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Muchos de los programas de 2007 Microsoft Office System incluyen una función de Guardar o Editar como Formato de Documento Portátil (PDF, Portable Document Format) o Especificación para papel XLS (XPS, XML Paper Specification) que permite también controlar lo que se guarda o se edita, como se hace al imprimir. Elija esta configuración en el cuadro de diálogo Opciones que se abre si hace clic en Opciones (o en Cambiar en Microsoft Office Publisher 2007) en el cuadro de diálogo Publicar como PDF o XPS
Nota Podrá guardar como un archivo PDF o XPS de un programa 2007 Microsoft Office System únicamente después de instalar un complemento. Para obtener más información, vea Habilitar la compatibilidad con otros formatos de archivo como PDF y XPS.
¿Qué programa de 2007 Microsoft Office System está usando?
Access
- Haga clic en el botón de Microsoft Office
 , señale la flecha situada junto a Guardar como y, a continuación, haga clic en PDF o XPS.
- En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF o Documento XPS.
- Haga clic en Opciones para que se muestren los elementos siguientes.
En Intervalo:
- Todo Haga clic para publicar todos los registros de la base de datos.
- Registros seleccionados Haga clic para publicar sólo los registros seleccionados.
- Páginas Haga clic para publicar los registros que estén en el intervalo de páginas especificado. Puede escribir o seleccionar las páginas de inicio y final en los cuadros Desde y Hasta.
En Incluir información no imprimible:
- Etiquetas de la estructura del documento para accesibilidad
Esta casilla de verificación se activa de forma predeterminada para que el archivo creado sea más accesible para los usuarios discapacitados. Desactívela si desea que el archivo sea lo más pequeño posible y prefiere no incluir datos que ayuden a mejorar la accesibilidad. Por ejemplo, si desactiva esta casilla de verificación, no se incluyen los datos, en el archivo, que permiten que los lectores usen lectores de pantalla para desplazarse con más facilidad por el archivo.
Si va a guardar un archivo PDF, en Opciones PDF:
 Volver al principio
Excel
- Haga clic en el botón de Microsoft Office, señale la flecha situada junto a Guardar como y, a continuación, haga clic en PDF o XPS.
- En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF o Documento XPS.
- Haga clic en Opciones para que se muestren los elementos siguientes.
En Intervalo de páginas:
- Todo Haga clic para publicar todas las páginas de información del libro.
- Páginas Haga clic para publicar las páginas especificadas del libro. Puede escribir o seleccionar las páginas de inicio y final en los cuadros Desde y hasta.
En Qué desea publicar:
- Selección Haga clic para publicar las celdas seleccionadas de la hoja de cálculo activa.
- Hojas activas Haga clic para publicar la hoja o las hojas de cálculo seleccionadas.
- Todo el libro Haga clic para publicar todos los datos del libro.
- Tabla Haga clic para publicar la tabla seleccionada.
- Omitir áreas de impresión Haga clic para imprimir toda la hoja, aunque haya áreas de impresión definidas en la hoja de cálculo.
En Incluir información no imprimible:
- Propiedades del documento Al activar esta casilla de verificación se incluyen las propiedades del documento en la versión publicada como PDF o XPS. Estas propiedades incluyen el título, asunto, autor, fecha de creación e información similar.
 Proteger la privacidad
Para ayudarle a proteger la privacidad y no compartir esta información, desactive esta casilla de verificación. Encontrará más información sobre cómo ver y cambiar las propiedades de los documentos en la sección Vea también.
- Etiquetas de la estructura del documento para accesibilidad
Esta casilla de verificación se activa de forma predeterminada para que el archivo creado sea más accesible para los usuarios discapacitados. Desactívela si desea que el archivo sea lo más pequeño posible y prefiere no incluir datos que ayuden a mejorar la accesibilidad. Por ejemplo, si desactiva esta casilla de verificación, no se incluyen los datos en el archivo que permitan que los lectores usen lectores de pantalla para desplazarse con más facilidad por el archivo.
Si va a guardar un archivo PDF, en Opciones PDF:
Si va a guardar un archivo XPS, en Opciones de documento XPS:
- Mantener permisos restringidos en XPS Active esta casilla de verificación para garantizar que los libros que tengan activada la protección IRM (Information Rights Management) conservan la configuración IRM después de la conversión a XPS. Esta casilla de verificación se activa de forma predeterminada al guardar como XPS. La configuración IRM se conserva en cualquier documento XPS que se cree a menos que se desactive la casilla de verificación.
Volver al principio PowerPoint
- Haga clic en el botón de Microsoft Office, señale la flecha situada junto a Guardar como y, a continuación, haga clic en PDF o XPS.
- En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF o Documento XPS.
- En el cuadro de diálogo Publicar como PDF o XPS, haga clic en Opciones para mostrar los elementos siguientes.
En Intervalo:
- Todo Haga clic para publicar todas las diapositivas de la presentación.
- Diapositiva actual Haga clic para publicar sólo la diapositiva que se está mostrando actualmente.
- Selección Haga clic para publicar las diapositivas seleccionadas.
