Utilizar un libro compartido para trabajar en colaboración

Puede crear un libro compartido (libro compartido: libro configurado para permitir que varios usuarios de una red lo vean y realicen cambios al mismo tiempo. Cada usuario que guarda el libro ve los cambios realizados por los demás usuarios.) y colocarlo en una ubicación de red donde varias personas puedan editar el contenido al mismo tiempo. Por ejemplo, si las personas de su grupo de trabajo administran varios proyectos cada una y desea conocer el estado de los proyectos de sus compañeros, el grupo puede utilizar un libro compartido para realizar un seguimiento del estado de los proyectos. Todas las personas implicadas podrán especificar la información sobre sus proyectos en el mismo libro.

Como propietario del libro compartido, puede administrarlo quitando usuarios del mismo y resolviendo los cambios que estén en conflicto con otros. Cuando se hayan incluido todos los cambios, puede dejar de compartir el libro.

Compartir datos de Excel

¿Qué desea hacer?


Compartir un libro

  1. Cree un nuevo libro e escriba los datos que desea proporcionar o abra un libro existente que desea que esté disponible para su modificación por varios usuarios.

 Nota   En los libros compartidos no todas las características están disponibles. Si desea incluir alguna de las características siguientes, debe agregarlas antes de guardar el libro como libro compartido: celdas combinadas (celda combinada: celda creada al combinar dos o más celdas seleccionadas. La referencia de celda para una celda combinada es la celda superior izquierda del rango original seleccionado.), formato condicional (formato condicional: formato (por ejemplo, un sombreado de celda o un color de fuente) que Excel aplica automáticamente a las celdas si la condición que se especifica es cierta.), validación de datos (validación de datos: función de Excel que se puede utilizar para definir restricciones sobre los datos que se pueden insertar en una celda, y para mostrar mensajes que insten a los usuarios a especificar entradas correctas y les notifiquen las entradas incorrectas.), gráficos, imágenes, objetos, incluidos los objetos de dibujo, hipervínculos (hipervínculo: texto con color y subrayado o gráfico en el que se hace clic para ir a un archivo, una ubicación en un archivo, una página Web en World Wide Web o una página Web en una intranet. Los hipervínculos también pueden dirigirse a grupos de noticias y a sitios Gopher, Telnet y FTP.), escenarios, esquemas (esquema: datos de una hoja de cálculo donde las filas o columnas de datos de detalle están agrupadas de manera que pueda crear informes resumidos. El esquema puede resumir una hoja de cálculo entera o una parte seleccionada de la misma.), subtotales, tablas de datos (tabla de datos: rango de celdas que muestra los resultados de sustituir diferentes valores en una o más fórmulas. Existen dos tipos de tablas de datos: tablas de una entrada y tablas de dos entradas.), informes de tabla dinámica (informe de tabla dinámica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios orígenes, incluidos los que son externos a Excel.), protección de libros y hojas de cálculo, y macros. No podrá realizar cambios en estas características una vez que comparta el libro.

MostrarCaracterísticas no compatibles en los libros compartidos

En los libros compartidos no se puede Pero es posible que se pueda hacer lo siguiente
Crear una tabla de Excel Nada
Insertar o eliminar bloques de celdas Insertar filas y columnas completas.
Eliminar hojas de cálculo Nada
Combinar celdas o dividir celdas combinadas Nada
Agregar o cambiar formatos condicionales Los formatos condicionales existentes siguen apareciendo a medida que cambian los valores de celda, pero no se pueden modificar ni se pueden volver a definir las condiciones.
Agregar o cambiar validación de datos Las celdas siguen validándose al escribir nuevos valores, pero no se puede cambiar la configuración de validación de datos existente.
Crear o cambiar gráficos o informes de gráfico dinámico Ver los gráficos e informes existentes.
Insertar o cambiar imágenes u otros objetos Ver las imágenes y otros objetos existentes.
Insertar o cambiar hipervínculos Los hipervínculos existentes siguen funcionando.
Utilizar herramientas de dibujo Ver los dibujos y gráficos existentes.
Asignar, cambiar o quitar contraseñas Las contraseñas existentes permanecen activas.
Proteger o desproteger hojas de cálculo o el libro La protección existente permanece activa.
Crear, cambiar o ver escenarios Nada
Agrupar o esquematizar datos Seguir utilizando los esquemas existentes.
Insertar subtotales automáticos Ver los subtotales existentes.
Crear tablas de datos (tabla de datos: rango de celdas que muestra los resultados de sustituir diferentes valores en una o más fórmulas. Existen dos tipos de tablas de datos: tablas de una entrada y tablas de dos entradas.) Ver las tablas de datos existentes.
Crear o cambiar informes de tabla dinámica Ver los informes existentes.
Escribir, grabar, cambiar, ver o asignar macros Ejecutar las macros existentes que no tengan acceso a funciones no disponibles. Registrar las operaciones del libro compartido en una macro almacenada en otro libro no compartido.
Agregar o cambiar hojas de diálogo de Microsoft Excel 4 Nada
Cambiar o eliminar fórmulas de matriz (fórmula de matriz: fórmula que lleva a cabo varios cálculos en uno o más conjuntos de valores y devuelve un único resultado o varios resultados. Las fórmulas de matriz se encierran entre llaves { } y se especifican presionando CTRL+MAYÚS+ENTRAR.) Las fórmulas de matriz existentes siguen realizando los cálculos correctamente.
Usar un formulario de datos para agregar nuevos datos Puede utilizar un formulario de datos para buscar un registro.

