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En este artículo aprenderá sobre InfoPath Forms Services y cómo lo puede utilizar para alojar formularios de Microsoft Office InfoPath que se pueden rellenar en el Web. Además, aprenderá cómo InfoPath Forms Services se puede usar para administrar, distribuir y almacenar plantillas de formulario y sus formularios asociados en una ubicación centralizada.

• Descripción general de InfoPath Forms Services

• Llegar a clientes, socios y proveedores con formularios sencillos

• Simplificar los procesos empresariales orientados a formularios

• Administrar formularios y plantillas de formulario en una ubicación centralizada

Descripción general de InfoPath Forms Services

InfoPath Forms Services es una tecnología de servidor que permite a los usuarios rellenar formularios de InfoPath en un explorador Web. No se requiere que los usuarios tengan InfoPath instalado en sus equipos para rellenar este tipo de formulario, ni que descarguen ningún elemento adicional del Web. Todo lo que necesitan es un explorador, como Windows Internet Explorer, Apple Safari o Mozilla Firefox.

InfoPath Forms Services también le permite almacenar y administrar formularios y plantillas de formulario en una ubicación centralizada. InfoPath Forms Services está integrado y requiere Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, que le permite publicar plantillas de formulario que diseña en una ubicación común en toda la organización. Además, los usuarios pueden enviar formularios a las bibliotecas de SharePoint, que son carpetas en donde se almacenan una colección de archivos y donde los archivos con frecuencia utilizan la misma plantilla. También es posible integrar formularios en tareas de administración y ciclo de vida como flujo de trabajo y administración de derechos.

La tecnología InfoPath Forms Services está disponible con la licencia de acceso de cliente (CAL) de la Enterprise Edition de Microsoft Office SharePoint Server 2007 y también separadamente en Microsoft Office Forms Server 2007.

La experiencia de diseño

Las plantillas de formulario que se pueden rellenar en un explorador se llaman plantillas de formulario habilitadas para explorador. Para crear este tipo de plantilla de formulario, debe diseñar una plantilla de formulario compatible con el explorador (plantilla de formulario compatible con el explorador: una plantilla de formulario que está diseñada en InfoPath mediante un modo de compatibilidad específico. Una plantilla de formulario compatible con el explorador se puede habilitar para el explorador cuando se publica en un servidor que ejecuta InfoPath Form Services.) en InfoPath, publicarla en un servidor en el que se ejecuta InfoPath Forms Services y habilitarla para su uso en el Web.

En algunos casos, puede habilitar la plantilla de formulario para su uso en el Web activando la casilla de verificación Habilitar este formulario para rellenarlo utilizando un explorador en el Asistente para la publicación de InfoPath. En otros casos, debe publicar la plantilla de formulario en una ubicación compartida de la red corporativa y después ponerse en contacto con un administrador de conjunto de servidores para obtener información sobre cómo habilitar la plantilla de formulario y ponerla a disposición en el servidor.

Se requiere la aprobación del administrador en las siguientes situaciones:

• La plantilla de formulario contiene código administrado.
• La plantilla de formulario requiere un nivel de seguridad de Plena confianza, que permite que los formularios resultantes tengan acceso total a los recursos del sistema en los equipos de los usuarios, como archivos y configuraciones.
• La plantilla de formulario usa una conexión de datos que está administrada por un administrador.
• La plantilla de formulario está habilitada para mostrarse en un dispositivo móvil.

Si se requiere aprobación del administrador, el Asistente para la publicación le guía paso a paso para preparar la plantilla de formulario para su entrega a un administrador.

Una vez que la plantilla de formulario compatible con el explorador está habilitada para explorador, los usuarios pueden usar sus exploradores para rellenar formularios basados en esta plantilla de formulario.

Experiencia del usuario

La experiencia de usuario de rellenar un formulario en un explorador es prácticamente idéntica a rellenar un formulario en InfoPath. Por ejemplo, los controles como las secciones extensibles y características como fórmulas y formato condicional funcionan de la misma forma que ambos entornos.

