Insertar un cuadro de lista desplegable

Utilice un cuadro de lista desplegable en una plantilla de formulario de Microsoft Office InfoPath cuando desee presentar al usuario una lista de opciones que se excluyen entre sí. La lista está oculta hasta que el usuario hace clic en la flecha situada a la derecha de la lista desplegable.

En este artículo


Cuándo se debe utilizar un cuadro de lista desplegable

Utilice un cuadro de lista desplegable cuando desee:

En la ilustración siguiente, los usuarios clasifican por categorías los gastos en un formulario de informe de gastos seleccionando valores predefinidos en un cuadro de lista desplegable que está abierto.

Elemento seleccionado en un cuadro de lista desplegable abierto

Después de insertar un cuadro de lista en la plantilla de formulario, debe especificar los valores que desea que aparezcan en él. De lo contrario, los usuarios verán una lista vacía cuando hagan clic en la flecha situada junto al cuadro de lista desplegable. En el cuadro de diálogo Propiedades de Cuadro de lista desplegable, puede escribir las entradas usted mismo o configurar el cuadro de lista desplegable para que recupere entradas de una base de datos u otro origen de datos.

Controles relacionados

InfoPath incluye controles similares a los cuadros de lista desplegables, pero que se usan con otros fines. Para decidir cuál de estos controles funciona mejor en su plantilla de formulario, consulte la lista siguiente:

Cuadro de lista    Al igual que un cuadro de lista desplegable, un cuadro de lista permite a los usuarios seleccionar un valor en una lista. Sin embargo, a diferencia de un cuadro de lista desplegable, un cuadro de lista muestra la lista completa en el formulario. Si el espacio no supone ningún problema en la plantilla de formulario, plantéese la posibilidad de usar un cuadro de lista, que puede facilitar a los usuarios la labor de buscar y seleccionar elementos.

Cuadro combinado    Al igual que un cuadro de lista desplegable, un cuadro combinado permite a los usuarios seleccionar un valor en una lista. La lista está oculta hasta que los usuarios deciden mostrarla. No obstante, en un cuadro combinado, los usuarios pueden escribir su propio valor en la lista, además de elegir entre los valores predefinidos.

Cuadro de lista de selección múltiple    Si desea que los usuarios puedan elegir más de un elemento de una lista, utilice un cuadro de lista de selección múltiple en lugar de un cuadro de lista desplegable. Los cuadros de lista de selección múltiple se componen de dos o más casillas de verificación situadas dentro de una lista desplazable.

Botones de opción    Al igual que un cuadro de lista desplegable, un grupo de botones de opción permite a los usuarios seleccionar un elemento en una lista de opciones que se excluyen entre sí. Sin embargo, con los botones de opción, los usuarios hacen clic en un pequeño círculo para elegir una opción en lugar de hacer clic en un elemento de un cuadro de lista.

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Experiencia del usuario

Los cuadros de lista desplegables tienen un aspecto similar al de los cuadros combinados. Si escribe manualmente sus propios elementos de lista en el cuadro de diálogo Propiedades de Cuadro de lista desplegable al crear un cuadro de lista desplegable, InfoPath muestra el texto Seleccionar como entrada predeterminada en la lista. Esto permite a los usuarios saber que deben seleccionar una opción en la lista desplegable. Si los elementos de la lista proceden de valores de otra parte del formulario o de un origen de datos secundario (origen de datos secundario: archivo de datos XML, base de datos o servicio web que utiliza un formulario para las entradas en un cuadro de lista o para acciones de script.), se omite el texto Seleccionar.

Cuando los usuarios abren un formulario por primera vez, los elementos de la lista del cuadro de lista desplegable están ocultos. Para seleccionar un elemento de la lista, los usuarios hacen clic en una flecha situada a la derecha del cuadro de lista desplegable y, a continuación, hacen clic en el elemento que desean.

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Insertar un cuadro de lista desplegable

El procedimiento para insertar un cuadro de lista desplegable varía ligeramente en función de si se está diseñando una nueva plantilla de formulario en blanco o si se basa el diseño de la misma en una base de datos u otro origen de datos externo.

La ilustración siguiente muestra el aspecto que tiene un cuadro de lista desplegable cuando está seleccionado en modo de diseño.

