Convertir un documento de Word en una plantilla de formulario de InfoPath

Aunque se puede usar Microsoft Office Word para crear un documento con la apariencia de un formulario, Word funciona mejor como un programa de procesamiento de textos que como un programa de diseño de formularios. En contraste, Microsoft Office InfoPath se ha creado específicamente para diseñar y rellenar formularios electrónicos. Si desea convertir documentos existentes de Word en plantillas de formulario de InfoPath, puede usar el Asistente para importación de InfoPath. Después, puede aprovechar las características exclusivas de InfoPath para diseñar, publicar y rellenar formularios. Por ejemplo, en una plantilla de formulario de informe de ventas, puede usar formato condicional (formato condicional: proceso de cambiar el aspecto de un control, incluida su visibilidad y estado de lectura y escritura, de acuerdo con los valores especificados en el formulario.) para aplicar automáticamente un color de fondo rojo cuando los números sean inferiores a las previsiones de ventas. En la misma plantilla de formulario, puede usar una regla (regla: condición o acción, o conjunto de condiciones o acciones, que realiza automáticamente las tareas basadas en los eventos y valores del formulario.) para permitir que los formularios basados en dicha plantilla se envíen como datos adjuntos de un mensaje de correo electrónico cuando se haga clic en un botón de enviar. Además, puede hacer que la plantilla de formulario esté disponible para un grupo más amplio de destinatarios creando una plantilla de formulario compatible con explorador (plantilla de formulario habilitada para el explorador: plantilla de formulario compatible con el explorador que se ha publicado en un servidor que ejecuta InfoPath Form Services y que se ha habilitado para el explorador de forma que los usuarios puedan mostrar y rellenar el formulario en un explorador Web.).

Al convertir un documento de Word en una plantilla de formulario de InfoPath, la plantilla resultante tendrá un diseño muy parecido al del documento de Word. Además, los elementos del documento de Word que cumplan determinadas condiciones se convierten automáticamente en los controles correspondientes en los que los usuarios pueden especificar datos. Por ejemplo, si el documento de Word contiene corchetes que delimitan varios espacios, InfoPath supone que se ha utilizado el área entre corchetes como campo de entrada de texto y lo convierte en un control de cuadro de texto en la plantilla de formulario resultante. Los campos de formulario de Word se convierten en los controles correspondientes en InfoPath.

Puede usar la configuración del cuadro de diálogo Opciones de importación para cambiar las opciones de conversión de un documento de Word en una plantilla de formulario de InfoPath.

En este artículo se explican el concepto básico y el procedimiento para convertir un documento de Word en una plantilla de formulario de InfoPath, incluidas las características y la configuración que no se admiten en el proceso de conversión.

En este artículo


Conversión de un documento de Word en una plantilla de formulario de InfoPath

Al convertir un documento de Word en una plantilla de formulario de InfoPath, el documento se utiliza como guía para crear una nueva plantilla de formulario. La estructura básica del documento se vuelve a crear con el mayor parecido posible en la plantilla de formulario. En un documento de Word, un "campo de formulario" es el lugar donde se almacena un tipo de datos en particular, como un nombre o una dirección. Si incluye campos de formulario de Word al convertir el documento, los controles de cuadro de texto, casilla de verificación y lista desplegable se agregan a la plantilla de formulario de InfoPath en una posición que se corresponde con la posición de los campos en el documento de Word. Además, InfoPath detecta automáticamente las partes del documento de Word que pueden funcionar correctamente como tablas extensibles y cuadros de texto enriquecido, y las convierte en los controles correspondientes. Por ejemplo, si un documento de informe de gastos incluye un área subrayada en blanco en la que los usuarios pueden escribir notas sobre un gasto determinado, InfoPath convertirá dicha área en un cuadro de texto enriquecido. Después, los usuarios pueden escribir varias líneas de texto en el cuadro y dar formato al texto como corresponda.

Para comprender mejor la relación entre un documento de Word que se convierta mediante el Asistente para importación de InfoPath y la plantilla de formulario de InfoPath resultante, imagine que durante los últimos años su organización ha utilizado un documento de Word llamado InformeDeGastos.doc para recopilar datos de informe de gastos de los empleados. El departamento de IT desea convertir dicho documento en una plantilla de formulario de InfoPath para que los datos del formulario se puedan enviar en formato de Lenguaje de marcado extensible (XML) (Lenguaje de marcado extensible (XML): lenguaje estándar del sector para describir, organizar e intercambiar datos. En InfoPath, las plantillas de formulario se basan en tecnologías XML, y los datos del formulario se guardan o envían en formato XML.) a un sistema de cuentas por pagar.

