Office Groove 2007 es un programa de software de colaboración que pueden usar los equipos para compartir información y trabajar conjuntamente en actividades de proyectos: desde la sencilla colaboración con documentos hasta soluciones personalizadas integradas con procesos empresariales. Los equipos que utilizan Office Groove 2007 trabajan en áreas de trabajo de colaboración que sitúan a los integrantes del equipo, a las herramientas y a la información en un mismo lugar. Las áreas de trabajo de Groove mantienen a los equipos actualizados automática y eficazmente. Además, les permiten trabajar en cualquier parte, a cualquier hora y con cualquier persona, de forma que dedican menos tiempo a la coordinación y más tiempo al trabajo.

Los procesos y proyectos en equipo abarcan departamentos, oficinas, organizaciones, zonas horarias y límites culturales. Para poder mantener la velocidad y agilidad del negocio, las organizaciones deben ayudar a los equipos a superar estos límites de modo que la productividad y la calidad del trabajo no se vean afectadas.

Office Groove 2007 ayuda en la colaboración de los equipos mediante un entorno de trabajo contextual que se adapta a sus formas de trabajo: dentro y fuera de la oficina, con y sin conexión, con integrantes del equipo internos y externos. Al crear soluciones personalizadas y conectar las áreas de trabajo de Groove a sistemas empresariales existentes, las organizaciones pueden ayudar a garantizar que las actividades de proyecto fluyan de forma natural en los procesos empresariales estructurados y aceleren el ritmo general del negocio.

Al ayudar a aumentar la productividad individual y del equipo, Office Groove 2007 ayuda a los equipos a terminar proyectos a tiempo y dentro del presupuesto. Dado que los equipos que utilizan Office Groove 2007 no necesitan mantener teleconferencias tan a menudo, Groove también puede ayudar a reducir gastos de viaje y teléfono. Office Groove 2007 puede ayudar a los integrantes del equipo a mejorar la calidad de su trabajo, ya que dedican menos tiempo a la coordinación entre sí y más tiempo a sus propias aportaciones.

Cualquier equipo de profesionales de la información que necesite colaborar en un proyecto puede beneficiarse de Office Groove 2007. Normalmente, el número de integrantes del equipo varía entre 2 y 30 para obtener una productividad y eficacia máximas. Los proyectos pueden incluir desde la colaboración para crear documentos hasta soluciones personalizadas ligadas a los procesos empresariales existentes. Entre algunos ejemplos específicos de proyectos que se pueden terminar en un área de trabajo de Groove se incluyen:

• Desarrollo de solicitudes de oferta de clientes (RFP).
• Administración del lanzamiento comercial de productos nuevos.
• Colaboración en una propuesta empresarial nueva.
• Coordinación de proyectos de logística.
• Administración de auditorías de cliente.
• Coordinación de casos legales.
• Administración de respuestas a emergencias.

Existen cinco elementos clave de Office Groove 2007:

• Áreas de trabajo. Contenedores que crean los trabajadores de la información para compartir información y trabajar conjuntamente en proyectos de equipo.
• Herramientas. Aplicaciones que agregan a las áreas de trabajo los integrantes del equipo para compartir y trabajar conjuntamente en la información estructurada (como formularios) y desestructurada (como archivos).
• Presencia y comunicaciones. Mensajería, chat y estado de presencia integrados.
• Alertas. Notificaciones de texto y audio que informan a los trabajadores de eventos clave y actividades de trabajo.
• Barra de inicio rápido. Un único punto de entrada permite a los usuarios controlar todos los elementos de Office Groove 2007, como áreas de trabajo, contactos y alertas, y ejecutar funciones básicas como la creación de nuevas áreas de trabajo y la comunicación o invitación de otros usuarios.

Office Groove 2007 incluye las herramientas siguientes: Archivos, Discusión, Archivos de Groove SharePoint, Calendario, Reuniones, Seguimiento de asuntos, Formularios, Formularios de Groove InfoPath, Bloc de notas, Imágenes y Bloc. Se incluyen varias plantillas de área de trabajo con herramientas personalizadas y en el futuro será posible descargar más.

Sí. Es posible personalizar muchas herramientas de Groove individuales. Además, Formularios y Formularios de Groove InfoPath permiten que los integrantes del equipo diseñen herramientas personalizadas que se pueden agregar a cualquier área de trabajo de Groove con el fin de compartir y realizar un seguimiento de los datos. Para conseguir soluciones empresariales avanzadas basadas en Formularios y Formularios de Groove InfoPath, quizás se necesite algo de ayuda por parte del equipo de TI, especialmente si es necesario conectar sistemas empresariales.