Cuadro de lista desplegable seleccionado en modo de diseño

Los controles pueden estar enlazados o no. Cuando un control está enlazado, significa que está conectado a un campo o grupo del origen de datos para que los datos especificados en el control se guarden en el archivo de formulario subyacente (.xml). Cuando un control no está enlazado, no está conectado a un campo o un grupo, por lo que no se guardan los datos escritos en el control. Cuando selecciona un control o pasa el cursor por encima de un control, en la parte superior derecha del mismo aparecerá un icono de enlace y texto. El texto indica el grupo o campo con el que está enlazado el control en el origen de datos. El icono indica si el control está correctamente enlazado a ese grupo o campo. Cuando está correctamente enlazado, se muestra un icono verde. Si existe algún problema con el enlace, el icono es de color rojo o azul.

El origen de datos para la plantilla de formulario se compone de campos y grupos que aparecen en una vista jerárquica en el panel de tareas Origen de datos. Los cuadros de lista desplegables siempre están enlazados a campos. En el ejemplo siguiente, el cuadro de lista desplegable Categoría de la plantilla de formulario está enlazado al campo categoría del Origen de datos.

Relación entre un cuadro de lista desplegable de una plantilla de formulario y el campo correspondiente del origen de datos

Cuando se diseña una plantilla de formulario desde cero, la casilla de verificación Crear automáticamente el origen de datos en el panel de tareas Controles está seleccionada de forma predeterminada. Esto permite a InfoPath crear automáticamente los campos y grupos en el origen de datos a medida que se agregan controles a la plantilla de formulario. Estos campos y grupos están representados mediante iconos de carpetas y archivos en el panel de tareas Origen de datos.

Si basa el diseño de la plantilla de formulario en un archivo, base de datos o servicio web existente de lenguaje de marcado extensible (XML), InfoPath obtiene los campos y grupos del panel de tareas Origen de datos de ese origen de datos existente.

Insertar un cuadro de lista desplegable

  1. En la plantilla de formulario, coloque el cursor donde desee insertar el control.
  1. Si el panel de tareas Controles no está visible, haga clic en Más controles en el menú Insertar o presione ALT+I, C.
  1. En el panel de tareas Controles, siga uno de estos procedimientos:
    • Para crear automáticamente un campo en el origen de datos que esté enlazado al cuadro de lista, active la casilla de verificación Crear origen de datos automáticamente.
    • Para enlazar el cuadro de lista a un campo existente, desactive la casilla de verificación Crear origen de datos automáticamente.

 Nota   Si la casilla de verificación no está disponible, el origen de datos está bloqueado. Por ejemplo, si basa el diseño de su plantilla de formulario en un esquema XML, no podrá agregar nuevos campos o grupos al origen de datos en InfoPath. Esta restricción permite evitar realizar cambios involuntarios en el esquema que podrían inutilizarlo.

  1. En Insertar controles, haga clic en Cuadro de lista desplegable.
  2. Si ha desactivado la casilla de verificación Crear origen de datos automáticamente en el paso 3, en el cuadro de diálogo Enlace de Cuadro de lista desplegable, seleccione el campo al que desee enlazar el cuadro de lista.
  3. Para agregar una etiqueta al control, escriba texto encima o a la izquierda del control, seguido de un punto y coma (:).
  1. Para especificar los valores que desea utilizar como entradas de la lista, haga doble clic en el cuadro de lista desplegable.
  2. Haga clic en la ficha Datos.
  3. Siga uno de estos procedimientos para llenar el cuadro de lista:

MostrarEscriba los valores del cuadro de lista usted mismo

Esta opción resulta útil cuando se trabaja con un conjunto limitado de valores predeterminados que no tiene previsto modificar. En caso de que se cambien los valores, deberá publicar una versión actualizada de su plantilla de formulario para que los usuarios puedan ver y utilizar las entradas de listas más recientes.

  • Haga clic en Agregar.
  • En el cuadro Valor, escriba el texto que desea almacenar si un usuario selecciona dicha entrada.
  • En el cuadro Nombre para mostrar, escriba el texto que desea mostrar para esta entrada y después haga clic en Aceptar.
  • Repita los pasos 1 a 3 para cada entrada que desea agregar al cuadro de lista.
  • Para verificar los cambios, haga clic en Vista previa en la barra de herramientas Estándar o presione CTRL+MAYÚS+B.

MostrarUtilice valores procedentes de otra parte del formulario

Esta opción es útil cuando desea que los valores de la lista cambien en función de otros valores que los usuarios introducen en el formulario.

  • En Entradas del cuadro de lista, haga clic en Buscar valores en el origen de datos del formulario.

Las entradas en el cuadro de lista deben asociarse a un grupo o campo de repetición de la plantilla de formulario.

