• Recopilar toda la información en un mismo lugar

• Encontrar rápidamente lo que busca

• Trabajar en equipo de un modo más eficaz

Office OneNote 2007 es un bloc de notas digital que ofrece un lugar para recopilar notas y otros tipos de información, una eficaz funcionalidad para realizar búsquedas con rapidez, y blocs de notas compartidos fáciles de usar para administrar la sobrecarga de información y cooperar con eficacia.

A diferencia de los sistemas en soporte papel, los programas de procesamiento de texto, los sistemas de correo electrónico u otros programas de productividad, Office OneNote 2007 ofrece la flexibilidad de recopilar y organizar texto, imágenes, escritura a mano digital, grabaciones de audio y vídeo, etc.; todo ello en un bloc de notas digital de su equipo. Office OneNote 2007 facilita la productividad, ya que pone la información necesaria al alcance de la mano y reduce el tiempo dedicado a buscar información en mensajes de correo electrónico, blocs de notas en papel, carpetas de archivos y documentos impresos. 

Office OneNote 2007 es una parte integrante de Microsoft Office 2007 system que permite recopilar, organizar, buscar y compartir información y sus notas con mayor facilidad y eficacia. La excepcional funcionalidad de búsqueda ayuda a encontrar información en textos de imágenes o palabras contenidas en grabaciones de audio o vídeo. Además, las sencillas herramientas de colaboración facilitan que los equipos trabajen conjuntamente con toda esta información en blocs de notas compartidos, en línea o sin conexión.

Con toda la información al alcance de la mano, Office OneNote 2007 ofrece una solución para la sobrecarga de información, permite colaborar con otros usuarios con mayor eficacia y le ayuda a estar a la cabeza de las tareas, la programación y la información del equipo. La familiaridad de Microsoft Office system permite empezar a utilizar el programa desde el primer momento, minimizando la pérdida de tiempo y los costos de aprendizaje.

Recopilar toda la información en un mismo lugar

Con tanta información en las manos, y en formatos tan distintos, es necesario disponer de un lugar para agruparla y de una herramienta que sea lo suficientemente flexible como para recopilarla. En caso contrario, la información que podría servir para tomar mejores decisiones o ser más eficaz se pierde o resulta difícil de encontrar.  

Tomar notas sobre papel y transcribirlas posteriormente puede ser una tarea ardua y laboriosa. Los blocs de notas en papel se pierden, no son fáciles de compartir y en realidad sólo sirven para recopilar un tipo determinado de información: las notas manuscritas. Puesto que la mayoría de usuarios no dispone de un sistema para recopilar digitalmente información no estructurada, la gente suele imprimir las consultas realizadas con el explorador Web y almacenar la información en carpetas de archivos o escritorios, por lo que las búsquedas posteriores resultan difíciles y el acceso se hace imposible cuando uno no se encuentra en la oficina. Además, compartir la información puede resultar difícil; la mayoría de usuarios recurre al correo electrónico para compartir archivos e intercambiar información y suele ser difícil averiguar de qué trata un asunto sin leer una larga retahíla de mensajes de correo electrónico.  

Office OneNote 2007 ofrece una solución con un programa flexible que permite agrupar prácticamente cualquier tipo de información en un mismo lugar. Con la información fácilmente disponible, puede estar mejor preparado y tomar mejores decisiones.

• Agrupe toda su información en un mismo lugar (como notas manuscritas, imágenes, documentos, archivos de otros programas de Microsoft Office system y documentos multimedia enriquecidos) y organícela de la manera que le resulte más conveniente.  
• Ayude a proteger la propiedad intelectual y no se preocupe de guardar frecuentemente la información ni de crear copias de seguridad de ésta: Office OneNote 2007 lo hace automáticamente. 
• Tome notas de reuniones en Office OneNote 2007 para crear un repositorio dinámico de decisiones de grupo y sesiones de lluvia de ideas que aporte continuidad y contexto a las reuniones subsiguientes.
• Capte todos los detalles de las llamadas de los clientes y de las reuniones sincronizando las notas escritas con el teclado o a mano con las grabaciones de audio y vídeo de Office OneNote 2007.
• Recopile información en su Smartphone o dispositivo basado en Microsoft Windows Mobile (como notas, grabaciones de audio, imágenes, etc.) y transfiéralas a Office OneNote 2007.
• Aproveche las interfaces de programación de aplicaciones de exportación de Office OneNote 2007 para transferir fácilmente la información recopilada en OneNote 2007 a los sistemas de su empresa, reduciendo así el número de errores y la pérdida de tiempo dedicado a especificar la misma información en diferentes sistemas.
• Copie, pegue o imprima información de un programa a otro de Microsoft Office 2007 system, como Word, Excel, Outlook y PowerPoint.
• Utilice las tablas y herramientas de dibujo de Office OneNote 2007 para anotar, organizar y administrar fácilmente la información.

