Usar valores de una base de datos SQL Server para rellenar un cuadro de lista, un cuadro de lista desplegable o un cuadro combinado

Puede rellenar un cuadro de lista, un cuadro de lista desplegable o un cuadro combinado con datos de una conexión de datos de consulta a una base de datos de Microsoft SQL Server.

En este artículo


Descripción general

Un cuadro de lista, un cuadro de lista desplegable o un cuadro combinado muestran elementos que pueden seleccionar los usuarios cuando rellenan un formulario basado en su plantilla de formulario. Puede configurar estos tipos de controles para mostrar los datos de una conexión de datos secundaria en una base de datos de Microsoft SQL Server. Una conexión de datos secundaria es cualquier conexión de datos a un origen de datos externo que agrega a una plantilla de formulario para que los usuarios que rellenan los formularios basándose en esta plantilla de formulario puedan obtener los datos o enviarlos a orígenes de datos externos, como un servicio Web.

Cuando agrega una conexión de datos secundaria que consulta datos a la plantilla de formulario, Microsoft Office InfoPath crea un origen de datos (origen de datos: colección de campos y grupos que definen y almacenan los datos de un formulario de InfoPath. Los controles del formulario están enlazados a estos campos y a estos grupos en el origen de datos.) secundario con campos de datos (campo de datos: un campo que contiene el resultado de una consulta a una fuente de datos externa.) y grupos (grupo: elemento en el origen de datos que puede contener campos y otros grupos. Los controles que contienen otros controles, como tablas y secciones extensibles, están enlazados a los grupos.) que se corresponden con la forma en que están almacenados los datos en la base de datos. La conexión de datos de consulta obtiene los datos del servicio Web y los almacena en el origen de datos secundario del formulario. De manera predeterminada, los datos del origen de datos secundario sólo están disponibles mientras los usuarios están conectados a una red. Puede configurar la conexión de datos secundaria para guardar los resultados de la consulta en los equipos de los usuarios para que puedan tener acceso a los datos cuando los formularios no estén conectados a una red.

Seguridad  Si utiliza una conexión de datos secundaria para recuperar datos confidenciales de una fuente de datos externa, es posible que desee deshabilitar esta función para proteger los datos contra el uso no autorizado en caso de pérdida o robo del equipo. Si deshabilita esta función, los datos estarán disponibles únicamente si el usuario está conectado a la red.

Como la estructura de datos del origen de datos secundario debe coincidir con la forma de almacenamiento de la base de datos, no puede modificar los campos o grupos existentes en el origen de datos secundario. En la sección Vea también encontrará vínculos para obtener más información acerca de las conexiones de datos y orígenes de datos.

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Antes de empezar

Antes de poder usar los valores de una base de datos de SQL Server para rellenar un control en la plantilla de formulario, necesita la siguiente información del administrador de la base de datos:

  • El nombre del servidor con la base de datos que desea usar con esta plantilla de formulario.
  • El nombre de la base de datos que desea usar con esta plantilla de formulario.
  • La autenticación requerida por la base de datos. Ésta puede usar la autenticación Microsoft Windows o la autenticación SQL Server para determinar cómo los usuarios obtienen acceso a la base de datos.
  • El nombre de la tabla que contiene los datos que desea enviar al formulario. Ésta es la tabla principal. Si piensa usar más de una tabla en la base de datos, necesita los nombres de las demás tablas, las tablas secundarias. También necesita los nombres de los campos de las tablas secundarias que tienen relaciones con los campos de la tabla principal.
  • Si puede almacenar con seguridad los resultados de la consulta en los equipos de los usuarios para su uso sin conexión.

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Paso 1: Agregue una conexión de datos de consulta

Si no tiene una conexión de datos de consulta existentes que pueda usar en la plantilla de formulario, siga estos pasos para agregar una conexión de datos secundaria a la plantilla de formulario que consulta datos. Si la plantilla de formulario ya tiene una conexión de datos secundaria que pueda usar, omita esta sección y vaya al Paso 2: Configure el control.

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Conexiones de datos.
  1. En el cuadro de diálogo Conexiones de datos, haga clic en Agregar.
  1. En el Asistente para la conexión de datos, haga clic en Crear una nueva conexión para, haga clic en Recibir datos y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  1. En la siguiente página del asistente, haga clic en Base de datos (sólo de Microsoft SQL Server o Microsoft Office Access) y, a continuación, en Siguiente.
  2. En la página siguiente del asistente, haga clic en Seleccionar base de datos.
  3. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, haga clic en Nuevo origen.
  4. En la siguiente página del asistente, en la lista ¿A qué tipo de origen de datos desea conectarse?, haga clic en Microsoft SQL Server y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  5. En el cuadro Nombre del servidor, escriba el nombre del servidor que contiene la base de datos de SQL Server.
  6. En Credenciales de conexión, siga uno de estos procedimientos:
    • Si la base de datos determina quién tiene acceso basado en las credenciales usadas en una red de Microsoft Windows, haga clic en Usar autenticación de Windows.
    • Si la base de datos determina quién tiene acceso basado en un nombre de usuario y contraseña específicos que obtiene del administrador de la base de datos, haga clic en Utilizar el nombre de usuario y la contraseña siguientes y escriba el nombre de usuario y la contraseña en los cuadros Nombre de usuario y Contraseña.
  7. Haga clic en Siguiente.
  8. En la lista Seleccione la base de datos que contiene la información que desea, haga clic en el nombre de la base de datos que desea usar, haga clic en Conectar con una tabla específica, haga clic en el nombre de la tabla principal y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  9. En la página siguiente del asistente, escriba un nombre para el archivo que almacena la información de conexión de datos en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Finalizar para guardar esta configuración.

