Utilizar funciones de correo electrónico y Outlook en Excel

Desde Microsoft Excel, puede utilizar el correo electrónico para enviar libros enteros, hojas de cálculo o rangos de datos, incluidos gráficos e informes de tabla dinámica (informe de tabla dinámica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios orígenes, incluidos los que son externos a Excel.). Puede enviar mensajes individuales o distribuir libros a una serie de destinatarios, y Excel puede ayudarle a enviar libros para revisión y a recopilar y combinar comentarios.

MostrarProgramas necesarios para enviar y ver correo electrónico

Para enviar correo electrónico desde Excel       Para enviar datos adjuntos, se necesita Microsoft Outlook, Microsoft Outlook Express, Microsoft Exchange Client u otro programa de correo electrónico de 32 bits compatible con la interfaz MAPI (Messaging Application Programming Interface). Asegúrese de que el archivo Mapi32.dll esté en la carpeta Sistema de Windows. Para enviar datos de Excel como cuerpo de un mensaje, se necesita Outlook 2000 o posterior.

Algunas opciones de personalización, como la votación y el seguimiento de mensajes, sólo están disponibles si se utiliza Microsoft Exchange Server.

Para ver correo electrónico enviado desde Excel    Para ver libros adjuntos, los destinatarios necesitan Excel 97 o posterior. Para ver datos de Excel enviados como cuerpo de un mensaje, los destinatarios necesitan un explorador Web o un programa de correo electrónico (como Outlook 98 o posterior) que pueda leer documentos con formato HTML.

MostrarDecidir cómo enviar los datos

Enviar datos como cuerpo de un mensaje o como datos adjuntos       Envíe datos de Excel como cuerpo de un mensaje cuando desee que los destinatarios reciban un rango de datos, un gráfico o un informe de tabla dinámica (informe de tabla dinámica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios orígenes, incluidos los que son externos a Excel.) en lugar de todo un libro. De esta forma, el mensaje será más corto que si se adjunta todo un libro.

Envíe los datos como datos adjuntos cuando desee que los destinatarios reciban todo un libro que puedan abrir y modificar en Excel. Los libros pueden enviarse como datos adjuntos desde Excel o directamente desde muchos programas de correo electrónico.

Si un destinatario utiliza Microsoft Office 97 o anterior, es mejor enviar los datos como datos adjuntos. Si envía datos de Excel como cuerpo de un mensaje, se perderá el formato.

Enviar datos y distribuir datos       Cuando se envían datos desde Excel, cada destinatario recibe un copia separada del mensaje y los datos que se adjunten.

Cuando se distribuyen los datos, éstos sólo se pueden enviar como datos adjuntos y cada destinatario recibe el mensaje correspondiente. Utilice este método si desea que cada destinatario pueda realizar cambios en el libro de Excel y ver los que hayan realizado los destinatarios anteriores. Puede activar el control de cambios para que cada destinatario pueda ver quién realizó cada cambio. A medida que se distribuye el libro, puede llevar un control de su estado. Una vez que realiza cambios el último destinatario, el libro adjunto puede serle devuelto.

Para que funcione la distribución, todos los destinatarios deben utilizar Microsoft Outlook como programa de correo electrónico.

Enviar para revisión       Si desea que los datos de Excel pasen por varias personas para que los revisen y hagan comentarios y que Excel le ayude a realizar un seguimiento de este proceso, puede enviar los datos a los destinatarios de correo electrónico para su revisión. La función Enviar para revisión es similar al uso de un asistente que le organiza los pasos que debe realizar, comprobando que ha activado el control de cambios y ayudándole a combinar los cambios de las diferentes copias que le sean devueltas.

MostrarPersonalizar el mensaje de correo electrónico

Si su programa de correo electrónico es Microsoft Outlook y envía (no distribuye) datos de Excel, puede establecer las siguientes opciones de mensaje.

