Ver o cambiar las propiedades de un archivo de Office

Las propiedades del documento, conocidas también como metadatos (metadatos: datos que describen a otros datos. Por ejemplo, las palabras de un documento son datos; el recuento de palabras es un ejemplo de metadatos.), son detalles acerca de un archivo que lo describen o identifican. Las propiedades del documento incluyen información detallada como título, nombre del autor, asunto y palabras clave que identifican el tema o el contenido del documento.

Si se incluyen las propiedades del documento para los archivos, más adelante se podrán organizar e identificar con facilidad. Además se podrán realizar búsquedas de documentos en función de sus propiedades.

¿Qué desea hacer?


Aprender más acerca de las propiedades del documento

Tipos de propiedades de documentos

Existen cuatro tipos de propiedades de documentos:

  • Propiedades estándar     De forma predeterminada, los documentos de Microsoft Office están asociados con un conjunto de propiedades estándar, tales como el autor, el título y el asunto. Puede especificar valores de texto propios para estas propiedades con el fin de facilitar la organización e identificación de los documentos. Por ejemplo, en Word, puede usar la propiedad Palabras clave para agregar la palabra clave clientes a los archivos de ventas. Después podrá buscar todos los archivos de ventas con esa palabra clave.
  • Propiedades de actualización automática     Estas propiedades incluyen tanto propiedades del sistema de archivos (por ejemplo, el tamaño de archivo o las fechas cuando se creó o se modificó por última vez) como estadísticas que los programas de Office mantienen para usted (por ejemplo, el número de palabras o de caracteres de un documento). No es posible especificar ni modificar las propiedades de actualización automática.

Puede utilizar las propiedades de actualización automática para identificar o buscar documentos. Por ejemplo, puede buscar todos los archivos creados después del 3 de agosto de 2005 o todos los archivos que se modificaron ayer por última vez.

  • Propiedades personalizadas     Puede definir propiedades personalizadas adicionales para los documentos de Office. Puede asignar un textos, horas o valores numéricos a las propiedades personalizadas y también asignarles los valores o no. Puede elegir en una lista de nombres sugeridos o definir los suyos propios.
  • Propiedades para la organización     Si la organización personalizó el Panel de información del documento, las propiedades del documento asociadas al documento pueden ser específicas de la organización.
  • Propiedades de biblioteca de documentos     Se trata de las propiedades asociadas con los documentos de una biblioteca de documentos (biblioteca de documentos: carpeta donde se comparte una colección de archivos y estos archivos usan a menudo la misma plantilla. Cada archivo de la biblioteca está asociado a la información definida por el usuario y que se muestra en la lista de contenido para dicha biblioteca.) de un sitio web o de una carpeta pública. Cuando cree una nueva biblioteca de documentos, puede definir una o varias propiedades de la biblioteca de documentos y establecer reglas para sus valores. Cuando agregue documentos a la biblioteca de documentos, se le pedirá que incluya los valores de todas las propiedades obligatorias o que actualice las propiedades incorrectas. Por ejemplo, en una biblioteca de documentos que recopila ideas sobre productos, se pueden solicitar al usuario propiedades como Enviado por, Fecha, Categoría y Descripción. Cuando abra un documento de una biblioteca de documentos en Word 2010, Excel 2010 o PowerPoint 2010, puede editar y actualizar estas propiedades de la biblioteca de documentos en el Panel de información del documento.

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Ver y cambiar las propiedades del archivo actual

¿Qué programa de Office 2010 usa?


Access

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.
  2. Haga clic en Información.
  3. Haga clic en Ver y editar propiedades de base de datos.
  4. En el cuadro de diálogo Propiedades del documento, haga clic en las pestañas para seleccionar las propiedades que desee ver o actualizar.

 Nota   Si la organización personalizó el panel de información del documento o si el documento cuyas propiedades desea ver está guardado en una biblioteca de documentos (biblioteca de documentos: carpeta donde se comparte una colección de archivos y estos archivos usan a menudo la misma plantilla. Cada archivo de la biblioteca está asociado a la información definida por el usuario y que se muestra en la lista de contenido para dicha biblioteca.) o en un servidor de administración de documentos, es posible que haya disponibles vistas adicionales de las propiedades del documento.