Recopile toda la información en Office OneNote 2007. Ver imagen ampliada.

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Encontrar rápidamente lo que busca

La búsqueda de la información necesaria para realizar una tarea determinada puede precisar tiempo. Cuando se busca información en notas tomadas en papel, carpetas de archivos, archivos informáticos o recursos de red compartidos se pierde un tiempo valioso que podría dedicarse a mejorar la productividad y la capacidad de influir positivamente en la empresa. El tiempo que dedica a buscar no es tiempo que dedica a trabajar.

Con Office OneNote 2007, buscar información resulta rápido y sencillo. Office OneNote 2007 elimina la necesidad de tener que averiguar dónde se encuentra la información crítica porque todo se guarda en el mismo programa. Ya no es necesario rastrear carpetas de archivos ni consultar sin perderse páginas de blocs de notas de papel para encontrar la información que busca. Las eficaces funciones de búsqueda permiten localizar la información rápidamente.

Office OneNote 2007 también permite buscar en nuevos tipos de contenido, como texto en imágenes o documentos digitalizados o palabras de discurso oral en grabaciones de audio y vídeo. Puesto que los hechos se pueden constatar con mayor facilidad, los integrantes del equipo pueden tomar mejores decisiones.

• Encuentre palabras clave rápidamente en texto, imágenes y grabaciones de audio tomadas en Office OneNote 2007.
• Vea los resultados de las búsquedas con hipervínculos en un panel de tareas esquematizado: con un solo clic obtendrá los resultados pertinentes.
• Vea todos los blocs de notas abiertos a la vez, utilice la función de arrastrar y colocar para ordenar y organizar fácilmente sus notas y agregue hipervínculos a otras páginas del bloc de notas para encontrar rápidamente el contenido pertinente.
• Administre las tareas fácilmente con la sincronización bidireccional entre Office OneNote 2007 y las versiones 2003 y 2007 de Microsoft Office Outlook.
• Vincule las notas y demás información a contactos específicos de Office Outlook 2007 o Outlook 2003 para preparar mejor las reuniones y recordar la información más fácilmente.
• Marque las notas con etiquetas, iconos visualmente enriquecidos que facilitan la remisión a recordatorios, tareas pendientes y demás acciones que deben realizarse.

Encuentre rápidamente lo que busca con Office OneNote 2007. Ver imagen ampliada.

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Trabajar en equipo de un modo más eficaz

Cuando los integrantes del equipo trabajan desde distintos puntos y en varios proyectos, la comunicación, la coordinación y el uso compartido de la información pueden representar un reto para la eficacia y la productividad del grupo. Los equipos suelen recurrir a los mensajes de correo electrónico para compartir información, lo que genera confusión y buzones de correo electrónico saturados. La actualización, el acceso y el seguimiento de tareas, acciones pendientes, agendas y anotaciones de problemas almacenadas en documentos estáticos o en sistemas de administración de documentos resultan complicados, lo que impide que varias personas puedan trabajar con la misma información al mismo tiempo. Si cada usuario almacena y realiza el seguimiento de la información de forma individual, resulta difícil que todos los usuarios trabajen a partir de la misma página.

Office OneNote 2007 ayuda a las personas a trabajar mejor en equipo eliminando los obstáculos que surgen cuando la información se aísla en notas de papel o en carpetas de archivos, o bien en el equipo informático de un solo usuario. Los grupos pueden compartir la información fácilmente, ser más productivos y llevar un mejor seguimiento de los proyectos, los problemas y los objetivos.

• Trabaje en equipo desde el mismo bloc de notas (ya sea en línea o sin conexión) mediante los blocs de notas compartidos. Office OneNote 2007 administra los cambios realizados en el mismo bloc de notas, eliminando la necesidad de realizar un seguimiento de las versiones o cargar los cambios.  
• Cree una base de conocimientos del equipo para que todos los integrantes tengan acceso a la misma información, lo que facilita que los nuevos integrantes del equipo se pongan al día rápidamente y se minimice la duplicación de esfuerzos.
• Comparta notas con otras personas (aunque no sean usuarios de Office OneNote 2007) enviándolas con formato HTML para que pueda verlas cualquier usuario que disponga de un cliente de correo electrónico o un explorador de Web.
• Mantenga el control de su información eligiendo qué blocs de notas desea compartir con sus compañeros de equipo y cuáles desea mantener en el ámbito privado, y ayude a garantizar la privacidad mediante la protección con contraseña.
• Utilice Office OneNote 2007 como pizarra digital compartida, lo que permite que los equipos virtuales colaboren en tiempo real, visualizando y editando el mismo conjunto de notas.

Trabaje en equipo de un modo más eficaz usando Office OneNote 2007. Ver imagen ampliada.

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