Introducción a la importación y exportación de datos y plantillas de formulario

En este artículo se describen las opciones disponibles para importar diseños y datos de formulario de otros programas en Microsoft Office InfoPath. Se describen también las opciones para exportar plantillas y datos de formulario de InfoPath a otros formatos.

En este artículo


Opciones para importar diseños de formulario de otros programas

InfoPath ofrece las siguientes opciones para importar diseños de formulario de otros programas en el modo de diseño.

Importar documentos de Word y libros de Excel    Si usa un formulario existente, por ejemplo un formulario creado en Microsoft Office Word, puede utilizar el Asistente para importación de InfoPath para convertirlo en una plantilla de formulario de InfoPath. InfoPath cuenta con dos importadores de formularios, que le ayudarán a convertir un libro de Microsoft Office Excel o un documento de Microsoft Office Word existentes en una plantilla de formulario de InfoPath. En el siguiente ejemplo, el diseñador personaliza las opciones de importación para un documento de Word.

Cuadro de diálogo Opciones de importación con el Asistente para importación abierto en el fondo

Desarrollar un importador de plantillas de formulario personalizado    Si va a diseñar o desarrollar plantillas de formulario avanzadas, puede crear su propia solución para importar plantillas de formulario desde otros tipos de formularios y documentos electrónicos. Este trabajo se lleva a cabo fuera de InfoPath.

También puede crear su propia solución para importar formularios de papel y documentos que se digitalizan electrónicamente mediante software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR). De manera predeterminada, el Asistente para importación de InfoPath importa los formularios de uno en uno. Si en su organización hay un gran número de formularios existentes, puede automatizar el importador de plantillas de formulario para que sea más fácil importar varios a la vez. Por ejemplo, si trabaja en una gran organización en la que hay cientos de formularios de Word, podría determinar que vale la pena invertir el tiempo y los recursos necesarios en la automatización del importador de formularios de Word integrado en InfoPath.

Para obtener más información acerca del desarrollo de importadores de plantillas de formulario personalizados, haga clic en el vínculo MSDN: Novedades para programadores de InfoPath de la sección Vea también.

Usar un importador de plantillas de formulario de otro fabricante    En el sitio Web de Catálogo de soluciones de Microsoft Office puede buscar importadores de plantillas de formulario creados por otros fabricantes. La funcionalidad de una plantilla de formulario que se cree depende del importador concreto. En algunos casos, una vez que se ha importado una plantilla de formulario, puede ser necesario crear manualmente el origen de datos (origen de datos: colección de campos y grupos que definen y almacenan los datos de un formulario de InfoPath. Los controles del formulario están enlazados a estos campos y a estos grupos en el origen de datos.) para la plantilla y, a continuación, enlazar (enlazar: conectar un control con un campo o grupo en el origen de datos para que se guarden los datos escritos en el control. Cuando un control no está enlazado, no está conectado con un campo o un grupo, por lo que no se guardan los datos escritos en el control.) los controles de la plantilla de formulario a los campos o grupos del origen de datos.

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Opciones para importar datos de otros programas

Los importadores de datos de formulario posibilitan que los usuarios rellenen formularios de InfoPath utilizando los datos de archivos en otros formatos. InfoPath no contiene importadores de datos. Con todo, un proveedor de servicios externo u otra persona de su propia organización pueden crear importadores de datos para que los instalen y utilicen los usuarios. Si instalan un importador de datos en sus equipos, los usuarios pueden abrir un formulario y, a continuación, usar el comando Importar datos del formulario del menú Archivo para importar en el formulario datos desde otros orígenes.

Puede usar las siguientes opciones para importar datos en los formularios de InfoPath.

Desarrollar un importador de datos personalizado    En función de los requisitos empresariales de la organización, los diseñadores o programadores de plantilla de formulario avanzadas de la empresa pueden decidir escribir un importador personalizado para transferir los datos existentes de otros programas a formularios de InfoPath. Este trabajo tiene lugar fuera de InfoPath. Por ejemplo, imagine que la organización va a importar los datos existentes de formularios de reclamaciones de seguros en formularios de reclamación de seguros de InfoPath. Para automatizar el proceso, los programadores del departamento de TI podrían diseñar un importador de datos que digitalice los formularios de papel y use el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para convertir los formularios digitalizados en caracteres de texto reales. A continuación, puede instalar este importador de datos y utilizarlo para transferir rápidamente los datos de los formularios de papel existentes en los campos correspondientes del formulario de InfoPath.

Para obtener más información acerca del desarrollo de importadores de datos personalizados, haga clic en el vínculoMSDN: Novedades para programadores de InfoPath de la sección Vea también.

Usar un importador de datos de otro fabricante    En el sitio Web de Catálogo de soluciones de Office puede buscar importadores de datos creados por otros fabricantes. La funcionalidad del formulario que se cree depende del importador concreto.

