Introducción a Microsoft InfoPath 2010

En este artículo


¿Qué son InfoPath e InfoPath Forms Services?

Junto con Microsoft SharePoint Designer 2010, InfoPath 2010 facilita la creación de soluciones de extremo a extremo en SharePoint Server 2010 que incluyen formularios muy prácticos, además de flujo de trabajo a la escala de la empresa y acceso a datos empresariales clave. InfoPath ha sido diseñado, fundamentalmente, como un potente motor de edición XML que permita a los usuarios finales interactuar fácilmente con los datos.

Junto con las eficaces características de colaboración de SharePoint, InfoPath 2010 es un componente fundamental del kit de herramientas que necesita para crear rápidamente aplicaciones que respondan a las necesidades de su empresa. InfoPath 2010 e InfoPath Forms Services en SharePoint Server 2010 ofrece a los usuarios de empresas la posibilidad de automatizar sus procesos comerciales para recopilar, administrar y compartir información. Los departamentos de TI, los programadores y los usuarios avanzados pueden crear potentes aplicaciones empresariales en la plataforma SharePoint usando los formularios de InfoPath para interactuar con datos externos, para conducir el flujo de trabajo y para mejorar las páginas web. Los usuarios que estén familiarizados con Microsoft Office y SharePoint aprenderán a crear, usar y mejorar los procesos empresariales con los formularios de InfoPath 2010 más rápida y fácilmente.

Microsoft InfoPath 2010 permite diseñar y rellenar formularios electrónicos, como informes de gastos, hojas de asistencia, encuestas y formularios de seguros. Puede hacerlo usando los controles de formulario habituales, como los cuadros de texto o los cuadros de listas, o insertando controles que ofrezcan a los usuarios la flexibilidad para agregar, quitar, reemplazar u ocultar secciones de un formulario con el fin de enriquecer la experiencia de los usuarios. Los formularios que se pueden diseñar van desde los más sencillos, utilizados para recopilar datos de su equipo inmediato, hasta formularios complejos que forman parte de un proceso empresarial mucho más amplio. Los formularios de InfoPath se pueden usar por sí mismos o se pueden diseñar para que trabajen con bases de datos existentes o servicios web. Los formularios se pueden publicar en una ubicación común y acceder desde ella, dentro de una red corporativa, como una carpeta compartida, un servidor web o una biblioteca ubicada en un sitio de Microsoft SharePoint Server 2010 o Microsoft SharePoint Foundation 2010.

Cuando rellenan un formulario en InfoPath 2010, los usuarios pueden utilizar funciones que le serán familiares, muy parecidas a las de los documentos. Por ejemplo, pueden comprobar la ortografía del formulario o insertar texto con formato y gráficos dentro de determinados campos. Dependiendo del diseño de la plantilla de formulario, los usuarios también podrán combinar los datos de varios formularios en un único formulario o exportarlos a otros programas. Si una plantilla de formulario está habilitada para explorador, los usuarios que no tienen InfoPath instalado en sus equipos pueden rellenar el formulario en un explorador web o en un dispositivo móvil.

Si usa InfoPath 2010 y Microsoft SharePoint Server 2010 con InfoPath Forms Services, puede diseñar plantillas de formulario compatibles con el explorador en InfoPath y permitir que se usen en sitios web internos y externos. De esta forma puede compartir formularios empresariales con una variedad de usuarios, como empleados, clientes, proveedores y socios. No se requiere que los usuarios tengan InfoPath instalado en sus equipos para rellenar un formulario, ni que descarguen ningún elemento adicional web. Todo lo que necesitan es un explorador, como Windows Internet Explorer, Apple Safari o Mozilla Firefox. Si los usuarios tienen InfoPath instalado en su equipo, pueden mostrar y rellenar el formulario en InfoPath en lugar de en un explorador.

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¿Cuáles son los componentes de InfoPath?

InfoPath consta de los siguientes componentes: InfoPath Designer 2010, InfoPath Filler 2010 y SharePoint Server 2010 con InfoPath Forms Services. InfoPath Designer y InfoPath Filler se instalan en equipos cliente, como parte de Microsoft Office Professional Plus 2010. Si desea publicar formularios de InfoPath como formularios compatibles con el explorador, necesita tener acceso a una instalación de SharePoint Server 2010 con InfoPath Forms Services.

