Usar formularios de correo electrónico de InfoPath en Outlook

Si ya utiliza formularios de Microsoft Office InfoPath para tareas como enviar informes de estado semanales y si utiliza Microsoft Office Outlook 2007 para administrar los mensajes de correo electrónico, los formularios de correo electrónico de InfoPath pueden ayudar a agilizar los procesos que utilice para colaborar y compartir datos. Esto es debido a que puede abrir, rellenar y enviar formularios de InfoPath desde Office Outlook 2007, sin tener que abrir InfoPath. Si recibe un formulario de correo electrónico de InfoPath, puede responderlo, reenviarlo y guardarlo de la misma forma que haría con cualquier otro elemento en Office Outlook 2007.

En este artículo

Requisitos previos para usar formularios de correo electrónico de InfoPath

Antes de comenzar, debe leer los siguientes requisitos previos para usar formularios de correo electrónico de InfoPath. Si se cumplen las siguientes condiciones en la organización, puede usar formularios de correo electrónico de InfoPath para enviar o recibir datos del formulario.

Requisitos previos de instalación    Para enviar o recibir formularios de correo electrónico de InfoPath en Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office InfoPath 2007 debe estar instalado en el equipo y Office Outlook 2007 debe configurarse para enviar y recibir formularios de correo electrónico de InfoPath. Si tiene estos programas instalados en su equipo y Office Outlook 2007 se ha configurado para enviar formularios de correo electrónico de InfoPath, pero lo mismo no es verdadero para los destinatarios de los formularios de correo electrónico de InfoPath, los formularios que envíe aparecerán a dichos destinatarios como datos adjuntos a los mensajes de correo electrónico. Los destinatarios pueden a continuación guardar los formularios adjuntos y abrirlos utilizando InfoPath. Office Outlook 2007 se ha configurado para enviar y recibir formularios de correo electrónico de InfoPath de forma predeterminada. Para activar o desactivar los formularios de correo electrónico de InfoPath, en el cuadro de diálogo Opciones de Office Outlook 2007, haga clic en Opciones avanzadas en la ficha Otro y seleccione o desactive la casilla de verificación Habilitar formularios de correo electrónico de InfoPath en el cuadro de diálogo Opciones avanzadas.

Disponibilidad de formularios    Si desea que los usuarios rellenen formularios de correo electrónico de InfoPath y le devuelvan los datos, y la plantilla asociada del formulario no está guardada en una ubicación compartida a la que puedan tener acceso sus usuarios, puede incluir la plantilla con el formulario de correo electrónico de InfoPath haciendo clic en la opción Incluir plantilla de formulario en el panel de tareas Opciones de correo. El panel de tareas aparece cuando reenvía un formulario de correo electrónico de InfoPath o responde a él, o cuando lo envía haciendo clic en Enviar en el formulario. Alternativamente, puede enviar una versión de sólo lectura del formulario.

Requisitos previos de instalación para destinatarios    Si los destinatarios de los formularios de correo electrónico de InfoPath no tienen Microsoft Office Outlook 2007 y Microsoft Office InfoPath 2007 instalado y configurado para utilizar formularios de correo electrónico de InfoPath, recibirán un mensaje de correo electrónico que contiene una representación HTML de la vista del formulario predeterminada y se adjuntará un formulario de InfoPath al mensaje de correo electrónico. Si los destinatarios tienen una versión anterior de InfoPath instalada y el formulario contiene funciones compatibles con versiones anteriores, pueden guardar el archivo de formulario adjunto y abrirlo utilizando la versión anterior de InfoPath.

 Nota   Cuando los formularios de correo electrónico de InfoPath que envía a otros se rellenan y los vuelve a recibir, puede revisar de varias formas los datos de dichos formularios en Office Outlook 2007. Por ejemplo, puede ver los datos usando una vista personalizada de una carpeta de formularios de InfoPath, que le permite ver los datos del formulario sin abrir los mismos formularios. También puede combinar varios formularios de correo electrónico de InfoPath en un único formulario para analizar o comparar datos, o exportar los datos de uno o más formularios de correo electrónico de InfoPath para Microsoft Office Excel 2007. Vea la sección Vea también para obtener más información sobre estas tareas.

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Recopilar datos de otros mediante un formulario de correo electrónico de InfoPath

  1. En el menú Archivo, elija Nuevo y, a continuación, haga clic en Seleccionar formulario de InfoPath.
  2. En el cuadro de diálogo Seleccionar formulario de InfoPath, haga doble clic en el formulario que desea.
  3. En la ventana Formulario de InfoPath: Nombre del formulario, haga clic en Reenviar.
  4. Escriba las direcciones de correo electrónico de los destinatarios en los cuadros Para y CC. Separe los nombres con un punto y coma (;).

 Nota   El cuadro CCO no aparece de forma predeterminada. Para agregar una dirección de correo electrónico en el cuadro CCO, haga clic en Para o CC y, a continuación, en el cuadro de diálogo que aparece, escriba la dirección de correo electrónico en el cuadro CCO.

  1. En el cuadro Asunto, escriba un nuevo asunto del mensaje.
  2. En el cuadro Introducción, escriba un texto explicativo sobre el formulario de correo electrónico de InfoPath.
  3. En el panel de tareas Opciones de correo, siga uno de estos procedimientos:
    • Para enviar una versión que los destinatarios pueden usar para rellenar y enviar datos, haga clic en Formulario editable.

 Nota   Si la plantilla del formulario no se encuentra en una ubicación compartida a la que otros usuarios pueden tener acceso, como una carpeta de red o un sitio de Windows SharePoint Services 3.0, active la casilla de verificación Incluir plantilla de formulario.

  • Para enviar una versión de sólo lectura del formulario, haga clic en Instantánea de sólo lectura.
  1. Haga clic en Enviar .

 Nota   Como está enviando un formulario de correo electrónico de InfoPath para recopilar datos de otros usuarios, no tiene que escribir ningún dato en los campos de formulario de InfoPath antes de enviar el formulario.

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Enviar los propios datos mediante un formulario de correo electrónico de InfoPath

  1. En el menú Archivo, elija Nuevo y, a continuación, haga clic en Seleccionar formulario de InfoPath.
  2. En el cuadro de diálogo Seleccionar formulario de InfoPath, haga doble clic en el formulario que desea.
  3. En la ventana Formulario de InfoPath: Nombre de formulario, escriba los datos en el formulario de correo electrónico de InfoPath.

 Sugerencia   Rellenar un formulario de correo electrónico de InfoPath es igual que rellenar un formulario de InfoPath. Por ejemplo, si el formulario contiene más de una vista, puede cambiar de vista haciendo clic en el menú Ver del formulario y seleccionar la vista que desea. Vea la sección Vea también para obtener más información sobre cómo rellenar formularios de InfoPath.

  1. Haga clic en Enviar y, a continuación, en el cuadro de diálogo Formulario de InfoPath: Nombre del formulario, escriba las direcciones de correo electrónico de los destinatarios en los cuadros Para, CC o CCO. Separe los nombres con un punto y coma (;).

 Nota   Si el diseñador de la plantilla de formulario ha definido una acción de envío personalizada, los datos se envían automáticamente.

  1. En el cuadro Asunto, escriba un nuevo asunto del mensaje.
  2. En el cuadro mayor situado en la parte inferior del cuadro de diálogo, escriba un texto explicativo sobre el formulario de correo electrónico de InfoPath.
  3. Haga clic en Enviar .
  4. Para guardar una copia del formulario que acaba de enviar a la carpeta activa, haga clic en Guardar en el menú Archivo.

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Corresponde a:
Outlook 2007