Insertar libros en documentos y formularios      Para intercambiar información entre Lotus Notes y Excel, puede insertar un libro de Excel como objeto incrustado (objeto incrustado: información (objeto) contenida en un archivo de origen e insertada en un archivo de destino. Una vez incrustado, el objeto pasa a ser parte del archivo de destino. Los cambios realizados en el objeto incrustado se reflejan en el archivo de destino.) en un documento o formulario de Notes. En documentos, un libro se inserta como objeto incrustado en un campo de texto enriquecido (campo de texto enriquecido: campo que puede mostrar formato y gráficos, como un objeto incrustado, en vez de mostrar sólo texto.) que pueda modificarse. También puede insertar un libro como objeto incrustado al crear un formulario de Notes. Por ejemplo, si desea crear varios documentos de Notes que contengan el mismo libro incrustado, insértelo cuando esté creando el formulario de Notes. De esta forma, el libro incrustado ya estará dentro de cada nuevo documento o formulario de Notes creado a partir del formulario existente.

Importar datos de Excel a un documento o formulario      Para incluir datos de un libro en un documento o formulario, puede importar los datos. Cuando se importan datos de Excel a un documento o formulario, sólo se copian los datos. El libro no se incluirá en el documento o formulario, ni se mantendrán los vínculos con el libro original que proporcionó los datos.

Nota  Si desea utilizar el intercambio de campos Notes en el documento de Notes, el documento debe contener ya los campos Notes/FX que desea utilizar para intercambiar información. No puede insertar campos en un documento de Notes; los campos sólo pueden insertarse en un formulario de Notes. Al agregar campos de Notes/FX al formulario que tiene el libro incrustado, cada nuevo documento o formulario de Notes creado para ese formulario estará listo para el intercambio de campos Notes/FX.

Los campos y las propiedades    se corresponden entre sí   Algunas propiedades son de una dirección, es decir, los cambios realizados en el libro incrustado se reflejan en el campo de Notes, pero lo realizados en el campo de Notes no aparecen en el libro incrustado. Por ejemplo, la propiedad Creado del libro de Excel es un campo de una dirección que se corresponde con el campo DateCreated de Notes. Los cambios en esta propiedad de Excel aparecen automáticamente en el campo DateCreated del documento de Notes, sin embargo, cambiar el campo DateCreated del documento Notes no afecta a la propiedad Creado de Excel.

Otras propiedades se corresponden con campos de dos direcciones, es decir, los cambios que se realicen en el libro de Excel se reflejan en el campo de Notes, y los que se realicen en el campo de Notes se reflejan en el libro de Excel. Los campos bidireccionales se actualizarán en el objeto incrustado cuando éste se abra o se active y en el documento de Notes cuando se cierre el objeto incrustado y se vuelva al documento de Notes. Por ejemplo, Título es un campo bidireccional. Al cambiar la propiedad Título de un libro de Excel, el cambio se refleja en el campo Title del documento de Notes. Al cambiar el campo Título en el documento de Notes, el cambio aparece en la propiedad correspondiente del libro de Excel. Los campos que corresponden a las propiedades del libro personalizado también son bidireccionales.

Las propiedades de archivo personalizadas pueden utilizarse en vistas      En Excel, puede crear una propiedad de archivo personalizada que esté vinculada a un rango de celdas especificado. Después, puede crear un campo correspondiente en Notes para que el contenido del rango especificado aparezca en la vista.

Lotus NotesFlow es un conjunto de características de flujo de trabajo que permiten una interacción transparente entre una base de datos de Lotus Notes y otros programas como Microsoft Excel, Word y PowerPoint. Puede utilizar NotesFlow para enviar avisos, solicitar y procesar aprobaciones y ejecutar procesos por lotes programados.

Si Excel participa en NotesFlow, aparecerá un menú Acción a la izquierda del menú Ventana de Excel. El menú Acción presenta cada una de las acciones disponibles como comandos. Los comandos disponibles en el menú Acción dependen del modo en que se haya diseñado el formulario de Lotus Notes. Cuando se diseñe un formulario en Lotus Notes para utilizar NotesFlow, haga públicas las acciones que desee que estén disponibles en otros programas que permitan esta característica.

Las características de Lotus NotesFlow requieren Lotus Notes 4.0 o una versión posterior. Para obtener información sobre cómo utilizar la característica Lotus NotesFlow, consulte la documentación correspondiente.