Utilice un informe de tabla dinámica cuando desee comparar totales relacionados, sobre todo si tiene una lista larga de números para resumir y desea realizar comparaciones distintas con cada número. En el informe anterior, puede ver fácilmente cómo se comparan las ventas de golf del tercer trimestre en la celda F3 con las ventas de cualquier otro deporte o trimestre, o con los totales generales. Puesto que los informes de tabla dinámica son interactivos, puede cambiar la presentación de los datos para ver más detalles o calcular diferentes resúmenes, como recuentos o promedios.

En los informes de tabla dinámica, cada columna o campo de los datos de origen se convierte en un campo de tabla dinámica que resume varias filas de información. En el ejemplo anterior, la columna Deporte se convierte en el campo Deporte y cada registro de Golf se resume en un sólo elemento Golf.

Un campo de datos, como Suma de ventas, proporciona los valores que van a resumirse. La celda F3 del informe anterior contiene la suma del valor Ventas de cada fila de los datos de origen para la cual la columna Deporte contiene Golf y la columna Trimestre contiene Trim3.

Si utiliza una conexión de datos de Office para recuperar datos externos (datos externos: datos que se almacenan fuera de Excel; por ejemplo, bases de datos creadas en Access, dBASE, SQL Server o en un servidor Web.) para el informe, puede devolver los datos directamente a un informe de tabla dinámica sin ejecutar el Asistente para tablas y gráficos dinámicos. Las conexiones de datos de Office son el método recomendado para recuperar datos externos para los informes si no tiene que combinar datos de más de una tabla (tabla: conjunto de datos acerca de un tema determinado que se almacena en registros (filas) y campos (columnas).) de la base de datos (base de datos: colección de datos relacionados con un fin o tema concreto. Dentro de una base de datos, la información sobre una entidad en particular, como un empleado o un pedido, se categoriza en tablas, registros y campos.) externa ni filtrar los datos para seleccionar registros específicos antes de crear el informe, y para recuperar datos de las bases de datos OLAP (OLAP: tecnología de base de datos que se ha optimizado para la elaboración de consultas e informes, en lugar de de procesar transacciones. Los datos OLAP se organizan jerárquicamente y se almacenan en cubos en lugar de tablas.).

Después de crear un informe de tabla dinámica, puede personalizarlo para destacar la información que desee, cambiando el diseño o formato o mostrando datos más detallados.