Usar Excel como calculadora

En lugar de recurrir a la calculadora, use Microsoft Office Excel para realizar los cálculos.

En una hoja de cálculo (hoja de cálculo: documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de cálculo se almacena siempre en un libro.), puede escribir fórmulas (fórmula: secuencia de valores, referencias de celda, nombres, funciones u operadores de una celda que producen juntos un valor nuevo. Una formula comienza siempre con el signo igual (=).) simples para sumar, dividir, multiplicar y restar dos o más valores numéricos. También puede escribir una fórmula que use la función SUMA (también denominada AutoSuma) para hallar rápidamente el total de una serie de valores sin tener que incluir manualmente en una fórmula ninguno de ellos. Una vez creada la fórmula, se puede usar para rellenar las celdas adyacentes, no necesita crear la misma fórmula una y otra vez.

Una vez que se familiariza con estas fórmulas simples, quizás desee obtener más información sobre cómo crear fórmulas complejas y probar algunas de las funciones (función: fórmula ya escrita que toma un valor o valores, realiza una operación y devuelve un valor o valores. Utilice funciones para simplificar y acortar fórmulas en una hoja de cálculo, especialmente aquellas que llevan a cabo cálculos prolongados o complejos.) disponibles en Excel. Para obtener más información, vea el tema que trata sobre la descripción general de fórmulas y sobre la lista de funciones de hoja de cálculo (por categorías).

¿Qué desea hacer?


Obtener más información sobre las fórmulas simples

Lo primero que debe saber es que todas las entradas de fórmulas comienzan con un signo igual (=). En las fórmulas simples, escriba el signo igual seguido de los valores numéricos que desea calcular y de los operadores matemáticos que quiere usar, por ejemplo el signo más (+) para sumar, el signo menos (-) para restar, el asterisco (*) para multiplicar, y la barra diagonal (/) para dividir los valores que escribe. Al presionar ENTRAR, Excel calcula y muestra instantáneamente el resultado de la fórmula.

Por ejemplo, al escribir en una celda una fórmula simple (por ejemplo, =12,99+16,99 en la celda C6 en la imagen siguiente) y, a continuación, presionar ENTRAR, Excel calcula el resultado y lo muestra en esa celda. La fórmula en sí aparece en la barra de fórmulas (barra de fórmulas: barra de la parte superior de la ventana de Excel que se utiliza para escribir o editar valores o fórmulas en celdas o gráficos. Muestra la fórmula o el valor constante almacenado en la celda activa.).


Ejemplo de una fórmula simple

La fórmula que se escribe en una celda permanece visible en la barra de fórmulas, y la podrá ver si la celda está seleccionada.

Haga clic en AutoSuma ¡y listo!

Para hallar rápidamente el total de una serie de valores sin tener que incluir manualmente en una fórmula ninguno de ellos, puede escribir una fórmula que use la función SUMA, también denominada AutoSuma.

AutoSuma es el botón que muestra el símbolo de "sumatorio" (Sigma en letras mayúsculas del alfabeto griego). Podrá encontrar este botón en dos ubicaciones accesibles de la cinta de opciones: en la ficha Inicio en el grupo Modificación y en la ficha Fórmulas en el grupo Biblioteca de funciones.

Cuando selecciona una celda a la derecha de un rango de valores numéricos o debajo de él y después hace clic en AutoSuma, Excel incluye automáticamente ese rango en la fórmula y calcula los valores.


Botón AutoSuma

Al hacer clic en AutoSuma, se inserta una fórmula que usa la función SUMA para calcular los valores numéricos situados encima o a la izquierda de la celda seleccionada.

Por ejemplo, para hallar rápidamente el total de números para enero, sólo tiene que seleccionar la celda B7 y, a continuación, hacer clic en AutoSuma. Una marquesina de color rodea las celdas seleccionadas en la fórmula que se escribe en la celda B7. Después de presionar ENTRAR, el resultado de la fórmula se muestra en la celda seleccionada (B7), y la fórmula aparece en la barra de fórmulas.


