Agregar reglas para la realización de otras acciones

Además de las reglas de validación y formato, también puede agregar reglas a las plantillas de formularios para realizar otras acciones, como cambiar de una vista a otra, establecer un valor de campo, consultar una conexión de datos o enviar datos a través de una conexión. Por ejemplo, puede diseñar un formulario para que los datos que introduzcan los usuarios se guarden automáticamente en SharePoint, sin siquiera hacer clic en Enviar o para cambiar de una vista a otra cuando se haga clic en un botón.

Estas reglas se pueden activar mediante los cambios realizados en un campo del formulario, haciendo clic en un botón, insertando una sección o una fila extensible en una tabla extensible o abriendo o enviando un formulario. Las reglas comprueban las condiciones basándose en los datos del formulario o el valor de un campo. También se pueden ejecutar sin necesidad de que se establezcan condiciones.

También puede agregar varias acciones para cada regla. Por ejemplo, puede agregar una regla a un botón que envíe los datos introducidos y, entonces, cambiar a una vista que muestre un mensaje para confirmar que los datos han sido enviados.

En este artículo


Tipos y ejemplos de reglas de acción

Mostrar un mensaje

Puede agregar una regla que abra un cuadro de diálogo si se cumple una determinada condición en el formulario. Por ejemplo, en un formulario de informe de gastos, si el usuario introduce un valor que excede un límite concreto, puede aparecer un mensaje. Las acciones consistentes en mostrar mensajes solo se pueden utilizar en los formularios de InfoPath Filler.

Mostrar el valor de un campo o una fórmula

Esta acción permite agregar una regla que muestre el valor de un campo o un cálculo basado en los valores de diferentes campos del formulario. Por ejemplo, usando las fechas que indique el usuario, se le puede advertir de que la fecha de llegada a un hotel debe ser anterior a la fecha de salida. Las acciones consistentes en mostrar el valor de un campo o de una fórmula solo se pueden utilizar en los formularios de InfoPath Filler.

Cambiar vistas

Se puede cambiar de vista pulsando un botón. Esta acción permite a los usuarios navegar por dos o más vistas haciendo clic para pasar a la siguiente o a la anterior. También puede agregar una regla para cambiar de vista cuando se abra el formulario. Por ejemplo, se puede cambiar de vista en función de la regla que haya asociada al usuario que abre el formulario. Las acciones relacionadas con el cambio de vistas solo se encuentran disponibles en botones y cargas de formularios.

Establecer el valor de un campo

Usar una regla para establecer el valor de un campo permite cambiar dinámicamente valores en un formulario. Por ejemplo, en un formulario para el control de gastos en el que los usuarios introducen un elemento de gasto y el importe del mismo, el campo Total puede controlar el total de los gastos especificados. En lugar de que los usuarios introduzcan manualmente el total de los gastos, la acción de establecer el valor de un campo puede definir automáticamente el valor del campo Total.

Consultar datos

La acción consultar datos permite consultar un origen de datos externos para obtener información. Por ejemplo, puede agregar una acción consultar datos que inicie una consulta a una base de datos para recuperar información de empleados cuando un usuario escriba su número de empleado en un formulario.

Enviar datos

La regla de acción enviar datos envía todos los datos de un formulario. Por ejemplo, usando la acción de envío de datos, puede agregar una regla a una plantilla de formulario para una solicitud de permiso que envía los datos del formulario tanto a un servicio web, como a una base de datos cuando el usuario hace clic en el botón Enviar del formulario.

Abrir un nuevo formulario para rellenar

Abrir un nuevo formulario para rellenar permite agregar una regla que abra una nueva copia de un formulario basado en esta plantilla de formulario o en otra plantilla. Por ejemplo, puede agregar esta regla a una plantilla de formulario para una solicitud de permiso para lo siguiente: si el valor de un campo de gastos excede un importe concreto, la regla abre un nuevo formulario que exige que se detallen los gastos. Las acciones abrir un nuevo formulario para rellenar solo se pueden utilizar en los formularios de InfoPath Filler.

Cerrar el formulario

La acción cerrar el formulario permite agregar una regla que cierre el formulario cuando se produzca un evento específico en el formulario. Por ejemplo, puede agregar una regla que cierre un formulario después de que el usuario envíe el formulario y el origen de datos externo confirme que el formulario se ha enviado correctamente. Las acciones cerrar el formulario solamente están disponibles para los botones.