  1. Haga clic en Aceptar. Los cambios realizados se guardarán automáticamente.
  2. Haga clic en la pestaña Archivo nuevamente para volver a su archivo.

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Excel

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.
  2. Haga clic en Información para ver las propiedades del libro.
  3. Para agregar o cambiar las propiedades, coloque el puntero sobre la propiedad que desea actualizar y escriba la información.
  4. Haga clic en la pestaña Archivo nuevamente para volver al libro. Los cambios realizados se guardarán automáticamente.


 Notas 

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InfoPath

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.
  2. Haga clic en Información para ver las estadísticas del formulario.
  3. Para cambiar el Nombre, el Identificador o la Descripción del formulario, haga clic en Propiedades de la plantilla de formulario y realice los cambios necesarios en esos campos.
  4. Para mostrar este formulario en una categoría personalizada en InfoPath Filler, active la casilla de verificación Habilitar categoría personalizada y escriba el nombre de la categoría personalizada.
  5. Haga clic en Aceptar.
  6. Haga clic en la pestaña Archivo nuevamente para volver al libro. Los cambios realizados se guardarán automáticamente.

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PowerPoint

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.
  2. Haga clic en Información para ver las propiedades de la presentación.
  3. Para agregar o cambiar las propiedades, coloque el puntero sobre la propiedad que desea actualizar y escriba la información.
  4. Haga clic en la pestaña Archivo nuevamente para volver a la presentación. Los cambios realizados se guardarán automáticamente.


 Notas 

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Project

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.
  2. Haga clic en Información para ver las propiedades del proyecto.
  3. Para agregar o cambiar las propiedades, coloque el puntero sobre la propiedad que desea actualizar y escriba la información.
  4. Haga clic en la pestaña Archivo nuevamente para volver al proyecto. Los cambios realizados se guardarán automáticamente.


 Notas 

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Publisher

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.
  2. Haga clic en Información para ver las propiedades.
  3. Haga clic en la pestaña Archivo nuevamente para volver a la publicación. Los cambios realizados se guardarán automáticamente.


 Notas 

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Visio

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.
  2. Haga clic en Información para ver las propiedades.
  3. Para agregar o cambiar las propiedades, coloque el puntero sobre la propiedad que desea actualizar y escriba la información.
  4. Haga clic en la pestaña Archivo nuevamente para volver a la publicación. Los cambios realizados se guardarán automáticamente.


 Notas 

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Word

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.
  2. Haga clic en Información para ver las propiedades del documento.
  3. Para agregar o cambiar las propiedades, coloque el puntero sobre la propiedad que desea actualizar y escriba la información.
  4. Haga clic en la pestaña Archivo nuevamente para volver al documento. Los cambios realizados se guardarán automáticamente.


 Notas 

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Ver o crear propiedades personalizadas para un archivo

Las propiedades personalizadas son propiedades que el usuario define para un documento de Office. Puede asignar un texto, una hora o un valor numérico a las propiedades personalizadas y también les puede asignar los valores o no. Puede elegir de una lista de nombres sugeridos o definir los propios.

¿Qué programa usa?


Access

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.
  2. Haga clic en Información.
  3. Haga clic en Ver y editar propiedades de base de datos.
  4. Haga clic en la pestaña Personalizar.
    • En el cuadro Nombre, escriba un nombre para las propiedades personalizadas o seleccione un nombre de la lista.
    • En la lista Tipo, seleccione el tipo de datos de la propiedad que desee agregar.
    • En el cuadro Valor, escriba un valor para la propiedad. El valor que escriba debe coincidir con la selección realizada en la lista Tipo. Por ejemplo, si ha hecho clic en Número en la lista Tipo, debe escribir un número en el cuadro Valor. Los valores que no coincidan con el tipo de propiedad se guardan como texto.
  5. Haga clic en Agregar y, a continuación, en Aceptar.
  6. Haga clic en la pestaña Archivo nuevamente para volver al libro.