Ejemplo de una fórmula que usa la función SUMA

La celda B7 muestra el resultado de la fórmula. La fórmula en sí aparece en la barra de fórmulas al seleccionar la celda.

En una fórmula que usa una función, como SUMA, la referencia de celda que aparece entre paréntesis es el argumento (argumento: valores que utiliza una función para llevar a cabo operaciones o cálculos. El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Los argumentos más comunes que se utilizan en las funciones son números, texto, referencias de celda y nombres.) de la fórmula. El argumento determina los valores que la fórmula va a calcular. Los dos puntos (:) en la referencia de celda (B3:B6 en el ejemplo) indica que la referencia de celda es un rango (rango: dos o más celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes.) de celdas. En las fórmulas que usan una función los paréntesis siempre son necesarios; en la fórmula, separan el argumento del nombre de función.

Cuando en el argumento de una fórmula se usa una referencia de celda en lugar de los valores reales, Excel puede actualizar automáticamente el resultado de la fórmula si se actualizan los valores de las celdas a las que se hace referencia.

Dejar de escribir la misma fórmula una y otra vez.

Una vez creada la fórmula, puede copiarla en otras celdas, no es necesario crear la misma fórmula la misma fórmula una y otra vez.

Por ejemplo, al copiar la fórmula de la celda B7 en la celda adyacente C7, la fórmula en esa celda se ajusta automáticamente a la nueva ubicación, y se calculan los valores numéricos en la columna C.


Ejemplo de cómo la fórmula copiada se aplica inmediatamente a la nueva columna

La fórmula copiada hace referencia a los valores numéricos en la columna C, y los calcula.

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Usar una fórmula simple para sumar, restar, multiplicar o dividir valores numéricos

En una fórmula simple, puede escribir valores y operadores matemáticos para realizar el cálculo de esos valores. No obstante, en lugar de escribir valores directamente en la fórmula, también puede hacer referencia a las celdas que contienen los valores que desea calcular. Cuando en una fórmula usa referencia de celdas (referencia de celda: conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de cálculo. Por ejemplo, la referencia de la celda que aparece en la intersección de la columna B y la fila 3 es B3.) se asegura de que los cambios en los valores se actualizan automáticamente en el resultado del cálculo de la fórmula.

  1. En una hoja de cálculo, haga clic en la celda en que desea escribir la fórmula.
  2. Para empezar la fórmula, escriba =
  3. Para escribir el primer valor numérico, intente lo siguiente:
    • Escriba el valor que desea usar.

 Sugerencia   Por ejemplo, escriba 10

  • Seleccione la celda que contiene el valor que desea usar.

 Sugerencia   Por ejemplo, seleccione la celda A1.

  1. Para escribir el operador matemático que desea usar, siga uno de estos procedimientos:
    • Use un signo más (+) para sumar los valores de la fórmula; escriba +
    • Use un signo menos (-) para restar los valores de la fórmula; escriba -
    • Use un asterisco (*) para multiplicar los valores de la fórmula; escriba *
    • Use una barra diagonal (/) para dividir los valores de la fórmula; escriba /
  2. Para escribir el siguiente valor numérico, haga lo siguiente:
    • Escriba el valor que desea usar.

 Sugerencia   Por ejemplo, escriba 5.

  • Seleccione la celda que contiene el valor que desea usar.

 Sugerencia   Por ejemplo, seleccione la celda B1.

  1. Repita los pasos 4 y 5 en todas las operaciones matemáticas y valores que desee incluir en la fórmula.

 Sugerencia   Para que una operación tenga prioridad en el cálculo, escriba esa operación entre paréntesis. Por ejemplo, escriba =(10+5)*2 o =(A1+B1)*C1.

  1. Cuando la fórmula esté completa, presione ENTRAR.

De forma predeterminada, el valor resultante de la fórmula aparece en la celda seleccionada, y la fórmula en sí se muestra en la barra de fórmulas.