InfoPath Designer 2010    Para crear y publicar una plantilla de formulario de InfoPath (.xsn), se utiliza InfoPath Designer 2010. Cuando se diseña un archivo de plantilla de formulario (.xsn), se crea un solo archivo que contiene los archivos auxiliares que implementan el diseño, las vistas y la lógica de los que depende una solución de formulario de InfoPath particular. Cuando los usuarios rellenan un formulario, lo que están rellenando en realidad es una instancia del archivo del formulario (.xml), que se basa en la plantilla de formulario asociada. Con InfoPath Designer puede crear rápidamente formularios que incluyan secciones de diseño prediseñadas, reglas listas para usar, una mejor administración de reglas y diferentes estilos. Además, ahora InfoPath Designer incluye una serie de plantillas de formulario diferentes, para que no tenga que definir todas las partes del formulario desde cero.

InfoPath Filler 2010    Con InfoPath Filler, los usuarios que están rellenando formularios disponen de una interfaz de usuario sencilla y fácil de usar y pueden elegir entre guardar un borrador, guardar una copia local o guardar como PDF y tienen un informe local del formulario. Se han eliminado todas las funciones de diseño de formularios innecesarias para aquellas personas que simplemente desean abrir y rellenar un formulario.

InfoPath Forms Services    La paridad mejorada entre los formularios de InfoPath Filler 2010 y los formularios de explorador de InfoPath en SharePoint Server 2010 garantiza una mayor homogeneidad para los usuarios que rellenan los formularios. Por ejemplo, las funciones disponibles en ambos entornos incluyen: listas con viñetas, numeración y sin formato; cuadros de lista de selección múltiple; cuadros combinados; botones de imagen; funciones de hipervínculo; grupo y sección de opciones; funciones de filtrado; controles de fecha y hora y selectores de personas.

Además, InfoPath 2010 se ha integrado en SharePoint Designer 2010 para permitir la creación y personalización de formularios asociados a las listas externas de Servicios de conectividad empresarial (BCS) y soluciones de flujos de trabajo.

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¿Cómo se puede utilizar InfoPath?

Puede usar InfoPath para recopilar datos empresariales de las personas con las que trabaja, como compañeros de trabajo, socios, proveedores y clientes. Los formularios de InfoPath pueden ser formularios muy sencillos que usen varias personas de un pequeño grupo de trabajo. Por ejemplo, un equipo de ventas de 10 personas podría utilizar un formulario de InfoPath para cumplimentar y compartir información acerca de las visitas de ventas. Los datos de estos formularios podrían combinarse en un único informe de resumen que se envíe al departamento de administración cada mes.

O bien, las organizaciones pueden diseñar formularios más complejos que se conecten a bases de datos ya existentes o integradas en sistemas corporativos ya existentes. Por ejemplo, los programadores del departamento de tecnología de información (TI) pueden diseñar una plantilla de formulario de InfoPath para administrar el proceso de elaboración de informes de gastos de la organización. La plantilla de formulario puede incluir vistas y características de lógica empresarial que permiten a las diferentes categorías de usuarios enviar el informe de gastos, revisarlo, aprobarlo y devolverlo al remitente.

Las nuevas características introducidas en InfoPath 2010 e InfoPath Forms Services hacen más fácil crear aplicaciones potentes de SharePoint con rapidez, como, por ejemplo:

  • Personalizar los formularios utilizados para crear, ver y editar elementos de lista de SharePoint
  • Crear aplicaciones de flujo de trabajo junto con SharePoint Designer 2010
  • El elemento web del formulario de InfoPath, que permite crear potentes elementos web sin escribir código y conectarlos con otros elementos web para crear combinaciones de datos.

La siguiente lista recoge algunas de las ventajas de utilizar InfoPath:

Integración de Office System    InfoPath funciona con otros muchos programas y servidores de Microsoft Office System, como Microsoft Outlook, Microsoft Excel y Microsoft Access. Por ejemplo, puede diseñar y rellenar formularios de InfoPath en mensajes de correo electrónico, exportar datos del formulario a hojas de cálculo, enviar datos del formulario a una base de datos o consultar datos desde una lista de SharePoint. Además, los programadores pueden incrustar formularios de InfoPath, es decir,  sin menús, barras de herramienta ni otros elementos de la interfaz de usuario , en aplicaciones personalizadas.

