Diseñar una plantilla de formulario basada en una base de datos de Microsoft SQL Server

Puede diseñar una plantilla de formulario que puede funcionar con una base de datos de Microsoft SQL Server para consultar datos o para consultar y enviar datos.

En este artículo


Descripción general

Un formulario puede tener una conexión de datos principal y, opcionalmente, puede tener una o más conexiones de datos secundarias. En función de los objetivos del formulario, una conexión de datos puede consultar o enviar los datos del formulario a un origen de datos externo, como una base de datos de Microsoft SQL Server o un servicio web.

Cuando diseña una plantilla de formulario basada en una base de datos, Microsoft Office InfoPath crea un origen de datos (origen de datos: colección de campos y grupos que definen y almacenan los datos de un formulario de InfoPath. Los controles del formulario están enlazados a estos campos y a estos grupos en el origen de datos.) principal con grupos (grupo: elemento en el origen de datos que puede contener campos y otros grupos. Los controles que contienen otros controles, como tablas y secciones extensibles, están enlazados a los grupos.) que contienen campos de consulta (campo de consulta: un campo que puede contener un valor utilizado en una consulta.) y campos de datos (campo de datos: un campo que contiene el resultado de una consulta a una fuente de datos externa.) así como una conexión de datos de consulta como la conexión de datos principal para la plantilla de formulario. Estos campos y grupos se corresponden con la forma en que están almacenados los datos en las tablas de la base de datos. Los campos de consulta contienen los datos introducidos por un usuario para limitar los resultados de la consulta a registros que coincidan con los datos de los campos de consulta. Cuando un formulario basado en esta plantilla de formulario usa la conexión de datos principal, InfoPath crea una consulta usando los datos de los campos de consulta. InfoPath envía a continuación la consulta a través de una conexión de datos de consulta. La base de datos devuelve los resultados de la consulta al formulario a través de la conexión de datos de consulta. Los resultados de la consulta se colocan en campos de datos, que se pueden modificar mediante controles enlazados a dichos campos.

Puesto que la estructura de datos de la consulta y los campos de datos deben coincidir con la forma de almacenamiento de los datos en la base de datos, no puede modificar estos campos o grupos en el origen de datos principal. Únicamente se pueden agregar campos y grupos al grupo raíz del origen de datos principal. En la sección Vea también encontrará vínculos para obtener más información acerca de los orígenes de datos.

Un formulario puede enviar datos a una base de datos mediante la conexión de datos principal del formulario si la plantilla en la que está basado el formulario y la base de datos cumplen los siguientes requisitos:

  • La plantilla de formulario no es una plantilla compatible con el explorador    InfoPath no creará una conexión de datos de envío en la conexión de datos principal si está diseñando una plantilla de formulario compatible con el explorador. Para permitir que los usuarios envíen datos de un formulario basado en una plantilla de formulario compatible con el explorador, utilice un servicio web compatible con la base de datos.
  • La tabla izquierda en cada par de tablas relacionadas en el origen de datos principal contiene una clave principal    Al menos una de las relaciones para cada par de tablas relacionadas debe incluir una clave principal de la tabla izquierda.
  • Ninguno de los campos de datos que contiene el origen de datos principal del formulario almacenan un tipo de datos binarios grandes    InfoPath deshabilitará la conexión de datos de envío si la consulta incluye campos que pueden almacenar un tipo de datos binarios grandes, como imágenes, objetos OLE, datos adjuntos de archivos, el tipo de datos Memo de Office Access o el tipo de datos Texto de SQL.

Cuando InfoPath habilita la conexión de datos de envío, los usuarios pueden enviar los datos de los campos de datos del origen de datos principal a la base de datos. Si InfoPath habilita la conexión de datos de envío, se pueden personalizar las opciones de envío para los formularios basados en esta plantilla de formulario.

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Consideraciones sobre compatibilidad

Cuando diseña una plantilla de formulario basada en una base de datos, tiene la opción de diseñar una plantilla de formulario compatible con el explorador (plantilla de formulario compatible con el explorador: plantilla de formulario diseñada en InfoPath mediante un modo de compatibilidad específico. Una plantilla de formulario compatible con el explorador puede estar habilitada para el explorador cuando se publica en un servidor que ejecuta InfoPath Forms Services.). InfoPath creará una conexión de datos de consulta como la conexión de datos principal en una plantilla de formulario compatible con el explorador. Sin embargo, las plantillas de formulario compatibles con el explorador no se pueden configurar para permitir a los usuarios enviar datos a una base de datos. Por tanto, si está diseñando una plantilla de formulario basada en una base de datos de SQL Server y desea que los usuarios envíen sus datos del formulario a la base de datos a través de la conexión de datos principal, no puede hacer compatible con el explorador esa plantilla de formulario.

