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Utilizar datos de Excel con las vistas y el intercambio de datos de Lotus Notes
 Mostrar los datos de un libro en una vista de Notes
Para mostrar los datos de un libro en una vista de Notes, primero debe definir un nombre para los datos que desea ver y una propiedad de archivo personalizada que se correspondan, respectivamente, con el nombre y la propiedad de Lotus Notes
- Inserte un libro de Microsoft Excel en un documento de Notes o, si no tiene un documento de Notes configurado con un campo de texto enriquecido (campo de texto enriquecido: campo que puede mostrar formato y gráficos, como un objeto incrustado, en vez de mostrar sólo texto.) para el libro, cree un formulario de Notes que incluya un libro.
¿Cómo?
- En Lotus Notes, haga clic en la base de datos que desee.
- Siga los pasos correspondientes a su versión de Lotus Notes:
Lotus Notes 4.x
- Abra el documento o formulario en el que desee insertar el libro; siga una de estos procedimientos:
Documento En el menú Crear, haga clic en un formulario de Lotus Notes que incluya un campo de texto enriquecido (campo de texto enriquecido: campo que puede mostrar formato y gráficos, como un objeto incrustado, en vez de mostrar sólo texto.) que se pueda modificar. Haga clic en el campo de texto enriquecido y, a continuación, elija Objeto en el menú Crear.
Formulario existente En el menú Ver, haga clic en Diseño. En Diseño del panel de exploración, haga clic en Formularios. Haga doble clic en el formulario.
Formulario nuevo En el menú Crear, elija Diseño y haga clic en Formulario.
- Siga uno de estos procedimientos:
Insertar un nuevo libro en blanco Haga clic en Crear un nuevo objeto y después elija Hoja de cálculo de Microsoft Excel en el cuadro Tipo de objeto.
Incrustar una copia de un libro existente Haga clic en Crear un objeto de un archivo y escriba el nombre del libro en el cuadro Archivo o haga clic en Examinar para seleccionar de una lista.
- Siga uno de estos procedimientos:
Seleccionar la hoja que se va a mostrar Haga doble clic en el objeto de Excel y, a continuación, haga clic en otra hoja.
Mostrar un icono del libro Active la casilla de verificación Mostrar como icono.
Lotus Notes 3.x
- Abra el documento o formulario en el que desee insertar el libro; siga una de estos procedimientos:
Documento En el menú Redacción, haga clic en un formulario de Lotus Notes que incluya un campo de texto enriquecido (campo de texto enriquecido: campo que puede mostrar formato y gráficos, como un objeto incrustado, en vez de mostrar sólo texto.) que se pueda modificar y, a continuación, haga clic en el campo de texto enriquecido.
Formulario existente En el menú Diseño, haga clic en Formularios, elija un formulario en el cuadro Formularios, haga clic en Editar y, a continuación, haga clic donde desee que aparezca el libro.
Nuevo formulario En el menú Diseño, haga clic en Formularios, elija Nuevo (o haga clic en un formulario en el cuadro Formularios y elija Nueva copia) y, a continuación, haga clic donde desee que aparezca el libro.
- En el menú Edición, elija Insertar y, a continuación, haga clic en Objeto.
- En el cuadro Tipo de objeto, haga clic en Libro de Microsoft Excel.
- Para modificar el modo en que aparecerá el libro haga clic en Mostrar formato, seleccione el formato que desee y haga clic en Aceptar.
- Siga uno de estos procedimientos:
Insertar un nuevo libro en blanco Haga clic en Aceptar.
Incrustar una copia de un libro existente Haga clic en Seleccionar archivo, seleccione el libro que desee de la lista y haga clic en Aceptar.
- Para seleccionar una hoja de cálculo que se va a mostrar en el documento, haga doble clic en el objeto de Excel y, a continuación, haga clic en otra hoja.