Enviar datos a un elemento web

Puede habilitar un formulario para enviar datos a elementos web de SharePoint agregando la acción enviar datos a un elemento web. Cuando hay un formulario de explorador web de InfoPath alojado en un elemento web de un formulario InfoPath de una página de SharePoint y se ha configurado una conexión con otro elemento web, esta regla inicia el envío de datos del formulario de InfoPath al elemento web conectado. Para que esta acción de regla funcione correctamente, los campos del formulario deben ser promocionados como parámetros de conexión de un elemento web. En los formularios de lista de SharePoint, todos los campos se promocionan automáticamente como parámetros de conexión.

Firmar en línea de firma

La acción firmar en línea de firma permite agregar una regla que, cuando se activa, abre un control de línea de firma indicada para que firme el usuario. Por ejemplo, si tiene un control de línea de firma en el formulario y añade la acción firmar en línea de firma al botón enviar, cuando el usuario haga clic en el botón enviar, se le pedirá que firme el control de línea de firma.

Conexiones de datos

Si agrega una regla de acción para consultar datos, enviar datos o enviar datos a un elemento web, lo mejor será tener en marcha la conexión de datos deseada antes de agregar la regla. Si desea más información sobre las conexiones de datos externas, consulte Data connections overview (Introducción a las conexiones de datos).

Agregar una regla de acción

Usar el botón Agregar regla

Se pueden agregar reglas incluidas y predefinidas haciendo clic en Agregar regla.

  1. Haga clic en el control que desee agregar a la acción.
  2. En la ficha Inicio, en el grupo Reglas, haga clic en Agregar regla.

Agregar reglas para la realización de otras acciones

  1. En la columna Si, haga clic en el tipo de condición que debe cumplir la regla, como, por ejemplo, En blanco.
  2. En la columna Acciones, haga clic en una acción, como Enviar datos. Para algunas condiciones se pide más información.
  3. Haga lo siguiente, dependiendo del tipo de acción que esté añadiendo desde la ventana Detalles de regla:

Agregar reglas para la realización de otras acciones

  • Mostrar un mensaje
  • En el campo Mensaje, escriba el texto del mensaje y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  • Mostrar el valor de un campo o una fórmula
  1. Puede escribir la expresión en el cuadro Expresión o, bien, hacer clic en Función Agregar reglas para realizar otras acciones junto al cuadro Expresión para crear una expresión y, a continuación, haga clic en Aceptar.

 Nota    Si desea más información sobre las fórmulas, consulte Agregar funciones y fórmulas.

  • Cambiar vistas
  • En el cuadro de diálogo Detalles de regla, haga clic en la vista a la que cambiará el usuario cuando se inicie la acción desde el cuadro Vista.
  • Establecer el valor de un campo
  1. Haga clic en Campo Agregar reglas para realizar otras acciones junto al cuadro Campo.
  2. Haga clic en el campo para seleccionarlo.
  3. Haga clic en Aceptar.
  4. En el cuadro Valor, escriba el valor o haga clic en Función Agregar reglas para realizar otras acciones junto al mismo para escribir una fórmula.

 Nota    Si desea más información sobre las fórmulas, consulte Agregar funciones y fórmulas.

  • Consultar datos
  • Haga clic en una conexión de datos de recepción en el campo Conexión de datos o haga clic en Agregar para agregar una nueva conexión de datos.

 Nota    Si desea más información sobre las conexiones de datos, consulte Introducción a las conexiones de datos.

  • Enviar datos
  • Haga clic en la conexión de datos de envío en el campo Conexión de datos o haga clic en Agregar para agregar una nueva conexión de datos.

 Nota    Si desea más información sobre las conexiones de datos, consulte Data connections overview (Introducción a las conexiones de datos).

  • Abrir un nuevo formulario para rellenar
  • Escriba el Id. de la plantilla o la ubicación de la plantilla del formulario en el cuadro Id. de plantilla de formulario o ubicación y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  • Cerrar el formulario
  • Haga clic en Aceptar si se trata de un formulario de explorador web o, si se trata de un formulario de Filler, puede, si lo desea, seleccionar la casilla de verificación Si no se han guardado los cambios, avisar al usuario para pedir a los usuarios que guarden el formulario antes de cerrarlo.
  • Enviar datos a un elemento web
  1. Haga clic en Promoción de propiedades para seleccionar los campos que deben presentarse como parámetros de conexión de elementos web.
  2. Haga clic en Agregar junto a la lista de los parámetros de conexión de elementos web de SharePoint para mostrar el cuadro de diálogo Seleccionar un campo o grupo.
  3. Haga clic en el campo.
  4. En el cuadro Nombre de parámetro, escriba un nombre para el parámetro.
  5. Haga clic en Aceptar.
  6. Repita los pasos 2-5 para promocionar otros campos.
  • Firmar en línea de firma

 Importante    Antes de agregar una regla de firmar en línea de firma, compruebe que ha agregado un control de línea de firma al formulario para que haya algún sitio para la regla firmar.

