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Puede usar el Asistente para importar y exportar datos profesionales con el fin de importar (importar: trasladar información de un sistema o programa a otro. El sistema o programa que recibe los datos debe ser compatible con el formato o la estructura interna de los datos.) datos en o exportar (exportar: copiar los datos comerciales de Business Contact Manager para Outlook en un archivo de distinto formato para usarlos en una base de datos, una hoja de cálculo o cualquier otro programa.) datos de Business Contact Manager para Outlook 2007.

 Sugerencia   Puede importar y exportar datos profesionales desde o hacia cualquier dispositivo de almacenamiento o medio extraíble válido como otro equipo, una tarjeta de memoria USB, un CD, un disquete, una unidad Zip o la red de la compañía.

• Importar datos

• Exportar datos

• Usar el asistente para actualizar una base de datos existente con información de otra base de datos

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Importar datos

Puede importar los siguientes tipos de archivos de datos desde otras aplicaciones y programas para usar en Business Contact Manager para Outlook:

Datos de Business Contact Manager (.bcm)

Incluye datos de cuentas (Cuenta: compañía u organización con la que se hace negocios. Si se va facilitar un servicio, por ejemplo dental o médico, una Cuenta también puede ser un cliente.), contactos profesionales (Contacto de negocios: persona con la que se hace negocios en una compañía u organización.), oportunidades (Oportunidad: la posibilidad de vender sus productos o servicios a una Cuenta o Contacto de negocios.), proyectos profesionales (Proyecto de negocios: proyecto que se ha creado en Business Contact Manager para Outlook. Un Proyecto de negocios incluye una o varias tareas.) y sus elementos del historial de comunicaciones procedentes de las versiones anteriores de Business Contact Manager para Outlook.

 Nota   Al importar cuentas o contactos profesionales, puede elegir importar todos los registros (registro: formulario de Cuenta, Contacto profesional u Oportunidad rellenado. El registro contiene información de Cuenta, Contacto profesional u Oportunidad, además de otros registros y elementos que estén vinculados a él.), incluido el historial de comunicaciones relacionado, o importar sólo los registros que desee. Al importar registros de cuentas o de contactos profesionales, no se importan sus respectivos contactos profesionales ni cuentas vinculados.

Personalizaciones de Business Contact Manager (.bcmx)

Incluye datos personalizados de los valores de campos definidos por el usuario (campo definido por el usuario: campo que puede crear y definir para rastrear la información específica de su negocio.). Sin embargo, únicamente el propietario de la base de datos (propietario de la base de datos: persona que creó la base de datos y que tiene el control total, incluida la concesión de permisos de acceso o la eliminación de registros. Cuando se ha restaurado una base de datos, la persona que la ha restaurado se convierte en el propietario.) o un administrador del equipo en el que está ubicada la base de datos pueden importar campos definidos por el usuario.

Valores separados por comas (.csv)

Incluye datos en el formato de archivo de valores separados por comas (archivo de valores separados por comas: archivo de texto que contiene datos separados por comas (también denominado archivo delimitado por comas). Puede crear o guardar un archivo .csv en programas como el Bloc de notas o Excel.) (.csv), que están separados por comas, con independencia del separador de lista que se encuentra en su sistema operativo Windows. El separador de lista se encuentra en el Panel de control, en Configuración regional y de idioma, en la ficha Opciones regionales. El uso del formato de archivo .csv para los datos es una forma de importar datos en Business Contact Manager para Outlook desde programas como Outlook Express.

Para importar productos y servicios, use el asistente para importar en la lista Productos y servicios (elementos de productos y servicios: bienes y servicios que se compran o venden, o se ofrecen para su compra o venta.). También puede guardar la lista como archivo .csv e importarla después.

 Sugerencia   Para asegurarse de que las categorías de la lista importada coinciden con las de Business Contact Manager para Outlook, en el menú Business Contact Manager, haga clic en Lista de productos y servicios y compruebe qué categorías se están usando actualmente.

Base de datos de Access (.mdb, .accdb)

Incluye datos en los formatos de archivo de Microsoft Access.

Libro de Excel* (.xls, .xlsx)

Incluye archivos de datos en los formatos de archivo de Microsoft Office Excel (al menos Office 2003).

 Sugerencia   Para usar Office 2003 para abrir documentos creados con los formatos de archivo de 2007 Office system, como .xslx, descargue el Paquete de Compatibilidad de Microsoft Office para formatos de archivos Word, Excel y PowerPoint 2007 del sitio web de Microsoft.

La siguiente información proporciona algunas sugerencias acerca de los encabezados de columna que se deben usar en Excel*. Intente también pedir ayuda a otros usuarios visitando el grupo de discusión de Business Contact Manager para Outlook (microsoft.public.outlook.bcm).