- Presentación personalizada Si creó una o varias presentaciones personalizadas que muestren las diapositivas seleccionadas, haga clic para publicar sólo las diapositivas de la presentación personalizada especificada.
- Diapositivas Haga clic para publicar el intervalo especificado de diapositivas. Puede escribir o seleccionar las páginas de inicio y final en los cuadros Desde y Hasta.
En Opciones de publicación:
- Qué desea publicar Seleccione qué desea publicar: Diapositivas, Documentos, Páginas de notas o Vista Esquema.
- Diapositivas por página Seleccione el número de diapositivas que desee imprimir en cada página.
- Enmarcar diapositivas Active esta casilla de verificación si desea que cada diapositiva publicada esté rodeada por un marco.
- Incluir diapositivas ocultas Active esta casilla de verificación si desea que se publiquen las diapositivas ocultas.
- Incluir comentarios y entrada manuscrita Active esta casilla de verificación para publicar el documento con los comentarios y las entradas manuscritas a la vista.
- Ordenar Cuando publique diapositivas como documentos, haga clic en Horizontal o en Vertical para determinar el orden en el que aparecen las diapositivas en una página.
En Incluir información no imprimible:
- Propiedades del documento Active esta casilla de verificación para incluir las propiedades del documento en la versión publicada como PDF o XPS. Estas propiedades incluyen el título, asunto, autor, fecha de creación e información similar.
Proteger la privacidad Para ayudarle a proteger la privacidad y no compartir esta información, desactive esta casilla de verificación. Encontrará más información sobre cómo ver y cambiar las propiedades de los documentos en la sección Vea también.
- Etiquetas de la estructura del documento para accesibilidad
Esta casilla de verificación se activa de forma predeterminada para que el archivo creado sea más accesible para los usuarios discapacitados. Desactívela si desea que el archivo sea lo más pequeño posible y prefiere no incluir datos que ayuden a mejorar la accesibilidad. Por ejemplo, si desactiva esta casilla de verificación, no se incluyen los datos, en el archivo, que permitan que los lectores usen lectores de pantalla para desplazarse con más facilidad por el archivo.
Si va a guardar un archivo PDF, en Opciones PDF:
Si va a guardar un archivo XPS, en Opciones de documento XPS:
- Mantener permisos restringidos en XPS Active esta casilla de verificación para garantizar que la presentación que tenga activada la protección IRM (Information Rights Management) conserven la configuración IRM después de la conversión a XPS. Esta casilla de verificación se activa de forma predeterminada al guardar como XPS. La configuración IRM se conserva en cualquier documento XPS que se cree a menos que se desactive la casilla de verificación.
Volver al principio Publisher
- En el menú Archivo, haga clic en Publicar como PDF o XPS.
- En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF o Documento XPS.
- Para mostrar el cuadro de diálogo Opciones de publicación, haga clic en Cambiar.
- Especifique cómo se va a imprimir o a distribuir esta publicación Seleccione Tamaño mínimo, Estándar o Impresión de alta calidad. Según cómo se imprima o se distribuya la publicación, se usarán diferentes algoritmos de compresión para optimizar la publicación.
- Opciones avanzadas Haga clic para mostrar las siguientes opciones.
En Imágenes:
- Imágenes en color y escala de grises
Seleccione los números en las listas Reducir resolución a y cuando sea superior a La reducción de resolución reduce los puntos por pulgada (ppp) de la imagen para reducir el tamaño de archivo.
- Blanco y negro (1 bit) Seleccione los números en las listas Reducir resolución a y cuando sea superior a La reducción de resolución reduce los ppp de la imagen para reducir el tamaño de archivo.
En Verificador de diseño:
- Avisar sobre la transparencia y el uso del color Cuando active esta casilla de verificación, se le advertirá antes de publicar el documento si los gráficos usan transparencias o colores Rojo-Verde-Azul (RGB) que puedan crear problemas en algunos procesos de impresión.
En Incluir información no imprimible:
- Propiedades del documento Active esta casilla de verificación para incluir las propiedades del documento en la versión publicada como PDF o XPS. Estas propiedades incluyen el título, asunto, autor, fecha de creación e información similar.
Proteger la privacidad Para ayudarle a proteger la privacidad y no compartir esta información, desactive esta casilla de verificación. Encontrará más información sobre cómo ver y cambiar las propiedades de los documentos en la sección Vea también.
- Etiquetas de la estructura del documento para accesibilidad
Esta casilla de verificación se activa de forma predeterminada para que el archivo creado sea más accesible para los usuarios discapacitados. Desactívela si desea que el archivo sea lo más pequeño posible y prefiere no incluir datos que ayuden a mejorar la accesibilidad. Por ejemplo, si desactiva esta casilla de verificación, no se incluyen los datos, en el archivo, que permitan que los lectores usen lectores de pantalla para desplazarse con más facilidad por el archivo.
Si va a guardar un archivo PDF, en Opciones PDF:
Opciones de impresión Haga clic para mostrar cuadro de diálogo Opciones de impresión. La mayoría de las opciones de configuración de este cuadro de diálogo están también disponibles en la ficha Configuración de publicación y papel del cuadro de diálogo Imprimir.