Todas las áreas de trabajo, herramientas y datos de Groove se almacenan en el equipo de cada integrante del equipo. Office Groove 2007 guarda una copia por cada integrante del equipo del área de trabajo, las herramientas y los datos sincronizados, aunque no haya dos integrantes en línea a la vez o si están separados por servidores de seguridad. La Barra de inicio rápido de Groove proporciona una cómoda interfaz para ver todas las áreas de trabajo del equipo. Estas áreas se pueden organizar en carpetas y ver de distintos modos para ayudarle a identificar los contenidos y las actividades nuevos del área de trabajo.

Office Groove 2007 trata los conflictos de datos de diferentes modos para tipos distintos de datos. Generalmente, con tipos de datos más estructurados (por ejemplo, formularios), Office Groove 2007 incluye la resolución de conflictos integrada; con datos desestructurados (por ejemplo, documentos), Groove 2007 ayuda a garantizar la conservación de los datos en todos los casos creando copias cuando dos usuarios editan el mismo archivo a la vez.

Sí. Office Groove 2007 es una aplicación Win32 como el resto de aplicaciones de Microsoft Office 2007 y requiere que todos los integrantes del equipo tengan Groove 2007 instalado en sus PC.

Aunque no existe un límite teórico respecto al número de personas que se pueden invitar a un área de trabajo de Groove, el diseño del software está pensado para equipos pequeños (de 2 a 30 integrantes).

Sí. La cuenta de Office Groove 2007 se puede compartir en varios PC con licencia para guardar una copia sincronizada de todas las áreas de trabajo en cada PC.

De forma predeterminada, toda la información que se comparte en las áreas de trabajo de Groove se cifra en los equipos de los usuarios y al transmitirse en una red corporativa o en Internet. No es necesario que la red esté cifrada porque el mismo software se encarga del cifrado y descifrado.

Sí. Office Groove 2007 proporciona varias características para ayudar a los trabajadores que se desplazan con frecuencia a controlar la sincronización de las áreas de trabajo de Groove.

Las herramientas Archivos y Archivos de SharePoint de Groove permiten a los integrantes del equipo guardar los cambios en un documento como versión nueva si así lo desean. Los equipos que deseen un control de versiones estricto, pueden publicar documentos desde la herramienta Archivos de SharePoint de Office Groove 2007 en una biblioteca de documentos de Microsoft Office SharePoint Server 2007 o Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, donde es posible implementar el control de versiones.

Los integrantes del área de trabajo de Groove pueden tener tres funciones: administrador, participante o invitado. Cada función tiene sus propios permisos predeterminados, que se pueden personalizar para el área de trabajo como un todo y para las herramientas individuales. De forma predeterminada, los creadores de áreas de trabajo son administradores y los demás invitados a las áreas de trabajo, participantes. Las funciones y los permisos se pueden modificar en cualquier momento durante el ciclo de vida de un área de trabajo.

Office Groove 2007 proporciona dos mecanismos para notificar a los integrantes del equipo de los cambios y la actividad: alertas y marcas de "no leído". Estas marcas señalan contenido que el integrante del equipo todavía no ha leído. Además, se quitan automáticamente al leer el contenido, aunque también se pueden quitar manualmente. Las alertas señalan activamente cambios en el contenido y en los eventos clave mediante cuadros de diálogo o sonidos (por ejemplo, al actualizar un archivo o unirse un integrante del equipo al área de trabajo). Las alertas se pueden personalizar y se pueden activar o desactivar en herramientas y áreas de trabajo específicas. De esta forma, puede decidir qué trabajo es más importante en un momento dado.

Depende de la opción que elija el usuario. Los administradores pueden eliminar un área de trabajo de los equipos de todos los integrantes. Los participantes o invitados de un área de trabajo sólo pueden eliminar áreas de trabajo de sus propios PC.

Aunque la mayoría de características de Groove Virtual Office versión 3.1 siguen disponibles en Office Groove 2007, algunas características y herramientas se han quitado porque no se utilizaban mucho o porque su calidad necesitaba mejorar. Algunas de estas características y herramientas podrían volver a incluirse en versiones futuras de Groove o estar disponibles para su descarga más adelante.

Consulte la información sobre precios y licencias en la página de precios de 2007 Microsoft Office System.

Sí. Consulte la información del paquete en la página del paquete de Microsoft Office 2007.

Office Groove 2007 permite a los trabajadores compartir cualquier documento de Microsoft Office en un área de trabajo con las herramientas Archivos, Archivos de SharePoint y otras herramientas que admiten datos adjuntos como las herramientas Discusión, Reuniones y Formularios.