Trabajar con datos XML, que incluye:

  • Importar, actualizar y exportar datos XML
  • Agregar, cambiar el nombre o eliminar asignaciones XML
  • Asignar celdas a elementos XML
  • Usar el panel de tareas Origen XML, la barra de tareas XML o los comandos XML del menú Datos
Nada
  1. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, haga clic en Compartir libro.

Imagen de cinta de opciones de Excel

  1. En la ficha Edición, active la casilla de verificación Permitir la modificación por varios usuarios a la vez. Esto también permite combinar libros.
  2. En la ficha Avanzadas, seleccione las opciones que desea utilizar para realizar un seguimiento de los cambios y actualizarlos; a continuación, haga clic en Aceptar.
  3. Siga uno de los procedimientos siguientes:
    • Si es un libro nuevo, escriba un nombre en el cuadro Nombre de archivo.
    • Si se trata de un libro existente, haga clic en Aceptar para guardar el libro, haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón y, a continuación, haga clic en Guardar como.
  4. En los equipos que ejecuten Windows Vista    
    • En la barra de direcciones, seleccione una ubicación de red a la que puedan tener acceso los usuarios previstos y haga clic en Guardar.

En los equipos que ejecuten Microsoft Windows XP    

  • En el cuadro Guardar en, seleccione una ubicación de red a la que puedan tener acceso los usuarios previstos y haga clic en Guardar.

 Nota   Debe utilizar una carpeta de red compartida, no un servidor Web.

  1. Si el libro contiene vínculos a otros libros o documentos, compruebe los vínculos y actualice los que estén rotos; por último, haga clic en Guardar Imagen del botón en la barra de herramientas de acceso rápido, o presione CTRL+G.

Barra de herramientas de acceso rápido

MostrarCómo comprobar y actualizar los vínculos a otros libros o documentos

  1. En el grupo Conexiones de la ficha Datos, haga clic en Editar vínculos.

Imagen de cinta de opciones de Excel

 Nota   El comando Editar vínculos no está disponible si su archivo no contiene información vinculada.

  1. Haga clic en Comprobar estado para revisar el estado de todos los vínculos de la lista.

 Nota   Esta operación puede tardar si hay muchos vínculos o si el libro de origen de los vínculos está en una ubicación de red y la red es lenta.

  1. Compruebe el estado en la columna Estado, haga clic en el vínculo y, a continuación, lleve a cabo la acción necesaria.
Si el estado es Realice esta acción
Correcto No es necesario realizar ninguna acción. El vínculo funciona y está actualizado.
Desconocido Haga clic en Comprobar estado para actualizar el estado de todos los vínculos de la lista.
N/A

El vínculo utiliza vinculación e incrustación de objetos (OLE) (OLE: tecnología de integración de programas que se puede utilizar para compartir información entre programas. Todos los programas de Office admiten OLE, de manera que es posible compartir información a través de objetos vinculados e incrustados.) o intercambio dinámico de datos (DDE) (DDE (Intercambio dinámico de datos): protocolo establecido para intercambiar datos entre programas basados en Microsoft Windows.).

