Ver datos del formulario en una carpeta de formularios de InfoPath

En Microsoft Office Outlook 2007, puede usar un nuevo tipo de carpeta llamada Formularios de InfoPath, para almacenar colecciones de formularios de correo electrónico de Microsoft Office InfoPath.

La primera vez que recibe un formulario de correo electrónico de InfoPath en la Bandeja de entrada, se le pedirá que cree una carpeta de formularios de InfoPath para almacenar dicho formulario y todos los formularios relacionados que reciba.

¿Qué desea hacer?


Usar las carpetas de formularios de InfoPath para mostrar datos

Al almacenar colecciones de formularios de correo electrónico relacionados de InfoPath en carpetas de formularios de InfoPath de Office Outlook 2007, puede organizar y revisar los datos con facilidad. Por ejemplo, si recopila informes de estado del equipo como formularios de correo electrónico de InfoPath, puede almacenar los formularios completados en una carpeta de formularios de InfoPath en la Bandeja de entrada. Además de conservar todos los formularos de correo electrónico de InfoPath relacionados en un único lugar, también puede mostrar datos de cada formulario en columnas en una vista personalizada para esa carpeta. Esto le permite agrupar, filtrar y ordenar datos rápidamente en varios formularios de correo electrónico de InfoPath.

Antes de poder mostrar datos en un formulario de correo electrónico de InfoPath en una vista de una carpeta de formularios de InfoPath, la plantilla de formulario asociada con dicho formulario debe configurarse para usar la promoción de propiedades. Dicha promoción de propiedades permite que los campos de un formulario InfoPath muestren valores en carpetas de formularios de InfoPath de Office Outlook 2007 o en servidores en los que se ejecuta Windows SharePoint Services 3.0 o InfoPath Forms Services. Sólo un diseñador de plantillas de formulario puede habilitar la promoción de propiedades para una plantilla de formulario con Microsoft Office InfoPath 2007.

Para comprender cómo funciona la promoción de propiedades con las carpetas de InfoPath en Office Outlook 2007, imagine que un formulario de correo electrónico de InfoPath usado por el equipo contiene un campo llamado Restaurantes, que se usa para registrar la cantidad de dinero que gasta el equipo en restaurantes cuando viaja. Si el diseñador de plantillas de formulario habilita la promoción de propiedades para dicho campo, y si configura una carpeta de formularios de InfoPath para mostrar los datos de los formularios de informes de gastos que almacena en dicha carpeta, puede ver la suma del campo Restaurante de todos los informes de gastos observando la vista de la carpeta.

Volver al principio Volver al principio

Configurar una carpeta de formularios de InfoPath para mostrar datos

Para configurar una carpeta de formularios de InfoPath en Office Outlook 2007 para mostrar los datos desde formularios de correo electrónico de InfoPath que usen la promoción de propiedades, puede hacer lo siguiente.

 Nota   Los 10 primeros campos del formulario se muestran automáticamente, pero puede usar el procedimiento siguiente para agregar, quitar o cambiar dichos campos.

  1. Haga clic en una carpeta de formularios de InfoPath.

Si no tiene ninguna carpeta de formularios de InfoPath, puede crear una.

Mostrar¿Cómo?

  1. En el menú archivo, elija Nuevo y, a continuación, haga clic en Carpeta.
  2. En el cuadro Nombre, escriba el nombre de la carpeta.
  3. En el cuadro Contenido de la carpeta, haga clic en Elementos de formulario de InfoPath.
  4. En la lista Seleccionar ubicación de la carpeta, haga clic en la ubicación que desee.
  1. Haga clic con el botón secundario en la carpeta de formularios de InfoPath en la Lista de carpetas y, a continuación, haga clic en Aumentar propiedades de formulario en el menú contextual.
  2. Haga clic en la ficha Formularios de InfoPath.
  3. Haga clic en Seleccionar formulario.
  4. En el cuadro de diálogo Seleccionar formulario de InfoPath, haga clic en el formulario que desea asociar a la carpeta y, a continuación, haga clic en Seleccionar formulario.
  5. Compruebe que la casilla de verificación Promover propiedades de formulario y mostrar los datos como columnas en una vista nueva está activada y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  6. Haga clic con el botón secundario en la vista de carpetas y haga clic en Personalizar la vista actual en el menú contextual.
  7. Haga clic en Campos.
  8. En el cuadro Seleccionar campos disponibles en, haga clic en Formulario de InfoPath.
  9. En la lista Campos disponibles, haga clic en el campo que desea y, a continuación, haga clic en Agregar.

 Sugerencia   Para seleccionar varios elementos, mantenga presionado CTRL y seleccione elementos individuales, o mantenga presionado MAYÚS y seleccione un rango de elementos.

Volver al principio Volver al principio

 
 
Corresponde a:
Outlook 2007