Aunque rellenar un formulario en un explorador es similar a rellenar un formulario en InfoPath, hay una diferencia fundamental. En un explorador Web, los menús y barras de herramientas de InfoPath se reemplazan por una barra de herramientas que recorre toda la parte superior del formulario, que muestra las opciones para guardar, cerrar, imprimir y actualizar el formulario. Esta barra también aparece en la parte inferior de un formulario, por tanto los usuarios no tienen que volver a la parte superior de un formulario extenso para completarlo.

Si habilita las opciones de envío a la plantilla de formulario, los usuarios también verán un botón Enviar en la barra de herramientas. Cuando hacen clic en este botón, los datos del formulario se envían directamente al origen de datos que haya especificado al diseñar la plantilla de formulario, como un servicio Web o una lista de SharePoint. Si la plantilla de formulario tiene más de una vista (vista: configuración de pantalla específica para un formulario que se puede guardar como una plantilla de formulario y aplicarse a los datos del formulario cuando éste se rellena. Los usuarios pueden cambiar de vistas para seleccionar la cantidad de datos que se muestran en el formulario.), los usuarios también verán una lista Vista en la barra de herramientas.

 Los usuarios envían datos a orígenes de datos externos haciendo clic en el botón Enviar de la barra de herramientas.

 Los usuarios cambian de vista haciendo clic en un elemento de la lista Vista de la barra de herramientas.

Cuando diseña la plantilla de formulario, puede personalizar la configuración de la barra de herramientas en el cuadro de diálogo Opciones de formulario. Por ejemplo, puede quitar uno o más botones u ocultar la barra de herramientas en la parte inferior del formulario del usuario.

En las siguientes secciones, obtendrá más información sobre las ventajas de usar InfoPath Forms Services.

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Llegar a clientes, socios y proveedores con formularios sencillos

Cuando publica una plantilla de formulario en un servidor en el que se ejecuta InfoPath Forms Services, puede distribuirlo no sólo en la intranet corporativa, sino también en sitios Web externos, como sitios extranet o sitios Web corporativos. Esto le permite recopilar datos de los clientes, socios, proveedores, etc., que son vitales para el éxito de su empresa. Por ejemplo, una gran compañía de seguros puede usar una única plantilla de formulario habilitada para explorador para recopilar y procesar reclamaciones de seguros. Un asegurado puede usar un explorador para rellenar el formulario de reclamación en el sitio Web de la compañía. Además, si el cliente llama a la compañía de seguros para informar de la reclamación, un agente de seguros puede usar InfoPath para rellenar el mismo formulario de reclamación en un sitio intranet. De igual forma, un departamento gubernamental puede recopilar datos de los ciudadanos para enviar plantillas de formulario habilitadas para explorador en su sitio Web.

Cuando los usuarios obtienen acceso al formulario, ya sea desplazándose a una biblioteca o escribiendo una dirección URL del formulario en su explorador, puede ocurrir lo siguiente:

• El formulario se abre en un explorador  Si los usuarios no tienen InfoPath instalado en su equipo, el formulario se abre en un explorador, donde pueden rellenarlo al igual que harían con cualquier otro formulario en Web.
• El formulario se abre en InfoPath  Si los usuarios tienen InfoPath instalado en su equipo, el formulario se abre en InfoPath, en donde lo pueden rellenar al igual que harían en cualquier otro formulario de InfoPath. Como están rellenando el formulario en InfoPath, los usuarios cuentan con la ventaja adicional de poder usar todas las características de InfoPath para rellenar formularios, algunas de las cuales no están disponibles en los formularios del explorador.

   Nota   Si lo prefiere, puede personalizar la configuración de la plantilla de formulario para que siempre se abra en un explorador, aunque los usuarios tengan InfoPath instalado en su equipo. Esto puede resultar útil si desea que la experiencia de rellenar un formulario sea igual para todos, o cuando no desea que el formulario se abra en InfoPath porque desea impedir a los usuarios que abran o modifiquen la plantilla de formulario subyacente en modo de diseño.

Si los usuarios van a rellenar el formulario en un dispositivo móvil, como una PDA (asistente personal digital) o en un smartphone, puede diseñar la plantilla de formulario habilitada para explorador para que se pueda abrir y rellenar mediante el explorador del dispositivo móvil. Cuando los usuarios utilizan un dispositivo móvil para tener acceso al formulario, se abre en la pantalla en un formato simplificado.