  1. En Firme la primera línea de firma donde, en la lista, haga clic en el método que se empleará para indicar en qué línea de firma del formulario se debe firmar.

Agregar reglas para la realización de otras acciones

  1. En el cuadro es igual a, escriba los criterios o haga clic en Función Agregar reglas para realizar otras acciones para utilizar una función de los criterios.
  2. Indique si se debe utilizar o no una imagen de firma predeterminada y si la línea de firma está en el documento host y, entonces, haga clic en Aceptar.

 Nota    Si desea más información sobre las firmas digitales, consulte Firmas digitales en InfoPath 2010.

  1. Haga clic en la casilla de verificación No ejecutar las reglas restantes si se cumple la condición de esta regla si desea dejar de procesar otras reglas.

Usar el panel de tareas Reglas

Realice los pasos siguientes para agregar una regla de acción desde el panel de tareas Reglas:

  1. Haga clic en el control que desee agregar a la regla de acción.
  2. Si el panel de tareas Reglas no está visible, en la ficha Inicio, en el grupo Reglas, haga clic en Administrar reglas.

Agregar reglas para la realización de otras acciones

  1. Haga clic en Nuevo.

Agregar reglas para la realización de otras acciones

  1. Haga clic en Acción.
  2. En el cuadro de texto Detalles de, escriba el nombre de la regla.

Agregar reglas para la realización de otras acciones

  1. En Condición, haga clic en Ninguna.
  2. Seleccione las opciones correctas como se indica a continuación:
  • Si la condición de la regla está basada en un campo:
  1. Haga clic en un campo o en Seleccionar un campo o grupo.
  2. Haga clic en el operador, como es igual a.
  3. Especifique los criterios para el operador.
  • Si la condiciones de la regla está basada en una expresión:
  1. Haga clic en La expresión.
  2. Escriba la expresión.

 Nota    Si desea más información, consulte Agregar funciones y fórmulas.

Agregar reglas para la realización de otras acciones

  1. Haga clic en Agregar para agregar otra condición y repita el paso 7 o haga clic en Aceptar cuando termine de agregar las condiciones.

 Nota    Después de agregar una segunda condición, se reemplaza el botón Y por un cuadro. Deje Y seleccionado si la primera condición y cada una de las subsiguientes deben ser verdaderas para que se aplique la validación de datos. De lo contrario, si solo una de las condiciones necesita ser verdadera para que se aplique la validación de datos, seleccione, O.

  1. En el panel de tareas Reglas, haga clic en Agregar y, a continuación, haga clic en el tipo de regla de acción que desea agregar.
  2. Siga este procedimiento, dependiendo del tipo de acción que desee agregar.
  • Mostrar un mensaje
  • En el campo Mensaje, escriba el texto del mensaje y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  • Mostrar el valor de un campo o una fórmula
  • Escriba la expresión deseada en el cuadro Expresión o, bien, haga clic en Función Agregar reglas para realizar otras acciones junto al cuadro Expresión para crear una expresión y, a continuación, haga clic en Aceptar.

 Nota    Si desea más información, consulte Agregar funciones y fórmulas.

  • Cambiar vistas
  • En el cuadro de diálogo Detalles de regla, haga clic en la vista a la que cambiará el usuario cuando se inicie la acción desde el cuadro Vista.
  • Establecer el valor de un campo
  1. Junto al cuadro Campo, haga clic en Campo Agregar reglas para realizar otras acciones.
  2. Haga clic en el campo deseado para seleccionarlo.
  3. Haga clic en Aceptar.
  4. Escriba el valor deseado en el cuadro Valor o haga clic en Función Agregar reglas para realizar otras acciones para escribir una fórmula.

 Nota    Si desea más información sobre las fórmulas, consulte Agregar funciones y fórmulas.

  • Consultar datos
  • Haga clic en la conexión de datos de recepción correspondiente en el campo Conexión de datos o haga clic en Agregar para agregar una nueva conexión de datos.

 Nota    Si desea más información sobre las conexiones de datos, consulte Data connections overview (Introducción a las conexiones de datos).

  • Enviar datos
  • Haga clic en la conexión de datos de envío correspondiente en el campo Conexión de datos o haga clic en Agregar para agregar una nueva conexión de datos.

 Nota    Si desea más información sobre las conexiones de datos, consulte Data connections overview (Introducción a las conexiones de datos).

