Introducción a las funciones de usuario

En este artículo


Descripción general de las funciones de usuario

Las funciones de usuario son categorías predefinidas que se pueden asignar a los usuarios basándose en su puesto o en cualquier otro criterio. Las funciones se suelen usar para presentar versiones personalizadas, o vistas (vista: configuración de pantalla específica para un formulario que se puede guardar como una plantilla de formulario y aplicarse a los datos del formulario cuando éste se rellena. Los usuarios pueden cambiar de vistas para elegir la cantidad de datos que se muestran en el formulario.), de una plantilla de formulario a distintos tipos de usuarios. Puede simplificar los procesos empresariales y optimizar la recopilación de datos agregando funciones de usuario a la plantilla de formulario para controlar lo que ven los usuarios cuando abren un formulario basado en la plantilla. Por ejemplo, suponga que está diseñando una plantilla de formulario para una solicitud de permiso cuyos formularios los usarán los siguientes tipos de usuarios:

  • Contratistas de sistemas eléctricos que tienen que solicitar un permiso
  • Agentes receptores que comprueban que las solicitudes de los contratistas contienen la información necesaria
  • Administradores que revisan las solicitudes de permiso enviadas para su aprobación

En lugar de diseñar tres plantillas de formulario para cada tipo de usuario y de administrar los datos de todos esos formularios, puede diseñar una única plantilla de formulario cuyos formularios recopilen todos los datos y agregar una función de usuario para cada tipo de usuario. La función de usuario determina los datos que se muestran en las vistas personalizadas basadas en cada tipo de usuario.

Seguridad  Los roles de usuario no deben utilizarse para limitar el acceso a los datos confidenciales de un formulario. Incluso aunque haga que un formulario sea de sólo lectura u oculte determinados controles basándose en roles de usuario, es posible que los usuarios utilicen un programa de edición de textos, como el Bloc de notas de Microsoft, para ver o modificar el archivo (.xsn) de la plantilla de formulario y tener acceso a esos datos.

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Ocasiones para usar las funciones de usuario

Hay varias ocasiones en las que las funciones de usuario benefician a los usuarios. Por ejemplo, con las funciones de usuario, puede:

  • Mostrar una única vista para cada función de usuario    Puede diseñar una plantilla de formulario para que se muestren distintas vistas de dicho formulario, dependiendo de quién lo rellene. Por ejemplo, puede diseñar una vista para los contratistas de sistemas eléctricos que están solicitando un permiso, una vista para los agentes que reciben las solicitudes de permiso y otra vista para los administradores que revisan toda la información. Cada vista muestra únicamente los datos apropiados para cada función de usuario.
  • Mostrar una sección diferente para cada función de usuario    Puede diseñar una plantilla de formulario que muestre secciones diferentes, dependiendo de quién rellene el formulario. Por ejemplo, se puede mostrar una sección en una plantilla de formulario de informe de gastos que se aplica únicamente a los empleados cuando éstos abren el formulario. Se puede mostrar otra sección que se aplica únicamente a los administradores que están aprobando el informe de gastos cuando el administrador abre el formulario.
  • Establecer la validación de datos para un campo que esté basado en cada función de usuario    Puede diseñar una plantilla de formulario para que se aplique una validación de datos distinta a un control enlazado a un campo específico, dependiendo de la función de usuario de la persona que esté rellenando el formulario. Por ejemplo, puede establecer el valor de gasto máximo para un director en un límite y establecer un valor máximo superior para el mismo cuadro de texto para un administrador. Si el director rellena el formulario y supera el importe, aparece un cuadro de diálogo. Si el administrador rellena el formulario, el cuadro de texto aceptará el valor que se hubiera rechazado si el director hubiera rellenado el formulario.
  • Enviar datos del formulario a un origen de datos externo basado en las funciones de usuario    Por ejemplo, puede diseñar la plantilla de formulario para que los contratistas de sistemas eléctricos que necesiten solicitar un permiso puedan enviar los formularios cumplimentados sólo a un servicio Web, y para que los agentes receptores puedan enviar los formularios únicamente a una base de datos SQL. Los administradores pueden enviar los datos del formulario a una base de datos y en un mensaje de correo electrónico si la solicitud se ha aprobado, o pueden enviar los datos del formulario a una base de datos si la solicitud se ha rechazado.