No. Office Groove 2007 admite documentos creados en Microsoft Office 2007 y versiones anteriores, así como documentos creados con otras aplicaciones de software.

Office Groove 2007 incluye una herramienta nueva denominada Archivos de SharePoint que proporciona integración de bibliotecas de documentos con Windows SharePoint Services 3.0 y Office SharePoint Server 2007. Esta herramienta proporciona a los equipos una forma perfecta de colaborar en los documentos de un área de trabajo de Groove, publicarlos en el sitio del equipo de Windows SharePoint Services con el fin de compartirlos con un equipo más grande y almacenarlos en Office SharePoint Server 2007 para su recuperación posterior.

Uno de los objetivos de diseño principales de Office Groove 2007 es ofrecer un producto con el máximo nivel de calidad y satisfacción del usuario. Se determinó que Groove Mobile Workspace for SharePoint, en términos de facilidad de uso, estabilidad, rendimiento y capacidad de ampliación, necesitaba mejorar. Sin embargo, muchas de las capacidades de Mobile Workspace for SharePoint de Groove, se han sustituido y mejorado con la herramienta Archivos de SharePoint de Office Groove 2007.

Office Groove 2007 incluye una herramienta nueva denominada Formularios de InfoPath de Groove que pueden usar los equipos de proyecto para importar soluciones de los formularios de InfoPath a un área de trabajo de Groove con el fin de recopilar y agregar datos. Los documentos XML de InfoPath resultantes se pueden exportar del área de trabajo de Groove o se pueden integrar directamente en un sistema empresarial.

Office Groove 2007 incluye una nueva integración con las versiones 2007 y 2005 de Office Communicator. Directamente desde el área de trabajo o la Barra de inicio rápido de Groove, podrá ver sus contactos de Office Communicator y comunicarse con ellos en tiempo real con una llamada telefónica o un mensaje instantáneo. El estado de presencia de Office Groove 2007 en áreas de trabajo y la Barra de inicio rápido de Groove se adaptan a la apariencia y el funcionamiento de los iconos de decoración de caramelo de Office Communicator.

Uno de los objetivos de diseño principales de Office Groove 2007 es ofrecer un producto con el máximo nivel de calidad y satisfacción del usuario. Se determinó que la integración con Outlook y Word en Groove Virtual Office versión 3.1, en términos de facilidad de uso, estabilidad, rendimiento y posibilidad de ampliación, se debía mejorar. Sin embargo, la integración de Office Groove 2007 con otros programas de Microsoft Office system es una prioridad clave en el plan de trabajo del producto Groove 2007. Es posible que algunas o todas las características que se han quitado vuelvan a incluirse en versiones futuras de Office Groove con una funcionalidad, facilidad de uso y rendimiento mejorados.

Consulte los requisitos del sistema para Office Groove 2007.

Si utiliza Groove Virtual Office versión 3.0 ó 3.1, puede actualizar a Office Groove 2007. Si utiliza Groove versión 2.0, 2.1 ó 2.5, antes debe actualizar a Groove Virtual Office versión 3.1 para poder actualizar a Office Groove 2007. Debe realizar una copia de seguridad de la cuenta antes de actualizar a Office Groove 2007.

Las áreas de trabajo creadas con Groove Mobile Workspace for SharePoint no se sincronizará con los sitios de SharePoint después de actualizar a Office Groove 2007. Quizá no funcionen las herramientas de terceros de la forma esperada en esta aplicación. Póngase en contacto con el fabricante para obtener más información sobre la compatibilidad con Office Groove 2007. Por lo que respecta a otras herramientas básicas de Groove, no notará cambio alguno en las herramientas ni en los datos de las áreas de trabajo existentes de Groove después de actualizar a Office Groove 2007. Sin embargo, las nuevas áreas de trabajo sólo admitirán la paleta de herramientas de Office Groove 2007; no podrá agregar herramientas anteriores que ya no estén disponibles en Office Groove 2007.

No. Todas las personas que invite a un área de trabajo creada con Office Groove 2007 deben obtener la actualización para poder aceptar la invitación. Sin embargo, los usuarios de Office Groove 2007 pueden aceptar invitaciones a áreas de trabajo creadas por usuarios de Groove Virtual Office versión 3.0 ó 3.1.

Sí. Los usuarios de Office Groove 2007 y Groove Virtual Office versión 3.0 ó 3.1 podrán intercambiar tarjetas de visita de contacto, ver el estado de presencia de otros usuarios y enviar y recibir mensajes.

Consulte los requisitos del sistema para Office Groove 2007.