Si utiliza el Asistente para importación para convertir InformeDeGastos.doc en una plantilla de formulario, InfoPath crea una plantilla de formulario llamada InformeDeGastos.xsn. En el siguiente ejemplo, la tabla Detalles de gastos del documento de Word se ha convertido en una tabla extensible en la plantilla de formulario de InfoPath resultante. La tabla extensible permite a los usuarios insertar o quitar gastos según sea necesario haciendo clic en los comandos de un menú contextual.

Tabla de Word que se ha convertido en una tabla extensible de InfoPath

Al convertir el documento de Word en una plantilla de formulario de InfoPath, se conserva el diseño y otros elementos. De forma predeterminada, el número de filas vacías de la tabla extensible de InfoPath coincide con el número de filas vacías de la tabla de Word. Sin embargo, puede ahorrar espacio en la plantilla de formulario mostrando sólo una o dos filas de manera predeterminada.

Esta nueva plantilla de formulario contiene elementos similares a los del documento de Word, como la tabla para recopilar información de gastos. Sin embargo, en función de la configuración que se elija en el Asistente para importación, algunas características pueden ser diferentes en la plantilla de formulario resultante:

  • Si utiliza el Asistente para importación para importar el documento de Word conservando solamente el diseño    La plantilla de formulario resultante contiene una tabla extensible para especificar elementos de línea en el informe de gastos. Sin embargo, los campos de formulario del documento original, como el cuadro de texto Nombre, la lista desplegable Departamento y las casillas de verificación División, se quitan de la plantilla de formulario resultante.
  • Si utiliza el Asistente para importación para importar el documento de Word conservando el diseño y convirtiendo los campos de formulario de Word en controles (predeterminado)    La plantilla de formulario resultante contiene una tabla extensible para especificar elementos de línea en el informe de gastos. Los campos de formulario del documento original, como el cuadro de texto Nombre, la lista desplegable Departamento y las casillas de verificación División, se convierten en los controles de InfoPath correspondientes.
  • Si utiliza el Asistente para importación para importar el documento de Word conservando el diseño y convirtiendo los campos de formulario en controles (personalizado)    Puede decidir exactamente qué campos se convierten al importar el informe de gastos. Por ejemplo, puede deshabilitar la opción de convertir las celdas de tabla vacías del documento en cuadros de texto en la plantilla de formulario resultante.

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Características y configuración de Word que no se admiten completamente durante la conversión

Determinadas opciones de configuración y formato de los documentos de Word no se admiten en las plantillas de formulario de InfoPath. Al convertir un documento de Word que contiene dicha configuración, la plantilla de formulario resultante no contendrá dichas características o configuración. Por ejemplo, si el documento de Word tiene marcas de revisión, éstas se quitarán en la plantilla de formulario resultante porque InfoPath no admite esta característica.

Puede usar el panel de tareas Verificador de diseño en el modo de diseño (modo de diseño: entorno de diseño de InfoPath en el que se puede crear o modificar una plantilla de formulario.) para detectar problemas con la conversión. Después, puede corregir dichos problemas.

A continuación se incluye una lista de las características y configuración que no se conservan al convertir un documento de Word en una plantilla de formulario de InfoPath. En algunos casos, se quita el formato pero se conserva el texto subyacente. Por ejemplo, si tiene columnas de estilo boletín, InfoPath quitará las columnas, pero importará el texto que contienen.

  • Marcadores
  • Texto animado
  • Temas
  • Marcas de agua
  • Numeración de líneas
  • Bordes de página
  • Notas al pie y notas finales
  • Diseño de columnas de estilo boletín
  • Datos adjuntos
  • Objetos vinculados o incrustados, como las hojas de cálculo de Microsoft Office Excel y los dibujos de Microsoft Office Visio
  • Objetos de dibujo (incluido autoformas, curvas, líneas y WordArt)
  • Espaciado de caracteres (incluido ajuste de escala, espaciado expandido o comprimido, colocación elevada o disminuida del texto, e interletraje para fuentes)
  • Controles ActiveX
  • Comentarios y marcas de revisión (incluidas las inserciones, eliminaciones y cambios de formato)
  • Determinadas opciones de impresión (incluido el formato de caracteres mixto en los encabezados y pies de página, encabezados y pies pares e impares diferentes, diferente encabezado y pie para la primera página, configuración de encuadernación, valores negativos para los márgenes superior e inferior, orientaciones de página diferentes y configuración individual de secciones)

En la siguiente lista se explican las características y la configuración que se admiten parcialmente al convertir un documento de Word en una plantilla de formulario de InfoPath:

Texto vertical    InfoPath conserva el formato de texto vertical de un documento de Word si el texto vertical se encuentra dentro de una celda de tabla. InfoPath quita el formato de texto vertical al convertir un documento de Word si el texto vertical se encuentra fuera de una celda de tabla, en otra parte del documento de Word.

