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Para impedir que un usuario cambie, mueva o elimine por accidente o premeditadamente datos importantes, puede proteger determinados elementos de la hoja de cálculo (hoja de cálculo: documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de cálculo se almacena siempre en un libro.) o libro, con o sin una contraseña (contraseña: modo de restringir el acceso a una hoja de cálculo, una hoja de datos o parte de una hoja de cálculo. Las contraseñas de Excel pueden tener hasta 255 letras, números, espacios y símbolos. Debe escribir correctamente las letras mayúsculas y minúsculas cuando defina y especifique contraseñas.).

 Importante   La protección de elementos del libro u hoja no debe confundirse con la seguridad mediante contraseña de nivel de libro. La protección de elementos no protege un libro frente a usuarios malintencionados.

• Proteger elementos de la hoja de cálculo

• Proteger elementos del libro

• Proteger elementos de un libro compartido

Proteger elementos de la hoja de cálculo

1. Seleccione la hojas de cálculo que desea proteger.
2. Para desbloquear celdas o rangos de forma que otros usuarios puedan modificarlos, haga lo siguiente:
   1. Seleccione cada celda o rango que desea desbloquear.
   2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y luego en Formato de celdas.

      

   3. En la ficha Protección, desactive la casilla de verificación Bloqueada y, a continuación, haga clic en Aceptar.
3. Para ocultar las fórmulas que no desea mostrar, haga lo siguiente:
   1. En la hoja de cálculo, seleccione las celdas que contienen las fórmulas que desea ocultar.
   2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y luego en Formato de celdas.
   3. En la ficha Protección, active la casilla de verificación Oculta y, a continuación, haga clic en Aceptar.
4. Para desbloquear objetos gráficos (como imágenes, imágenes prediseñadas, formas o gráficos SmartArt) de forma que otros usuarios puedan modificarlos, haga lo siguiente:
   1. Mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en cada objeto gráfico que desee desbloquear.

      Se mostrarán las Herramientas de imagen o las Herramientas de dibujo junto con la ficha Formato.

       Sugerencia   Puede utilizar también el comando Ir a para seleccionar rápidamente todos los objetos gráficos de una hoja de cálculo. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Buscar y seleccionar y, a continuación, haga clic en Ir a. Haga clic en Especial y luego en Objetos.

   2. En la ficha Formato, en el grupo Tamaño, haga clic en el iniciador del cuadro de diálogo situado junto a Tamaño.
   3. En la ficha Propiedades, desactive la casilla de verificación Bloqueado y, si aparece, active la casilla de verificación Bloquear texto.

       Nota   No hace falta que desbloquee los botones o los controles para que los usuarios puedan hacer clic en ellos y usarlos. Puede desbloquear gráficos incrustados, cuadros de texto y otros objetos creados con herramientas de dibujo que desee que los usuarios puedan modificar.

5. En la ficha Revisión, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger hoja.

   

6. En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo, seleccione los elementos que desee que los usuarios puedan cambiar.

