Usar la segmentación de datos para filtrar datos de tablas dinámicas

En versiones anteriores de Microsoft Excel, se pueden usar filtros de informes para filtrar los datos de un informe de tabla dinámica (informe de tabla dinámica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios orígenes, incluidos los que son externos a Excel.), aunque no es fácil ver el estado actual de filtrado cuando se filtran varios elementos. Para filtrar los datos en Microsoft Excel 2010, se puede usar la segmentación de datos. La segmentación de datos proporciona botones en los que se puede hacer clic para filtrar los datos de las tablas dinámicas. Además del filtrado rápido, la segmentación de datos también indica el estado actual de filtrado, lo cual facilita el entendimiento de lo que se muestra exactamente en un informe de tabla dinámica filtrado.

Segmentación de datos de una tabla dinámica

Cuando se selecciona un elemento, dicho elemento se incluye en el filtro y los datos de ese elemento se muestran en el informe. Por ejemplo, cuando se selecciona Díaz en el campo de vendedores, se muestran solamente los datos que incluyen Díaz en ese campo.

En este artículo


¿Qué es la segmentación de datos?

Las segmentaciones de datos son componentes de filtrado fáciles de usar que contienen un conjunto de botones que le permiten filtrar los datos de un informe de tabla dinámica rápidamente sin la necesidad de abrir listas desplegables para buscar los elementos que se desean filtrar.

Cuando se usa un filtro común de informe de tabla dinámica para filtrar varios elementos, el filtro solamente indica que se filtran varios elementos y es necesario abrir una lista desplegable para ver los detalles de filtrado. Sin embargo, las segmentaciones de datos etiquetan claramente el filtro que se aplica y proporcionan detalles para que los datos que se muestran en el informe de tabla dinámica filtrado puedan entenderse fácilmente.

Las segmentaciones de datos generalmente se asocian a la tabla dinámica en la cual se crean. Sin embargo, también se pueden crear segmentaciones de datos independientes a la cuales se hace referencia desde las funciones de cubos de procesamiento analítico en línea (OLAP) o que luego se pueden asociar a cualquier tabla dinámica.

Una segmentación de datos generalmente incluye los siguientes elementos:



Elementos de segmentación de datos de tablas dinámicas
Llamada 1 Un encabezado de segmentación de datos indica la categoría de los elementos que contiene.
Llamada 2 Un botón de filtrado que no está activado indica que el elemento no está incluido en el filtro.
Llamada 3 Un botón de filtrado que está activado indica que el elemento está incluido en el filtro.
Llamada 4 Un botón Borrar filtro quita el filtro mediante la selección de todos los elementos de la segmentación de datos.
Llamada 5 Una barra de desplazamiento permite desplazarse cuando hay más datos de los que pueden verse actualmente en la segmentación de datos.
Llamada 6 Los controles para mover y cambiar el tamaño de los bordes permiten cambiar el tamaño y la ubicación de la segmentación de datos.

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Usar la segmentación de datos

Hay varias formas de crear segmentaciones de datos para filtrar los datos de la tabla dinámica. En una tabla dinámica existente, puede hacer lo siguiente:

  • Crear una segmentación de datos asociada a la tabla dinámica.
  • Crear una copia de la segmentación de datos asociada a la tabla dinámica.
  • Usar una segmentación de datos existente asociada a otra tabla dinámica.

Además de crear una segmentación de datos en una tabla dinámica existente, o en lugar de hacerlo, también se puede crear una segmentación de datos independiente a la que se puede hacer referencia mediante las funciones de cubo de procesamiento analítico en línea (OLAP) o que luego se puede asociar a cualquier tabla dinámica.

Dado que cada segmentación de datos que se crea está diseñada para filtrar un campo de tabla dinámica concreto, es probable que cree más de una segmentación de datos para filtrar un informe de tabla dinámica.

Después de crear una segmentación de datos, ésta aparecerá en la hoja de cálculo junto con la tabla dinámica. Si hay más de una segmentación de datos, se mostrarán de manera superpuesta. Es posible mover una segmentación de datos a otra ubicación en la hoja de cálculo y cambiar su tamaño según sea necesario.

Segmentaciones de datos superpuestas

Para filtrar los datos de la tabla dinámica, simplemente haga clic en un botón o en varios botones de la segmentación de datos.

Segmentación de datos con un filtro seleccionado

Aplicación de formato a las segmentaciones de datos para lograr una apariencia coherente

Cuando se crea una segmentación de datos en un informe de tabla dinámica existente, el estilo de la tabla dinámica se refleja en el estilo de la segmentación de datos con el fin de que estos estilos compartan una apariencia similar. Sin embargo, los cambios de formato que se realicen en la tabla dinámica después de crear la segmentación de datos no se reflejan en el formato de ésta. Además, si se crea una segmentación de datos independiente, es posible que el formato de la segmentación de datos no coincida con el de la tabla dinámica a la cual se asocia.

