculos de invitado anónimo se podrían reenviar o compartir potencialmente con otras personas, que también podrían ver o modificar el contenido sin iniciar sesión.


 Notas 

  • Si desactiva el uso compartido externo para todo su entorno y después lo vuelve a activar, los usuarios externos que previamente tenían acceso a contenido o documentos en sitios volverán a tener acceso a ellos. Si sabe que el uso compartido externo estaba previamente activado y en uso para colecciones de sitios específicos y no desea que los usuarios externos puedan recuperar el acceso si el uso compartido externo se activa de nuevo a nivel global, es recomendable que primero desactive el uso compartido externo en esas colecciones de sitios específicos.
  • Cuando se desactiva el uso compartido externo a nivel de colección de sitios, se eliminarán permanentemente todos los permisos de usuario externo en esa colección de sitios.
  • Cuando desactive el uso compartido externo a nivel de colección de sitios, se deshabilitarán los vínculos de invitado, pero podrían empezar a funcionar de nuevo si el uso compartido externo se vuelve a activar. Si desea revocar permanentemente el acceso a documentos específicos, tendrá que desactivar los vínculos de invitado anónimo.
  • Si deshabilita el acceso externo, o limitar el acceso externo a una forma más restrictiva, normalmente los usuarios externos pierden el acceso transcurrida una hora desde el cambio.

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Activar o desactivar el uso compartido para colecciones de sitios individuales

Debe ser un administrador de SharePoint Online para configurar el uso compartido externo en colecciones de sitios individuales. Esta tarea debe realizarse en el centro de administración de SharePoint Online para colecciones de sitios que usan la experiencia de 2013 y los administradores de colecciones de sitios no pueden cambiar las configuraciones de uso compartido externo.

Para las colecciones de sitios que usa la experiencia de 2010, debe cambiar las funciones de uso compartido externo desde la página Características de la colección de sitios. Para más información, vea el artículo de la versión de 2010 Compartir un sitio con usuarios externos.

  1. Vaya al Centro de administración de SharePoint.
  2. Haga clic en Colecciones de sitios.
  3. En la lista Colecciones de sitios, seleccione las colecciones de sitios específicos que desea actualizar y, a continuación, haga clic en Uso compartido.
  4. Siga uno de estos procedimientos:
Si desea: Seleccione esta opción: Para este resultado:
Impedir que todos los usuarios de todos los sitios compartan sitios o compartan contenido en sitios con usuarios externos.

No permitir el uso compartido fuera de su organización

  • Los usuarios no podrán compartir sitios o contenido en este sito con usuarios que no tengan licencias de suscripción de Office 365.
  • Si el uso compartido estaba activado previamente para esta colección de sitios, los usuarios externos a los que se les invitó a iniciar sesión y ver contenido en los sitios de esta colección de sitios se eliminarán permanentemente.
  • Si prevé volver a activar alguna vez el uso compartido externo en esta colección de sitios, será necesario volver a invitar a estos usuarios externos.
Pida que los usuarios externos que han recibido invitaciones para ver sitios o contenido inicien sesión con una cuenta Microsoft antes de que puedan obtener acceso al contenido. Permitir a los usuarios externos que aceptan invitaciones de uso compartido e inician sesión como usuarios autenticados
  • Los propietarios de sitios u otras personas con permiso de control total pueden compartir sitios con usuarios externos.
  • Los propietarios de sitios u otras personas con permisos de control total sobre un sitio pueden compartir documentos con usuarios externos si solicitan iniciar sesión.
  • Todos los usuarios externos deberán iniciar sesión antes de poder ver contenido.
  • Las invitaciones para ver el contenido pueden canjearse solo una vez. Una vez aceptada la invitación, no se puede compartir o usar por otros para obtener acceso.
Permita que los usuarios del sitio compartan sitios con personas que inician sesión como usuarios autenticados, pero también desea permitir que los usuarios del sitio compartan documentos usando vínculos de invitado anónimo, sin requerir que los destinatarios invitados inicien sesión.

Permitir que los usuarios externos acepten el uso compartido de invitaciones y vínculos de invitado

  • Los propietarios de sitios u otras personas con permisos de control total pueden compartir sitios con usuarios externos.
  • Se pedirá que todos los usuarios externos inicien sesión antes de poder ver contenido en un sitio compartido.
  • Los propietarios del sitio u otras personas con permisos de control total también pueden compartir documentos de forma externa y optar por pedir el inicio de sesión o enviar un vínculo de invitado anónimo para documentos.
  • Cuando los usuarios comparten un documento, pueden conceder permisos a los usuarios externos para ver o modificar el documento.
  • Los usuarios externos que reciban vínculos de invitado anónimo podrán ver o modificar dicho contenido sin iniciar sesión.
  • Los vínculos de invitado anónimo se podrían reenviar o compartir potencialmente con otras personas, que también podrían ver o modificar el contenido sin iniciar sesión.


