Introducción al diseño de un panel de información del documento mediante InfoPath

En este artículo


Introducción a los paneles de información del documento

El panel de información del documento, que se muestra en los documentos de Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007 y Microsoft Office Excel 2007, permite a los usuarios ver y cambiar las propiedades de un archivo individual o de un tipo de contenido guardado en un servidor de administración de documentos, como el sitio de un área de documentos o una biblioteca basada en Windows SharePoint Services 3.0. Estas propiedades, que también se conocen como metadatos (metadatos: datos que describen a otros datos. Por ejemplo, las palabras de un documento son datos; el recuento de palabras es un ejemplo de metadatos.), son detalles de un archivo que lo describen o lo identifican. Los usuarios pueden usar estas propiedades para organizar, identificar y buscar documentos.

El panel de información del documento es un formulario de Microsoft Office InfoPath 2007 que se hospeda y se muestra en un documento. No necesita tener instalado InfoPath en el equipo para ver un panel de información del documento de un documento de 2007 Microsoft Office System, pero sí necesita Office InfoPath 2007 para diseñar o personalizar paneles de información de documentos. Por ejemplo, si desea personalizar un panel de este tipo para que muestre los datos de un origen de datos externo como un servicio web, debe usar Office InfoPath 2007 para diseñar ese panel de información del documento.

Al usar un panel de información del documento con documentos de Versión de Office 2007, los usuarios pueden realizar un seguimiento y modificar los metadatos de un documento, incluso mientras trabajan en el documento. Además, el panel de información del documento puede personalizarse para el uso de datos de un origen de datos (origen de datos: colección de campos y grupos que definen y almacenan los datos de un formulario de InfoPath. Los controles del formulario están enlazados a estos campos y a estos grupos en el origen de datos.) externo, como un servicio Web, lo que permite a los empleados usar los metadatos de manera coherente en distintos tipos de documento de Versión de Office 2007 en toda la organización.

Si personaliza el panel de información del documento, también puede agregar lógica empresarial, como validación de datos o las propiedades personalizadas que sean importantes para la organización. Asimismo, mediante la creación de un elemento de plantilla con campos comunes, puede organizar que se vuelvan a usar eficazmente estos paneles en distintos tipos de documentos de Versión de Office 2007 en toda la organización. Un elemento de plantilla es una parte de una plantilla de formulario que se puede guardar para reutilizarlo en varias plantillas de formulario.

Además de modificar y realizar un seguimiento de los metadatos mediante los paneles de información del documento en Office Word 2007, Office Excel 2007 y Office PowerPoint 2007, los usuarios de documentos de Office Word 2007 pueden realizar tareas adicionales. En Office Word 2007, los usuarios pueden agregar propiedades del panel de información del documento como controles de propiedad en el propio documento. Los controles de propiedad de Office Word 2007 muestran las propiedades del documento como contenido en el propio documento. Estos controles de propiedad se actualizan cuando cambia la información en el panel de información del documento. Además, los datos en el panel de información del documento se actualizan cuando cambian los correspondientes controles de propiedad en el documento.

La sección Vea también incluye más información sobre cómo agregar propiedades a un documento de Word.

Tipos de propiedades

Los paneles de información del documento se utilizan para realizar un seguimiento de una de las siguientes propiedades:

  • Propiedades de documento estándar en documento individuales.
  • Propiedades de servidor de los tipos de contenido de SharePoint que se basan en el tipo de contenido Documento o el tipo de contenido Columnas de Dublin Core, que está disponible en los servidores en los que se ejecuta Microsoft Office SharePoint Server 2007.
  • Propiedades personalizadas que se agregan a un panel de información del documento.

Las propiedades que los usuarios pueden ver o modificar mediante un panel de información del documento pueden agruparse en tres categorías generales: propiedades basadas en el documento, propiedades basadas en el servidor y propiedades personalizadas. Según el diseño y la ubicación del panel de información del documento, pueden aparecer algunas o todas las propiedades siguientes en el panel de información del documento:

Propiedades basadas en el documento    Incluyen propiedades como título, nombre del autor, asunto y palabras clave que identifican el tema o el contenido del documento.

Propiedades basadas en el servidor    En el caso de los documentos que están guardados en un sitio de SharePoint y que utilizan paneles de información del documento personalizados, estas propiedades pueden incluir datos sobre la biblioteca de documentos, las columnas del sitio, los tipos de contenido del sitio o datos de otros campos personalizados.

Propiedades personalizadas    Puede definir propiedades personalizadas para un documento de Office personalizando un panel de información del documento mediante InfoPath. Las propiedades personalizadas pueden incluir metadatos específicos de una organización o un proyecto, como un código de proyecto o un valor del centro de costos.

 Nota   También puede definir las propiedades personalizadas de un documento haciendo clic en Propiedades avanzadas del menú Propiedades del documento en un panel de información del documento de Office Word 2007, Office Excel 2007 o Office PowerPoint 2007. No obstante, estas propiedades avanzadas no se ven en el propio panel de información del documento. Para personalizar las propiedades visibles en el panel de información del documento, debe usar InfoPath, o bien, en el caso de documentos almacenados en un servidor de administración de documentos, debe modificar el esquema de tipo de contenido agregando o quitando columnas del tipo de contenido.

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Usar un panel de información del documento

Cuando se crea un documento con Office Word 2007, Office Excel 2007 o Office PowerPoint 2007, se crea automáticamente un panel de información del documento. Este panel de información del documento predeterminado incluye propiedades estándar como Autor, Título y Asunto. Asimismo, se pueden agregar propiedades personalizadas diseñando un panel de información del documento desde el principio y, a continuación, asociándolo a un documento, o bien, personalizando un panel de información del documento existente.

