Usar las funciones BUSCARH y BUSCARV para buscar registros en hojas de cálculo de gran tamaño

Rincón del usuario avanzado

Colin Wilcox

Si trabaja con listas grandes en Excel, puede usar funciones de búsqueda para recuperar rápidamente registros individuales de esas listas. En esta columna se explica cómo usar dos de estas funciones: BUSCARV y BUSCARH.

Se aplica a
Microsoft Office Excel 2003
Microsoft Excel 2000 y 2002

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Una amiga acudió a mí hace poco para que le solucionara un problema:

"Estoy intentando usar la función de búsqueda de Excel y no funciona", me comentó enfadada. "¿Puedes redactar un artículo sobre esta función en un lenguaje que sea fácil de entender?"

Mi amiga administra un sitio Web grande. Utiliza Microsoft Access para almacenar y administrar datos sobre el número de visitas recibidas e importa los datos a Microsoft Excel para su análisis. Para buscar los datos más fácilmente, coloca los registros en varias hojas de cálculo pequeñas en lugar de en una grande. Había oído que las funciones de búsqueda pueden ahorrar tiempo, ya que permiten buscar datos relacionados en varias hojas.

Así pues, empecemos por lo más básico: se pueden utilizar funciones de búsqueda para buscar registros relacionados en hojas de cálculo de gran tamaño. Cuando se utiliza una función de búsqueda, básicamente lo que se dice es: "Éste es el valor. Ve a otra ubicación, busca una coincidencia del valor y muéstrame las palabras o números que residen en una celda correspondiente al valor coincidente". Si sirve de ayuda, ese tercer valor se puede considerar el resultado de la búsqueda.

Este artículo contiene sugerencias que explican cómo usar dos de las funciones de búsqueda más populares: BUSCARV y BUSCARH. En los nombres de función, la V indica "vertical" y la H indica "horizontal". BUSCARV se utiliza para buscar en una o varias columnas de datos y BUSCARH se utiliza para buscar en una o varias filas de datos.

Usar BUSCARV para buscar en columnas de datos

Para empezar, descárguese el archivo de ejemplo de Excel 2002: datos de ejemplo de la función de búsqueda (temporalmente en inglés). En el archivo se utilizan datos ficticios que exponen el problema de mi amiga. El archivo contiene dos hojas de cálculo: Vistas de página y Páginas. La hoja Vistas de página contiene un conjunto de identificadores que identifican de forma inequívoca cada página del sitio, además de información sobre las visitas a cada página recibidas en septiembre de 2002. La hoja de cálculo Páginas contiene los identificadores de página y los nombres de las páginas correspondientes a cada identificador.

Los identificadores de página aparecen en ambas hojas de cálculo porque la base de datos de origen utiliza un estructura de datos normalizada. En esa estructura, los identificadores permiten que los usuarios busquen los datos de una determinada página. Para obtener una breve introducción a las estructuras de datos normalizadas, vea Diseñar bases de datos de Access con formularios normales y Excel.

Como los datos residen en columnas, utilizaremos la función BUSCARV para especificar un identificador de página en la primera hoja de cálculo y obtener el nombre de la página correspondiente de la segunda hoja de cálculo. Siga estos pasos:

  1. En la hoja de cálculo Vistas de página, haga clic en la celda E3 y escriba BUSCARV.
  2. En la celda E4, escriba Resultado.
  3. Haga clic en la celda F4 y escriba esta fórmula en la celda o en la barra de fórmulas:

=BUSCARV(F3,Páginas!A2:B39,2,Falso)

 Nota    #N/A aparece en la celda F4 porque la función espera encontrar un valor en la celda F3, pero esa celda está vacía. Agregará un valor a la celda F4 en el paso siguiente. Para obtener más información sobre cómo solucionar errores de #N/A, vea Corregir un error de #N/A.

  1. Copie el valor de la celda A4 a la celda F3 y presione ENTRAR. En la celda F4 aparece Página principal.
  2. Repita los pasos 3 y 4 con el valor de la celda A5. En la celda F4 aparece Comics y humor.

Sin tener que desplazarse a la segunda hoja de cálculo, sabrá qué páginas reciben la mayoría de las visitas de los usuarios del sitio. Ésa es la ventaja de las funciones de búsqueda. Puede utilizarlas para buscar registros en conjuntos grandes de datos con menos tiempo y esfuerzo.

