Usar la vista Diseño de página para ajustar las páginas antes de imprimirlas

Antes de imprimir una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel que contenga una gran cantidad de datos o varios gráficos, puede ajustarla rápidamente en la vista Diseño de página para obtener resultados de aspecto profesional. En esta vista se puede cambiar el diseño y el formato de los datos del mismo modo que en la vista Normal. Sin embargo, también puede usar reglas para medir el ancho y el alto de los datos, cambiar la orientación de la página, agregar o cambiar encabezados y pies de página, establecer los márgenes para la impresión, mostrar u ocultar las líneas de cuadrícula, mostrar u ocultar los encabezados de las filas y columnas y especificar las opciones de ajuste de escala. Cuando termine de trabajar en la vista Diseño de página, puede volver a la vista Normal.

 Nota   Aunque la vista Diseño de página es indispensable para preparar los datos para la impresión, debe usar la Vista previa de salto de página para ajustar saltos de página y la Vista preliminar para ver cómo quedarán los datos cuando se impriman. Para obtener más información, vea los temas Insertar, mover o eliminar saltos de página en una hoja de cálculo y Obtener una vista preliminar de páginas de hoja de cálculo antes de imprimirlas.

¿Qué desea hacer?


Usar reglas en la vista Diseño de página

En la vista Diseño de página, Excel proporciona una regla horizontal y vertical para que pueda tomar medidas precisas de celdas, rangos, objetos y márgenes de página. Las reglas ayudan a colocar objetos, así como a ver o editar los márgenes de página directamente en la hoja de cálculo.

De forma predeterminada, la regla muestra las unidades predeterminadas especificadas en la configuración regional del Panel de control. Sin embargo, las unidades se pueden cambiar a pulgadas, centímetros o milímetros. Las reglas se muestran de forma predeterminada, pero se pueden ocultar fácilmente.

Cambiar las unidades de medida

  1. Haga clic en la hoja de cálculo que desea cambiar en la vista Diseño de página.
  2. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de libro, haga clic en Vista Diseño de página.

Imagen de la cinta de opciones de Excel

 Sugerencia   También puede hacer clic en el botón Vista Diseño de páginaImagen del botón de la barra de estado.

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón y, a continuación, haga clic en Opciones de Excel.
  1. En la categoría Avanzadas, en Mostrar, seleccione las unidades que desea usar en la lista Unidades de la regla.

Mostrar u ocultar las reglas

  1. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de libro, haga clic en Vista Diseño de página

Imagen de la cinta de opciones de Excel

 Sugerencia   También puede hacer clic en el botón Vista Diseño de páginaImagen del botón de la barra de estado.

  1. En la ficha Vista, en el grupo Mostrar u ocultar, desactive la casilla Regla para ocultar las reglas o active la casilla para mostrarlas.

Imagen de la cinta de opciones de Excel

 Sugerencia   Cuando se muestran las reglas, Mostrar regla aparece resaltado en el grupo Opciones de la hoja.

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Cambiar la orientación de la página en la vista Diseño de página

  1. Haga clic en la hoja de cálculo que desea cambiar en la vista Diseño de página.
  2. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de libro, haga clic en Vista Diseño de página

Imagen de la cinta de opciones de Excel

 Sugerencia   También puede hacer clic en el botón Vista Diseño de páginaImagen del botón de la barra de estado.

  1. En el grupo Configurar página de la ficha Diseño de página, haga clic en Orientación y, a continuación, en Vertical o en Horizontal.

Imagen de la cinta de opciones de Excel

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Agregar o cambiar los encabezados y pies de página en la vista Diseño de página

  1. Haga clic en la hoja de cálculo que desea cambiar en la vista Diseño de página.
  2. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de libro, haga clic en Vista Diseño de página

Imagen de la cinta de opciones de Excel

 Sugerencia   También puede hacer clic en el botón Vista Diseño de páginaImagen del botón de la barra de estado.

  1. Siga uno de estos procedimientos:
    • Para agregar un encabezado o un pie de página, elija Haga clic para agregar encabezado en la parte superior de la página de hoja de cálculo o en Haga clic para agregar pie de página en la parte inferior de la página de hoja de cálculo y, a continuación, haga clic en el cuadro de texto izquierdo, central o derecho del encabezado o pie de página.
    • Para cambiar el texto de un encabezado o un pie de página, haga clic en el cuadro de texto del encabezado o pie de página ubicado en la parte superior o inferior de la página de hoja de cálculo respectivamente y, a continuación, seleccione el texto que desea cambiar.

 Sugerencia   También puede mostrar encabezados o pies de página en la vista Normal. En la ficha Insertar, en el grupo Texto, haga clic en Encabezado y pie de página. Excel muestra la vista Diseño de página y coloca el puntero dentro del cuadro de texto del encabezado en la parte superior de la página de hoja cálculo.

  1. Escriba el nuevo texto del encabezado o pie de página.

 Notas 

  • Para iniciar una nueva línea en un cuadro de sección, presione ENTRAR.
  • Para eliminar una parte de un encabezado o un pie de página, selecciónela en el cuadro de sección y, a continuación, presione SUPR o RETROCESO. También puede hacer clic en el texto y presionar Retroceso para eliminar los caracteres anteriores.
  • Para insertar una sola vez el símbolo "y" comercial (&) en el texto de un encabezado o pie de página, use dos veces este símbolo. Por ejemplo, para incluir "Subcontratistas & servicios" en un encabezado, escriba Subcontratistas && servicios.
  • Para cerrar encabezados o pies de página, haga clic en cualquier punto de la hoja de cálculo o presione ESC.