Cuadros de texto    En los documentos de Word, los cuadros de texto son contenedores de texto que se pueden colocar en una página y cambiar de tamaño. Si el documento de Word contiene un cuadro de texto, el cuadro se convertirá en una celda de tabla en la plantilla de formulario resultante. El texto del cuadro de texto aparecerá en la celda de tabla en la plantilla de formulario resultante.

Texto subrayado    Las plantillas de formulario de InfoPath admiten el subrayado. Sin embargo, el subrayado decorativo o doble del documento de Word se convierte en subrayado sencillo en la plantilla de formulario resultante.

Hipervínculos que hacen referencia a protocolos no admitidos     Todos los hipervínculos se convierten, pero si el hipervínculo utiliza un protocolo distinto de HTTP, HTTPS, FILE, FTP o MAILTO, no funcionará cuando un usuario haga clic en el vínculo en la plantilla de formulario resultante.

Estilos de caracteres y efectos de texto    Los estilos de formato de superíndice, subíndice y tachado sencillo se conservan durante el proceso de conversión. Otros efectos y estilos de formato, incluido el texto con formato de contorno, texto oculto y sombreado, se quitan durante el proceso de conversión. El texto en relieve se convierte en texto de color gris en la plantilla de formulario resultante.

Configuración de secciones    En Word, las secciones se utilizan para variar el diseño de un documento dentro de una misma página o entre páginas diferentes. InfoPath no admite estos tipos de secciones, que se quitan durante el proceso de conversión. La configuración aplicada a la primera sección del documento de Word es la que se aplica a la plantilla de formulario de InfoPath resultante.

Formato de encabezado y pie de página    El texto de encabezado y pie de página del documento de Word se convertirá en texto de encabezado y pie en la plantilla de formulario de InfoPath resultante. Puede que se quite determinado formato de caracteres durante el proceso de conversión. Por ejemplo, si utilizó formato de negrita y cursiva en el encabezado de un documento de Word, InfoPath utilizará el primer estilo de formato que encuentre en la plantilla de formulario resultante y quitará el resto del formato. Igualmente, la configuración aplicada a la primera sección de encabezado y pie de página del documento de Word se aplica al texto de encabezado o pie resultante en la plantilla de formulario de InfoPath.

Conversión de fuentes    Aunque InfoPath importa las fuentes de un documento de Word al crear una nueva plantilla de formulario, si las fuentes del documento no están disponibles en el equipo en el que se realiza la importación, se seleccionarán automáticamente fuentes alternativas para la plantilla de formulario.

Márgenes de página negativos    Los márgenes superior e inferior negativos se importarán como 0.

Configuración de márgenes negativos, relleno y sangría    La configuración de márgenes negativos, relleno y sangría se importará como 0.

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Convertir un documento de Word en una plantilla de formulario de InfoPath

  1. Si el documento de Word que desea importar está abierto, ciérrelo.
  2. En el modo de diseño, en el menú Archivo, haga clic en Importar formulario.
  3. En el Asistente para importación, haga clic en Importador de InfoPath para documentos de Word y, después, en Siguiente.
  4. Haga clic en Examinar.
  5. Busque y haga clic en el documento de Word que desee convertir y, a continuación, haga clic en Abrir.

 Nota   Si está importando un documento de Word con permiso restringido, debe tener acceso de Control total al documento. Si sólo tiene acceso de lectura o acceso de modificación al documento, verá un mensaje de error al intentar importarlo.

  1. Para cambiar el comportamiento de importación predeterminado, haga clic en Opciones y, a continuación, seleccione las opciones que desee.
  2. Haga clic en Finalizar.

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Cambiar una tabla de diseño a una tabla extensible

Si el documento de Word incluye una tabla, InfoPath puede convertirla en una tabla de diseño (tabla de diseño: colección de celdas que se utilizan para organizar el contenido del formulario, como el texto o los controles.) o una tabla extensible en la plantilla de formulario resultante. El tipo de tabla elegido depende de las decisiones de diseño tomadas en el documento de Word. Puede usar el siguiente procedimiento para cambiar rápidamente una tabla de diseño convertida a una tabla extensible.

Puede utilizar tablas extensibles para ofrecer a los usuarios un grado adicional de flexibilidad al rellenar formularios. Si utiliza tablas extensibles, no es necesario que la plantilla del formulario muestre numerosas filas en blanco cuando el usuario lo abra por primera vez. En su lugar, los usuarios ven normalmente sólo una fila y sólo agregan más cuando y si es necesario. Esto permite ahorrar espacio en el formulario y ofrece a los usuarios un grado adicional de personalización.