Importancia y nivel de confidencialidad       Puede establecer el nivel de importancia de un mensaje para indicar si el destinatario tiene que leer el mensaje inmediatamente. Si desea que respondan al mensaje antes de cierta hora, puede incluir una marca en el mensaje para recordar al destinatario que responda. También puede definir el nivel de confidencialidad del contenido del mensaje, que puede ser privado, personal o confidencial.

Nivel de seguridad       Si tanto usted como los destinatarios de los mensajes utilizan Microsoft Exchange Server, puede ayudar a agregar seguridad a un mensaje mediante una firma digital (firma digital: sello electrónico seguro con cifrado que certifica la autenticidad de una macro o documento. Esta firma confirma que la macro o documento emitido por el equipo o la persona que lo firma no ha sido alterado.) o cifrar el mensaje para que sólo lo lean los destinatarios que seleccione.

Para proteger o firmar digitalmente un mensaje debe solicitar al administrador una clave para su archivo de seguridad (archivo de seguridad: archivo que contiene un código digital que permite sellar mensajes o agregarles una firma digital. Este archivo se puede almacenar en un disquete de 3,5 o en el disco duro.). Por su parte, los destinatarios del mensaje deberán especificar sus contraseñas para abrir los mensajes cifrados o comprobar la firma digital.

Estas funciones de seguridad únicamente son aplicables dentro de la propia compañía y sólo si usted y los destinatarios de sus mensajes utilizan Exchange Server. El administrador del sistema es el encargado de instalar las funciones de seguridad en los equipos de los usuarios.

Opciones de seguimiento       Puede realizar un seguimiento de los mensajes si recibe notificación cuando se entreguen o abran.

Opciones de entrega       Puede establecer opciones de entrega que determinen cómo y cuándo se envía el mensaje.

  • Establecer una fecha de caducidad.
  • Hacer que las respuestas a los mensajes se envíen automáticamente a otra persona.
  • Retrasar la entrega del mensaje.
  • Guardar los mensajes automáticamente en una carpeta de Outlook.

Categorías       Para realizar un seguimiento de los mensajes y organizarlos según un elemento común, puede asignar los mensajes a categorías, como Trabajo, Cliente principal, Personal, Regalos y Metas y objetivos. Las categorías permiten buscar, ordenar, filtrar y agrupar los mensajes. Para obtener más información sobre las categorías, consulte la Ayuda de Outlook.

MostrarEnviar libros a carpetas públicas de Microsoft Exchange

MostrarSeguimiento de la actividad de Excel en Microsoft Outlook

Tareas       Puede utilizar la lista de tareas de Outlook para hacer un seguimiento de las tareas con libros de Excel, incluidas las tareas periódicas. Puede agregar una tarea en un libro a la lista de tareas desde Excel. Por ejemplo, si tiene que revisar un libro en una fecha determinada, puede abrir el libro en Excel y agregar la revisión a la lista de tareas. También puede utilizar Outlook para asignar tareas que otros usuarios deben realizar en un libro o un archivo.

Registrar la actividad en un libro       Mediante el uso del Diario de Outlook, puede registrar automáticamente los trabajos realizados en todos los libros, por ejemplo, cuándo se creó o revisó cada libro. Para hacer un seguimiento del trabajo realizado en un solo libro, puede registrar manualmente la actividad en el Diario de Outlook.

Vincular libros a un contacto       Puede vincular tareas de libro, entradas del diario de libro y libros a una persona de contacto para poder hacer un seguimiento de todos los elementos relacionados con ese contacto. Por ejemplo, si desea realizar un seguimiento de un libro por el nombre del usuario responsable, puede vincular la información del contacto al libro y a otros elementos relacionados, como mensajes de correo electrónico y citas. Para obtener más información sobre cómo vincular tareas, entradas del diario y libros a un contacto, consulte la Ayuda de Outlook.

 
 
Corresponde a:
Excel 2003