Puede diseñar la plantilla de formulario para permitir que los usuarios envíen los formularios basados ella sólo si se cumple una determinada condición en el formulario. Por ejemplo, puede diseñar una plantilla de formulario de informe de gastos que los usuarios sólo puedan enviar si el total de gastos del formulario es mayor que una cantidad especificada.

Para ello, debe configurar la plantilla de formulario para permitir que los usuarios envíen el formulario y, después, agregar una regla que permita enviar el formulario sólo si se cumple una determinada condición. Después de agregar la regla, puede seleccionar qué conexión de envío de datos se utilizará si se cumple la condición de la regla.

Al configurar la plantilla de formulario para permitir que los usuarios envíen los formularios, Microsoft Office InfoPath agrega un botón Enviar a la barra de herramientas Estándar y un comando Enviar al menú Archivo cuando los usuarios rellenan el formulario.

Al configurar la plantilla de formulario para permitir que los usuarios envíen los datos del formulario si se cumple una condición, también puede personalizar las opciones de envío de la plantilla de formulario de las siguientes maneras:

• Cambiar el texto que aparece en el botón Enviar de la barra de herramientas Estándar y el comando Enviar del menú Archivo.
• Cambiar el método abreviado de teclado del botón Enviar de la barra de herramientas Estándar y el comando Enviar del menú Archivo.
• Crear mensajes personalizados para mostrar a los usuarios cuando envíen los formularios
• Especificar si el formulario debe quedar abierto, se debe cerrar o se debe abrir otro formulario en blanco después de enviarlo

Agregar la regla para enviar los datos del formulario si se cumple una condición

1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones de envío.
2. En el cuadro de diálogo Opciones de envío, seleccione la casilla de verificación Permitir a los usuarios enviar este formulario.

    Nota   Al activar esta casilla de verificación, InfoPath agrega un botón Enviar a la barra de herramientas Estándar y un comando Enviar al menú Archivo cuando los usuarios rellenan el formulario.

3. Haga clic en Realizar una acción personalizada utilizando reglas y, después, haga clic en Reglas.
4. En el cuadro de diálogo Reglas para enviar formularios, haga clic en Agregar.
5. En el cuadro Nombre, escriba un nombre para esta regla que describa la ubicación de envío. Por ejemplo, si desea permitir que los usuarios envíen el formulario mediante un mensaje de correo electrónico sólo si el valor de un campo específico es mayor de 50 dólares, escriba Envío por correo electrónico para más de 50$.
6. En el cuadro de diálogo Regla, haga clic en Establecer condición.
7. En el cuadro de diálogo Condición, especifique cuándo debe usarse la conexión de datos y, después, haga clic en Aceptar.
8. En el cuadro de diálogo Regla, haga clic en Agregar acción.
9. En la lista Acción, haga clic en Enviar usando una conexión de datos, haga clic en la conexión de datos que desee usar para esta acción de envío en la lista Conexión de datos y, después, haga clic en Aceptar.
10. Haga clic en Aceptar dos veces.
11. Para cambiar el nombre del botón Enviar que aparece en la barra de herramientas Estándar y el comando Enviar que aparece en el menú Archivo cuando los usuarios rellenan el formulario, escriba el nuevo nombre en el cuadro Título en el cuadro de diálogo Opciones de envío.

     Sugerencia   Si desea asignar un método abreviado de teclado a este botón y comando, escriba un signo Y comercial (&) delante del carácter que desee usar como método abreviado de teclado. Por ejemplo, para asignar el método abreviado de teclado a la letra V del botón y comando Enviar, escriba En&viar.

12. Para impedir que los usuarios utilicen el comando Enviar o el botón Enviar de la barra de herramientas Estándar cuando rellenen el formulario, desactive la casilla de verificación Mostrar el elemento de menú Enviar y el botón de la barra de herramientas Enviar.
13. De forma predeterminada, cuando los usuarios han enviado un formulario, InfoPath mantiene el formulario abierto y muestra un mensaje que indica si el formulario se ha enviado correctamente. Para cambiar este comportamiento predeterminado, haga clic en Opciones avanzadas y realice una de las siguientes acciones:
    • Para cerrar el formulario o crear un nuevo formulario en blanco cuando un usuario ha enviado un formulario rellenado, haga clic en la opción que desee en la lista Después del envío.
    • Para crear un mensaje personalizado que indique si el formulario se ha enviado correctamente, seleccione la casilla de verificación Usar mensajes personalizados y, a continuación, escriba los mensajes en los cuadros Si es correcto y Si no es correcto.

       Sugerencia   Incluya un mensaje en el cuadro Si no es correcto para indicar a los usuarios qué pueden hacer si no han podido enviar el formulario. Por ejemplo, puede sugerir que guarden el formulario y soliciten instrucciones adicionales.

    • Si no desea que aparezca un mensaje después de enviar un formulario, desactive la casilla de verificación Mostrar mensajes correctos y no correctos.