Trabajar con diferentes formatos de tabla dinámica en Office Excel

Debido a las nuevas características agregadas a los informes de tabla dinámica y gráfico dinámico en Microsoft Office Excel 2007, ahora hay tres formatos de tabla dinámica con los que puede trabajar: versión 2007, versión 2002-2003 y versión 2000. Asimismo, puede trabajar con cada formato de tabla dinámica en Microsoft Office Excel 2000, 2002, 2003 y 2007. Es importante entender el modo en que funcionan las diferentes versiones del programa y las distintas versiones de formato de tabla dinámica antes de decidir si debe actualizar al nuevo formato de tabla dinámica de la versión 2007.

En este artículo


Trabajar con versiones de programa de Excel, versiones de formato de archivo de Excel y versiones de tabla dinámica

Como era de esperar, si se crea un nuevo informe de tabla dinámica en Office Excel 2007, su formato de tabla dinámica es el de la versión 2007. En Excel 2007, al abrir un formato de archivo de Excel de la versión 97-2003 que contiene un formato de tabla dinámica de la versión 2000 o 2002-2003, se activa el modo de compatibilidad que permite interactuar con la tabla dinámica sin tener que actualizarla al formato de tabla dinámica de la versión 2007.

También puede abrir una versión anterior del formato de archivo abriendo un formato de archivo de Excel 97-2003 en la versión 2007 de Excel, volviéndolo a guardar con el formato de archivo de Excel 97-2003 y abriéndolo de nuevo en la versión 2007 de Excel (lo que se conoce también como operación de ida y vuelta) y, de esta forma, preservar el formato de tabla dinámica de las versiones 2000, 2002-2003 o 2007. Sin embargo, si guarda un formato de tabla dinámica de la versión 2007 en el formato de archivo de Excel 97-2003, la tabla dinámica será de sólo lectura y no podrá crear un gráfico dinámico a partir de este informe de tabla dinámica de sólo lectura.

Cuando utiliza Excel versión 2007 para actualizar el formato de tabla dinámica de las versiones 2000 y 2002-2003 a la versión 2007, el informe de tabla dinámica se actualiza a la versión Excel 2007 (en la ficha Opciones de tabla dinámica, en el grupo Datos, haga clic en Actualizar) y, al guardarlo, el archivo se guardará en el formato de tabla dinámica de la versión 2007.

Como puede ver, el formato de tabla dinámica con el que realmente trabaja depende de una serie de factores, como el formato de archivo de Excel, si se encuentra en modo de compatibilidad y si actualiza la tabla dinámica. Éste es un resumen de los puntos más importantes:

  • En Excel 2007, puede tener tablas dinámicas totalmente interactivas en todos los formatos de las versiones 2000, 2002-2003 y 2007.
  • En las versiones de Excel anteriores a Excel 2007, puede tener una tabla dinámica totalmente interactiva en el formato de las versiones 2000 y 2002-2003 y una tabla dinámica de sólo lectura en el formato de la versión 2007.

En las tablas siguientes se incluyen las interacciones posibles.

Si se usa Excel 2007    

Versión de formato del archivo abierto Versión de formato de la tabla dinámica inicial ¿Actualizado? Versión de formato del archivo guardado Versión de formato de la tabla dinámica guardada Funcionalidad de tabla dinámica
2007 2007 ND 2007 2007 Totalmente interactiva
2007 2000, 2002-2003 97-2003 2000, 2002-2003 Totalmente interactiva
2007 2000, 2002-2003 No 97-2003 2000, 2002-2003 Totalmente interactiva
97-2003 2000, 2002-2003 2007 2007 Totalmente interactiva
97-2003 2000, 2002-2003 No 2007 2000, 2002-2003 Totalmente interactiva
97-2003 2007 2007 2007 Totalmente interactiva
97-2003 2007 No 2007 2007 Totalmente interactiva
97-2003 2000, 2002-2003 97-2003 2000, 2002-2003 Totalmente interactiva
97-2003 2000, 2002-2003 No 97-2003 2000, 2002-2003 Totalmente interactiva