Para crear informes que parezcan profesionales o simplemente para que el formato de una segmentación de datos coincida con el del informe de tabla dinámica asociado, se pueden aplicar estilos de segmentación y así lograr una apariencia coherente. Cuando se aplica alguno de los distintos estilos predefinidos disponibles para las segmentaciones de datos, se puede hacer coincidir bastante el tema de color aplicado a una tabla dinámica. Para lograr una apariencia personalizada, también se pueden crear estilos propios de segmentaciones de datos del mismo modo en que se crean estilos personalizados de tabla dinámica.

Compartir segmentaciones de datos entre tablas dinámicas

Cuando en un informe hay muchas tablas dinámicas diferentes, como en el caso de un informe de inteligencia empresarial (BI) con el que se esté trabajando, es probable que desee aplicar el mismo filtro a alguna de las tablas dinámicas o a todas ellas. Puede compartir una segmentación de datos creada en una tabla dinámica con otras tablas dinámicas. No es necesario duplicar el filtro para cada tabla de dinámica.

Cuando se comparte una segmentación de datos, se crea una conexión a otra tabla dinámica que contiene la segmentación de datos que se desea usar. Los cambios que se realizan en una segmentación de datos compartida se reflejan inmediatamente en todas las tablas dinámicas que están conectadas a esa segmentación de datos. Por ejemplo, si usa una segmentación de datos País en la tabla dinámica 1 para filtrar datos de un país específico, la tabla dinámica 2, que también usa esa segmentación de datos, mostrará los datos de ese mismo país.

Las segmentaciones de datos que están conectadas a más de una tabla dinámica, y que se usan en más de una, se denominan segmentaciones de datos compartidas. Las segmentaciones que se usan en una sola tabla dinámica se denominan segmentaciones de datos locales. Una tabla dinámica puede usar tanto segmentaciones de datos locales como compartidas.

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Crear una segmentación de datos en una tabla dinámica existente

  1. Haga clic en cualquier lugar del informe de tabla dinámica para el cual desea crear una segmentación de datos.

De esta forma, se mostrarán las Herramientas de tabla dinámica y se agregarán las pestañas Opciones y Diseño.

  1. En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Opciones, haga clic en Insertar Segmentación de datos.

Imagen de la cinta de Excel

  1. En el cuadro de diálogo Insertar Segmentación de datos, active la casilla de verificación de los campos de la tabla dinámica para los cuales desea crear una segmentación de datos.
  2. Haga clic en Aceptar.

Se mostrará una segmentación de datos para cada campo que haya seleccionado.

  1. En cada segmentación de datos, haga clic en los elementos en los cuales desea aplicar el filtro.

Para seleccionar más de un elemento, mantenga presionada la tecla CTRL y luego haga clic en los elementos en los que desea aplicar el filtro.

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Crear una segmentación de datos independiente

  1. En la pestaña Insertar en el grupo Filtro, haga clic en Segmentación de datos.

Imagen de la cinta de Excel

  1. En el cuadro de diálogo Conexiones existentes del cuadro Mostrar, realice una de las siguientes acciones:
    • Para mostrar todas las conexiones, haga clic en Todas las conexiones. Éste es el valor predeterminado.
    • Para mostrar únicamente la lista de conexiones usadas recientemente, haga clic en Conexiones en este libro.

Esta lista se crea a partir de conexiones que el usuario ya ha definido y creado en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos del Asistente para la conexión de datos o que ha seleccionado previamente como conexión desde este cuadro de diálogo.

  • Para mostrar únicamente las conexiones disponibles en el equipo, haga clic en Archivos de conexión en este equipo.

Esta lista se crea a partir de la carpeta Mis archivos de origen de datos generalmente almacenada en la carpeta Mis documentos.

  • Para mostrar únicamente las conexiones disponibles de un archivo de conexión al que se tiene acceso desde la red, haga clic en Archivos de conexión en la red.

Esta lista se crea a partir de una biblioteca de conexiones de datos (DCL) en un sitio de Microsoft Office SharePoint Server 2007 o Microsoft SharePoint Server 2010. Una DCL es una biblioteca de documentos del sitio de SharePoint Foundation que contiene un conjunto de archivos de conexión de datos de Office (.odc). Generalmente, es el administrador del sitio quien configura la DCL y quien, además, puede configurar el sitio de SharePoint para mostrar archivos ODC desde la DCL en el cuadro de diálogo Conexiones externas.

  1. Sugerencia    Si no ve la conexión que desea, puede crear una. Para ello, haga clic en Examinar en busca de más y luego, en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, haga clic en Nuevo origen para iniciar el Asistente para conexión de datos y seleccionar el origen de datos al cual desea conectarse.
  2. Nota    Si selecciona una conexión de las categorías Archivos de conexión en la red o Archivos de conexión en este equipo, el archivo de conexión se copia en el libro como una nueva conexión de libro y luego se usa como la nueva información de conexión.
  3. En el cuadro de diálogo Elegir campos, active la casilla de verificación de los campos para los cuales desea crear una segmentación de datos.
  4. Haga clic en Aceptar.

