25 de mayo de 2007

La Gruñona de Office

Vamos a examinar las distintas opciones de que disponen cuando se trata de obtener ayuda para un espinoso problema o simplemente de aprender una nueva habilidad. Office Online ofrece varias vías entre las que elegir, así que no escriban para decirme que nunca ayudamos.

A veces, cuando están atascados en un problema mientras usan un programa de Office, necesitan ayuda y la necesitan YA (como el "¡Lo necesito YA!" referido a un aseo público muy cercano para su hijo de dos años que acaba de abandonar los pañales). Su único deseo es escribir una palabra o una frase en el cuadro de búsqueda y obtener una respuesta inmediata en forma de artículo sencillo y breve que lo explique todo.

Otras veces les gustaría que alguien les demostrara cómo se hace, aunque no siempre es posible vagar por los pasillos buscando a un inocente colega que los ilumine.

Office Online ofrece una serie de formas de obtener ayuda "¡enséñame ahora!" así como otros tipos de asistencia. Hoy trataremos seis de esas formas.

Grado nº 1: temas y artículos

Hace mucho tiempo, antes de que Office Online fuera como lo conocemos hoy en día, hasta los topes de formas de obtener ayuda, teníamos temas y artículos de ayuda para ayudar a solucionar sus problemas y enseñarles a sacar el máximo partido de sus programas de Office. Durante un tiempo, eso fue suficiente, ya que servía. Este tipo de contenido va al meollo del problema: ustedes preguntan, nosotros les ofrecemos una respuesta, normalmente mediante un procedimiento: 1) Hagan esto; 2) a continuación esto; 3) por último, hagan esto; y 4) alégrense de que su problema esté solucionado.

Por supuesto seguimos teniendo multitud de temas y artículos de ayuda en nuestro sitio a fin de ayudarles a ser más eficaces en su trabajo. Además, el porqué tenemos tanto contenido de este tipo en nuestro sitio no es ningún misterio: los usuarios se han acostumbrado a obtener la información de esta manera, y funciona. Vayan a la página Ayuda y procedimientos de Office Online y desde allí pregunten directamente en el cuadro Buscar de Ayuda y procedimientos o, en el panel de exploración de la izquierda, en Ayuda por producto, hagan lo que me gusta denominar "sacudir y cribar": elijan el programa con el que necesiten ayuda y serán conducidos a la página principal de ese producto, en donde podrán reducir los resultados de la búsqueda al programa concreto que les está cabreando. Obtendrán artículos con escenarios y artículos que les guiarán a lo largo de un proceso paso a paso, además de tener la oportunidad de ver qué otros tipos de contenido existen. ¿Cuáles pueden ser? Sigan leyendo.

Grado nº 2: columnas y otro contenido destacado

Como pueden imaginarse, soy muy aficionada a las columnas. Comencé a escribir la columna de la Gruñona de Office hace poco más de cinco años; mi objetivo era ofrecer a los usuarios de Office una forma distinta de aprender, y hacerlo con un estilo que fuera un poco más personal. Me gusta dibujar mientras intento solucionar problemas y no soy la única que lo hace. Las columnas de Horas de Office (estrenadas en el sitio el 30 de abril) ofrecen cada dos semanas sugerencias e ideas sobre distintos temas que sugieren los empleados de Microsoft. Este verano, busquen las columnas de Horas de Office sobre perlas ocultas en Office 2007, el uso de PowerPoint para la creación de guiones gráficos, etc. Las propuestas de estos ingeniosos Microsofties son asombrosas. Además, no piensen que los empleados no lidian con los mismos problemas de software que ustedes, porque lo hacen, y sugieren formas ingeniosas de trabajar con las herramientas que tienen.

Tampoco olviden el blog de Office Online, que abarca cualquier tema, desde preguntarles a ustedes, nuestros clientes, cómo podemos mejorar la ayuda hasta asegurarnos de que están al día de las plantillas y descargas más recientes.

Si desean que nos mantengamos en contacto con ustedes, suscríbanse a los Boletines de Office Online, que se les enviarán mensualmente, calentitos y recién hechos. Es una forma magnífica de mantenerse al día de las novedades, de lo que se avecina e incluso de lo que se han estado perdiendo.

Grado nº 3: cursos de formación

Es posible que ya hayan oído hablar de nuestros cursos de formación. Son gratuitos, son increíblemente útiles y les enseñarán cosas que jamás supieron que fueran posibles. A algunos nos gusta aprender leyendo, a otros viendo y a algunos practicando. Los cursos de formación de Office permiten hacer las tres cosas, y todo a su propio ritmo.

