Utilizar Microsoft Query para recuperar datos externos

¿Qué es Microsoft Query?

Microsoft Query es un programa que permite incorporar datos de orígenes externos a otros programas de Microsoft Office, especialmente a Microsoft Excel. Si utiliza Query para recuperar datos de las bases de datos (base de datos: colección de datos relacionados con un fin o tema concreto. Dentro de una base de datos, la información sobre una entidad en particular, como un empleado o un pedido, se clasifica en categorías en tablas, registros y campos.) y de los archivos corporativos, no es necesario que vuelva a escribir en Excel los datos que desee analizar. También puede actualizar los informes y resúmenes de Excel automáticamente de la base de datos de origen inicial siempre que la base de datos se actualice con información nueva.

Tipos de bases de datos a los que se puede obtener acceso      Es posible recuperar datos de varios tipos de bases de datos, incluidos Microsoft Access, Microsoft SQL Server y los servicios OLAP de Microsoft SQL Server. También puede recuperar datos de las listas de Excel y de archivos de texto.

En Excel, también se pueden recuperar datos de páginas Web y no es necesario tener Query para ello. Para obtener información sobre cómo recuperar datos de páginas Web, consulte la Ayuda de Excel.

Seleccionar datos de una base de datos      Puede recuperar datos de una base de datos creando una consulta, que es una pregunta que se hace acerca de los datos almacenados en una base de datos externa. Por ejemplo, si los datos están almacenados en una base de datos de Access, puede que desee conocer las cifras de ventas de un producto determinado por regiones. Es posible seleccionar parte de los datos seleccionando sólo los datos del producto y la región que desee analizar y omitir los datos que no necesite.

Ejemplo de una selección de datos en Query

Llamada 1   Columnas seleccionadas en el Asistente para consultas

Llamada 2   Columnas seleccionadas incorporadas a Excel

Actualizar la hoja de cálculo en una operación      Cuando disponga de datos externos en un libro de Excel, siempre que cambie la base de datos puede actualizar (actualizar: renovar datos de un origen de datos externo. Cada vez que se actualicen los datos, se verá la versión más reciente de la información en la base de datos, incluidos los cambios que se hayan realizado en los datos.) los datos y, a su vez, el análisis,  sin tener que volver a crear los informes y los gráficos de resumen. Por ejemplo, puede crear un resumen de ventas mensual y actualizarlo cada mes cuando disponga de nuevas cifras de ventas.

Utilizar Query para recuperar datos      La incorporación de datos externos a Excel con Query es un proceso de tres pasos: Primero se establece un origen de datos para conectar con la base de datos, después se utiliza el Asistente para consultas para seleccionar los datos deseados y finalmente se devuelven los datos a Excel donde se les puede aplicar formato, resumirlos y crear informes con ellos.

MostrarConfigurar orígenes de datos

¿Qué es un origen de datos?   Un origen de datos (origen de datos: conjunto almacenado de información de "origen" utilizado para conectarse a una base de datos. Un origen de datos puede incluir el nombre y la ubicación del servidor de la base de datos, el nombre del controlador de la base de datos e información que necesita la base de datos cuando se inicia una sesión.) es un conjunto de información almacenado que permite que Microsoft Excel y Microsoft Query se conecten con una base de datos externa. Cuando utilice Query para establecer un origen de datos, asigne un nombre al origen de datos y, a continuación, proporcione el nombre y la ubicación de la base de datos, el tipo de base de datos y la información de conexión o la contraseña. En esta información también se incluye el nombre de un controlador ODBC (controlador ODBC (Conectividad abierta de bases de datos): archivo de programa utilizado para conectarse a una base de datos concreta. Cada programa de base de datos, como Access o dBASE, o sistema de administración de bases de datos, como SQL Server, requiere un controlador diferente.) o un controlador del origen de datos (controlador de origen de datos: archivo de programa utilizado para conectarse a una base de datos específica. Cada programa o sistema de administración de bases de datos requiere un controlador diferente.), que es un programa que realiza conexiones con un tipo de base de datos determinado. Para algunos tipos de bases de datos externas (los cubos OLAP (OLAP: tecnología de base de datos que se ha optimizado para la elaboración de consultas e informes, en lugar de procesar transacciones. Los datos OLAP se organizan jerárquicamente y se almacenan en cubos en lugar de tablas.)), lo único que hay que hacer para recuperar los datos es establecer un origen de datos.

Forma en la que Query utiliza los orígenes de datos      Una vez establecido un origen de datos para una base de datos determinada, lo podrá utilizar siempre que desee crear una consulta para seleccionar y recuperar los datos de esa base de datos, sin tener que volver a escribir toda la información de conexión. Query utiliza el origen de datos para conectarse con la base de datos externa y mostrar los datos que están disponibles. Después de crear la consulta y devolver los datos a Excel, Query recupera los datos y proporciona al libro de Excel la información de la consulta y de los datos de modo que pueda volverse a conectar con la base de datos cuando desee actualizar los datos.

Diagrama que muestra cómo utiliza Query los orígenes de datos

Un origen de datos es el medio por el que Query y Excel se conectan con una base de datos determinada y recuperan datos.