  • Abrir un nuevo formulario para rellenar
  • Escriba el Id. de la plantilla o la ubicación de la plantilla del formulario en el cuadro Id. de plantilla de formulario o ubicación y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  • Cerrar el formulario
  • Haga clic en Aceptar si se trata de un formulario web o, si es un formulario de Filler, haga clic en la casilla de verificación Si no se han guardado los cambios, avisar al usuario para pedir a los usuarios que guarden el formulario antes de cerrarlo
  • Enviar datos a un elemento web
  1. Haga clic en Promoción de propiedades para seleccionar los campos que deben presentarse como parámetros de conexión de elementos web.
  2. Junto a la lista de parámetros de conexión de elementos web de SharePoint, haga clic en Agregar para mostrar el cuadro de diálogo Seleccionar un campo o grupo.
  3. Haga clic en el campo.
  4. Escriba un nombre para el parámetro en el cuadro Nombre de parámetro.
  5. Haga clic en Aceptar.
  6. Repita los pasos 2-5 para promocionar otros campos.
  • Firmar en línea de firma

 Nota    Antes de agregar una regla de firmar en línea de firma, compruebe que ha agregado un control de línea de firma al formulario para que haya algún sitio para la regla firmar.

  1. En Firme la primera línea de firma donde, en la lista, haga clic en el método que se empleará para indicar en qué línea de firma del formulario se debe firmar.
  2. En el cuadro es igual a, escriba los criterios o haga clic en Función Agregar reglas para realizar otras acciones para utilizar una función de los criterios.
  3. Indique si se debe utilizar o no una imagen de firma predeterminada y si la línea de firma está en el documento host y, entonces, haga clic en Aceptar.

 Nota    Si desea más información sobre las firmas digitales, consulte Firmas digitales en InfoPath 2010.

  1. Haga clic en la casilla de verificación No ejecutar las reglas restantes si se cumple la condición de esta regla si desea dejar de procesar otras reglas después de procesar la regla seleccionada.

Establecer parámetros para consultar o enviar datos

Las acciones enviar datos y consultar datos activan la conexión de datos para enviar o recibir datos, respectivamente. En el caso de la consulta de datos, se puede especificar qué datos se consultan agregando una regla de acción establecer el valor de un campo para definir el valor del campo de consulta deseado.

Modelos de entrada de datos

Las reglas de acción se pueden basar en el modelo de texto que un usuario escribe en un campo de texto. Por ejemplo, si desea recopilar un código postal, querrá estar seguro de que el usuario lo escribe en el formato correcto. Del mismo modo, si desea que el usuario escriba una dirección de correo electrónico, puede hacer coincidir la entrada con una cadena de texto, un símbolo @, un dominio y un sufijo de dominio, como puede ser .com.

Para ello, cuando cree la condición, en la lista Operador, haga clic en Coincide con el modelo, a continuación, haga clic en Seleccionar un modelo. Entonces, se abrirá el cuadro de diálogo Modelo de entrada de datos, donde puede elegir entre varios modelos estándar, predefinidos. Si ninguno de ellos responde a sus necesidades, puede utilizar un modelo personalizado.

Escenarios de condiciones avanzadas

A continuación se presentan los escenarios avanzados que puede utilizar al configurar la condición de una regla de acción.

  • Basar una regla en una expresión

Una expresión es un conjunto de valores, campos o grupos, funciones y operadores. Puede usar una expresión para establecer el valor de un campo en estos escenarios, como que se incluya la fecha actual en un formulario o se agregue el coste de los elementos especificados en un informe de gastos para obtener el total.

  1. Haga clic en La expresión.
  2. Escriba la expresión en el segundo cuadro.

 Nota    Si desea más información sobre las funciones y las fórmulas, consulte Agregar funciones y fórmulas.

  • Basar una regla en un conjunto de datos que se pueden firmar

Si un formulario requiere una firma digital, puede deshabilitar el botón enviar si el formulario no está firmado. O, por ejemplo, puede activar la acción enviar datos después de que un usuario agregue una firma digital. Esta condición solo se admite en formularios de InfoPath Filler.

  1. Haga clic en Seleccionar un grupo de datos que se pueden firmar.
  2. En el cuadro de diálogo Seleccionar un grupo de datos que se pueden firmar, haga clic en el grupo de datos que se pueden firmar y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  3. Haga clic en la condición deseada del segundo cuadro y, a continuación, haga clic en los criterios que crea convenientes del tercer cuadro.

 Nota    Si desea más información sobre las firmas digitales, consulte Firmas digitales en InfoPath 2010.

  • Basar una regla en la función del usuario

Si el formulario cuenta con varias vistas, como una vista de administrador y una vista de solo lectura, puede crear una regla de carga de formulario que cambie a una vista u otra según la función del usuario actual.

  1. Haga clic en La función actual del usuario.
  2. Haga clic en el operador, como es igual a.
  3. Haga clic en la función o en Administrar funciones para administrar las funciones de los usuarios.

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