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Usar la función SUMA para hallar el total de valores numéricos en una columna o fila

Para calcular el total de una serie de valores numéricos de una fila o columna, no tiene que incluir manualmente esos valores en una fórmula. En su lugar, puede usar una fórmula predefinida que usa la función SUMA.

  1. En una hoja de cálculo, haga clic en una celda situada debajo o la derecha de los valores numéricos para los que desea hallar el total.
  2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificación, haga clic en AutoSumaImagen del botón.

 Sugerencia   AutoSuma también se encuentra en la ficha Fórmulas, en el grupo Biblioteca de funciones.

  1. Presione ENTRAR para mostrar el resultado de la función SUMA en la celda seleccionada.

La fórmula en sí aparece en la barra de fórmulas.

 Sugerencia   Si busca una manera rápida de calcular el total de los valores de una columna, quizás desee colocar sus datos en una tabla de Excel. En una tabla de Excel, puede agregar una fila de total, de modo que puede resumir instantáneamente los valores de una columna. Para obtener más información, vea el tema que trata sobre la descripción general de las tablas de Excel.

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Rellenar con una fórmula las celdas adyacentes

Cuando rellena con una fórmula las celdas adyacentes, ya sea una fila o una columna, la fórmula se ajusta automáticamente para calcular los valores de la fila o columna correspondiente.

  1. En una hoja de cálculo, seleccione la celda que contiene la fórmula con la que desea rellenar las celdas adyacentes.
  2. Arrastre el controlador de relleno (control de relleno: pequeño cuadrado negro situado en la esquina superior derecha de la selección. Cuando se sitúa el puntero del mouse sobre el controlador de relleno, el puntero cambia a una cruz negra.)Controlador de relleno por las celdas que desea rellenar.

 Nota   El controlador de relleno se muestra de forma predeterminada, pero si no está disponible, primero deberá especificar una opción de Excel para habilitarlo.

Para obtener más información acerca de cómo habilitar el controlador de relleno, vea el tema sobre cómo mostrar u ocultar el controlador de relleno.

  1. Para especificar la forma de rellenar la selección, haga clic en Opciones de autorrellenoImagen del botón y, a continuación, haga clic en la opción que desea usar.

 Nota   Si el cálculo de libro automático no está habilitado, las fórmulas no se volverán a calcular al rellenar las celdas. Para comprobar las opciones de cálculo de libro, haga lo siguiente:

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón, haga clic en Opciones de Excel y, a continuación, haga clic en la categoría Fórmulas.
  1. En Opciones de cálculo, busque en Cálculo de libro.

Sugerencias

  • También puede rellenar la celda activa con la fórmula de una celda adyacente si usa el comando Rellenar (en la ficha Inicio en el grupo Modificación) o si presiona CTRL+D para rellenar una celda situada debajo de la celda que contiene la fórmula o CTRL+R para rellenar una celda situada a su derecha.
  • Puede rellenar automáticamente una fórmula hacia abajo, para todas las celdas adyacentes a las que se aplica, si hace doble clic en el controlador de relleno de la primera celda que contiene la fórmula. Por ejemplo, las celdas A1:A15 y B1:B15 contienen valores numéricos, y escribe la fórmula =A1+B1 en la celda C1. Para copiar esa fórmula en las celdas C2:C15 (de modo que C2=A2+B2, C3=A3+B3, etc.), seleccione la celda C1 y haga doble clic en el controlador de relleno.
  • Si busca un método aún más rápido para rellenar fórmulas, coloque sus datos en una tabla de Excel. En una tabla de Excel, puede crear una columna calculada simplemente con escribir una fórmula; Excel usa esa fórmula automáticamente para toda la columna. ¡Cálculo mágico! Para obtener más información, vea el tema que trata sobre la descripción general de las tablas de Excel.

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Corresponde a:
Excel 2007