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Opciones para exportar plantillas de formulario a otros programas

Puede usar un exportador de plantillas de formulario para exportar el diseño de una plantilla de formulario de InfoPath a otro formato. Si se ha instalado un exportador de plantillas de formulario personalizado, puede abrir una plantilla de formulario en modo de diseño y, a continuación, hacer clic en el comando Exportar plantilla de formulario del menú Archivo. Así se exporta el diseño de la plantilla de formulario a otro tipo de formulario electrónico. InfoPath no tiene ningún exportador de plantillas de formulario integrado. Si desea exportar el diseño de una plantilla, debe seguir uno de estos procedimientos:

Desarrollar un exportador de plantillas de formulario personalizado    En función de los requisitos empresariales de la organización, los diseñadores o programadores de plantilla de formulario avanzadas de la empresa pueden decidir desarrollar una solución personalizada para exportar diseños de plantillas de formulario de InfoPath a otros programas. Este trabajo tiene lugar fuera de InfoPath.

Para obtener más información acerca del desarrollo de exportadores de plantillas de formulario personalizados, haga clic en el vínculoMSDN: Novedades para programadores de InfoPath de la sección Vea también.

Usar un exportador de plantillas de formulario de otro fabricante    En el sitio Web de Catálogo de soluciones de Microsoft Office puede buscar exportadores de plantillas de formulario creados por otros fabricantes.

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Opciones para exportar datos a otros programas

Si desea exportar datos de un formulario de InfoPath a otro formato, puede seguir uno de estos procedimientos:

Exportar datos de formularios a Excel    Puede exportar los datos de un formulario de InfoPath a un libro de Microsoft Office Excel 2007. De esta forma podrá filtrar, ordenar y analizar los datos rápidamente, o crear gráficos a partir de los datos del formulario. Puede exportar los datos de los formularios de uno en uno, o de varios formularios a la vez, o puede exportar todos los datos de uno o varios formularios, o seleccionar los datos concretos que desea exportar. También puede exportar datos de formularios de correo electrónico de InfoPath almacenados en una carpeta de formularios de InfoPath (carpeta de formularios de InfoPath: carpeta de Outlook 2007 que almacena una colección de formularios relacionados con InfoPath 12. En la carpeta de formularios de InfoPath, puede utilizar columnas para agrupar, filtrar y ordenar datos de varios formularios.) de Microsoft Office Outlook 2007 o almacenados en una biblioteca de documentos de un sitio en que se ejecute Microsoft Windows SharePoint Services.

Exportar formularios de correo electrónico de InfoPath como archivos XML    Además de exportar datos de formulario de uno o varios formularios de correo electrónico de InfoPath a un libro de Microsoft Office Excel 2007, puede exportar cada uno de dichos formularios como un archivo XML que, posteriormente, se puede guardar y abrir con InfoPath o con una herramienta de almacenamiento o análisis de datos compatible con XML, por ejemplo Microsoft Office Access o Excel.

Exportar datos a un formato de diseño fijo    Para guardar una instantánea de un formulario completado en un formato de diseño fijo, puede exportar el formulario a uno de los formatos siguientes.

  • Formato de documento portátil (PDF)    PDF es un formato de archivo electrónico de formato fijo que mantiene el formato del documento y permite compartir el archivo. El formato PDF contribuye a garantizar que, al ver el archivo en línea o imprimirlo, conserva exactamente el formato deseado, y que los datos del archivo no se pueden modificar con facilidad. El formato PDF también resulta útil para documentos que se van a reproducir mediante métodos de impresión comercial.
  • Especificación de papel XML (XPS)    XPS es un formato de archivo electrónico de formato fijo que mantiene el formato del documento y permite compartir el archivo. El formato XPS contribuye a garantizar que, al ver el archivo en línea o imprimirlo, conserva exactamente el formato deseado, y que los datos del archivo no se pueden modificar con facilidad.

 Nota   Podrá guardar como un archivo PDF o XPS de un programa 2007 Microsoft Office System únicamente después de instalar un complemento. Para obtener más información, vea Habilitar la compatibilidad con otros formatos de archivo como PDF y XPS.

Exportar datos como página Web de sólo lectura    Los usuarios, al rellenar un formulario de InfoPath, pueden usar la característica Exportar a Web para guardarlo como Página Web de un solo archivo (MHTML) (Página web de un solo archivo (MHTML): documento HTML guardado en formato MHTML que integra gráficos incorporados, applets, documentos vinculados y otros elementos de apoyo a los que se hace referencia en el documento.). Con este formato, los usuarios que no tienen InfoPath instalado en sus equipos, pueden ver el formulario completado en un explorador Web, pero no pueden rellenarlo ni modificarlo.

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Corresponde a:
InfoPath 2007