Datos reutilizables    Los datos que especifican los usuarios en un formulario de InfoPath no tienen que permanecer bloqueados siempre en el formulario. Se les puede aplicar un nuevo formato o volver a utilizarse de muchas formas. Esta flexibilidad permite a los programadores de la organización integrar los datos del formulario en procesos empresariales existentes. Por ejemplo, los datos recopilados en los formularios de informes de ventas se pueden usar para actualizar los sistemas de planeación de recursos empresariales (ERP) y de administración de relaciones con el cliente (CRM). De esta forma, los empleados de la compañía pueden tener acceso a los datos dónde y cuándo los necesiten, para que puedan tomar decisiones más razonadas. Con actualizaciones más puntuales sobre las cifras de ventas, le resulta más sencillo a otros grupos, como operaciones y finanzas, realizar previsiones exactas sobre la producción y el costo.

Datos exactos y coherentes    InfoPath incluye una serie de características que ayudan a los usuarios a evitar errores al escribir los datos y rellenar los formularios con más rapidez. Por ejemplo, puede usar fórmulas para que los usuarios calculen automáticamente valores matemáticos, usar el formato condicional  para atraer la atención del usuario sobre los datos o habilitar el corrector ortográfico para que los usuarios puedan corregir la ortografía antes de enviar los formularios. Además, cuando los usuarios rellenan un formulario, en los datos especificados se puede ejecutar la validación de datos. Si la plantilla de formulario está conectada a una base de datos o servicio web, los usuarios no podrán enviar los datos hasta que no se hayan corregido los posibles errores. Esto ayuda a garantizar que los datos recopilados son los correctos y que no contienen errores, así como que se ajustan a las normas que haya especificado.

Gastos generales reducidos    A diferencia de los formularios de papel que deben volver a imprimirse cuando se realiza un cambio, las plantillas de formulario de InfoPath pueden modificarse fácilmente y, a continuación, pueden volver a publicarse. Además, InfoPath detecta automáticamente las actualizaciones de una plantilla de formulario, por lo que los usuarios siempre disponen de la versión más actualizada.

Soporte sin conexión    Los formularios de InfoPath no tienen que rellenarse mientras un usuario está conectado a una red. Los usuarios pueden guardar los formularios en sus equipos, trabajar con ellos sin conexión y después enviarlos a la red corporativa cuando se vuelven a conectar. Esto es especialmente útil para aquellos empleados que dispongan de un acceso intermitente o limitado a los recursos de red, como los empleados que viajan frecuentemente.

Menos formularios    En lugar de distribuir y mantener varios formularios en papel para el mismo proceso empresarial, puede crear una única plantilla de formulario en InfoPath que incluya varias vistas. Por ejemplo, en una plantilla de formulario para informes de gastos, puede crear una vista para aquellos empleados que especifican los gastos, una segunda para los administradores que aprueban los gastos y una tercera para los empleados que procesan las devoluciones. De manera predeterminada, los usuarios pueden cambiar de una vista a otra seleccionando una vista en la lista desplegable Vista actual de la ficha Inicio. También puede crear reglas que cambien las vistas automáticamente cuando los usuarios abran el formulario, lo envíen o hagan clic en un botón que haya en él.

Controles flexibles    Además de los controles estándar, como los cuadros de texto y los cuadros de lista, InfoPath incluye una serie de controles, tales como las tablas extensibles, los grupos de opciones y las secciones opcionales. Estos tipos de controles sirven para diseñar plantillas de formulario flexibles que se adapten a los usuarios. Por ejemplo, en una plantilla de formulario de informe de gastos, puede utilizar una tabla extensible para permitir a los usuarios especificar únicamente las partidas de gastos que necesiten.

También puede crear elementos de plantilla, que son las partes de una plantilla de formulario que se pueden guardar y volver a utilizar en varias plantillas de formulario. Una parte de plantilla típica consta de controles y un origen de datos y puede incluir también características tales como conexiones de datos, validación de datos y reglas. El uso de los elementos de plantilla puede ahorrarle tiempo al mismo tiempo que le garantiza que las plantillas de formulario de la organización son coherentes en tono, estructura y funcionamiento.

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¿A qué tipo de público se dirige InfoPath?