- Siga uno de estos procedimientos:
Lotus Notes 4.x Haga clic con el botón secundario en el libro incrustado en el documento o en el formulario y, a continuación, haga clic en Abrir en el menú contextual.
Lotus Notes 3.x Haga doble clic en el libro incrustado en el documento o en el formulario.
- En Excel, haga clic en la hoja de cálculo o la hoja de gráfico que contenga los datos que desee utilizar en Lotus Notes y, a continuación, seleccione los datos.
Si las celdas de datos están protegidas o contienen fórmulas, el campo sólo se actualizará en una dirección: de Excel a Notes. Si cambia el campo de Notes, el cambio no se reflejará en Excel.
- En el cuadro Nombre en la barra de fórmulas (barra de fórmulas: barra de la parte superior de la ventana de Excel que se utiliza para escribir o editar valores o fórmulas en celdas o gráficos. Muestra la fórmula o el valor constante almacenado en la celda activa.), escriba un nombre y, a continuación, presione ENTRAR.
- En el menú Archivo, haga clic en Propiedades.
- Haga clic en la ficha Personalizar.
- En el cuadro Nombre, escriba un nombre para la propiedad personalizada.
- Active la casilla de verificación Vincular al contenido.
- En el cuadro Valor, escriba el nombre definido en el paso 4 y haga clic en Agregar.
- En Notes, cree el campo correspondiente en el formulario de Lotus Notes. Escriba el nombre de la propiedad personalizada del archivo (no el nombre definido de Excel) en el cuadro Nombre.
- Seleccione las propiedades que desee incluir en la vista. Además de las propiedades de archivo personalizadas, también puede mostrar muchas de las propiedades del archivo del libro, como el título y el autor del mismo.
Actualizar campos que utilizan Field Exchange
- Determine si los campos que desea actualizar son de una o dos direcciones.
Los siguientes campos son de dos direcciones: Título, Asunto, Autor, Palabras clave, Comentarios, Administrador, Organización, Categoría y propiedades personalizadas. Todos los demás campos son de una dirección.
- Siga uno de estos procedimientos:
Campos de una dirección Actualizar los campos de una dirección a partir de las propiedades del libro.
¿Cómo?
- Siga uno de estos procedimientos:
Lotus Notes 4.x Haga clic con el botón secundario en el libro de Microsoft Excel insertado como un objeto incrustado (objeto incrustado: información (objeto) contenida en un archivo de origen e insertada en un archivo de destino. Una vez incrustado, el objeto pasa a ser parte del archivo de destino. Los cambios realizados en el objeto incrustado se reflejan en el archivo de destino.) en el documento o el formulario de Notes y, a continuación, haga clic en Abrir en el menú contextual.
Lotus Notes 3.x Haga doble clic en el libro de Microsoft Excel insertado como un objeto incrustado en el documento o el formulario de Notes.
- En el menú Archivo en Excel, haga clic en Propiedades.
- Cambie la información en cualquier campo de propiedad del archivo que se haya definido previamente.
- Para actualizar los campos de Lotus Notes asociados con los campos de propiedades, guarde y cierre el libro y vuelva a Lotus Notes.
Campos de dos direcciones Utilice el método anterior para actualizar los campos de dos direcciones a partir de las propiedades del libro o actualizar las propiedades del libro a partir de los campos de Lotus Notes.
¿Cómo?
- En Lotus Notes, abra el documento que contenga el campo que desee actualizar.
- Seleccione el texto en el campo que desee actualizar.
- Escriba la nueva información entre los corchetes del campo.
- Para actualizar las propiedades en el libro, haga doble clic en el libro de Excel incrustado (objeto incrustado: información (objeto) contenida en un archivo de origen e insertada en un archivo de destino. Una vez incrustado, el objeto pasa a ser parte del archivo de destino. Los cambios realizados en el objeto incrustado se reflejan en el archivo de destino.) en el documento o el formulario de Notes.
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