Usar Access o Excel para administrar los datos

De Emma Nelson

Se aplica a
Microsoft Office Access 2003
Microsoft Office Excel 2003
Microsoft Access 2002
Microsoft Excel 2002

Cuando se trata de utilizar Microsoft Excel o Microsoft Access no tengo favorito. Algunas veces el mejor programa para administrar los datos es el que menos se espera.

Realizar la elección correcta es vital si desea obtener acceso a la información, así como actualizarla, con el mayor rendimiento y precisión. En este artículo hablaremos sobre la elección del mejor programa para sus datos.

Tanto Access como Excel permiten:

  • Ejecutar eficaces consultas para ordenar y filtrar los datos.
  • Ejecutar sofisticados lculos para obtener la información deseada.
  • Usar vistas de tablas y gráficos dinámicos de Microsoft PivotTable® y Microsoft PivotChart® para trabajar con los datos de forma interactiva.
  • Crear informes sobre los datos y verlos en varios formatos.
  • Utilizar formularios para agregar, cambiar, eliminar y explorar los datos de una forma sencilla.
  • Crear una combinación de correspondencia  de Microsoft Word, por ejemplo, para producir grandes cantidades de etiquetas de remite.
  • Conectarse a datos externos y verlos, realizar consultas y modificarlos sin necesidad de importar.
  • Crear páginas Web para mostrar los datos como de sólo lectura o para obtener acceso a ellos en un formato que se pueda actualizar.
  • Importar datos de bases de datos externas (Access, Microsoft SQL Server™) y de otros tipos de archivo (.txt o .htm).

Ambos programas organizan los datos en columnas, también denominadas campos, que almacenan un tipo específico de información o tipo de datos. En la parte superior de cada columna, la primera celda se utiliza para etiquetar dicha columna. Una diferencia terminológica es que lo que en Excel se denomina fila, es un registro en Access.

Como ejemplo, podría crear una lista de personal. Dicha lista podría tener cinco columnas para organizar los números de id., los nombres, los apellidos, los números de teléfono del trabajo y las fechas de contratación de los empleados. La fila de celdas situada en la parte superior de cada columna contendría las etiquetas de texto que describirían los datos.

¿Por qué se realiza esta comparación?

Es una buena pregunta. Después de todo, Excel no es un sistema de administración de bases de datos. Es un software de hoja de cálculo que almacena unidades de información en filas y columnas de celdas denominadas hojas de cálculo. La tarea más común que se realiza en Excel es la administración de listas como números de teléfono y datos de personal. Por el contrario, Access almacena los datos en tablas que parecen hojas de cálculo pero que están diseñadas para realizar consultas complejas sobre los datos almacenados en otras tablas y ubicaciones, e incluso en campos de otras tablas.

Por esta razón, aunque ambos programas funcionan bien para administrar datos, cada uno tiene ventajas evidentes según el tipo de datos que se administren y la tarea que se desea realizar con ellos.

El factor clave para tomar una decisión es si se trata de datos relacionales o no

Si puede almacenar los datos de forma lógica en una única tabla u hoja de cálculo, entonces hágalo. De forma lógica significa que los datos de cada columna están directamente relacionados y sólo necesitan ubicarse en una tabla simple de Access o Excel. Deberían ubicarse y actualizarse en la misma vista. Los datos de este tipo, incluidos en una única página u hoja (no múltiple), se denominan simples o no relacionales. El ejemplo de personal anterior es un caso de este tipo. No se debería almacenar un apellido de empleado en una tabla que no fuera la que almacena los nombres de los empleados.


“"La tarea más común en Excel es la administración de listas. Si puede almacenar los datos de forma lógica en una única hoja de cálculo o tabla, entonces hágalo."”

Sin embargo, si necesita almacenar los datos en más de una tabla, necesitará una base de datos relacional. Cada tabla es básicamente una descripción de un tipo de datos (como pedidos de un cliente). Si necesita una base de datos relacional, ha identificado una relación uno a varios en los datos. Por ejemplo, si tiene una base de datos de pedidos de clientes, una tabla contendrá los nombres de los clientes y otra los pedidos. Un único cliente puede tener varios pedidos. De forma adicional, quizás desee disponer de otra tabla para los detalles de los pedidos, puesto que cada pedido puede tener varios elementos. Los datos relacionales se almacenan mejor en Access.