InfoPath 2010 ha sido diseñado tanto para usuarios avanzados de empresas, como para profesionales de TI y programadores, según el tipo de soluciones basadas en formularios que un usuario o una organización desee crear. No obstante, los formularios los pueden rellenar usuarios de todas las condiciones.

Para los usuarios avanzados de empresas

Con InfoPath 2010, puede diseñar formularios electrónicos sofisticados para recopilar de forma rápida y económica información para dar respuesta a una necesidad empresarial inmediata. Puede personalizar los formularios con características como los campos calculados, la definición de valores predeterminados, el formato condicional y la información de pantalla, todo ello sin escribir código. Si su organización también utiliza SharePoint Server 2010, puede crear estos formularios para la información almacenada en las listas de SharePoint. Almacenar información en una ubicación compartida (como una lista de SharePoint) hace más fácil que los miembros de un equipo usen la información y, por tanto, facilita la colaboración.

Además, con las mejoras realizadas en la experiencia de rellenar formularios en InfoPath Filler y la interoperabilidad con otras aplicaciones de Microsoft Office 2010, como son Microsoft Outlook y Microsoft SharePoint Workspace 2010 (anteriormente, Microsoft Office Groove), puede ofrecer a los usuarios más opciones para rellenar los formularios, como rellenarlos en línea, sin conexión y en dispositivos móviles. También puede utilizar InfoPath 2010 para personalizar los paneles de información de documentos en las aplicaciones Microsoft Office Word, Microsoft PowerPoint y Microsoft Excel para recopilar metadatos sobre los documentos.

Para profesionales de TI y programadores

InfoPath 2010 ofrece un entorno completo para el diseño, el desarrollo, la implementación y el alojamiento (junto con SharePoint Server), la recopilación, la incorporación y la integración de formularios electrónicos. InfoPath 2010, construido de arriba a abajo de acuerdo con las recomendaciones XML del consorcio World Wide Web (W3C), ha sido diseñado para que funcione con la infraestructura y el entorno de administración de procesos existentes del cliente.

Para los formularios avanzados para los procesos empresariales de departamentos y empresas, puede crear aplicaciones compuestas y secuencias de flujo de trabajo con InfoPath 2010 y SharePoint Server 2010 , escribiendo poco o ningún código. InfoPath 2010 se integra perfectamente con SharePoint Server 2010.

Puede conectar los formularios de InfoPath con otros orígenes de datos y sistemas de línea de negocios, como Microsoft SQL Server, Oracle y SAP usando los Servicios de Conectividad Empresarial de SharePoint Server 2010, los servicios web y los servicios web SOAP (Simple Object Access Protocol) y REST (representational state transfer). Sus soluciones InfoPath también se pueden portar usando los formatos de archivo de soluciones (.wsp) de SharePoint Foundation 2010 y de plantillas de sitios SharePoint (.stp), por lo que puede cambiar fácilmente de aplicación de un sitio a otro y de un servidor a otro. Además, InfoPath almacena ahora direcciones URL como relativas (en lugar de absolutas) para posibilitar la portabilidad.

Estos son solo algunos ejemplos de las características de InfoPath 2010 y SharePoint Server 2010 que ayudan a crear soluciones de automatización de procesos empresariales mediante formularios más potentes.

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Cómo funciona InfoPath con otros programas y tecnologías

Para sacar el máximo partido a InfoPath, es probable que desee utilizarlo con otros programas, servidores y tecnologías, incluidos los que aparecen en la siguiente tabla.

Programa o tecnología Funcionamiento con InfoPath
Microsoft SharePoint Foundation 2010

Puede publicar plantillas de formulario directamente en una biblioteca de un servidor que esté ejecutando Microsoft SharePoint Foundation 2010. De esta forma, los formularios relacionados se pueden almacenar en una única ubicación, lo que es más cómodo. Por ejemplo, un equipo de ventas puede usar un sitio de SharePoint como lugar para rellenar, guardar y ver datos de los formularios de informes de ventas. En la biblioteca, los usuarios pueden rellenar los formularios basados en su plantilla de formulario, exportar los datos de formularios completados a Excel o combinar los datos de varios formularios en un solo formulario. También puede configurar una conexión de datos de la plantilla de formulario para que reciba datos de una lista o biblioteca de SharePoint o para que envíe los datos a una biblioteca.