Descripción de las partes de la función

La función que utilizó en la sección anterior realizó varias acciones distintas. En la siguiente figura se describe cada acción:

Acciones realizadas por cada parte de una función BUSCARV.

En la tabla siguiente se indican y se describen los argumentos utilizados con la función. Cuando es necesario, se incluye información sobre cómo solucionar errores #VALOR y #REF que pueden surgir al usar las funciones. Debe conocer esta información para utilizar correctamente la función. La función BUSCARH emplea la misma sintaxis y argumentos.

Parte ¿Requerido? Propósito
=BUSCARV() =BUSCARH() Nombre de la función. Como todas las funciones de Excel, el nombre está precedido de un signo igual y la información necesaria (o, en términos informáticos, los argumentos) se incluye entre paréntesis detrás del nombre de función. En este caso, se utilizan comas para separar todos los parámetros o argumentos.
F3

El término de búsqueda: la palabra o valor que desea encontrar. En este caso, el término de búsqueda es el valor especificado en la celda F3. También podría incluir uno de los números de identificador de página directamente en la función. En la Ayuda de Excel, esta parte de la función se denomina valor_buscado.

Si no especifica un valor de búsqueda, o hace referencia a una celda en blanco, Excel muestra el mensaje de error #N/A.

Páginas!A2:B39

El rango de celdas en el que desea realizar la búsqueda. En este caso, las celdas residen en otra hoja de cálculo, por lo que el nombre de la hoja de cálculo (Páginas) precede a los valores del rango (A2:B39). El signo de exclamación (!) separa la referencia de la hoja de la referencia de las celdas. Si simplemente desea buscar en un rango que reside en la misma página que la función, quite el nombre de la hoja y el signo de exclamación.

Puede utilizar también un rango con nombre en esta parte de la función. Por ejemplo, si hubiera asignado el nombre "Datos" a un rango de celdas en la hoja de cálculo Páginas, podría utilizar 'Páginas'!Datos. En la Ayuda de Excel, esta parte de la función se denomina valor de matriz_buscar_en.

Si utiliza un valor de búsqueda de rango de VERDADERO, debe ordenar los valores de la primera columna del argumento matriz_buscar_en en orden ascendente. De lo contrario, la función no puede devolver resultados exactos.

2

La columna del rango de celdas definido que contiene los valores que desea buscar. Por ejemplo, la columna B de la hoja de cálculo Páginas contiene los nombres de página que desea buscar. Como B es la segunda columna del rango de celdas definido (A2:B39), la función utiliza 2. Si el rango definido incluyera una tercera columna y los valores que desea buscar estuvieran en esa columna, utilizaría 3, y así sucesivamente.

Recuerde que no importa la posición física de la columna. Si el rango de celdas empieza en la columna R y termina en la columna T, utilice 1 para hacer referencia a la columna R, 2 para hacer referencia a la columna S, y así sucesivamente.

En la Ayuda de Excel, esta parte de la función se denomina indicador_columnas. Si utiliza la función BUSCARH, esta parte se denomina indicador_filas en la Ayuda de Excel, y sigue las mismas directrices.

 Nota   Si utiliza un valor incorrecto en este argumento, Excel muestra un mensaje de error. Puede cometer alguno de estos errores:

  • Si el valor es menor que 1, Excel muestra #¡VALOR!. Para solucionar el problema, especifique un valor igual o mayor que 1. Para obtener más información sobre los errores #VALOR!, vea Corregir un error de #VALOR!.
  • Si el valor es mayor que el número de columnas del rango de celdas, Excel muestra #REF! porque la fórmula no puede hacer referencia al número de columnas especificado. Para obtener más información sobre los errores #REF, vea Corregir un error de #REF!.
Falso Opcional

Coincidencia exacta. Si utiliza FALSO, BUSCARV devuelve una coincidencia exacta. Si Excel no encuentra una coincidencia exacta, muestra el mensaje de error #N/A. Para obtener más información sobre cómo solucionar errores de #N/A, vea Corregir un error de #N/A.

Si establece el valor en VERDADERO o lo deja en blanco, BUSCARV devuelve la coincidencia que más se aproxima al término de búsqueda. Si establece el valor en VERDADERO, debe ordenar los valores de la primera columna de la matriz de tabla en orden ascendente.

En la Ayuda de Excel, esta parte de la función se denomina valor ordenado.