 Nota   Microsoft Office Excel no puede comprobar el estado de estos tipos de vínculos.

Error: no se ha encontrado el origen Haga clic en Cambiar origen y seleccione otro libro.
Error: no se ha encontrado la hoja de cálculo Haga clic en Cambiar origen y seleccione otra hoja de cálculo. Es posible que se haya movido el origen o que se le haya cambiado el nombre.
Advertencia: valores no actualizados Haga clic en Actualizar valores. El vínculo no se actualizó cuando se abrió el libro.
Advertencia: haga clic en Abrir origen para calcular el libro presionando F9 El libro puede estar configurado para cálculo manual. Para establecer el libro en cálculo automático, haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón y, a continuación, haga clic en Opciones de Excel. En la categoría Fórmulas, bajo Opciones de cálculo, haga clic en Automáticamente.
Advertencia: no se pueden resolver algunos nombres hasta que se abra el libro de origen Haga clic en Abrir origen, vuelva al libro de destino (archivo de destino: archivo donde se inserta un objeto vinculado o incrustado. El archivo de origen contiene la información que se utiliza para crear el objeto. Cuando se cambia la información de un archivo de destino, no se actualiza en el archivo de origen.) y haga clic en Comprobar estado. Si este procedimiento no resuelve el problema, asegúrese de que el nombre esté incluido y de que no esté mal escrito. Pase al libro de origen y, en la ficha Fórmulas, en el grupo Celdas con nombre, haga clic en Administrador de nombres y busque el nombre.
Advertencia: haga clic en Abrir origen El vínculo no se puede actualizar hasta que se abra el origen.
El origen está abierto No se puede comprobar el estado de un vínculo.
Valores actualizados desde nombre de archivo No es necesario realizar ninguna acción. Se han actualizado los valores.
Advertencia: Excel no puede determinar el estado del vínculo Es posible que el origen no contenga hojas de cálculo o que se guardara en un formato de archivo no admitido. Haga clic en Actualizar valores.

 Notas 

  • Todos los usuarios con acceso al recurso compartido de red tienen acceso total al libro compartido a menos que bloquee celdas y proteja la hoja de cálculo para restringir el acceso. Para proteger un libro compartido, haga clic en Proteger y compartir libro en el grupo Cambios de la ficha Revisar. Al proteger un libro compartido, puede establecer una contraseña que deben escribir todos los usuarios para abrir el libro.
  • Para poder modificar el libro compartido, todos los usuarios deben alguno de los siguientes programas instalados en sus equipos: Microsoft Office Excel, Excel 97 o posterior, o Microsoft Excel 98 o posterior para Macintosh.
  • No todas las características de Excel son compatibles con los libros compartidos. Para obtener más información, vea la tabla "Características no compatibles en los libros compartidos" más arriba.

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Modificar un libro compartido

Después de abrir un libro compartido, puede especificar y cambiar los datos igual que en un libro normal.

  1. Abra el libro compartido.

MostrarCómo abrir un libro compartido

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón y, a continuación, en Abrir.
  2. En los equipos que ejecuten Windows Vista    
    • En la barra de direcciones, busque la ubicación de red donde se almacenó el libro compartido y, a continuación, haga clic en el libro compartido.

En los equipos que ejecuten Microsoft Windows XP    

  • En el cuadro Buscar en, busque la ubicación de red donde está almacenado el libro compartido y, a continuación, haga clic en el libro compartido.
  1. Haga clic en Abrir.

 Sugerencia   También puede ir a la ubicación de red en la que está almacenado el libro compartido y hacer doble clic en el libro compartido para abrirlo.

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón y, a continuación, haga clic en Opciones de Excel.
  1. En la categoría Más frecuentes, bajo Personalizar la copia de Office, en el cuadro Nombre de usuario, escriba el nombre de usuario que desea utilizar para identificar su trabajo en el libro compartido y haga clic en Aceptar.
  2. Especifique y modifique datos en las hojas de cálculo de forma habitual.

 Nota   Las siguientes funciones no se pueden agregar ni modificar: celdas combinadas, formatos condicionales, validación de datos, gráficos, imágenes, objetos (incluidos los de dibujo), hipervínculos, escenarios, esquemas, subtotales, tablas de datos, informes de tabla dinámica, protección de libros y hojas de cálculo, y macros.

