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Vincular datos de Excel a Access con AccessLinks
 

Si trabaja en Microsoft Excel y Microsoft Access, puede utilizar varias características de Access para mantener los datos de Excel con el programa de complementos AccessLinks.

Si los comandos Convertir a MS Access, Informe de MS Access o Formulario de MS Access no están disponibles en el menú Datos, esto significa que tiene que agregar el complemento AccessLinks. El programa de complementos AccessLinks está disponible en el sitio Web de descarga de Microsoft Excel.

Utilizar Access para administrar datos de Excel

Convertir una lista de Excel en una base de datos de Access   Si tiene una lista de Excel larga y desea aprovechar las funciones de administración de datos de Access, su seguridad o sus funciones multiusuario, puede convertir los datos de Excel a una base de datos de Access. Utilice este método cuando desee pasar los datos de Excel a Access y, en adelante, utilizar y mantener los datos desde Access.

Crear un informe de Access a partir de datos de Excel   Si está familiarizado con el diseño de informes de Access y desea resumir y organizar los datos de Excel de este modo, puede crear un informe de Access a partir de los datos de la lista de Excel. Para obtener más información sobre el diseño y uso de informes de Access, vea la Ayuda de Microsoft Access.

Usar un formulario de Access para insertar datos de Excel   Si desea utilizar un formulario personalizado para especificar, buscar o eliminar datos en una lista de Excel (una serie de filas de la hoja de cálculo que contienen datos relacionados), puede crear un formulario de Access para esta lista. Por ejemplo, puede crear un formulario de Access que permita escribir las entradas de una lista de Excel en un orden distinto del aquél en que aparecen las columnas de la hoja de cálculo. Utilice este método si desea disponer de las características específicas disponibles en los formularios de Access. Para obtener más información sobre el diseño y uso de formularios de Access, vea la Ayuda de Microsoft Access.

MostrarConvertir datos de Excel a una base de datos de Access

  1. Asegúrese de que los datos de Microsoft Excel estén en formato de lista: cada columna debe tener una etiqueta en la primera fila y datos semejantes; dentro de la lista no puede haber filas ni columnas en blanco.
  2. Haga clic en la lista de Excel.
  3. En el menú Datos, haga clic en Convertir a MS Access.
  4. Haga clic en Nueva base de datos.
  5. Haga clic en Aceptar y, a continuación, siga las instrucciones del Asistente de Access para importación de hojas de cálculo.

    Para obtener más información sobre este asistente, vea la Ayuda de Microsoft Access.

MostrarCrear un informe de Access a partir de datos de Excel

  1. Asegúrese de que los datos de Microsoft Excel estén en formato de lista: cada columna debe tener una etiqueta en la primera fila y datos semejantes; dentro de la lista no puede haber filas ni columnas en blanco.
  2. Haga clic en la lista de Excel.
  3. En el menú Datos, haga clic en Informe de MS Access.
  4. Si la aplicación se lo pide, guarde el libro al hacer clic en Guardar en el menú Archivo y, a continuación, haga clic en Informe de MS Access otra vez.
  5. En Microsoft Access, siga uno de estos procedimientos:
    • Para crear el informe en una nueva base de datos de Access, haga clic en Nueva base de datos.
    • Para crear el informe en una base de datos de Access existente, haga clic en Base de datos existente y, a continuación, escriba la ruta de la base de datos en el cuadro que aparece en Base de datos existente. Para buscar la base de datos en el disco duro o la red, haga clic en Examinar.
  6. Haga clic en Aceptar y, a continuación, siga las instrucciones del Asistente para informes de Access. No cambie los nombres propuestos por el asistente para la tabla y el informe.

    Para obtener más información sobre este asistente y sobre los informes de Access, vea la Ayuda de Microsoft Access.

MostrarVer o actualizar un informe existente

Para volver a ver el informe en Microsoft Excel, haga clic en el botón Ver informe de Access en la hoja de cálculo, a la derecha de la lista. Si ha agregado datos o cambiado los datos de la lista desde que creó o vio el informe por última vez, éste se actualizará con los cambios.

Para obtener más información sobre el informe, vea la Ayuda de Microsoft Access.

Especificar datos en Excel con un formulario de Access

MostrarCrear un nuevo formulario de Microsoft Access

  1. Asegúrese de que los datos existentes de la hoja de cálculo de Microsoft Excel estén en formato de lista: cada columna debe tener una etiqueta en la primera fila y datos semejantes; dentro de la lista no puede haber filas ni columnas en blanco.
  2. Haga clic en una celda de la lista.
  3. En el menú Datos, haga clic en Formulario de MS Access. Si la aplicación se lo pide, guarde el libro al hacer clic en Guardar en el menú Archivo. A continuación, haga clic en Formulario de MS Access otra vez.
  4. En Microsoft Access, siga uno de estos procedimientos:
    • Para crear el formulario en una nueva base de datos de Access, haga clic en Nueva base de datos.
    • Para crear el formulario en una base de datos de Access existente, haga clic en Base de datos existente y, a continuación, escriba la ruta de la base de datos en el cuadro que aparece en Base de datos existente. Para buscar la base de datos en el sistema o la red, haga clic en Examinar.
  5. Haga clic en Aceptar y, a continuación, siga las instrucciones del Asistente para formularios de Access. No cambie los nombres propuestos por el asistente para la tabla y el formulario. Para obtener más información sobre el asistente, vea la Ayuda de Microsoft Access.
  6. Cuando haya completado los pasos del asistente, especifique los datos mediante el formulario mostrado. Haga clic en el botón de nuevo registro, situado en la parte inferior del formulario, para comenzar a especificar nuevos datos. Cada vez que escribe un nuevo registro, Access actualiza la lista de Excel. Para obtener más información sobre el uso de un formulario de Access para especificar datos, consulte la Ayuda de Microsoft Access.
  7. Cuando haya terminado de especificar datos, cierre el formulario.

MostrarReutilizar un formulario de Access existente

Para volver a utilizar el formulario en Microsoft Excel, haga clic en el botón Ver formulario de Access en la hoja de cálculo, a la derecha de la lista.

Si Microsoft Excel no encuentra el formulario, aparecerá el cuadro de diálogo Crear formulario de Access. Para buscar el archivo .mdb de Access que contiene el formulario, haga clic en Examinar.

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