Se creará una segmentación de datos para cada campo que haya seleccionado.

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Aplicar formato a una segmentación de datos

  1. Haga clic en la segmentación de datos a la que desea dar formato.

Se mostrarán las Herramientas de segmentación de datos y se agregará la pestaña Opciones.

  1. En la pestaña Opciones, en el grupo Estilos de segmentación de datos, haga clic en el estilo que desee.

Para ver todos los estilos disponibles, haga clic en el botón MásImagen del botón.

Imagen de la cinta de Excel

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Compartir una segmentación de datos mediante su conexión a otra tabla dinámica

Se puede compartir una segmentación de datos con otra tabla dinámica mediante su conexión a esa tabla dinámica. También se puede insertar una segmentación de datos desde otra tabla dinámica conectándola con dicha tabla dinámica.

Haga que una segmentación de datos esté disponible para ser usada en otra tabla dinámica

  1. Haga clic en la segmentación de datos que desea compartir con otra tabla dinámica.

Se mostrarán las Herramientas de segmentación de datos y se agregará la pestaña Opciones.

  1. En el grupo Segmentación de datos de la pestaña Opciones, haga clic en Conexiones de tabla dinámica.

Imagen de la cinta de Excel

  1. En el cuadro de diálogo Conexiones de tabla dinámica, active la casilla de verificación de las tablas dinámicas en las cuales desea que la segmentación de datos esté disponible.

Usar una segmentación de datos desde otra tabla dinámica

  1. Para crear una conexión con la tabla dinámica que contiene la segmentación de datos que desea compartir, haga lo siguiente:
    1. En la pestaña Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Conexiones existentes.

Imagen de la cinta de Excel

  1. En el cuadro de diálogo Conexiones existentes, asegúrese de que esté seleccionada la opción Todas las conexiones en el cuadro en el cuadro Mostrar.

Sugerencia    Si no ve la conexión que desea, puede crear una. Para ello, haga clic en Examinar en busca de más y luego, en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, haga clic en Nuevo origen para iniciar el Asistente para conexión de datos y seleccionar el origen de datos al cual desea conectarse.

  1. Seleccione la conexión que desee y, a continuación, haga clic en Abrir.
  2. En el cuadro de diálogo Importar datos en la sección Seleccione cómo desea ver estos datos en el libro, haga clic en Informe de tabla dinámica.
  1. Haga clic en cualquier lugar del informe de tabla dinámica para el cual desea insertar una segmentación de datos desde otra tabla dinámica.

De esta forma se mostrarán las Herramientas de tabla dinámica y se agregarán las pestañas Opciones y Diseño.

  1. En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Opciones, haga clic en la flecha Insertar Segmentación de datos y luego haga clic en Conexiones de Segmentación de datos.

Imagen de la cinta de Excel

  1. En el cuadro de diálogo Conexiones de Segmentación de datos, active la casilla de verificación de las segmentaciones de datos que desea usar.
  2. Haga clic en Aceptar.

Se mostrará una segmentación de datos para cada casilla de verificación que haya activado.

  1. En cada segmentación de datos, haga clic en los elementos en los cuales desea aplicar el filtro.

Para seleccionar más de un elemento, mantenga presionada la tecla CTRL y luego haga clic en los elementos en los cuales desea aplicar el filtro.

Nota    Todas las tablas dinámicas que comparten la segmentación de datos mostrarán instantáneamente el mismo estado de filtrado.

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Desconectar o eliminar una segmentación de datos

Si una segmentación de datos ya no es necesaria, ésta se puede desconectar del informe de tabla dinámica o bien se puede eliminar.

Desconectar una segmentación de datos

  1. Haga clic en cualquier lugar del informe de tabla dinámica para el cual desea desconectar una segmentación de datos.

De esta forma se mostrarán las Herramientas de tabla dinámica y se agregarán las pestañas Opciones y Diseño.

  1. En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Opciones, haga clic en la flecha Insertar Segmentación de datos y luego haga clic en Conexiones de Segmentación de datos.

Imagen de la cinta de Excel

  1. En el cuadro de diálogo Conexiones de Segmentación de datos, desactive la casilla de verificación de los campos de la tabla dinámica para los cuales desea desconectar una segmentación de datos.

Eliminar una segmentación de datos

Siga uno de los pasos que se indican a continuación:

  • Haga clic en la segmentación de datos y luego presione SUPR.
  • Haga clic con el botón secundario en la segmentación de datos y, a continuación, haga clic en Quitar <Nombre de la segmentación de datos>.

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Excel 2010