Volver al principio Visio
- En el menú Archivo, haga clic en Publicar como PDF o XPS.
- En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF o Documento XPS.
- Haga clic en Opciones para mostrar los elementos siguientes.
En Intervalo de páginas:
- Todo Haga clic para publicar todas las páginas del dibujo.
- Vista actual Haga clic para publicar la parte del dibujo que aparece en la ventana de programa.
- Página actual Haga clic para publicar la página de dibujo que se muestra actualmente:
- Si la página es una página de primer plano, se publica la página actual de primer plano y todas sus páginas de fondo.
- Si la página es una página de fondo, se publica el fondo y todos los fondos que tenga asignados.
- Si está en modo Vista preliminar, se publica el mosaico actual.
- Selección Haga clic para publicar la parte del dibujo que está seleccionada. Si no se selecciona ninguna parte del dibujo, esta opción no está disponible.
- Páginas Haga clic para publicar el intervalo de páginas seleccionadas en los cuadros Desde y Hasta. Si el dibujo consta de una sola página, esta opción no está disponible.
- Color a negro Active esta casilla de verificación con el fin de publicar todos los colores como negro, para garantizar que se vean todas las formas en el dibujo impreso.
- Incluir fondo Active esta casilla de verificación para incluir el fondo en el dibujo publicado.
En Incluir información no imprimible:
- Propiedades del documento Active esta casilla de verificación para incluir las propiedades del documento en la versión publicada como PDF o XPS. Estas propiedades incluyen el título, asunto, autor e información similar.
Proteger la privacidad Para ayudarle a proteger la privacidad y no compartir esta información, desactive esta casilla de verificación. Encontrará más información sobre cómo ver y cambiar las propiedades de los documentos en la sección Vea también.
- Etiquetas de la estructura del documento para accesibilidad
Esta casilla de verificación se activa de forma predeterminada para que el archivo creado sea más accesible para los usuarios discapacitados. Desactívela si desea que el archivo sea lo más pequeño posible y prefiere no incluir datos que ayuden a mejorar la accesibilidad. Por ejemplo, si desactiva esta casilla de verificación, no se incluyen los datos, en el archivo, que permitan que los lectores usen lectores de pantalla para desplazarse con más facilidad por el archivo.
Si va a guardar un archivo PDF, en Opciones PDF:
Volver al principio Word
- Haga clic en el botón de Microsoft Office, señale la flecha situada junto a Guardar como y, a continuación, haga clic en PDF o XPS.
- En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF o Documento XPS.
- En el cuadro de diálogo Publicar como PDF o XPS, haga clic en Opciones para mostrar los elementos siguientes.
En Intervalo de páginas:
- Todo Haga clic para publicar todas las páginas del documento.
- Página actual Haga clic para publicar sólo la página en la que se encuentra el punto de inserción actualmente.
- Selección Haga clic para publicar el texto seleccionado. Si no hay nada seleccionado en el documento, esta opción no está disponible.
- Páginas Haga clic para publicar el intervalo de páginas seleccionadas en los cuadros Desde y Hasta. Si el dibujo consta de una sola página, esta opción no está disponible.
En Qué desea publicar:
- Documento Haga clic para publicar el documento limpio, sin marcas de revisión ni comentarios.
- Documento con marcas Haga clic para publicar el documento con marcas de revisión y comentarios visibles.
En Incluir información no imprimible:
- Crear marcadores usando Active esta casilla de verificación para crear marcadores en el documento basados en la selección. Si el documento contiene encabezados, está disponible la opción Títulos. Si el documento contiene marcadores, está disponible la opción Marcadores de Word.
- Propiedades del documento Active esta casilla de verificación para incluir las propiedades del documento en la versión publicada como PDF o XPS. Estas propiedades incluyen el título, asunto, autor, fecha de creación e información similar.
Proteger la privacidad Para ayudarle a proteger la privacidad y no compartir esta información, desactive esta casilla de verificación. Encontrará más información sobre cómo ver y cambiar las propiedades de los documentos en la sección Vea también.
- Etiquetas de la estructura del documento para accesibilidad
Esta casilla de verificación se activa de forma predeterminada para que el archivo creado sea más accesible para los usuarios discapacitados. Desactive esta casilla de verificación si desea que el archivo sea lo más pequeño posible y prefiere no incluir datos que ayuden a mejorar la accesibilidad. Por ejemplo, si desactiva esta casilla de verificación, no se incluyen los datos en el archivo que permitan que los lectores usen lectores de pantalla para desplazarse con más facilidad por el archivo.
Si va a guardar un archivo PDF, en Opciones PDF:
Si va a guardar un archivo XPS, en Opciones de documento XPS:
- Mantener permisos restringidos en XPS Active esta casilla de verificación para garantizar que el documento que tenga activada la protección IRM (Information Rights Management) conserven la configuración IRM después de la conversión a XPS. Esta casilla de verificación se activa de forma predeterminada al guardar como XPS. La configuración IRM se conserva en cualquier documento XPS que se cree a menos que se desactive la casilla de verificación.
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