Además, puede publicar una plantilla de formulario como un tipo de contenido del sitio en un servidor en el que se ejecute SharePoint Foundation 2010. De esta forma, puede asignar varias plantillas de formulario a una única biblioteca o asignar una única plantilla de formulario a varias bibliotecas de una colección de sitios.

Microsoft SharePoint Server 2010

Microsoft SharePoint Server 2010 es un paquete integrado de aplicaciones de servidor que amplía las funciones básicas de SharePoint Foundation 2010.

Puede publicar plantillas de formulario directamente en una biblioteca de SharePoint Server 2010 y, a continuación, habilitarlas para usarlas en Internet. Además, puede sacar el máximo partido de las siguientes características:

InfoPath Forms Services    Puede diseñar una plantilla de formulario compatible con el explorador y publicarla en un servidor de SharePoint que ejecute InfoPath Forms Services. A continuación, los usuarios pueden rellenar en un explorador web o en un dispositivo móvil los formularios que estén basados en su plantilla de formulario. Además, InfoPath Forms Services proporciona una ubicación centralizada para almacenar y administrar plantillas de formulario para la organización.

Crear formularios para listas de SharePoint    Con InfoPath 2010, se puede crear formularios atractivos con un clic en un botón basado en listas normales o externas de SharePoint. En el explorador, desplácese hasta una lista de SharePoint y, en la cinta de opciones de SharePoint, en Herramientas de la lista, elija usar InfoPath para personalizar el formulario. Puede generar automáticamente un formulario con todos los campos de la lista de SharePoint y, entonces, personalizarlo, con lo que reducirá el tiempo empleado en la creación. Publique el formulario con un clic para que esté activo en la lista de SharePoint y listo para usar.

Usar SharePoint Workspace 2010 para rellenar los formularios sin conexión    Con InfoPath 2010 y SharePoint Workspace 2010, los participantes en los procesos empresariales pueden trabajar en línea y sin conexión. SharePoint Workspace 2010 interactúa con los formularios de InfoPath, lo que hace más fácil tomar una lista o biblioteca de SharePoint con los formularios InfoPath sin conexión. La información que se introduce en los formularios se sincronizará automáticamente la siguiente vez que el participante se conecte a Internet, de modo que los usuarios siguen siendo productivos aunque no tengan conexión.

Formularios incrustados en páginas web    En SharePoint Server 2010, es más fácil que nunca hospedar sus formularios en páginas web usando el nuevo elemento web Formulario de InfoPath. En SharePoint Server 2007, los usuarios que querían hospedar sus formularios InfoPath en páginas web tenían que escribir código ASP.NET en Visual Studio. Ahora, puede sencillamente agregar el elemento web Formulario de InfoPath a una página de elemento web y hacer que dicha página apunte al formulario publicado. Puede usar el elemento web para hospedar cualquier formulario de explorador de InfoPath que se haya publicado en una lista o biblioteca de formularios de SharePoint. También puede conectarlo a otros elementos web en la página para enviar o recibir datos.

Conectar formularios a sistemas de línea de negocio    SharePoint Server 2010 ofrece una arquitectura extensible para administrar el acceso de usuarios a conexiones de datos y sistemas. Esto simplifica el desarrollo de formularios complejos con acceso a diferentes orígenes de datos y minimiza los dolores de cabeza del departamento de TI.

InfoPath 2010 interactúa con los Servicios de conectividad empresarial (BCS) de SharePoint Server 2010. BCS mejora las aplicaciones de Microsoft Office y la plataforma de SharePoint con características, servicios y herramientas listos para usar que perfeccionan el desarrollo de soluciones con conexiones entre datos externos y servicios. BCS puede conectarse a orígenes de datos externos de diferentes formas. BCS puede consumir e interactuar con datos en una base de datos relacional mediante un proveedor de datos ADO.NET. También se puede conectar a cualquier servicio web estándar a través del protocolo SOAP 1.2, descrito por WSDL 1.1 o 2.0. BCS puede consumir e interactuar con servicios de Windows Communication Foundation, así como código personalizado Microsoft .NET compilado por el programador de una aplicación. Además, ahora InfoPath 2010 puede obtener datos XML de servicios web REST. Los servicios web REST usan parámetros de entrada que se pasan a través de una dirección URL. Ahora los diseñadores de formularios pueden cambiar los parámetros URL de forma dinámica en el formulario de InfoPath sin código, simplemente usando reglas para obtener los datos deseados del servicio web REST.