 Notas 

  • Si se desactiva el uso compartido externo para todo el entorno de SharePoint Online, no podrá activarlo para colecciones de sitios específicos.
  • La configuración de uso compartido externo para colecciones de sitios individuales no puede ser menos restrictiva que la permitida para todo el entorno de SharePoint Online, pero estas configuraciones puede ser másrestrictivas. Por ejemplo, si el uso compartido externo está activado en todo el entorno de SharePoint Online, pero se limita a permitir solo a los usuarios autenticados, eso será el único tipo de uso compartido externo que puede permitir en una colección de sitios específicos. Si se permite el uso compartido externo a través de inicio de sesión y vínculos de invitado anónimo para todo el entorno de SharePoint Online, puede optar por desactivar el uso compartido externo por completo para una colección de sitios específicos o puede limitar el uso compartido externo para usuarios autenticados (sin vínculos de invitado).
  • Si el uso compartido externo se desactiva globalmente en el Centro de administración de SharePoint Online, todos los vínculos compartidos dejarán de funcionar. Si la función se vuelve a activar más tarde, los vínculos volverán a funcionar. También es posible deshabilitar vínculos individuales que se han compartido si desea revocar permanentemente el acceso a un documento específico.
  • Si cambia la configuración de uso compartido externo para la colección de sitios de Mi sitio, estos cambios también se aplicarán a cualquier colección de sitios de contenido personal de Mi sitio existente o recién creado.
  • La configuración de uso compartido en la colección de sitios –mi sitio (por ejemplo, https://contoso-mi.sharepoint.com) se aplicará a los sitios de OneDrive para la Empresa para todos los usuarios de la organización. No puede administrar selectivamente el uso compartido de un sitio de OneDrive para la Empresa de un usuario particular.

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Administre el uso compartido externo de sitios que no se han actualizado a la experiencia de 2013.

Si su suscripción de Office 365 ha sido actualizada recientemente a la experiencia de 2013 y todavía no ha actualizado las colecciones de sitios y los sitios en el entorno de SharePoint Online, necesitará usar configuraciones diferentes para administrar el uso compartido externo para estas colecciones de sitios. Para más información, vea el artículo de 2010 Compartir un sitio con usuarios externos.

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Ver la configuración de uso compartido externo de colecciones de sitios

Para ver rápidamente las configuraciones de uso compartido externo para varias colecciones de sitios, seleccione las colecciones de sitios en la página de colecciones de sitios en el Centro de administración de SharePoint y luego haga clic en Uso compartido.

El cuadro de diálogo mostrará las configuraciones actuales. Haga clic en Cancelar para cerrar el cuadro de diálogo sin aplicar los cambios.

 Nota    En colecciones de sitios que aún usan la experiencia de 2010, tendrá que ir a la página Características de la colección de sitios de cada colección de sitios para ver si la función está activada. Para más información, vea el artículo de 2010 Compartir un sitio con usuarios externos.

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Quitar usuarios externos

Si un sitio se ha compartido con un usuario externo y desea revocar el acceso de dicho usuario al sitio, puede hacerlo si quita los permisos de esa persona para el sitio.

  1. Vaya al sitio en el que desea descartar una invitación.
  2. Haga clic en ConfiguraciónBotón Configuración > Configuración del sitio.
  3. En Usuarios y permisos, haga clic en Personas y grupos.
  4. En Grupos, seleccione el grupo del que desea quitar usuarios.
  5. Seleccione los usuarios que desea quitar, apunte a Acciones y luego haga clic en Quitar usuarios del grupo.
  6. Cuando se le pida que confirme que desea quitar los usuarios, haga clic en Aceptar.


 Notas 

  • No hay ninguna manera global de ver una lista de todos los sitios a los que un usuario externo tiene acceso. Tiene que ir a cada sitio para determinar si un usuario específico tiene acceso a él
  • Tampoco hay una forma global de ver una lista de todos los documentos que se han compartido externamente.

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Descartar invitaciones

Si desea descartar una invitación que ha enviado a un usuario externo, puede revocar la invitación antes de que se acepte.

  1. Vaya al sitio en el que desea descartar una invitación.
  2. Vaya a ConfiguraciónBotón de configuración > Configuración del sitio.
  3. En Usuarios y permisos, haga clic en Solicitudes de acceso e invitaciones.
  4. En Invitaciones a usuarios externos, busque la persona a la que desea anular la invitación al sitio y haga clic en Abrir menú.
  5. En la ventana de propiedades, haga clic en Descartar.

Si los usuarios externos ya aceptaron una invitación y desea quitarlos de su sitio, puede hacerlo si los quita del grupo de permisos de SharePoint al que los asignó. La persona de su organización que tenga permisos como administrador de Office 365 o administrador de SharePoint Online también puede quitarlos mediante el Shell de administración de SharePoint Online. Para más información, vea los cmdlets de administración de usuarios en el artículo Introducción al Shell de administración de SharePoint Online.

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Deshabilitar un vínculo de invitado anónimo

Cuando un documento se ha compartido con un vínculo de invitado, puede ver esta información en el menú de propiedades del documento.

Cuadro de diálogo de propiedades que muestra que un documento se ha compartido con un vínculo de invitado.

Puede revocar el acceso a un documento que se ha compartido a través de un vínculo de invitado si deshabilita el vínculo.

  1. Vaya a la biblioteca que contiene el documento al que desea quitar un vínculo de invitado.
  2. Apunte al documento y haga clic en Abrir menú.
  3. Haga clic en un vínculo de invitado en la frase Abrir a cualquier persona con un vínculo de invitado.
  4. Junto a la dirección URL del vínculo de invitado, haga clic en el botón Eliminar.
  5. Cuando se le pregunte si desea deshabilitar el vínculo, haga clic en Deshabilitar vínculo.
    Cuadro de diálogo en donde se pregunta si desea deshabilitar un vínculo de invitado a un documento que se ha compartido de manera que deje de funcionar.

Cuando personas fuera de su organización traten de obtener acceso al contenido con el vínculo de invitado, verán un mensaje indicando que no pueden obtener acceso a él.

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Corresponde a:
Administración de Office 365 Enterprise, Administrador de Office 365 Mediana Empresa, Centro de administración de SharePoint, SharePoint Online Enterprise (E1 y E2), SharePoint Online Enterprise (E3 & E4), SharePoint Online Midsized Business