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Una vez agregados los campos al documento principal, ya estará listo para obtener una obtener una vista previa de los resultados de la combinación. Cuando esté satisfecho de la vista previa, puede completar la combinación.

Obtener una vista previa de la combinación

Puede obtener una vista previa de los documentos combinados y efectuar cambios antes de completar del todo la combinación.

Para obtener una vista previa, siga uno de estos procedimientos:

• Hojee los documentos combinados utilizando los botones anterior y siguiente del panel de tareas.
• Obtenga una vista previa de un documento concreto haciendo clic en Buscar un destinatario.
• Haga clic en Excluir al destinatario si observa que no desea incluir el registro que está mirando.
• Haga clic en Editar lista de destinatarios para abrir el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, en el que puede filtrar la lista si ve registros que no desea incluir.
• Haga clic en Anterior en la parte inferior del panel de tareas para volver atrás un paso o dos si necesita efectuar otros cambios.

Cuando esté satisfecho de los resultados de la combinación, haga clic en Siguiente en la parte inferior del panel de tareas.

Completar la combinación

Ahora todo depende del tipo de documento que esté creando. Si está combinando cartas, puede imprimirlas o modificarlas individualmente. Si elige modificar las cartas, Word las guarda en un único archivo, con una carta por página.

Independientemente del tipo de documento que esté creando, puede imprimir, trasmitir o guardar todos los documentos o únicamente un subconjunto de los mismos.

Sugerencias sobre los mensajes de correo electrónico

Recuerde que los documento combinados que guarde son independientes del documento principal. es una buena idea guardar el documento principal si planea utilizarlo en otra combinación de correspondencia.

Cuando guarde el documento principal, además de su contenido y de sus campos, también se guarda su conexión con el archivo de datos. La próxima vez que abra el documento principal, se le pedirá que elija si desea volver combinar en el mismos la información del archivo de datos.

• Si hace clic en Sí, el documento se abre con la información del primer registro combinada. Si abre el panel de tareas (menú Herramientas, submenú Cartas y correo, comando Combinar correspondencia), se encontrará en el paso Seleccionar destinatarios. Puede hacer clic en los hipervínculos del panel de tareas para modificar el archivo de datos con el fin de que incluya un conjunto de registros diferente o para conectarse a un archivo de datos diferente. A continuación, puede hacer clic en Siguiente en la parte inferior del panel de tareas para continuar con la combinación.
• Si hace clic en No, se perderá la conexión entre el documento principal y el archivo de datos. El documento principal se convierte en un documento estándar de Word. Los campos se sustituyen por la información exclusiva del primer registro.