Si trabaja en un proyecto complicado que requiere incorporar propuestas de muchas personas diferentes, necesitará realizar un seguimiento de los comentarios de todas ellas y administrar las sugerencias recibidas. Con las herramientas Enviar a y Enviar para revisión de Microsoft Office XP, podrá reunir en un solo documento los comentarios y cambios realizados por varios revisores.

Con Office XP podrá comparar y combinar documentos con facilidad. Los comentarios de los revisores, tanto sobre el texto como sobre el formato, se combinan en un solo documento, con lo que podrá identificar y aceptar, rechazar o cambiar las sugerencias realizadas.

Por ejemplo, está trabajando en una propuesta para su compañía de consultoría y ya ha reunido las ideas y opiniones de todos, ha creado un borrador y lo ha enviado al grupo para revisión. Ahora ya puede reunir todos los comentarios recibidos.

Comparar y combinar documentos

Cuando se comparan y combinan documentos en Microsoft Word 2002, éste realiza un seguimiento de los cambios para resaltar las diferencias de texto y formato. Al combinar documentos para revisión, puede elegir entre colocar los comentarios en el documento original, en el que se encuentra trabajando o en otro nuevo.

Para comparar y combinar dos documentos

Cuando los revisores le devuelvan un documento con comentarios como adjunto de un correo electrónico, al hacer doble clic en dicho documento se le solicitará automáticamente que compare y combine las sugerencias del mismo. Haga clic en Sí para ver los cambios de un documento.

Para incorporar manualmente las revisiones al abrir más tarde la copia modificada del documento, haga clic en Comparar y combinar documentos en el menú Herramientas. A continuación, seleccione el documento original y haga clic en una de las siguientes opciones:

• Combinar   mostrará los resultados de la comparación en el documento original.
• Combinar en el documento actual   mostrará los resultados de la combinación en el documento que esté abierto en ese momento.
• Combinar en el nuevo documento   mostrará los resultados en un documento nuevo.

Para comparar y combinar varios documentos

1. Abra el documento en el que desea combinar los cambios.
2. En el menú Herramientas , haga clic en Comparar y combinar documentos.
3. Abra uno de los documentos que contiene los cambios que desea combinar.
4. Haga clic en la flecha situada junto a Combinar y haga clic en Combinar en el documento actual.
5. Repita los pasos 2 a 4 hasta que termine de combinar todas las copias del documento.

Encontrar rápidamente los cambios realizados

Si desea identificar rápidamente y revisar los cambios realizados por las personas que han revisado el documento, puede imprimir una lista de los mismos. Ello puede resultar especialmente útil para crear una lista de puntos que se desea discutir en una reunión o de acciones para llevar a cabo.

Para imprimir una lista de los cambios realizados

1. Abra el documento que contiene el seguimiento de los cambios.
2. En el menú Archivo, haga clic en Imprimir.
3. En el cuadro Imprimir, haga clic en Lista de marcas.

Tomar decisiones basadas en las comparaciones

Una vez recopilados todos los comentarios mediante las herramientas Comparar y combinar, es el momento de comenzar a revisar las sugerencias realizadas por los otros integrantes del grupo.

Con la opción Control de cambios del menú Herramientas, podrá aceptar o rechazar los cambios realizados por los integrantes del grupo. También puede eliminar o responder a los comentarios.

En ocasiones, puede que necesite una aclaración sobre el texto del documento o sobre un tema planteado por un integrante del grupo. Puede responder a las preguntas planteadas por los miembros de su equipo o formular más preguntas, como se describe en El ciclo de revisión en Office XP: discutir documentos.