Con SharePoint Designer 2010, puede crear formularios InfoPath personalizados para crear, leer, actualizar y eliminar datos en una lista externa y estas opciones personalizadas se conservan cuando la lista externa no tiene conexión a Internet gracias a SharePoint Workspace 2010. También puede agregar lógicas empresariales empleando código que funcione en el servidor y el cliente en SharePoint Workspace 2010.

Soluciones de espacio aislado con SharePoint Server    Con InfoPath 2010, los usuarios pueden implementar formularios de InfoPath con un solo clic, con código administrado ejecutándose como parte de una solución de espacio aislado con SharePoint Server. Con las soluciones de espacio aislado para SharePoint Server, los diseñadores de los formularios pueden cargar soluciones con código en sus sitios de SharePoint, en un conjunto limitado de permisos. Una cuota de recursos limita el uso excesivo de recursos. El administrador de la colección de sitios mantiene el control y toma decisiones de confianza sobre la solución. El administrador del conjunto de servidores no tiene que intervenir.

Bibliotecas de conexión de datos    Si varias plantillas de formulario van a usar las mismas conexiones de datos o similares, puede almacenar la configuración de la conexión de datos en un archivo de recolección de datos de una biblioteca de conexiones de datos en un sitio de SharePoint Server 2010. Cuando el usuario abre un formulario que se conecta a un archivo de conexión de datos, InfoPath usa la configuración de dicho archivo para conectarse al origen de datos externo. De esta forma, varias plantillas de formulario pueden usar el mismo archivo de conexión de datos, por tanto no hay necesidad alguna de crear la misma conexión de datos desde el principio para cada plantilla de formulario. Es más, si cambia la configuración de la ubicación o conexión del origen de datos externo, solo necesitará actualizar el archivo de conexión de datos, y no cada una de las plantillas de formulario.

Flujos de trabajo    Si utiliza InfoPath junto con SharePoint Server 2010, puede participar en los flujos de trabajo de los documentos basados en servidor directamente en InfoPath. Puede comenzar un flujo de trabajo en una plantilla de formulario, realizar el seguimiento del estado de un flujo de trabajo en curso o terminar una tarea de flujo de trabajo. SharePoint Server 2010 incluye varios flujos de trabajo predefinidos que están diseñados para administrar los procesos empresariales habituales, como la aprobación y revisión de documentos o la recopilación de firmas.

Paneles de información del documento    En muchos programas de Microsoft Office puede actualizar las propiedades de un documento del servidor en un panel de información del documento, que aparece como conjunto de campos que se pueden editar, en la parte superior del documento. Por ejemplo, en un documento de Microsoft Word 2010, puede que se le pida que edite las propiedades de nombre del autor, fecha de creación y tipo de documento. En última instancia, se facilita la búsqueda en el servidor. Por ejemplo, puede buscar rápidamente todos los comunicados de prensa en los que la propiedad del cliente coincida con el nombre de un cliente en particular. Puede utilizar InfoPath para crear y editar un panel de información del documento personalizado que pueda usar con un tipo de contenido de sitio o lista. De este modo, podrá controlar el aspecto del panel de información de documentos o usar las características de InfoPath, como la validación de datos y el formato condicional, para personalizar el comportamiento de los campos de formulario del panel.

Outlook

Puede distribuir las plantillas de formulario a los usuarios publicándolas en una lista de destinatarios de mensajes de correo electrónico. De manera similar, puede diseñar una plantilla de formulario para permitir a los usuarios enviar formularios cumplimentados como archivos de datos adjuntos en mensajes de correo electrónico.

En Outlook 2010, los usuarios también pueden abrir, rellenar y enviar formularios de InfoPath como mensajes de correo electrónico. Además, pueden responder al formulario en un mensaje de correo electrónico o reenviarlo, como lo harían con cualquier otro mensaje de correo electrónico. En la Bandeja de entrada, los usuarios pueden almacenar recopilaciones de formularios relacionados en una carpeta de formularios de InfoPath dedicada. Como los datos de cada formulario se muestran en columnas en la carpeta, los usuarios pueden agrupar, filtrar y ordenar rápidamente los datos de varios formularios.