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Antes de empezar

Para diseñar la plantilla de formulario basada en una base de datos de SQL Server, necesita la siguiente información del administrador de la base de datos:

  • El nombre del servidor que contiene la base de datos a la que conectará la plantilla de formulario.
  • El nombre de la base de datos que desea usar con esta plantilla de formulario.
  • La autenticación requerida por la base de datos. Ésta puede usar la autenticación Microsoft Windows o la autenticación SQL Server para determinar cómo los usuarios obtienen acceso a la base de datos.
  • El nombre de la tabla que contiene los datos que desea enviar al formulario o que recibirá los datos del formulario. Ésta es la tabla principal. Si va a usar más de una tabla en la base de datos, necesita los nombres de las demás tablas, las tablas secundarias. También necesita los nombres de los campos de las tablas secundarias que tienen relaciones con los campos de la tabla principal.

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Diseñar la plantilla de formulario.

Para diseñar una plantilla de formulario con una conexión de datos de consulta, necesita seguir este procedimiento:

  1. Crear la plantilla de formulario    Cuando crea una plantilla de formulario basada en una base de datos, InfoPath crea una conexión de datos de consulta como la conexión de datos principal entre la plantilla de formulario y la base de datos. Este proceso crea automáticamente el origen de datos principal de la plantilla de formulario.
  2. Agregar un control para mostrar los resultados de la consulta    Para permitir a los usuarios ver y editar los datos de los campos del origen de datos principal cuando abren el formulario, puede agregar un control a la plantilla de formulario y, a continuación, enlazar dicho control a un campo del origen de datos principal.

Paso 1: Cree la plantilla de formulario

  1. En el menú Archivo, haga clic en Diseñar una plantilla de formulario.
  1. En Diseñar nuevo del cuadro de diálogo Diseñar una plantilla de formulario, haga clic en Plantilla de formulario.
  2. En la lista Basado en, haga clic en Base de datos.
  3. Si está diseñando una plantilla de formulario compatible con el explorador, active la casilla de verificación Habilitar solamente características compatibles con el explorador.

 Nota   El Asistente para la conexión de datos no habilitará la conexión de datos de envío en una plantilla de formulario compatible con el explorador. Para permitir a los usuarios enviar sus datos a una base de datos desde formularios basados en una plantilla de formulario compatible con el explorador, agregue una conexión de datos secundaria a un servicio Web que funcione con la base de datos. En la sección Vea también encontrará vínculos para obtener más información sobre las conexiones de datos secundarias.

  1. Haga clic en Aceptar.
  2. En el Asistente para la conexión de datos, haga clic en Seleccionar base de datos.
  3. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, haga clic en Nuevo origen.
  4. En la lista ¿A qué tipo de origen de datos desea conectarse?, haga clic en Microsoft SQL Server y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  5. En el cuadro Nombre del servidor, escriba el nombre del servidor con la base de datos de SQL Server.
  6. En Credenciales de conexión, siga uno de estos procedimientos:
    • Si la base de datos determina quién tiene acceso basado en las credenciales usadas en una red de Microsoft Windows, haga clic en Usar autenticación de Windows.
    • Si la base de datos determina quién tiene acceso basado en un nombre de usuario y contraseña específicos que obtiene del administrador de la base de datos, haga clic en Utilizar el nombre de usuario y la contraseña siguientes y escriba el nombre de usuario y la contraseña en los cuadros Nombre de usuario y Contraseña.
  7. Haga clic en Siguiente.
  8. En la lista Seleccione la base de datos que contiene la información que desea, haga clic en el nombre de la base de datos que desea usar, active la casilla de verificación Conectar con una tabla específica, haga clic en el nombre de la tabla principal y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  9. En la página siguiente del asistente, escriba un nombre para el archivo que almacena la información de conexión de datos en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Finalizar para guardar esta configuración.

Si piensa usar otras tablas en la conexión de datos de consulta, puede agregar las otras tablas en esta página del asistente.

Mostrar¿Cómo?