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Simplificar los procesos empresariales orientados a formularios

Los formularios constituyen el centro de muchos procesos empresariales. Al alojar plantillas de formulario habilitadas para explorador en un servidor en el que se ejecuta InfoPath Forms Services, puede integrar los datos del formulario con procesos o aplicaciones empresariales existentes. Por ejemplo, puede:

• Enviar datos a sistemas empresariales existentes  Cuando diseña una plantilla de formulario compatible con el explorador, puede crear conexiones de datos (conexión de datos: conexión entre un formulario de InfoPath y un origen de datos externo, como una base de datos, un servicio Web, una biblioteca de SharePoint o un archivo XML. Las conexiones de datos se utilizan para consultar y enviar datos.) a servicios Web o a otros orígenes de datos externos. Esto le permite enviar datos a sistemas empresariales existentes o a aplicaciones y bases de datos corporativas. Por ejemplo, un departamento de ventas puede diseñar un formulario que envíe a los cliente potenciales de ventas así como información del cliente a un sistema de administración de relaciones con el cliente (CRM) existente.
• Consultar datos desde sistemas empresariales existentes  También es posible consultar datos de sistemas empresariales existentes, aplicaciones empresariales o bases de datos corporativas. Por ejemplo, cuando los usuarios abren un formulario basado en su plantilla de formulario, es puede desear que los datos de un origen de datos externos aparezcan en los campos de nombre y dirección del formulario. Esto le permite aprovechar los datos organizativos existentes y simplifica el proceso de rellenar un formulario.
• Agregar flujo de trabajo al formulario  Puede agregar flujo de trabajo a la plantilla de formulario que está almacenada en una biblioteca. De esta forma puede administrar de forma coherente los procesos empresariales más habituales. por ejemplo, como administrador, puede usar un flujo de trabajo de aprobación para dirigir un informe de gastos a través de una lista de aprobadores. Éstos pueden aprobar o rechazar el formulario de informe de gastos, volver a asignar la tarea de aprobación o solicitar cambios para el formulario. En InfoPath, los usuarios hacen clic en comandos en el menú Archivo para participar en el flujo de trabajo. En el servidor, pueden seleccionar el nombre del formulario en la biblioteca, hacer clic en la flecha que aparece y, a continuación, hacer clic en Flujos de trabajo para participar en el flujo de trabajo.

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Administrar formularios y plantillas de formulario en una ubicación centralizada

Puede almacenar sus plantillas de formulario y sus formularios asociados en un repositorio centralizado de un servidor en el que se ejecuta InfoPath Forms Services. De esta forma es más sencillo buscar, compartir y administrar formularios y plantillas de formulario.

Entre las ventajas principales se encuentra la posibilidad de:

• Almacenar formularios y plantillas de formulario en una ubicación centralizada  Puede asociar una plantilla de formulario con una biblioteca, que es una ubicación en un sitio de SharePoint en donde puede crear, actualizar y administrar archivos con otras personas de su organización. Cuando los usuarios rellenan formularios basados en la plantilla de formulario de dicha biblioteca, los formularios completados aparecen en la biblioteca junto con información fundamental de los mismos formularios.

  

• Usar tipos de contenido para administrar plantillas de formulario  Puede utilizar el Asistente para la publicación de InfoPath para publicar una plantilla de formulario como un tipo de contenido (tipo de contenido: un grupo reutilizable de configuraciones para una categoría de contenido. Use tipos de contenido para administrar metadatos, plantillas y comportamientos de elementos y documentos consistentemente. Los tipos de contenido están definidos a nivel de sitio y se utilizan en listas y bibliotecas.) del sitio. Un tipo de contenido define una plantilla de formulario, un conjunto de columnas y la configuración de administración del documento en el servidor, como configuración de directivas o de flujo de trabajo.