   Más información sobre los elementos que puede seleccionar

   Elementos de la hoja de cálculo

   Desactive esta casilla de verificación	Para impedir que los usuarios
   Seleccionar celdas bloqueadas	Muevan el puntero a celdas que tienen activada la casilla de verificación Bloqueado en la ficha Protección del cuadro de diálogo Formato de celdas. De forma predeterminada, los usuarios pueden seleccionar celdas bloqueadas.
   Seleccionar celdas desbloqueadas	Muevan el puntero a celdas que tienen desactivada la casilla de verificación Bloqueado en la ficha Protección del cuadro de diálogo Formato de celdas. De forma predeterminada, los usuarios pueden seleccionar celdas desbloqueadas, y pueden presionar la tecla TAB para desplazarse por las celdas desbloqueadas de una hoja de cálculo protegida.
   Formato de celdas	Cambien cualquiera de las opciones de los cuadros de diálogo Formato de celdas o Formato condicional. Si aplicó formatos condicionales antes de proteger la hoja de cálculo, el formato seguirá cambiando si un usuario especifica un valor que satisfaga una condición diferente.
   Formato de columnas	Utilicen cualquiera de los comandos de formato de columnas, incluidos los que permiten cambiar el ancho de columna u ocultar las columnas (ficha Inicio, grupo Celdas, botón Formato).
   Formato de filas	Utilicen cualquiera de los comandos de formato de filas, incluidos los que permiten cambiar el ancho de fila u ocultar las filas (ficha Inicio, grupo Celdas, botón Formato).
   Insertar columnas	Inserten columnas.
   Insertar filas	Inserten filas.
   Insertar hipervínculos	Inserten nuevos hipervínculos (hipervínculo: texto con color y subrayado o gráfico en el que se hace clic para ir a un archivo, una ubicación en un archivo, una página Web en World Wide Web o una página Web en una intranet. Los hipervínculos también pueden dirigirse a grupos de noticias y a sitios Gopher, Telnet y FTP.), incluso en celdas desbloqueadas.
   Eliminar columnas	Eliminen columnas.  Nota   Si Eliminar columnas está protegida e Insertar columnas no está también protegida, un usuario podría insertar columnas que no puede eliminar.
   Eliminar filas	Eliminen filas.  Nota   Si Eliminar filas está protegida e Insertar filas no está también protegida, un usuario podría insertar filas que no puede eliminar.
   Ordenar	Utilicen cualquier comando para ordenar datos (ficha Datos, grupo Ordenar y filtrar).  Nota   Los usuarios no pueden ordenar rangos que contienen celdas en una hoja de cálculo protegida, independientemente de esta configuración.
   Usar Autofiltro	Usen las flechas desplegables para cambiar el filtro en rangos al aplicar autofiltros.  Nota   Los usuarios no pueden aplicar ni quitar rangos de autofiltros en una hoja de cálculo protegida, independientemente de esta configuración.
   Usar informes de tabla dinámica	Apliquen formato, cambien el diseño, actualicen o modifiquen de algún otro modo informes de tabla dinámica (informe de tabla dinámica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios orígenes, incluidos los que son externos a Excel.), o creen nuevos informes.
   Modificar objetos	Realicen alguno de estos procedimientos: Efectúen cambios en los objetos gráficos, incluidos mapas, gráficos incrustados, formas, cuadros de texto y controles, que no se bloquearon antes de proteger la hoja de cálculo. Por ejemplo, si una hoja de cálculo tiene un botón que ejecuta una macro, puede hacer clic en el botón para ejecutar la macro, pero no puede eliminar el botón. Efectúen cambios, como modificar el formato, en un gráfico incrustado. El gráfico sigue actualizándose cuando cambian sus datos de origen. Agreguen o editen comentarios.
   Modificar escenarios	Vean escenarios que ha ocultado, realicen cambios en escenarios protegidos frente a modificaciones y eliminen dichos escenarios. Los usuarios pueden cambiar los valores de las celdas modificadas, si las celdas no están protegidas, y agregar nuevos escenarios.

   Elementos de la hoja de gráfico

   Active esta casilla de verificación	Para impedir que los usuarios
   Contenido	Efectúen cambios en elementos que forman parte del gráfico, como series de datos, ejes y leyendas. El gráfico continúa reflejando los cambios que se efectúan en sus datos de origen.
   Objetos	Efectúen cambios en objetos gráficos, incluidas formas, cuadros de texto y controles, a menos que desbloquee los objetos antes de proteger la hoja de gráfico.

7. En el cuadro Contraseña para desproteger la hoja, escriba una contraseña para la hoja, haga clic en Aceptar y, a continuación, vuelva a escribir la contraseña para confirmarla.

    Nota   La contraseña es opcional. Si no proporciona una contraseña, cualquier usuario puede desproteger la hoja y modificar los elementos protegidos. Asegúrese de elegir una contraseña que sea fácil de recordar, porque si la pierde, no podrá tener acceso a los elementos protegidos de la hoja de cálculo.

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Proteger elementos del libro

1. En la ficha Revisión, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger libro.

   

2. En Proteger en el libro, siga uno de los procedimientos siguientes:
   • Para proteger la estructura de un libro, active la casilla de verificación Estructura.
   • Para que las ventanas del libro tengan siempre el mismo tamaño y posición cada vez que se abra el libro, active la casilla de verificación Ventanas.

   Más información sobre los elementos que puede seleccionar

   Elementos del libro

   Active esta casilla de verificación	Para impedir que los usuarios
   Estructura	Vean hojas de cálculo que haya ocultado. Muevan, eliminen, oculten o cambien los nombres de las hojas de cálculo. Inserten nuevas hojas de cálculo u hojas de gráfico (hoja de gráfico: hoja de un libro que contiene sólo un gráfico. Una hoja de gráfico es muy útil si se desea ver un gráfico o un informe de gráfico dinámico separado de los datos de una hoja de cálculo o un informe de tabla dinámica.).  Nota   Los usuarios podrán insertar un gráfico incrustado (gráfico incrustado: gráfico que se coloca en una hoja de cálculo en lugar de una hoja de gráfico separada. Los gráficos incrustados son muy útiles cuando se desea ver o imprimir un gráfico o un informe de gráfico dinámico con su origen de datos u otra información en una hoja de cálculo.) en una hoja de cálculo existente. Muevan o copien hojas de cálculo en otro libro. En informes de tabla dinámica, muestren los datos de origen de una celda en el área de datos, o muestren páginas de campos de página en hojas de cálculo independientes. En escenarios, creen un informe de resumen de escenario. En el complemento Herramientas para análisis, usen las herramientas de análisis que colocan los resultados en una nueva hoja de cálculo. Graben nuevas macros.  Nota   Si ejecuta una macro que incluye una operación que no se puede realizar en un libro protegido, aparecerá un mensaje y la macro dejará de ejecutarse.
   Ventanas	Cambien el tamaño y la posición de las ventanas del libro cuando éste se abre. Muevan, cambien de tamaño o cierren las ventanas.  Nota   Los usuarios podrán ocultar y mostrar las ventanas.