  Notas  

• Al menos una columna de la hoja de cálculo de Excel* debe incluir un encabezado como Ciudad.
• La fila del encabezado de columna debe ser la primera fila de la hoja de cálculo. Los valores de algunos de los encabezados de columna pueden estar en blanco. Por ejemplo, Nombre; <en blanco>; Calle; Ciudad.
• No incluya ninguna información por encima de la fila del encabezado de columna.
• Asigne los encabezados de columna de forma tal que coincidan con las etiquetas de los registros de Business Contact Manager. Para obtener más información sobre la asignación de campos, vea el tema sobre cómo asignar campos en Business Contact Manager.

*La edición independiente de Business Contact Manager para Outlook 2007 puede usarse con Excel 2007 o Excel 2003.

Contactos de Outlook (.pst)

Incluye contactos en el formato de archivo de Microsoft Office Outlook (.pst)

Para obtener información sobre cómo copiar o mover un contacto individual en Business Contact Manager para Outlook, vea el tema sobre cómo copiar o mover contactos de Outlook individuales en Business Contact Manager.

 Nota   Los contactos de Outlook son independientes de los contactos profesionales. Al importar, copiar o mover un contacto de Outlook a Business Contact Manager para Outlook se crea un registro separado en Business Contact Manager para Outlook que no está sincronizado con el registro de contacto de Outlook. Los cambios realizados en un registro de contacto profesional que se creó a partir de un contacto de Outlook no se reflejan en el registro del contacto de Outlook ni viceversa.

Microsoft Sales Leads (.bcm)

Incluye un archivo de Microsoft Sales Leads de las versiones anteriores de Business Contact Manager para Outlook.

Otros tipos de archivos

Los contactos profesionales de programas como Outlook Express pueden importarse en Business Contact Manager para Outlook si los datos pueden convertirse en un archivo de valores separados por comas (archivo de valores separados por comas: archivo de texto que contiene datos separados por comas (también denominado archivo delimitado por comas). Puede crear o guardar un archivo .csv en programas como el Bloc de notas o Excel.) (.csv). Consulte la Ayuda del programa desde el que desea importar los datos.

Importar un archivo o carpeta con el Asistente de importar o exportar datos profesionales

1. En el menú Business Contact Manager, seleccione Herramientas de base de datos y, a continuación, haga clic en Importar y exportar.
2. Haga clic en Importar un archivo y, a continuación, en Siguiente.
3. Seleccione el tipo de archivo que desea importar y haga clic en Siguiente.
4. Siga las instrucciones del Asistente para importar y exportar datos profesionales.

   Si precisa ayuda con alguna página del asistente, haga clic en el botón Ayuda de esa página.

Exportar datos

Puede exportar datos desde Business Contact Manager para Outlook con el fin de usarlos en otras aplicaciones o programas mediante la conversión a uno de los siguientes formatos:

Datos de Business Contact Manager (.bcm)

Pueden incluir cuentas, contactos profesionales, oportunidades, proyectos profesionales así como datos del historial de comunicaciones procedente de versiones anteriores de Business Contact Manager para Outlook.

Personalizaciones de Business Contact Manager (.bcmx)

Este tipo de archivo incluye datos y campos definidos por el usuario.

Valores separados por comas (.csv)

Este tipo de archivo incluye datos que se han exportado desde Business Contact Manager para Outlook al formato .csv y están separados por comas, con independencia del separador de lista establecido en el sistema operativo Windows. El separador de lista se encuentra en el Panel de control, en el cuadro de diálogo Configuración regional y de idioma, en la ficha Opciones regionales.

Los datos de productos y servicios se pueden exportar con el formato de archivo de valores separados por comas (archivo de valores separados por comas: archivo de texto que contiene datos separados por comas (también denominado archivo delimitado por comas). Puede crear o guardar un archivo .csv en programas como el Bloc de notas o Excel.) (.csv) .

 Sugerencia   Exportar a Excel Para exportar cuentas o contactos profesionales a Excel, siga el procedimiento indicado a continuación para exportar los datos profesionales. En el Asistente para importar y exportar datos profesionales, haga clic en Valores separados por comas (.csv). El archivo .csv exportado puede abrirse con Excel.

Exportar datos profesionales

1. En el menú Business Contact Manager, seleccione Herramientas de base de datos y, a continuación, haga clic en Importar y exportar.
2. Haga clic en Exportar un archivo y, a continuación, haga clic en Siguiente.
3. Seleccione el tipo de archivo que desea exportar y haga clic en Siguiente.