  • Haga clic en Seleccionar XPath Imagen del botón situado junto al cuadro Entradas y después en el cuadro de diálogo Seleccionar un campo o grupo, haga clic en el campo o grupo de repetición que contiene los campos que suministrarán los valores del cuadro de lista y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  • Haga clic en Seleccionar XPath Imagen del botón junto al cuadro Valor, haga clic en el campo que contiene los posibles valores para los elementos del cuadro de lista y, a continuación, haga clic en Aceptar. Uno de estos valores se guardará en el XML subyacente cuando un usuario haga clic en un elemento del cuadro de lista.
  • Haga clic en Seleccionar XPath Imagen del botón junto al cuadro Nombre para mostrar, haga clic en el campo que contiene los valores mostrados en el cuadro de lista y, a continuación, haga clic en Aceptar.

 Sugerencia   Para evitar que los valores del nombre para mostrar aparezcan repetidamente en el cuadro de lista, seleccione la casilla de verificación Mostrar solamente las entradas con nombres de presentación..

MostrarUtilice valores procedentes de una base de datos, un servicio Web, un documento XML o un sitio de SharePoint

Esta opción es útil a la hora de actualizar periódicamente los valores de un cuadro de lista. Los valores se almacenan generalmente en una base de datos o en cualquier otro origen de datos externo y se recuperan cada vez que se abre el formulario.

  • Haga clic en Buscar valores desde un origen de datos externo.
  • Realice una de las siguientes acciones:
    • Si ya ha agregado una conexión de datos, haga clic en el cuadro Conexión de datos.
    • Para agregar una nueva conexión de datos, haga clic en Agregar y siga las instrucciones del Asistente para la conexión de datos.

Las entradas en el cuadro de lista deberán asociarse con un determinado campo o grupo de repetición.

  • Haga clic en Seleccionar XPath Imagen del botón situado junto al cuadro Entradas y después en el cuadro de diálogo Seleccionar un campo o grupo, haga clic en el grupo o campo que contiene los campos que suministrarán los valores del cuadro de lista y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  • Haga clic en Seleccionar XPath Imagen del botón situado junto al cuadro Valor, haga clic en el campo que contiene los valores posibles para los elementos del cuadro de lista y, a continuación, haga clic en Aceptar. Uno de estos valores se almacenará en el documento XML subyacente si un usuario hace clic en un elemento del cuadro de lista.
  • Haga clic en Seleccionar XPath Imagen del botón situado junto al cuadro Nombre para mostrar, haga clic en el campo que contiene los valores que aparecen en el cuadro de lista y, a continuación, haga clic en Aceptar.

 Sugerencia   Para evitar que los valores del nombre para mostrar aparezcan repetidamente en el cuadro de lista, seleccione la casilla de verificación Mostrar solamente las entradas con nombres de presentación.

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Sugerencias de diseño

Utilice las sugerencias siguientes para mejorar el aspecto, el tamaño y otras características de un cuadro de lista desplegable:

  • Plantéese la posibilidad de ensanchar el cuadro de lista desplegable para que sea unos cuantos espacios mayor que el ancho medio de los elementos de la lista. De ese modo, los elementos de la lista no estarán parcialmente ocultos.
  • Para cambiar el ancho de varios cuadros de lista desplegables al mismo tiempo, seleccione los cuadros de lista desplegables cuyo tamaño desea cambiar, presione ALT+ENTRAR, haga clic en la ficha Tamaño y, a continuación, en el cuadro Ancho, escriba un número nuevo.
  • Para cambiar el color de fondo de varios cuadros de lista desplegables al mismo tiempo, seleccione los cuadros de lista desplegables que desea cambiar. En el menú Formato, haga clic en Bordes y sombreado y realice los ajustes necesarios en la ficha Sombreado.
  • Para personalizar la fuente que aparece en un cuadro de lista desplegable, utilice los cuadros Fuente y Tamaño de fuente de la barra de herramientas Formato. Para cambiar la fuente y el tamaño de fuente de todos los cuadros de lista desplegables de la plantilla de formulario al mismo tiempo, haga clic en el cuadro de lista desplegable que contiene el formato que desea y, a continuación, en el menú Formato, haga clic en Aplicar fuente a todos los controles Cuadro de lista desplegable.
  • Si desea ajustar el espaciado entre un cuadro de lista desplegable y los objetos que lo rodean en la plantilla de formulario, puede ajustar los márgenes en el cuadro de diálogo Propiedades de Cuadro de lista desplegable (ficha Tamaño). El uso de los márgenes para aumentar el espaciado ofrece un grado de control más preciso que el uso de saltos de párrafo.

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Corresponde a:
InfoPath 2007