Directrices generales sobre el uso de la función BUSCARV

Tenga en cuenta estas reglas cuando utilice la función BUSCARV:

  • Si desea que la función devuelva coincidencias exactas, debe ordenar los valores de la matriz de tabla en orden ascendente ya que, de lo contrario, la función dará un error.
  • La función comienza buscando en la parte superior izquierda del rango de celdas definido y busca en las columnas situadas a la derecha del punto de partida.
  • Debe separar siempre los argumentos con comas.

Usar la función BUSCARH para buscar en filas de datos

En los pasos de la sección anterior se utilizó la función BUSCARV porque los datos residían en columnas. En los pasos de esta sección se explica cómo utilizar la función BUSCARH para buscar datos en una o varias filas.

  1. En la hoja de cálculo Páginas, copie los datos del rango de celdas A2 a B39.
  2. Desplácese a la parte superior de la hoja de cálculo, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la celda D2 y haga clic en Pegado especial.
  3. En el cuadro de diálogo Pegado especial, seleccione Transponer y haga clic en Aceptar. Excel pega los datos en dos filas comenzando en la celda D2 y terminando en la celda AO3.
  4. En la hoja de cálculo Vistas de página, escriba BUSCARH en la celda E6, escriba Resultado en la celda E7 y escriba esta fórmula en la celda F7:

=BUSCARH(F6,Páginas!D2:AO3,2,FALSO)

  1. En la celda F6, escriba el identificador de la celda A4 y presione ENTRAR. En la celda F6 aparece Página principal. Obtiene el mismo tipo de resultado, pero en lugar de buscar en las columnas busca en un conjunto de filas.

La función BUSCARH utiliza los mismos argumentos que la función BUSCARV. Sin embargo, en lugar de declarar la columna que contiene los valores que desea buscar, se declara la fila.

Veamos ahora un principio importante que se aplica a ambas funciones. Vaya a la hoja de cálculo Páginas y siga estos pasos:

  1. En las celdas D4 a M4, escriba cualquier cosa que se le ocurra. Puede escribir lo que quiera; sólo tiene que agregar texto o números a esas celdas.
  2. En la hoja de cálculo Vistas de página, modifique la fórmula BUSCARH del modo siguiente:

=BUSCARH(F6,Páginas!D2:AO4,3,FALSO)

Cuando termine de cambiar la fórmula, aparece el valor especificado en la celda D4. Éste es el principio que debe tener en cuenta: el valor que desea encontrar no reside en una celda situada junto al valor de búsqueda. Puede residir en cualquier número de columnas situadas a la derecha del valor de búsqueda o en cualquier número de filas debajo de este valor. Simplemente debe asegurarse de ampliar los argumentos matriz_buscar_en e indicador_columnas o indicador_filas para que abarquen el valor que desea buscar.

Directrices generales sobre el uso de la función BUSCARH

Tenga en cuenta estas reglas cuando utilice la función BUSCARH:

  • La función comienza buscando en la parte superior izquierda del rango de celdas definido y busca en las filas situadas debajo y a la derecha del punto de partida.
  • Debe separar siempre los argumentos con comas.
  • Si desea que la función devuelva coincidencias exactas, debe ordenar los valores de los datos en orden ascendente. Sí, se puede ordenar en sentido horizontal. Para ello, siga estos pasos:
    1. En la hoja de cálculo Páginas, haga clic en la celda D2.
    2. En el menú Datos, haga clic en Ordenar.
    3. En el cuadro de diálogo Ordenar, haga clic en Opciones.
    4. En el cuadro de diálogo Opciones de ordenación, haga clic en Ordenar de izquierda a derecha y luego en Aceptar.
    5. En el cuadro de diálogo Ordenar, haga clic en Aceptar para ordenar los datos.

En la siguiente columna del Rincón del usuario avanzado

  • Usar información sobre herramientas para escribir funciones.
  • Usar una combinación de referencias de celda absolutas y relativas para devolver varios registros.
  • Depurar las funciones.
  • Usar el Asistente para búsquedas. El asistente automatiza el proceso de búsqueda de datos, pero utiliza las funciones INDICE y COINCIDIR en lugar de las funciones BUSCARH y BUSCARV.

Más información

  • Para obtener más información sobre el uso de las funciones BUSCARV y BUSCARH, incluidos ejemplos de código, vea la Ayuda de Excel.

Acerca del autor

Colin Wilcox escribe para el equipo de Ayuda de Office. Además de participar en la columna Rincón del usuario avanzado de Office, escribe artículos y tutoriales para Microsoft Data Analyzer.

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Corresponde a:
Excel 2003