  1. Aplique cualquier filtro (filtrar: mostrar únicamente las filas de una lista que satisfacen las condiciones especificadas. Utilice el comando Autofiltro para mostrar filas que coincidan con uno o más valores, valores calculados o condiciones específicos.) y configuración de impresión que desee para su uso personal. De forma predeterminada, la configuración de cada usuario se guarda por separado.

 Sugerencia   También puede usar los filtros o la configuración de impresión preparados por el propietario del libro cuando lo abra.

MostrarCómo utilizar los filtros y la configuración de impresión originales

  1. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, haga clic en Compartir libro.

Imagen de cinta de opciones de Excel

  1. En la ficha Avanzadas, bajo Incluir en vista personal, desactive la casilla de verificación Configuración de impresora o Configuración de filtro y haga clic en Aceptar.
  1. Para guardar los cambios realizados en el libro y ver los cambios guardados por otros usuarios desde la última vez que guardó el libro, haga clic en Guardar Imagen del botón en la barra de herramientas de acceso rápido, o presione CTRL+G.

Barra de herramientas de acceso rápido

Si aparece el cuadro de diálogo Resolución de conflictos, resuelva los conflictos.

 Sugerencia   Para resolver los conflictos, vea Resolver conflictos de cambios en un libro compartido en este tema.

 Notas 

  • Puede ver quién más tiene abierto el libro mediante la ficha Edición del cuadro de diálogo Compartir libro (ficha Revisar, grupo Cambios, botón Compartir libro).
  • Puede elegir si desea obtener de manera automática las actualizaciones de los cambios de los demás usuarios periódicamente, guardadas o sin guardar, bajo Actualizar cambios en la ficha Avanzadas del cuadro de diálogo Libro compartido.

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Quitar un usuario de un libro compartido

Si es necesario, puede desconectar usuarios de un libro compartido.

 Nota   Antes de desconectar usuarios, asegúrese de que han completado su trabajo en el libro. Si quita un usuario activo, se perderá todo el trabajo que no se haya guardado.

  1. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, haga clic en Compartir libro.

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  1. En la ficha Edición, dentro de la lista Los siguientes usuarios tienen abierto este libro, revise los nombres de los usuarios.
  2. Seleccione el nombre del usuario al que desea desconectar y haga clic en Quitar usuario.

 Nota   Aunque esta acción desconecta al usuario del libro compartido, no impide a dicho usuario modificar de nuevo el libro compartido.

  1. Para eliminar la configuración de vista personal del usuario quitado, haga lo siguiente:
    1. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de libro, haga clic en Vistas personalizadas.

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  1. En la lista Vistas, seleccione la vista de otro usuario y haga clic en Eliminar.

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Resolver conflictos de cambios en un libro compartido

Cuando dos usuarios modifican el mismo libro compartido y tratan de guardar cambios que afectan a la misma celda se produce un conflicto. Excel sólo puede conservar uno de los cambios realizados en la celda. Cuando el segundo usuario guarda el libro, Excel muestra el cuadro de diálogo Resolución de conflictos.

  1. En el cuadro de diálogo Resolución de conflictos, lea la información acerca de cada cambio y los cambios conflictivos realizados por el otro usuario.
  2. Para mantener el cambio que usted ha realizado o el de la otra persona y continuar con el siguiente cambio conflictivo, haga clic en Aceptar los míos o en Aceptar otros.

Para conservar todos los cambios restantes que ha realizado o todos los del otro usuario, haga clic Aceptar todos los míos o en Aceptar todos los otros.

  1. Para que sus cambios anulen todos los demás cambios sin mostrar de nuevo el cuadro de diálogo Resolución de conflictos, haga lo siguiente:
    1. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, haga clic en Compartir libro.

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  1. En la ficha Avanzadas, bajo En caso de cambios conflictivos entre usuarios, haga clic en Prevalecen los cambios guardados y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  1. Para ver cómo usted u otros usuarios resolvieron los conflictos anteriores, haga lo siguiente:
  1. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, haga clic en Control de cambios y después en Resaltar cambios.
  1. En la lista Cuándo, seleccione Todos.
  2. Desactive las casillas de verificación Quién y Dónde.
  3. Active la casilla de verificación Mostrar cambios en una hoja nueva y haga clic en Aceptar.
  4. En la hoja de cálculo Historial (hoja de cálculo Historial: hoja de cálculo separada que muestra los cambios de los que se está realizando un seguimiento en un libro compartido, incluido el nombre del usuario que ha realizado el cambio, la fecha en que se ha realizado, qué datos se han reemplazado o eliminado y cómo se han resuelto los conflictos.), desplácese hacia la derecha para ver las columnas Tipo de acción y Cambio perdedor.