  • Haga clic en Agregar tabla.
  • En el cuadro de diálogo Agregar tabla o consulta, haga clic en el nombre de la tabla secundaria y, a continuación, haga clic en Siguiente. InfoPath intentará establecer las relaciones mediante la coincidencia de nombres de campos de ambas tablas. Si no desea utilizar la relación sugerida, seleccione esta relación y haga clic en Quitar relación. Para agregar una relación, haga clic en Agregar relación. En el cuadro de diálogo Agregar relación, haga clic en el nombre de cada campo relacionado en la respectiva columna y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  • Haga clic en Finalizar.
  • Para agregar otras tablas secundarias, repita estos pasos.
  1. Haga clic en Siguiente.
  2. En la última página del asistente, escriba un nombre para la conexión de datos principal. Este nombre aparecerá en la lista Origen de datos del panel de tareas Origen de datos.
  3. Si la plantilla de formulario cumple con los requisitos de la sección Descripción general, esta página del asistente indicará que InfoPath ha habilitado la conexión de datos de envío en la conexión de datos principal. Para modificar el nombre de la conexión de datos de envío, escriba un nuevo nombre en el cuadro pertinente. Si desea que los usuarios envíen los datos del formulario a través de otra conexión de datos de envío que agregará posteriormente a la plantilla de formulario, haga clic para desactivar la casilla de verificación Habilitar el envío para esta conexión.

 Nota   Si la plantilla de formulario no cumple con los requisitos de la sección Descripción general, InfoPath desactiva la conexión de datos de envío y el cuadro Escriba un nombre para la conexión de envío y la casilla de verificación Habilitar el envío para esta conexión no están disponibles (desactivados). Si InfoPath deshabilita la conexión de datos de envío, la conexión de datos principal de la plantilla de formulario sólo tendrá una conexión de datos de consulta.

Paso 2: Enlace un control al campo

  1. Si el panel de tareas Controles no está visible, haga clic en Más controles en el menú Insertar o presione ALT+I, C.
  1. Arrastre un control a la plantilla de formulario.
  2. En el cuadro de diálogo Enlace de control, seleccione el campo al que desea enlazar el control.

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Configurar las opciones de envío

Si la plantilla de formulario y las tablas que ha seleccionado en el Asistente para la conexión de datos cumplen con los requisitos de la sección Descripción general, InfoPath configura la plantilla de formulario para que envíe los datos a través de su conexión de datos principal. Si opta por usar esta conexión de datos de envío, InfoPath configura la plantilla de formulario para que los usuarios puedan enviar los datos del formulario a la base de datos y agrega un botón Enviar en la barra de herramientas Estándar y un comando Enviar al menú Archivo cuando los usuarios rellenan el formulario. InfoPath también configura la plantilla de formulario para que, cuando los usuarios envían sus formularios, el formulario siga abierto y se muestre un mensaje al usuario que indica si el formulario se ha enviado correctamente. Puede cambiar el texto en el botón Enviar y el comportamiento después de que el usuario envía un formulario.

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones de envío.

Para cambiar el nombre del botón Enviar que aparece en la barra de herramientas Estándar y el comando Enviar que aparece en el menú Archivo cuando los usuarios rellenan el formulario, escriba el nuevo nombre en el cuadro Título en el cuadro de diálogo Opciones de envío.

 Sugerencia   Si desea asignar un método abreviado de teclado a este botón y comando, escriba un signo Y comercial (&) delante del carácter que desee usar como método abreviado de teclado. Por ejemplo, para asignar ALT+V como método abreviado para el botón y comando Enviar, escriba En&viar.

  1. Si no desea que los usuarios utilicen un comando Enviar ni el botón Enviar de la barra de herramientas Normal cuando rellenan el formulario, desactive la casilla de verificación Mostrar el elemento de menú Enviar y el botón de barra de herramientas Enviar.

De forma predeterminada, cuando los usuarios han enviado un formulario, InfoPath mantiene el formulario abierto y muestra un mensaje que indica si el formulario se ha enviado correctamente. Para cambiar este comportamiento predeterminado, haga clic en Opciones avanzadas y realice una de las siguientes acciones:

  • Para cerrar el formulario o crear un nuevo formulario en blanco cuando un usuario ha enviado un formulario rellenado, haga clic en la opción que desee en la lista Después del envío.
  • Para crear un mensaje personalizado que indique si el formulario se ha enviado correctamente, seleccione la casilla de verificación Usar mensajes personalizados y, a continuación, escriba los mensajes en los cuadros Si es correcto y Si no es correcto.

 Sugerencia   Incluya un mensaje en el cuadro Si no es correcto para indicar a los usuarios qué pueden hacer si no han podido enviar el formulario. Por ejemplo, puede sugerir que guarden el formulario y soliciten instrucciones adicionales.

  • Si no desea que aparezca un mensaje después de enviar un formulario, desactive la casilla de verificación Mostrar mensajes correctos y no correctos.

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Corresponde a:
InfoPath 2007