Si entrega un archivo de Publisher, el servicio de impresión podrá controlar todo el proceso de impresión de la publicación. La impresión en una filmadora (filmadora: dispositivo de salida de alta resolución que imprime en papel o en película, o bien directamente en una plancha de imprenta. Las publicaciones que se vayan a imprimir de forma comercial se producen por lo general en una filmadora como primer paso antes de la imprenta.) es más compleja y especializada que en una impresora de escritorio. Para garantizar la calidad de la impresión y evitar errores en los trabajos de impresión, los servicios de impresión suelen preferir establecer las opciones de impresión ellos mismos. Además, en una imprenta pueden hacer las correcciones que sea necesario en la publicación, como volver a vincular una imagen.

Si entrega un archivo PostScript, el servicio de impresión sólo podrá descargarlo en el procesador de imágenes de tramas (RIP) (RIP: procesador en una filmadora o impresora de sobremesa que interpreta los comandos enviados por un controlador de impresora y los convierte en un trazo o en una cuadrícula de mapa de bits para marcar el papel o la película.) de la filmadora, o utilizarlo para crear un archivo PDF (PDF: Formato de Documento Portátil. Tipo de archivo electrónico basado en PostScript. La mayoría de los documentos se pueden guardar como archivos PDF y compartirlos con otros usuarios en cualquier equipo.). Como los archivos PostScript son conjuntos de instrucciones de impresión cerrados, no es posible modificar ni corregir ningún aspecto del archivo. El servicio de impresión tendrá que confiar en que se hayan establecido las opciones de impresión correctas al guardar el archivo PostScript, y que no habrá problemas con las imágenes o las fuentes.

El Verificador de diseño enumera todas las apariciones de los problemas que detecte. Los problemas pueden ser de la índole siguiente: que parte de un elemento esté fuera de la página, que haya texto en el área de desbordamiento (desbordamiento: texto que no cabe en un cuadro de texto. El texto se oculta hasta que puede continuar en un nuevo cuadro de texto, o hasta que el cuadro de texto donde se desborda cambia de tamaño para que lo incluya.) en un artículo (artículo: texto contenido en un solo cuadro de texto o en una cadena de cuadros de texto vinculados.) o que una imagen esté escalada de forma desproporcionada. En determinados casos, el Verificador de diseño puede proporcionar la corrección automática del problema. En otros casos, deberá corregir los problemas manualmente.

El Verificador de diseño crea una lista de problemas en función de un conjunto de comprobaciones, que se pueden personalizar y adaptar a las necesidades de cada usuario. También dispone de una configuración que limita las comprobaciones a las necesarias para una publicación impresa en una imprenta.

Una vez iniciado, el Verificador de diseño se ejecutará de forma continuada. Durante su ejecución los elementos corregidos desaparecerán de la lista de elementos con problemas y los problemas que detecte irán apareciendo en la lista.

El Asistente para empaquetar publicaciones simplifica enormemente el proceso de preparación de los archivos para la impresión comercial. Cuando se utiliza Empaquetar publicaciones, el asistente crea gráficos vinculados e incrusta fuentes en la publicación, de manera que el servicio de impresión tenga acceso a los gráficos y los tipos de letras que se desean utilizar en la publicación. Además, el asistente enumerará las fuentes que no pueda incrustar y notificará los problemas que surjan con gráficos vinculados.

Si la imprenta le proporciona el controlador de impresora PostScript recomendado, siga estos pasos para instalarlo.

Para crear un archivo PostScript que se pueda utilizar para crear un archivo PDF de composiciones CMYK, deberá instalar el controlador de impresora Generic Color PS for Commercial Printing que viene con Publisher, aunque no se instala con el programa.

En la mayoría de los casos, podrá utilizar Empaquetar publicaciones para preparar los archivos para la impresión comercial. No obstante, si en el servicio de impresión sólo utilizan equipos Macintosh o si no aceptan archivos de Microsoft Publisher, deberá guardar la publicación como un archivo PostScript (PostScript: lenguaje de descripción de páginas utilizado en impresoras y filmadoras.).

Los archivos PostScript únicamente se pueden imprimir en una impresora PostScript y, una vez guardados, no se puede modificar. Antes de guardar la publicación en formato PostScript, pregunte al servicio de impresión comercial si necesita establecer una configuración de impresión específica. La configuración de impresión se establece en el paso 6.

1. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.
2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo. No es necesario incluir la extensión de archivo, ya que Publisher agrega .ps automáticamente al final del nombre de archivo especificado.
3. En la lista Guardar como tipo, haga clic en PostScript.
4. Haga clic en Guardar.
5. En el cuadro de diálogo Guardar como archivo PostScript, en la lista Nombre en Impresora, haga clic en Generic Color PS for Commercial Printing.
6. Siga uno de estos procedimientos:

   Guardar como archivo de separaciones de colores

   1. Haga clic en Configuración avanzada de impresión y, a continuación, haga clic en la ficha Separaciones.
   2. En la lista Resultado, haga clic en Separaciones de colores.
   3. En la lista Estas planchas, siga uno de estos procedimientos:
      • Haga clic en Todas las tintas definidas para imprimir una plancha de mancha de color o de cuatricromía para cada tinta definida en la publicación (menú Herramientas, Herramientas de impresión comercial, Impresión en color).
      • Haga clic en Sólo las tintas utilizadas para imprimir una plancha de mancha de color o de cuatricromía para cada tinta definida y utilizada en las publicaciones.
      • Haga clic en Convertir manchas de color en cuatricromía para imprimir sólo las planchas de cuatricromía y convertir todas las manchas de color definidas en colores de cuatricromía.

   Guardar como archivo de composiciones

   1. Haga clic en Configuración avanzada de impresión y, a continuación, haga clic en la ficha Separaciones.
   2. En la lista Resultados, siga uno de estos procedimientos:
      • Haga clic en Composición en escala de grises para guardar un archivo PostScript de composiciones que se imprimirá en una impresora en blanco y negro.
      • Haga clic en Composición CMYK para guardar un archivo PostScript de composiciones que puede utilizar en un programa de imposición de páginas o reventado de otro fabricante, o para imprimir en un dispositivo de prueba de colores de cuatricromía.
      • Haga clic en Composición RGB para guardar un archivo PostScript de composiciones que se imprimirá en una impresora en color.

   Nota  Para guardar un archivo PostScript de composiciones CMYK (CMYK: modelo de color para impresión comercial que produce una amplia gama de colores gracias a la mezcla de porcentajes variables de tinta cian, magenta, amarilla y negra.) o RGB (RGB: sistema que describe colores como una combinación de rojo (R), verde (G) y azul (B). El color se define como un conjunto de tres valores valores (R,G,B). El uso de 0 (cero) por ciento de cada color produce negro; el uso de 100 por ciento de los tres colores produce blanco.), antes debe seleccionar una impresora PostScript en color.

7. Para establecer otras opciones de impresión que recomiende la imprenta, haga clic en las opciones que desee en las fichas Configuración de página y Gráficos y fuentes y, después, haga clic en Aceptar en cada ficha.
8. Haga clic en Guardar.

Nota  Si va a guardar un archivo PostScript para utilizarlo en un programa de reventado o de imposición de páginas de otro fabricante, deberá guardarlo con el formato de archivo PostScript independiente de la página. Para ello, compruebe que la opción Optimizar para portabilidad esté activada (menú Archivo, Imprimir, Propiedades, Avanzadas, Opciones PostScript).