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Crear y asignar funciones de usuario

Cuando cree un nuevo rol de usuario, puede asignarle usuarios de las siguientes maneras:

Después de agregar un rol de usuario, puede establecerlo como uno de los siguientes:

Rol predeterminado    A los usuarios que no tienen ningún rol de usuario existente asignado se les asigna automáticamente el rol de usuario especificado como predeterminado. El rol predeterminado también se utiliza para los usuarios que forman parte de un grupo que trabaja sin conexión. Siempre se establece un rol de usuario como predeterminado.

Rol de iniciador    Si desea aplicar un determinado rol de usuario a los usuarios que abran el formulario por primera vez, puede especificar un rol de iniciador. Por ejemplo, puede definir un rol de iniciador llamado "Contratista" que se aplique a los usuarios que rellenen nuevos formularios de solicitud de permisos. Un usuario que tenga asignado un rol distinto se reasignará automáticamente al rol de contratista cuando abra un nuevo formulario de solicitud de permisos. No obstante, la próxima vez que este usuario abra el mismo formulario, Microsoft Office InfoPath usará el rol de usuario que tenga asignado dicho usuario en lugar del rol de iniciador.

Si ha asignado roles a usuarios basados en cualquier combinación de nombres de usuario, grupos o valores de un campo, cuando un usuario abra un formulario basado en la plantilla de formulario, InfoPath determinará el rol que debe asignar a ese usuario siguiendo este orden:

  • El nombre del usuario es un valor de un campo de la plantilla de formulario.
  • El nombre del usuario está incluido en Active Directory.
  • El usuario es miembro de un grupo de Active Directory.

 Nota   Si el usuario es miembro de varios grupos y está asignando roles de usuario basados en grupos, InfoPath comprobará la lista de miembros de cada grupo en el orden en que el grupo aparece enumerado en el cuadro de diálogo Administrar roles de usuario. Por ejemplo, si el usuario es miembro del grupo de agentes y del grupo de administradores, y este último aparece enumerado antes que el grupo de agentes, al usuario se le asignará el rol de usuario correspondiente al grupo de administradores.

  • Si no se cumple nada de lo anterior, se utilizará el rol predeterminado.

Después de definir los roles de usuario para la plantilla de formulario, puede configurar una regla (regla: condición o acción, o conjunto de condiciones o acciones, que realiza automáticamente las tareas basadas en los eventos y valores del formulario.) que cambie automáticamente de vista según el rol del usuario. Por ejemplo, puede crear un rol de administrador y, a continuación, crear una regla que cambie automáticamente a la vista de administrador cuando un usuario que tenga asignado el rol de administrador abra el formulario. También puede crear primero la regla y definir después los roles de usuario como parte del proceso para crear la regla.

También puede variar el comportamiento de un control basándose en una función de usuario. Por ejemplo, puede habilitar un control únicamente para una función de usuario específica, mientras que otras funciones de usuario pueden ver los datos en el control, pero no modificarlos. La posibilidad de restringir quién puede especificar datos en un control basado en funciones de usuario es una forma de asegurar que los datos especificados en el control proceden de un origen legítimo. Por ejemplo, puede tener una casilla de verificación Aprobación en un formulario de solicitudes de permisos que sólo puedan activar los miembros de la función de usuario Administrador, lo que indica que se ha aprobado el permiso. Los usuarios asignados a cualquier otra función de usuario, como contratistas que envían las solicitudes, sólo verán la casilla de verificación pero no podrán activarla ni desactivarla.

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Corresponde a:
InfoPath 2007