Los autores de estos cursos de formación son expertos en su campo. Por ejemplo, los autores de los cursos de formación de Word saben todo lo que hay que saber acerca de Word; les formarán en las bellas artes de usar listas numeradas y con viñetas y se asegurarán de que saben cómo utilizar mejor las tablas en los documentos, y no les ofrecen menos de tres cursos para enseñarles. Lo mismo se aplica a los cursos de formación de Access, Excel, PowerPoint y cualquier otro programa de Office; si necesitan aprenderlo, lo más probable es que se haya desarrollado un curso de formación para enseñarles. Sí, los creadores de los cursos de formación dominan la anticipación: antes de que piensen que pueden necesitar saber hacer algo, ya se ha creado un curso a tal efecto.

Grado nº 4: demostraciones

Nuestras demostraciones de vídeo son uno de los tipos de contenido más populares del sitio. Una forma excelente de aprender es ver cómo se hace. Las demostraciones son breves, se cargan con facilidad, incluyen formato de texto "Cómo se hace" y proporcionan vínculos a otro contenido que ayuda a ponerse en marcha. Así que, una vez que vean cómo se hace, pueden intentarlo por sí mismos.

Es interesante que sepan que la mayoría de estas demostraciones se han creado basándose en los comentarios enviados por nuestros clientes. Además, ya que he mencionado que cada persona aprende de una manera distinta, existe una variedad de tipos de demostraciones entre los que elegir:

• Paso a paso  Demostración: personalice los boletines con la Combinación de correo electrónico en Publisher 2007
• Demostraciones que presentan nuevas características  Demostración: Déle vida al texto con gráficos SmartArt
• Paseos  

Grado nº 5: fuentes RSS que les enviarán una combinación de material

Los grados nº 4 y nº 5 están relacionados. Ambos les MUESTRAN a la vez que les ENSEÑAN. No obstante, tienen otra cosa más en común: pueden recibir demostraciones y cursos de formación directamente en su hogar (o, más bien, en su lector RSS, como Outlook 2007) cada dos semanas. Como dicen los chicos que confeccionan las fuentes RSS (Really Simple Syndication) de los cursos y las demostraciones, "¿Por qué salir si puedes pedirlo?"

Si no están seguros de en qué consiste RSS o de cómo conseguirlo, echen un vistazo a algunos de estos recursos:

• Introducción a RSS
• Agregar una fuente RSS en Outlook 2007
• Agregar una colección de fuentes RSS en Outlook 2007
• Cambiar la configuración de las fuentes RSS en Outlook 2007

Grado nº 6: ficha Introducción de Excel, PowerPoint y Word

La ficha Introducción es una descarga, un complemento gratuito, para Office PowerPoint 2007, Office Word 2007 y Office Excel 2007. Una vez descargada, agrega una ficha Introducción a la cinta de opciones (parte de la interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent) de esos tres programas (la ficha del extremo derecho). Desde esta ficha es posible obtener acceso con facilidad al contenido gratuito de Office Online, como los cursos de formación, las demostraciones de vídeo y otro contenido de Office Online diseñado para ayudarles a aprender estos tres programas de Office. En la ficha también hay una herramienta interactiva de asignación de comandos que muestra la ubicación de los comandos y botones de Office 2003 en Office 2007. (Si me lo preguntan, es una de las mejores partes de este complemento. Muchos de ustedes han tenido problemas para manejarse con el nuevo diseño de Office 2007; esto les da un pequeño empujoncito).

No más llantos

Ahora que les he ofrecido seis formas independientes de obtener ayuda para todos los programas de Office, creo que es hora de que esas cartas un poquito hostiles que recibo dejen de llegar. Estoy preparada para ser agradable y espero que podamos ser amigos. Y si encuentran una séptima forma de obtener ayuda, mejor para ustedes, amigos y amigas.

"En momentos como éste, ayuda recordar que siempre ha habido momentos como éste." Paul Harvey

Acerca de la autora

Annik Stahl, la columnista de la Gruñona de Office, se toma muy a pecho todas sus quejas, cumplidos y reacciones espontáneas. Por eso les pide amablemente que le indiquen si esta columna les ha resultado de utilidad, o no, mediante la herramienta ¿Le ha resultado útil esta información? que aparece a continuación. Recuerden: si no votan no podrán quejarse.