3. Para impedir que otros usuarios quiten la protección del libro, en el cuadro Contraseña (opcional), escriba una contraseña, haga clic en Aceptar y vuelva a escribir la contraseña para confirmarla.

    Nota   La contraseña es opcional. Si no proporciona una contraseña, cualquier usuario puede desproteger el libro y modificar los elementos protegidos. Asegúrese de elegir una contraseña que pueda recordar, porque si la pierde, no podrá tener acceso a los elementos protegidos del libro.

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Proteger elementos de un libro compartido

1. Si el libro ya está compartido (libro compartido: libro configurado para permitir que varios usuarios de una red lo vean y realicen cambios al mismo tiempo. Cada usuario que guarda el libro ve los cambios realizados por los demás usuarios.) y desea asignar una contraseña para protegerlo, debe anular el uso compartido del libro mediante el procedimiento siguiente:
   1. Haga que todos los demás usuarios guarden y cierren el libro compartido para evitar que pierdan su libro.
   2. Para conservar una copia de la información de historial de cambios (historial de cambios: en un libro compartido, información que se mantiene sobre los cambios realizados en sesiones de edición pasadas. La información incluye el nombre de la persona que realiza cada cambio, cuándo se realizó el cambio y los datos que han cambiado.) que se pierde al anular el uso compartido de un libro, haga lo siguiente:
      1. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Control de cambios y después en Resaltar cambios.

         

      2. En la lista Cuándo, seleccione Todos.
      3. Desactive las casillas de verificación Quién y Dónde.
      4. Active la casilla de verificación Mostrar cambios en una hoja nueva y haga clic en Aceptar.
      5. Siga uno o ambos de los procedimientos siguientes:
         • Para imprimir la hoja de cálculo Historial, haga clic en Imprimir .
         • Para copiar el historial en otro libro, seleccione las celdas que desea copiar, haga clic en Copiar en la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles; a continuación, pase a otro libro, haga clic en el lugar donde desea colocar los datos copiados y, por último, haga clic en Pegar en la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles.

          Nota   Puede que también desee guardar o imprimir la versión actual del libro, puesto que estos datos de historial tal vez no se apliquen a versiones posteriores del libro. Por ejemplo, las ubicaciones de las celdas, incluidos los números de las filas, del historial copiado podrían dejar de estar actualizadas.

   3. En el libro compartido, en la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Compartir libro.
   4. En la ficha Edición, asegúrese de que es el único usuario que aparece en la lista Los siguientes usuarios tienen abierto este libro.
   5. Desactive la casilla de verificación Permitir la modificación por varios usuarios a la vez. Esto también permite combinar libros.

       Nota   Si esta casilla de verificación no está disponible, debe desproteger la hoja de cálculo antes de desactivar la casilla de verificación. Siga este procedimiento:

      1. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Compartir libro.
      2. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Desproteger libro compartido.
      3. Si se le pide, escriba la contraseña (contraseña: modo de restringir el acceso a una hoja de cálculo, una hoja de datos o parte de una hoja de cálculo. Las contraseñas de Excel pueden tener hasta 255 letras, números, espacios y símbolos. Debe escribir correctamente las letras mayúsculas y minúsculas cuando defina y especifique contraseñas.) y haga clic en Aceptar.
      4. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Compartir libro.
      5. En la ficha Edición, desactive la casilla de verificación Permitir la modificación por varios usuarios a la vez. Esto también permite combinar libros.
   6. Cuando se le pregunte sobre los efectos que esta acción puede tener en los demás usuarios, haga clic en Sí.
2. Si es necesario, proporcione a usuarios específicos acceso a rangos, proteja hojas de cálculo, proteja elementos de libros y establezca contraseñas para ver y modificar.

    Sugerencia   Para obtener más información, vea Permitir la modificación de celdas en una hoja de cálculo protegida, Proteger elementos de la hoja de cálculo y Proteger elementos del libro.

3. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Compartir libro.
4. Active la casilla Compartir con control de cambios.
5. Para exigir que otros usuarios proporcionen una contraseña para desactivar el historial de cambios o anular el uso compartido del libro, en el cuadro Contraseña (opcional), escriba una contraseña, haga clic en Aceptar y vuelva a escribirla para confirmarla.
6. Si se solicita, guarde el libro.

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