¿Es consciente de esta correlación directa entre el tamaño de los datos y el reto de organizarlos de una forma eficaz? Cuantos más datos tenga, es más probable que los almacene en varias tablas de Access. Para ayudar a administrar los datos y a mantener su precisión, Access y Excel proporcionan identificadores únicos. En Access, una clave principal (un icono con forma de llave que se puede ver en la vista Diseño de la tabla) identifica de forma única a cada registro. En Excel, las filas están numeradas y cada columna tiene una letra, así que cada celda o intervalo de celdas tiene una referencia, como B5. En su vida, tiene un número de la seguridad social. Es el mejor identificador único del que puede disponer.


“"En Access, dispone de una clave principal. En Excel, tiene una referencia de celda. En su vida, tiene un número de la seguridad social. Es el mejor identificador único del que puede disponer."”

¿Alguna vez se ha fijado en que cuando va al médico o llama a la compañía de seguros le piden el número de la seguridad social además del nombre? El apellido, o incluso el nombre completo, a veces no son únicos. Los identificadores únicos casi siempre son numéricos. Garantizan la integridad de los datos y no permiten que haya registros duplicados ni datos en celdas que no reconozca (denominados valores Nulos). Los identificadores numéricos también ofrecen el modo más rápido de recuperar los datos al buscar u ordenar.

Cuándo se debería utilizar Access

Utilice Access cuando:

  • Necesite una base de datos relacional (varias tablas) para almacenar los datos.
  • Puede que en el futuro necesite agregar más tablas a un conjunto de datos no relacional o simple en su origen.

Por ejemplo, si desea realizar un seguimiento de información de los clientes como los nombres o apellidos, las direcciones y los números de teléfono, pero puede que esa información aumente para incluir acciones de dichos clientes como pedidos, considere la posibilidad de comenzar el proyecto de datos en Access.

  • Tenga una gran cantidad de datos (miles de entradas).

Por ejemplo, si trabaja en una compañía grande y necesita almacenar información de personal, entonces utilice Access.

  • La mayoría de los datos sean del tipo de cadena de texto larga (que no son números ni estén definidos como números).
  • Dependa de varias bases de datos externas para obtener y analizar los datos necesarios.

Por ejemplo, si necesita importar o exportar datos de bases de datos de Access de forma regular, quizás sea más lógico trabajar con Access para aumentar el grado de compatibilidad.

  • Necesite mantener conectividad constante con una base de datos externa de gran tamaño como una creada con Microsoft SQL Server.
  • Desee ejecutar consultas complejas.

Por ejemplo, si trabaja en una compañía grande que recibe pedidos de clientes, quizás deba mirar los nombres de los clientes almacenados en una base de datos de SQL Server mientras toma nota de los nuevos pedidos en Access. Puede mantener una conexión con la base de datos de SQL Server desde la vista Tabla de Access. Cuando agrega o mira un nombre de cliente, está trabajando en la base de datos de SQL Server, pero los nuevos pedidos se están almacenando de forma local en tablas de Access.

  • Haya muchos usuarios trabajando en la base de datos y desee opciones de gran potencia para exponer los datos que se vayan a actualizar.

Por ejemplo, Access ofrece páginas de acceso a datos para los usuarios más especializados y formularios si desea que sea más fácil de utilizar.

Cuándo se debería utilizar Excel

Utilice Excel cuando:

  • Necesite una vista simple o no relacional de los datos (no necesite una base de datos relacional con varias tablas).

Esto se aplica especialmente a las situaciones en que los datos son en su mayoría numéricos, por ejemplo si desea conservar un presupuesto de un año concreto.

  • Desee ejecutar principalmente cálculos y comparaciones estadísticas de los datos, por ejemplo si desea mostrar un análisis de costos y beneficios en el presupuesto de la compañía. 
  • Sepa que el conjunto de datos tiene un tamaño que permite administrarlo (menos de 15.000 filas).

Proteger los datos en Access y Excel

Independientemente del programa que elija, es importante que sepa cómo proteger los datos. A continuación proporcionamos una serie de sugerencias:

  • Cree una copia de seguridad del archivo cada vez que actualice los datos.
  • Evite celdas en blanco en las filas y columnas que contienen datos.
  • Utilice las opciones Mostrar y Ocultar para ocultar datos vitales siempre que sea posible.
  • Tome medidas adecuadas para controlar el acceso de los usuarios a sus datos para protegerlos. Las medidas de seguridad incluyen:
    • Cifrado
    • Contraseña
    • Permisos en el nivel de usuario
    • Firmas digitales
    • Privilegios de sólo lectura

Para obtener más información sobre la protección de la información, puede buscar en la Ayuda de cualquiera de estos programas.


Acerca de la autora

Emma Nelson es redactora del equipo de la Ayuda de Office y ayuda a desarrollar características de comunidad y contenido para la próxima versión de Office.


 
 
Corresponde a:
Access 2003, Excel 2003