Si piensa usar otras tablas en la conexión de datos de consulta, puede agregar las otras tablas en esta página del asistente.

MostrarAgregar otras tablas

  • Haga clic en Agregar tabla.
  • En el cuadro de diálogo Agregar tabla o consulta, haga clic en el nombre de la tabla secundaria y, a continuación, haga clic en Siguiente. InfoPath intentará establecer las relaciones mediante la coincidencia de nombres de campos de ambas tablas. Si no desea utilizar la relación sugerida, seleccione esta relación y haga clic en Quitar relación. Para agregar una relación, haga clic en Agregar relación. En el cuadro de diálogo Agregar relación, haga clic en el nombre de cada campo relacionado en la respectiva columna y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  • Haga clic en Finalizar.
  • Para agregar otras tablas secundarias, repita estos pasos.
  1. Haga clic en Siguiente.
  2. Para almacenar los resultados de la consulta con la plantilla de formulario, active la casilla de verificación Almacenar una copia de los datos en la plantilla de formulario. Si se activa esta casilla de verificación, los resultados de la consulta se almacenarán en la plantilla de formulario. Como los datos también están almacenados en dicha plantilla, estarán disponibles en los formularios que los usuarios rellenen aunque sus equipos no estén conectados a una red.

Seguridad  Si selecciona esta casilla de verificación se guardan los resultados de la búsqueda en la plantilla del formulario. Debido a que los datos se guardan en la plantilla del formulario, está disponible en los formularios que rellenan los usuarios, incluso si sus equipos no están conectados a una red. Si está obteniendo datos confidenciales desde esta conexión de datos, es posible que desee deshabilitar esta función para proteger los datos en caso de pérdida o robo del equipo.

  1. Haga clic en Siguiente.
  2. En la siguiente página del asistente, escriba un nombre descriptivo para esta conexión de datos secundaria. Si desea que el formulario reciba datos automáticamente cada vez que se abre el formulario, active la casilla de verificación Recuperar datos automáticamente cuando se abre un formulario.

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Paso 2: Configure el control

  1. Si la plantilla de formulario contiene varias vistas, haga clic en Nombre de vista en el menú Vista para ir a la vista con el control donde desea que se muestren los datos del origen de datos secundario.
  1. Haga doble clic en el control de cuadro de lista, cuadro de lista desplegable o cuadro combinado que desee rellenar.
  2. Haga clic en la ficha Datos.
  3. En Entradas del cuadro de lista, haga clic en Buscar valores desde un origen de datos externo.
  4. En la lista Origen de datos, haga clic en el origen de datos que desee utilizar.
  5. Haga clic en Seleccionar XPath Imagen del botón junto al cuadro Entradas.
  6. En el cuadro de diálogo Seleccionar un campo o grupo, especifique los datos que se mostrarán al usuario y qué datos se enviarán al origen de datos externo siguiendo uno de los procedimientos siguientes.

MostrarEspecificar que los datos que verá el usuario son los mismos datos que enviará

  • Haga clic en un campo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

MostrarEspecificar que los datos que verá el usuario son diferentes a los que enviará

 Nota   En esta situación, los datos que el usuario verá proceden de uno de los campos del grupo y los datos que enviará el usuario se encuentran en otro campo del mismo grupo.

  1. Haga clic en un grupo y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  2. En el cuadro de diálogo Propiedades del control, haga clic en Seleccionar XPath Imagen del botón junto al cuadro Valor.
  3. En el cuadro de diálogo Seleccionar un campo o grupo, haga clic en el campo que contiene los datos que enviará el usuario al origen de datos externo y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  4. En el cuadro de diálogo Propiedades del control, haga clic en Seleccionar XPath Imagen del botón junto al cuadro Nombre para mostrar.
  5. En el cuadro de diálogo Seleccionar un campo o grupo, haga clic en el campo que contiene los datos que aparecerán en el control y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  1. Si el campo del cuadro Nombre para mostrar tiene valores con nombres para mostrar similares y desea mostrar sólo nombres únicos, active la casilla de verificación Mostrar solamente las entradas con nombres de presentación únicos.

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Corresponde a:
InfoPath 2007