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Excel

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.
  2. Haga clic en Información.
  3. Haga clic en Propiedades y, a continuación, seleccione Propiedades avanzadas.
  4. Haga clic en la pestaña Personalizar.
    • En el cuadro Nombre, escriba un nombre para las propiedades personalizadas o seleccione un nombre de la lista.
    • En la lista Tipo, seleccione el tipo de datos de la propiedad que desee agregar.
    • En el cuadro Valor, escriba un valor para la propiedad. El valor que escriba debe coincidir con la selección realizada en la lista Tipo. Por ejemplo, si ha seleccionado Número en la lista Tipo, debe escribir un número en el cuadro Valor. Los valores que no coincidan con el tipo de propiedad se guardan como texto.
  5. Haga clic en Agregar y, a continuación, en Aceptar.
  6. Haga clic en la pestaña Archivo nuevamente para volver al libro.

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PowerPoint

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.
  2. Haga clic en Información.
  3. Haga clic en Propiedades y, a continuación, seleccione Propiedades avanzadas.
  4. Haga clic en la pestaña Personalizar.
    • En el cuadro Nombre, escriba un nombre para las propiedades personalizadas o seleccione un nombre de la lista.
    • En la lista Tipo, seleccione el tipo de datos de la propiedad que desee agregar.
    • En el cuadro Valor, escriba un valor para la propiedad. El valor que escriba debe coincidir con la selección realizada en la lista Tipo. Por ejemplo, si ha seleccionado Número en la lista Tipo, debe escribir un número en el cuadro Valor. Los valores que no coincidan con el tipo de propiedad se guardan como texto.
  5. Haga clic en Agregar y, a continuación, en Aceptar.
  6. Haga clic en la pestaña Archivo nuevamente para volver a la presentación.

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Project

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.
  2. Haga clic en Información.
  3. Haga clic en Información del proyecto y, a continuación seleccione Propiedades avanzadas.
  4. Haga clic en la pestaña Personalizar.
    • En el cuadro Nombre, escriba un nombre para las propiedades personalizadas o seleccione un nombre de la lista.
    • En la lista Tipo, seleccione el tipo de datos de la propiedad que desee agregar.
    • En el cuadro Valor, escriba un valor para la propiedad. El valor que escriba debe coincidir con la selección realizada en la lista Tipo. Por ejemplo, si ha hecho clic en Número en la lista Tipo, debe escribir un número en el cuadro Valor. Los valores que no coincidan con el tipo de propiedad se guardan como texto.
  5. Haga clic en Agregar y, a continuación, en Aceptar.
  6. Haga clic en la pestaña Archivo nuevamente para volver al proyecto.

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Publisher

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.
  2. Haga clic en Información.
  3. Haga clic en Propiedades de la publicación y, a continuación, seleccione Propiedades avanzadas.
  4. Haga clic en la pestaña Personalizar.
    • En el cuadro Nombre, escriba un nombre para las propiedades personalizadas o seleccione un nombre de la lista.
    • En la lista Tipo, seleccione el tipo de datos de la propiedad que desee agregar.
    • En el cuadro Valor, escriba un valor para la propiedad. El valor que escriba debe coincidir con la selección realizada en la lista Tipo. Por ejemplo, si ha hecho clic en Número en la lista Tipo, debe escribir un número en el cuadro Valor. Los valores que no coincidan con el tipo de propiedad se guardan como texto.
  5. Haga clic en la pestaña Archivo nuevamente para volver a la publicación.

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Word

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.
  2. Haga clic en Información.
  3. Haga clic en Propiedades y, a continuación, seleccione Propiedades avanzadas.
  4. Haga clic en la pestaña Personalizar.
    • En el cuadro Nombre, escriba un nombre para las propiedades personalizadas o seleccione un nombre de la lista.
    • En la lista Tipo, seleccione el tipo de datos de la propiedad que desee agregar.
    • En el cuadro Valor, escriba un valor para la propiedad. El valor que escriba debe coincidir con la selección realizada en la lista Tipo. Por ejemplo, si ha hecho clic en Número en la lista Tipo, debe escribir un número en el cuadro Valor. Los valores que no coincidan con el tipo de propiedad se guardan como texto.
  5. Haga clic en la pestaña Archivo nuevamente para volver al documento.

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Corresponde a:
Access 2010, Excel 2010, InfoPath 2010, PowerPoint 2010, Project 2010, Publisher 2010, Visio 2010, Word 2010