MostrarDefinir la consulta

Utilizar el Asistente para consultas en la mayoría de las consultas      El Asistente para consultas, que forma parte de Microsoft Query, está diseñado para los usuarios que no están familiarizados con la creación de consultas. El asistente facilita la selección y la recuperación de los datos de las diferentes tablas y campos de la base de datos. Una vez seleccionados los datos, puede utilizar también el asistente para filtrar y ordenar los resultados de la consulta. Puede utilizar el Asistente para consultas para crear una consulta completa o para comenzar una consulta en la que efectúe cambios adicionales directamente en Query.

Trabajar directamente en Query con otros tipos de consultas      Si está familiarizado con la creación de consultas o si desea crear una consulta más compleja, puede trabajar directamente en Query. Puede utilizar Query para ver y cambiar las consultas que haya comenzado a crear en el Asistente para consultas, o puede crear consultas nuevas sin utilizar el asistente.

Utilice Query directamente cuando desee crear consultas que hagan lo siguiente:

Crear un cubo OLAP a partir de los datos de una consulta      El procesamiento analítico con conexión (OLAP (OLAP: tecnología de base de datos que se ha optimizado para la elaboración de consultas e informes, en lugar de procesar transacciones. Los datos OLAP se organizan jerárquicamente y se almacenan en cubos en lugar de tablas.)) es una manera de organizar los datos para realizar consultas o generar informes en vez de procesar transacciones. En una base de datos OLAP, los datos se organizan jerárquicamente y se almacenan en cubos (cubo: estructura de datos OLAP. un cubo contiene dimensiones, como País, Región, Ciudad, y campos de datos, como Índice de ventas. Las dimensiones organizan los tipos de datos en jerarquías con niveles de detalle y cantidades de medida de campos de datos.) en lugar de en tablas.

Puede utilizar Query para crear un cubo OLAP a partir de los datos de una consulta de modo que sea más rápido y más fácil crear informes de Microsoft Excel basados en los datos. Para crear un cubo OLAP, se ejecuta el Asistente para cubos OLAP desde el Asistente para consultas o directamente desde Query. Puede devolver los datos a Excel en forma de informe de tabla dinámica (informe de tabla dinámica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios orígenes incluidos los externos a Excel.).

MostrarTrabajar con los datos en Microsoft Excel

Cuando se crea una consulta en el Asistente para consultas o en Microsoft Query, se pueden devolver los datos a una hoja de cálculo de Microsoft Excel. Los datos se convierten en un rango de datos externos (rango de datos externos: rango de datos que se incorpora a una hoja de cálculo pero que se origina fuera de Excel, como en una base de datos o un archivo de texto. En Excel, puede dar formato a los datos o utilizarlos en cálculos como haría con otros datos.) o en un informe de tabla dinámica (informe de tabla dinámica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios orígenes incluidos los externos a Excel.) al que se puede aplicar formato, analizar y actualizar.

Aplicar formato y analizar los datos      En Excel, puede utilizar herramientas como el Asistente para gráficos o los subtotales automáticos para presentar y resumir los datos. Puede aplicar formato a los datos y dicho formato se conservará cuando actualice los datos externos de la base de datos de origen. Si agrega columnas de fórmulas al rango de datos externos, las fórmulas se pueden copiar automáticamente en las filas nuevas que agregan al rango cuando se actualizan los datos. Puede utilizar rótulos de columna propios en vez de los nombres de campo y agregar números de fila automáticamente. Para obtener información sobre cómo controlar el formato y el diseño de un rango de datos externos, consulte la Ayuda de Excel.

Volver a utilizar y compartir consultas      Tanto en el Asistente para consultas como en Query, puede guardar un archivo de consulta .dqy que podrá modificar, volver a utilizar y compartir. Excel puede abrir archivos .dqy directamente, por lo que se podrán crear rangos de datos adicionales desde la misma consulta.

Si desea compartir un resumen o un informe que esté basado en datos externos, puede dar a otros usuarios un libro que contenga un rango de datos externos o puede crear una plantilla de informe (plantilla de informe: plantilla de Excel (archivo .xlt) que incluye una o más consultas o informes de tabla dinámica basados en datos externos. Cuando se guarda una plantilla de informe, Excel guarda también la definición de la consulta, pero no los datos consultados en la plantilla.). Una plantilla de informe permite guardar el resumen o informe sin guardar los datos externos con el fin de que el archivo sea más pequeño. Los datos externos se recuperan cuando un usuario abre la plantilla de informe. Para obtener información sobre cómo crear plantillas de informe, consulte la Ayuda de Excel.

Actualizar datos externos      Cuando se actualizan (actualizar: renovar datos de un origen de datos externo. Cada vez que se actualicen los datos, se verá la versión más reciente de la información en la base de datos, incluidos los cambios que se hayan realizado en los datos.) los datos externos, se ejecuta la consulta para recuperar todos los datos nuevos o modificados que coincidan con las especificaciones. Una consulta se puede actualizar tanto en Query como en Excel. Excel proporciona diversas opciones para actualizar consultas, entre las que se incluye la actualización de datos cada vez que se abra el libro y la actualización automática del mismo a intervalos de tiempo determinados. Puede continuar trabajando en Excel mientras los datos se están actualizando y también puede comprobar el estado en todo momento. Para obtener información sobre cómo actualizar los datos externos en Excel, consulte la Ayuda de Excel.

 
 
Corresponde a:
Excel 2003