Word Aunque puede usar Word para crear un documento que tenga el mismo aspecto que un formulario, Word trabaja mejor como programa de procesamiento de textos, no como un programa de diseño de formularios. Y, a la inversa, InfoPath se ha creado específicamente para diseñar y rellenar formularios electrónicos. Si desea convertir documentos Word existentes en plantillas de formulario de InfoPath, puede usar el Asistente para importación de InfoPath para hacerlo.
Excel Los usuarios pueden exportar datos de uno o más formularios de InfoPath a una hoja de cálculo de Excel nueva. Además, algunas organizaciones usan hojas de cálculo de Excel como formularios para recopilar datos. Estas hojas de cálculo suelen incluir celdas en blanco para que los usuarios especifiquen datos. Puede convertir una hoja de cálculo de Excel en una plantilla de formulario de InfoPath mediante el Asistente para importación de InfoPath.
Access

Puede conectar la plantilla de formulario a una base de datos Access existente. En este caso, los usuarios pueden enviar datos a dicha base de datos y consultarla. Del mismo modo, puede rellenar los cuadros de lista con valores extraídos de la base de datos o enlazar controles a los campos y grupos asociados a la base de datos.

En Access 2010, también puede crear una plantilla de formulario de InfoPath basada en una base de datos de Access y, a continuación, publicar la plantilla de formulario en una lista de destinatarios como mensaje de correo electrónico.

Microsoft SQL Server

InfoPath trabaja con las bases de datos de SQL Server en cualquiera de los siguientes formatos: desde Microsoft SQL Server 2000 a Microsoft SQL Server 2008.

Puede diseñar una plantilla de formulario que está conectada a una base de datos SQL Server. En este caso, los usuarios pueden usar el formulario para enviar datos a la base de datos y consultarla. Del mismo modo, puede rellenar los cuadros de lista con valores extraídos de la base de datos o enlazar controles a los campos y grupos asociados a la base de datos.

Microsoft Visual Studio Tools for Applications

Aunque puede personalizar varios aspectos de los formularios de InfoPath sin escribir código, también puede mejorarlos con código si la lógica declarativa no cubre sus necesidades a la hora de implementar la funcionalidad de la solución. Si sabe escribir código administrado, puede acceder al entorno de programación Microsoft Visual Studio Tools for Applications desde el modo de diseño para crear, editar y depurar el código de formularios ("código subyacente") escrito en Microsoft Visual Basic o Microsoft Visual C#. A continuación, se incrustará el código en la plantilla de formulario de InfoPath (archivo .xsn).

Por ejemplo, si desea incluir la posibilidad de calcular el interés en un formulario, puede escribir el código administrado en el formulario propiamente dicho e InfoPath Filler o InfoPath Forms Services ejecutará este código al abrir o editar el formulario.

Servicios Web Las plantillas de formularios se pueden conectar a un servicio Web para intercambiar los datos XML con otros programas o sistemas. Por ejemplo, podría utilizar un servicio Web para recibir datos de una base de datos de Oracle o enviarlos a ella, que no es compatible directamente con InfoPath. También puede rellenar los cuadros de lista con valores que procedan del servicio Web o enlazar controles con los campos y grupos asociados al servicio Web.
Esquemas XML InfoPath se basa en el lenguaje de marcado extensible (XML). Cuando se diseña una plantilla de formulario, InfoPath crea un archivo .xsn, que es simplemente un archivo contenedor (.cab) que incluye los archivos necesarios para que funcione el formulario, como archivos de esquema XML (XSD) y de transformación XSL (XSLT). Cuando un usuario rellena un formulario en InfoPath, los datos de ese formulario se guardan o se envían en el lenguaje estándar XML. Sin embargo, no necesita saber nada de XML para diseñar una plantilla de formulario ni para rellenar un formulario. Lo importante es que el formato XML puede facilitar mucho a la organización la tarea de volver a organizar los datos que recopila usando los formularios. Por ejemplo, se puede utilizar un único formulario de informe de viaje de InfoPath para proporcionar datos XML a un sistema de administración de las relaciones con los clientes (CRM), un sistema para gastos menores y un sistema de planeación de viajes. Además, si la organización utiliza un archivo .xsd para los informes de gastos, podrá basar el diseño de una plantilla de formulario para informes de gastos en ese archivo .xsd. Si no tiene ningún esquema, InfoPath construye uno al agregar controles a la plantilla de formulario.

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