  Al crear tipos de contenido, puede volver a utilizar las plantillas de formulario y la configuración en una colección de sitios (colección de sitios: conjunto de sitios Web alojados en un servidor virtual que tienen el mismo propietario y comparten valores de administración. Todas las colecciones de sitios contienen un sitio Web de nivel superior y pueden contener uno o más subsitios.). En el pasado, si deseaba usar una plantilla de formulario en varias bibliotecas de SharePoint, tenía que publicar dos copias distintas de la plantilla de formulario, una para cada biblioteca. Si deseaba actualizar la plantilla de formulario, tenía que modificar la plantilla en ambos lugares. Sin embargo, ahora puede publicar una plantilla de formulario como un tipo de contenido del sitio. Cuando actualiza el tipo de contenido, el cambio se aplica automáticamente siempre que se utilice el tipo de contenido.

  Puede asignar un único tipo de contenido a varias bibliotecas en una colección de sitios o asignar varios tipos de contenido a una única biblioteca. Por ejemplo, puede agregar un tipo de contenido para formularios de informe de estado para todas las bibliotecas que se utilizan en el departamento de ventas de su compañía, para que todos los equipos de ventas recopilen y creen informes del mismo tipo de información para la administración. Además, suponga que su departamento utiliza diferentes plantillas de formulario para solicitudes de viajes, informes de viajes y formularios de informes de gastos. Puede publicar las tres plantillas de formulario como tipos de contenido del sitio y agregarlas a una biblioteca utilizada para almacenar información relacionada con los viajes del equipo. Cuando los empleados crean un nuevo formulario para la biblioteca, pueden seleccionar cuál de esas plantillas de formulario desean utilizar.

• Administrar formularios y plantillas de formulario  Los administradores de conjuntos de servidores pueden controlar el acceso a las plantillas de formulario por parte de los usuarios así como su implementación en toda la organización. Por ejemplo, pueden controlar quién puede publicar plantillas de formulario en todo el sitio o decidir cómo actualizar las plantillas de formulario en el servidor con un impacto mínimo para los usuarios.
• Administrar conexiones de datos en una ubicación central  Si varias plantillas de formulario van a usar las mismas conexiones de datos (conexión de datos: conexión entre un formulario de InfoPath y un origen de datos externo, como una base de datos, un servicio Web, una biblioteca de SharePoint o un archivo XML. Las conexiones de datos se utilizan para consultar y enviar datos.), puede almacenar la configuración para esa conexión de datos en un archivo de conexión de datos (archivo de conexión de datos: archivo que almacena información sobre una conexión en un origen de datos, como una base de datos de Access, una hoja de cálculo o un archivo de texto y que facilita la administración del origen de datos.) de una biblioteca de conexiones de datos (biblioteca de conexión de datos: biblioteca de documentos, ubicada en un sitio que ejecuta Microsoft Office SharePoint Server 2007, que incluye una colección de archivos de conexión de datos universal (.udcx) y de conexión de datos de Office (.odc).). Cuando un usuario abre un formulario que se conecta a un archivo de conexión de datos, InfoPath usa la configuración de dicho archivo para conectarse al origen de datos externo. De esta forma, varias plantillas de formulario pueden usar el mismo archivo de conexión de datos, por tanto ya no hay ninguna necesidad de crear manualmente la misma conexión de datos para cada plantilla de formulario. Es más, si cambia la ubicación o la configuración de la conexión de un origen de datos externo, no tiene que actualizar cada plantilla de formulario que usa la conexión de datos. Por el contrario, sólo tiene que actualizar el archivo de conexión de datos una vez, y todas las plantillas de formulario continúan funcionando de la forma esperada.

 Nota   Desde InfoPath puede publicar una plantilla de formulario a un servidor en el que no se ejecuta InfoPath Forms Services. Por ejemplo, puede publicar una plantilla de formulario en un servidor que esté ejecutando Windows SharePoint Services. En este caso, puede aprovecharse a algunas de las características mencionadas en la lista anterior, como la posibilidad de publicar una plantilla de formulario en una biblioteca. Sin embargo, si desea crear una plantilla de formulario habilitada para explorador, o si desea usar características tales como las bibliotecas de conexiones de datos, en este caso debe publicar la plantilla de formulario en un servicio en el que se ejecute InfoPath Forms Services.

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