  • En la plantilla del formulario, haga clic con el botón secundario del mouse en cualquier lugar dentro de la tabla de diseño que desea convertir.
  • En el menú contextual, elija Cambiar a y, a continuación, haga clic en Tabla extensible.
  • En el cuadro de diálogo Cambiar a tabla extensible, siga uno o varios de estos procedimientos:
    • Para especificar las filas de encabezado de la tabla extensible, escriba un valor en el cuadro Número de filas para mantener como encabezado de tabla. La fila de encabezado se utiliza normalmente para los encabezados de columna.
    • Para especificar las filas de pie de página de la tabla extensible, escriba un valor en el cuadro Número de filas para mantener como pie de página de tabla. Muchas tablas no contienen filas de pie de página.
    • Para especificar el número de filas de datos que se van a utilizar, escriba un valor en el cuadro Número de filas extensibles para incluir al rellenar el formulario. La fila de datos es una fila que se puede "repetir" en el formulario tantas veces como sea necesario.
  • En el menú Insertar, haga clic en Más controles o bien, presione ALT+I, C.
  • Inserte los controles que desee en las celdas de la tabla.

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Convertir casillas de verificación en un grupo de botones de opción

Si utilizó varias casillas de verificación en el documento de Word, InfoPath las importa como casillas de verificación en la plantilla de formulario de InfoPath resultante. Si prefiere utilizar un grupo de botones de opción, siga los pasos que se indican a continuación para convertir las casillas de verificación en botones de opción en la plantilla de formulario.

Puede utilizar un grupo de botones de opción en una plantilla de formulario de Microsoft Office InfoPath cuando desee que los usuarios puedan realizar sólo una selección en un conjunto limitado de opciones.

  • En la plantilla de formulario, haga clic en una de las casillas de verificación que desea convertir y, a continuación, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en cada casilla de verificación adicional que desea convertir.
  • En el menú Edición, elija Cambiar a y, a continuación, haga clic en Botón de opción.

Un grupo de botones de opción aparecerá ahora en lugar de las casillas de verificación en la plantilla de formulario. Cada botón de opción está enlazado al mismo campo en el origen de datos. Cuando un usuario haga clic en un botón de opción, el valor asociado a ese botón de opción se almacenará en el campo.

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Revisar los problemas de conversión en el panel de tareas Verificador de diseño

En ocasiones, los elementos del documento original de Word no se muestran como se esperaba en la plantilla de formulario de InfoPath resultante o se quitan durante el proceso de conversión. Por ejemplo, InfoPath no admite la característica WordArt (WordArt: objetos de texto que crea con efectos ya confeccionados en los que puede aplicar opciones de formato adicionales.) de Word y reemplaza los objetos de WordArt por imágenes de marcador en la plantilla de formulario resultante.

Si InfoPath detecta problemas durante el proceso de conversión, se abre automáticamente el panel de tareas Verificador de diseño después de cerrar el Asistente para importación. En el panel de tareas, puede revisar una lista de los problemas y seguir los pasos necesarios para solucionarlos.

  1. Si el panel de tareas Verificador de diseño no está a la vista, haga clic en Verificador de diseño en el menú Herramientas.

Si hay problemas con la plantilla de formulario, verá mensajes en el panel de tareas.

  1. En el panel de tareas Verificador de diseño, haga clic en el texto del mensaje que desee revisar.

Se muestra información adicional sobre el problema en un cuadro de diálogo.

 Nota   Si el documento de Word contiene un objeto que InfoPath no admite, por ejemplo un objeto de dibujo de Word, InfoPath agrega una imagen de marcador a la plantilla de formulario resultante para indicar dónde se encontraba originalmente el objeto en el documento de Word. Para obtener más información acerca del objeto, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la imagen de marcador en la plantilla de formulario y, después, haga clic en Más detalles en el menú contextual.

  1. Solucione los problemas de la plantilla de formulario si es necesario. Por ejemplo, puede que desee eliminar las imágenes de marcador, que no están pensadas para utilizarse en la plantilla de formulario final.

 Nota   Puede que observe que el panel de tareas Verificador de diseño contiene un botón Actualizar. Al hacer clic en el botón Actualizar los mensajes que aparecen después de importar un documento de Word en InfoPath no se actualizarán. Si desea quitar los mensajes de importación del panel de tareas Comprobador de diseño, deberá abrir el cuadro de diálogo Archivos de recursos (menú Herramientas) y eliminar el archivo ImportErrors.xml. Este archivo se crea automáticamente cuando se importa un documento de Word en InfoPath. Una vez eliminado el archivo ImportErrors.xml, haga clic en Actualizar en el panel de tareas Comprobador de diseño para eliminar permanentemente los mensajes de importación. El archivo ImportErrors.xml no es necesario para el correcto funcionamiento de la plantilla de formulario. De hecho, por razones de seguridad, se aconseja eliminar este archivo antes de publicar la plantilla de formulario.

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Corresponde a:
InfoPath 2007