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Establecer los márgenes de la página en la vista Diseño de página

  1. Haga clic en la hoja de cálculo que desea cambiar en la vista Diseño de página.
  2. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de libro, haga clic en Vista Diseño de página

Imagen de la cinta de opciones de Excel

 Sugerencia   También puede hacer clic en el botón Vista Diseño de páginaImagen del botón de la barra de estado.

  1. En el grupo Configurar página de la ficha Diseño de página, haga clic en Márgenes y, a continuación, en Normal, Estrecho o Ancho.

Imagen de la cinta de opciones de Excel

 Sugerencia   Para obtener más opciones, haga clic en Márgenes personalizados y, a continuación, en la ficha Márgenes, seleccione los tamaños de margen que desea usar.

  1. Para cambiar los márgenes con el mouse, siga uno de estos procedimientos:
    • Para cambiar los márgenes superior o inferior, haga clic en el borde superior o inferior del área de margen de la regla. Cuando aparezca una flecha de dos puntas vertical, arrastre el margen hasta que alcance el tamaño que desee.
    • Si desea cambiar los márgenes derecho o izquierdo, haga clic en el borde derecho o izquierdo del área de margen en la regla. Cuando aparezca una flecha de dos puntas horizontal, arrastre el margen hasta que alcance el tamaño que desee.

 Sugerencia   Un mensaje de información en pantalla muestra el tamaño de margen a medida que arrastra el margen hasta que tenga el tamaño que desea.

 Nota   Los márgenes de encabezado y pie de página se ajustan automáticamente cuando se cambian los márgenes de página. También puede cambiar los márgenes del encabezado y el pie de página con el mouse. Haga clic dentro del área del encabezado o pie de página ubicada en la parte superior o inferior de la página respectivamente y, a continuación, haga clic en la regla hasta que aparezca la flecha de dos puntas. Arrastre el margen hasta que adquiera el tamaño que desea.

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Mostrar u ocultar encabezados, pies de página y márgenes en la vista Diseño de página

Los encabezados, pies de página y márgenes se muestran de forma predeterminada en la vista Diseño de página. Para ocultarlos cuando desee maximizar el área de trabajo, haga lo siguiente:

  1. Haga clic en la hoja de cálculo que desea cambiar en la vista Diseño de página.
  2. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de libro, haga clic en Vista Diseño de página

Imagen de la cinta de opciones de Excel

 Sugerencia   También puede hacer clic en el botón Vista Diseño de páginaImagen del botón de la barra de estado.

  1. Haga clic en cualquier borde de la hoja de cálculo para mostrar u ocultar el espacio en blanco alrededor de las celdas.

 Sugerencia   También puede hacer clic entre páginas para mostrar u ocultar el espacio en blanco alrededor de las celdas.

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Mostrar u ocultar líneas de cuadrícula, títulos de fila y encabezados de columna en la vista Diseño de página

Las líneas de cuadrícula, los encabezados de fila y los encabezados de columna se muestran de forma predeterminada en la vista Diseño de página, pero no se imprimen automáticamente.

  1. Haga clic en la hoja de cálculo que desea cambiar en la vista Diseño de página.
  2. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de libro, haga clic en Vista Diseño de página

Imagen de la cinta de opciones de Excel

 Sugerencia   También puede hacer clic en el botón Vista Diseño de páginaImagen del botón de la barra de estado.

  1. En la ficha Diseño de página, en el grupo Opciones de la hoja, siga uno o varios de estos procedimientos:
    • Para mostrar u ocultar las líneas de cuadrícula, en Líneas de la cuadrícula, active o desactive la casilla Ver.
    • Para imprimir las líneas de cuadrícula, en Líneas de la cuadrícula, active la casilla Imprimir.
    • Para mostrar u ocultar los encabezados de fila y columna, en Encabezados, active o desactive la casilla Ver.

Imagen de la cinta de opciones de Outlook

  • Para imprimir los encabezados de fila y columna, en Encabezados, active la casilla Imprimir.

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Seleccionar opciones de escala en la vista Diseño de página

  1. Haga clic en la hoja de cálculo que desea cambiar en la vista Diseño de página.
  2. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de libro, haga clic en Vista Diseño de página

Imagen de la cinta de opciones de Excel

 Sugerencia   También puede hacer clic en el botón Vista Diseño de páginaImagen del botón de la barra de estado.

  1. En la ficha Diseño de página, en el grupo Ajustar área de impresión, siga uno de estos procedimientos:
    • Para reducir el ancho de la hoja de cálculo impresa para ajustarlo a un número máximo de páginas, seleccione el número de páginas que desea en la lista Ancho.
    • Para disminuir el alto de la hoja de cálculo impresa para ajustarlo a un número máximo de páginas, seleccione el número de páginas que desea en la lista Alto.
    • Para aumentar o disminuir la hoja de cálculo impresa a un porcentaje de su tamaño real, seleccione el porcentaje que desea en el cuadro Escala.

Imagen de la cinta de opciones de Excel

 Nota   Para aplicar a una hoja de cálculo impresa una escala a un porcentaje de su tamaño real, el ancho y alto máximos se deben establecer en Automático.

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Volver a la vista Normal

  • En la ficha Vista, en el grupo Vistas de libro, haga clic en Normal.

Imagen de la cinta de opciones de Excel

 Sugerencia   También puede hacer clic en NormalImagen del botón en la barra de estado.

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Corresponde a:
Excel 2007