Cuando diseñe un panel de información del documento, puede usarlo con muchos documentos, entre ellos cabe destacar los documentos de Office Word 2007, Office Excel 2007 y Office PowerPoint 2007. O bien, puede diseñar varios paneles de información del documento. Por ejemplo, si algunos documentos están asociados a un proyecto específico, puede que desee usar campos únicos para los paneles de este tipo que se usan sólo en esos documentos.

Aunque la organización use varios paneles de información del documento, cada uno de ellos puede contener varias propiedades comunes. Para volver a usar fácilmente propiedades comunes al diseñar un panel de información del documento, considere usar elementos de plantilla. Si crea y usar estos elementos, puede contribuir a garantizar que los metadatos clave de la organización sean coherentes en tono, estructura y funcionamiento. Por ejemplo, puede que la organización necesite que cada panel de información del documento incluya un campo denominado Puesto además de Autor. Mediante el diseño de un elemento de plantilla que use los campos comunes, puede volver a usar eficazmente el elemento en varios paneles de información del documento.

 Nota   Para personalizar un esquema de tipo de contenido de SharePoint, sólo puede personalizar el panel de información del documento agregando campos que forman parte del esquema. Para agregar o quitar campos del panel de información del documento agregando nuevos campos al esquema de tipo de contenido, debe agregar o quitar columnas del tipo de contenido.

Después de crear un panel de información del documento personalizado, debe asociarlo a un documento antes de poder usarlo. Para ello, debe activar primero la ficha Programador de la cinta de opciones de los programas en los que desee usar este panel. A continuación, puede especificar la ubicación del panel de información del documento mediante una dirección URL, una ruta de acceso a archivos de direcciones UNC o URN. Además, puede elegir que se muestren el panel de información del documento o las propiedades personalizadas creadas de forma predeterminada cuando se abra el documento.

Además de ver o cambiar las propiedades de los paneles de información del documento de los documentos de Office Word 2007, Office Excel 2007 y Office PowerPoint 2007, en Office Word 2007, los usuarios pueden agregar propiedades desde el panel como controles de propiedad en el propio documento. Por ejemplo, se pueden agregar varias versiones de la dirección de una compañía como controles de propiedad de un documento. Estos controles se actualizarán a medida que se modifique el panel de información del documento.

La sección Vea también incluye más información sobre cómo crear un panel de información del documento personalizado y agregar propiedades a un documento de Office Word 2007.

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Información general de seguridad

Un panel de información del documento está sujeto a las mismas directrices y restricciones de seguridad que un formulario de InfoPath. Las características de seguridad de InfoPath se han diseñado para ayudar a proteger los formularios y equipos de los usuarios contra operaciones no seguras, como el acceso a datos o el envío de datos a un origen que no es de confianza. Por ejemplo, las plantillas de formulario de InfoPath se ejecutan en uno de los tres niveles de seguridad, dependiendo de dónde estén ubicadas, cómo estén instaladas y si llevan una firma digital. Los tres niveles son: Restringido, Dominio y Plena confianza. A un panel de información del documento se le asigna el mismo nivel de seguridad que a una plantilla de formulario de InfoPath. Antes de diseñar y usar un panel de información del documento, deberá familiarizarse con las consideraciones de seguridad para el uso de conexiones de datos y la implementación.

Consideraciones de seguridad para el uso de conexiones de datos

Un panel de información del documento no puede obtener acceso a un origen de datos de otro dominio, a menos que esté establecido en Plena confianza. Para habilitar la plena confianza, es preciso firmar digitalmente la plantilla de formulario del panel de información del documento con un certificado raíz de confianza o crear un archivo instalable.

 Nota   Si la persona que usa el documento no tiene permiso para obtener acceso al origen de datos, aparecerá un mensaje de error incluso si el nivel de permiso para el panel de información del documento es suficiente para obtener acceso al origen de datos.

La sección Vea también incluye información adicional sobre los niveles de seguridad de las plantillas de formulario de InfoPath.

Consideraciones de seguridad para la implementación

Se recomienda implementar un panel de información del documento en el mismo dominio que los propios documentos. Por ejemplo, si un documento de Office Word 2007 en el servidor http://example usa un panel de información del documento personalizado, se recomienda almacenar también el panel de información del documento correspondiente a ese documento en http://example. Si decide implementar un panel de información del documento en otro dominio, o bien, si un usuario abre una versión almacenada localmente de un documento (o un documento enviado como datos adjuntos de un mensaje de correo electrónico), el nivel de seguridad del panel de información del documento bajará a un nivel inferior. Se trata de una precaución de seguridad para ayudar a proteger a los usuarios contra los riesgos de seguridad asociados a un panel de información del documento que obtiene acceso a datos ubicados en otro dominio.

 Notas 

  • Cuando se personaliza un panel de información del documento para un tipo de contenido de SharePoint, el panel de información del documento se implementa automáticamente en el sitio de SharePoint al publicarlo.
  • Si desea que un usuario ejecute desde su equipo una versión localmente instalada de un panel de información del documento, debe crear un archivo instalable mediante el Asistente para la publicación y Visual Studio. Si publica la plantilla de formulario (archivo .xsn) del panel de información del documento en una unidad de disco duro, el panel de información del documento no se abrirá cuando el usuario abra el documento asociado.

La sección Vea también incluye información adicional sobre cómo crear un archivo instalable mediante el Asistente para la publicación y Visual Studio.

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Corresponde a:
InfoPath 2007