 Nota   Los cambios conflictivos que se han mantenido tienen la palabra Prevalece en Tipo de acción. Los números de fila incluidos en la columna Cambio perdedor identifican las filas con información acerca de los cambios conflictivos que no se mantuvieron, incluidos los datos eliminados.

 Sugerencia   Para guardar una copia del libro con todos los cambios que ha realizado usted, haga clic en Cancelar en el cuadro de diálogo Resolución de conflictos, haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón, haga clic en Guardar como y, a continuación, escriba un nombre nuevo para el archivo.

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Dejar de compartir un libro

Antes de dejar de compartir el libro, asegúrese de que todos los demás usuarios han completado su trabajo. Se perderán todos los cambios no guardados. Puesto que también se eliminará el historial de cambios (historial de cambios: en un libro compartido, información que se mantiene sobre los cambios realizados en sesiones de edición pasadas. La información incluye el nombre de la persona que realiza cada cambio, cuándo se realizó el cambio y los datos que han cambiado.), puede que desee empezar por imprimir la hoja de cálculo Historial (hoja de cálculo Historial: hoja de cálculo separada que muestra los cambios de los que se está realizando un seguimiento en un libro compartido, incluido el nombre del usuario que ha realizado el cambio, la fecha en que se ha realizado, qué datos se han reemplazado o eliminado y cómo se han resuelto los conflictos.) o por copiarla en otro libro.

  1. Para conservar una copia de la información del historial de cambios, haga lo siguiente:
    1. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, haga clic en Control de cambios y después en Resaltar cambios.

Imagen de cinta de opciones de Excel

  1. En la lista Cuándo, seleccione Todos.
  2. Desactive las casillas de verificación Quién y Dónde.
  3. Active la casilla de verificación Mostrar cambios en una hoja nueva y haga clic en Aceptar.
  4. Siga uno o ambos de los procedimientos siguientes:
    • Para imprimir la hoja de cálculo Historial, haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón y, a continuación, haga clic en Imprimir.
    • Para copiar el historial en otro libro, seleccione las celdas que desea copiar, haga clic en Copiar Imagen del botón en la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles; a continuación, pase a otro libro, haga clic en el lugar donde desea colocar los datos copiados y, por último, haga clic en Pegar Imagen del botón en la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles.

Imagen de cinta de opciones de Excel

  1.  Nota   Puede que también desee guardar o imprimir la versión actual del libro, puesto que estos datos de historial tal vez no se apliquen a versiones posteriores del libro. Por ejemplo, las ubicaciones de las celdas, incluidos los números de las filas, del historial copiado podrían dejar de estar actualizadas.

  1. En el libro compartido, en la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Compartir libro.
  2. En la ficha Edición, asegúrese de que es el único usuario que aparece en la lista Los siguientes usuarios tienen abierto este libro.

 Sugerencia   Para quitar cualquier usuario adicional, vea Quitar un usuario de un libro compartido en este tema.

  1. Desactive la casilla de verificación Permitir la modificación por varios usuarios a la vez. Esto también permite combinar libros.

 Nota   Si esta casilla de verificación no está disponible, primero debe desproteger el libro. Para quitar la protección del libro compartido, haga lo siguiente:

  1. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Compartir libro.
  2. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, haga clic en Desproteger libro compartido.
  1. Si se le pide, escriba la contraseña (contraseña: modo de restringir el acceso a una hoja de cálculo, una hoja de datos o parte de una hoja de cálculo. Las contraseñas de Excel pueden tener hasta 255 letras, números, espacios y símbolos. Debe escribir correctamente las letras mayúsculas y minúsculas cuando defina y especifique contraseñas.) y haga clic en Aceptar.
  2. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, haga clic en Compartir libro.
  1. En la ficha Edición, desactive la casilla de verificación Permitir la modificación por varios usuarios a la vez. Esto también permite combinar libros.
  1. Cuando se le pregunte sobre los efectos que esta acción puede tener en los demás usuarios, haga clic en .

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Corresponde a:
Excel 2007