    Nota   También puede incluir todo el historial de comunicaciones en el archivo exportado. El historial incluye cuentas, contactos profesionales y mensajes de correo electrónico. También debe especificar la ubicación y el nombre del archivo que exporta.

4. Siga las instrucciones del Asistente para importar y exportar datos profesionales.

   Si precisa ayuda para rellenar alguna página del asistente, haga clic en el botón Ayuda de esa página.

   Para obtener información sobre cómo exportar un solo registro de cuenta o de contacto profesional, vea el tema sobre cómo solucionar problemas relacionados con la importación y exportación de datos profesionales en Business Contact Manager.

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Usar el asistente para actualizar una base de datos existente con información de otra base de datos

Puede usar el Asistente para importar y exportar datos profesionales con el fin de actualizar una base de datos existente con información de otra base de datos de Business Contact Manager. Para ello, siga este procedimiento:

1. Haga una copia de seguridad de su actual base de datos. Los datos de la otra base de datos o base de datos de origen se agregarán a su actual base de datos después de completar este procedimiento.

   ¿Cómo?

   1. En el menú Business Contact Manager, elija Herramientas de base de datos y, a continuación, haga clic en Administrar base de datos.
   2. En la ficha Realizar copia de seguridad o restaurar, haga clic en Copia de seguridad de base de datos.

    Nota   Para obtener más información sobre cómo hacer una copia de seguridad de su base de datos, vea el tema sobre cómo hacer una copia de seguridad de datos de Business Contact Manager. De manera predeterminada, en Windows XP, la copia de seguridad de la base de datos se guarda en: C:\Documents and Settings\<nombreDeUsuario>\My Documents\My Business\Backups. En Windows Vista, la copia de seguridad de la base de datos se guarda en: C:\Users\<nombreDeUsuario>\Documents\My Business\Backups.

2. Seleccione la base de datos de origen. La base de datos de origen contiene los datos profesionales que desea importar en su base de datos actual.

   ¿Cómo?

   1. En el menú Business Contact Manager, seleccione Herramientas de base de datos.
   2. Haga clic en Crear o seleccionar una base de datos.

      La opción Seleccionar una base de datos existente está activada de forma predeterminada.

   3. Escriba la ubicación (o el nombre del equipo) de la base de datos de origen y, a continuación, haga clic en Conectar.

       Nota   Si la base de datos de origen se encuentra almacenada en otro equipo, debe ser compartida para que pueda conectarse a ella.

   4. Seleccione el nombre de la base de datos de origen y, a continuación, haga clic en Siguiente.
3. Exporte la base de datos de origen.

   ¿Cómo?

   1. En el menú Business Contact Manager, seleccione Herramientas de base de datos y, a continuación, haga clic en Importar y exportar.
   2. Haga clic en Exportar un archivo y, a continuación, en Siguiente.
   3. Seleccione Datos de Business Contact Manager (.bcm) y, a continuación, haga clic en Siguiente.
   4. Seleccione Exportar todo, o los datos que desea exportar, y haga clic en Siguiente.
   5. Escriba una ubicación para el archivo exportado y seleccione las opciones que desee en Exportar historial y Exportar productos.
   6. Siga las instrucciones de la pantalla.
4. Una vez finalizada la exportación, restaure la base de datos original.

   ¿Cómo?

   1. En el menú Business Contact Manager, elija Herramientas de base de datos y, a continuación, haga clic en Administrar base de datos.
   2. En la ficha Realizar copia de seguridad o restaurar, haga clic en Restaurar base de datos y siga las instrucciones.
5. Importe la base de datos de origen sin duplicados.

   ¿Cómo?

   1. En el menú Business Contact Manager, seleccione Herramientas de base de datos y, a continuación, haga clic en Importar y exportar.
   2. Haga clic en Importar un archivo y, a continuación, en Siguiente.
   3. Seleccione Datos de Business Contact Manager (.bcm).
   4. Busque el archivo de origen que creó antes, seleccione Actualizar duplicados y, a continuación, seleccione si desea incluir archivos del historial de comunicaciones o personalizaciones.

  Notas  

• No se recomienda realizar operaciones de importación ni exportaciones entre distintas regiones del mundo, ya que no se pueden convertir algunas estructuras y tipos de datos.
• Antes de comenzar la importación, haga una copia de seguridad de los datos de Business Contact Manager para Outlook. El proceso de importación no se puede deshacer, salvo si se eliminan manualmente los datos importados.
• Para importar productos y servicios, use la herramienta Importar de la Lista de productos y servicios.
• Antes de comenzar la exportación, haga una copia de seguridad del archivo de exportación. El proceso de exportación no se puede deshacer, salvo si se eliminan manualmente los datos exportados.

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