Si se usan versiones de Excel anteriores a Excel 2007    

Versión de formato del archivo abierto Versión de formato de la tabla dinámica inicial ¿Actualizado? Versión de formato del archivo guardado Versión de formato de la tabla dinámica guardada Funcionalidad de tabla dinámica
97-2003 2007 ND 97-2003 2007 De sólo lectura
97-2003 2000, 2002-2003 ND 97-2003 2000, 2002-2003 Totalmente interactiva
2007 2007 ND 97-2003 2007 De sólo lectura
2007 2000, 2002-2003 ND 97-2003 2000, 2002-2003 Totalmente interactiva

 Nota   Después de convertir un formato de tabla dinámica de la versión 2000 y 2002-2003 a la versión 2007, no se puede volver a convertir al formato de las versiones 2000 y 2002-2003.

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Diferencias entre las características de las versiones de formato de tabla dinámica 2000 y 2002-2003, y la versión 2007

Cuando se utiliza un formato de tabla dinámica de la versión 2007 en Excel 2007, se pueden usar todas las características de Excel 2007. Cuando se utiliza un formato de tabla dinámica de las versiones 2000 y 2002-2003 en Excel 2007, se puede usar la gran mayoría de las características de Excel 2007, pero algunas de ellas no son compatibles, como las siguientes:

  • Filtrar etiquetas y valores (con la salvedad del filtro 10 mejores, que sí es compatible).
  • Filtrar campos no incluidos en el diseño de informe de tabla dinámica actual de la Lista de campos de tabla dinámica.
  • Ocultar o mostrar niveles intermedios de jerarquías en orígenes de datos de procesamiento analítico en línea (OLAP).
  • Usar filtros manuales inclusivos (desactivando la casilla de verificación Incluir nuevos elementos en el filtro manual en la ficha Subtotales y filtros del cuadro de diálogo Configuración de campo).
  • Rebasar los nuevos límites de tabla dinámica, como el nuevo límite de elementos distintos por campo de 1.048.576.

Si intenta utilizar estas características, recibirá una alerta en la que se le pregunta si desea actualizar la tabla dinámica al formato de la versión 2007.

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Consideraciones importantes a la hora de decidir si se debe actualizar un formato de tabla dinámica de las versiones 2000 y 2002-2003 a la versión 2007

Tenga en cuenta las siguientes consideraciones importantes a la hora de decidir si debe actualizar un formato de tabla dinámica de las versiones 2000 y 2002-2003 a la versión 2007.

Compartir informes de tabla dinámica actualizables     Los informes de tabla dinámica en formato de la versión 2007 serán de sólo lectura en las versiones anteriores de Excel 2007. Si los usuarios necesitan compartir los informes de tabla dinámica actualizables que están conectados al mismo origen de datos, probablemente desee que esos usuarios utilicen sistemáticamente Excel 2007.

Usar informes de tabla dinámica en un entorno de versiones mixtas     Si necesita crear una tabla dinámica que se pueda utilizar en las versiones de Excel anteriores a Excel 2007, no guarde el libro en un formato de archivo de la versión 2007 de Excel. Esto garantizará la compatibilidad de la tabla dinámica entre las diferentes versiones de Excel con total interactividad.

Los resultados de los filtros pueden variar    Se han efectuado cambios en el modo de funcionamiento de los filtros en un formato de tabla dinámica de la versión 2007. Los criterios de filtrado son aditivos, es decir, cada filtro sucesivo filtra el filtro aplicado actual. Además, los elementos de filtro incluidos en un filtro 10 mejores ahora se seleccionan evaluando dinámicamente sus valores en función del lugar que ocupa el campo en la tabla dinámica. En ambos casos, según el filtro y los datos, es posible que se obtengan resultados de filtro diferentes en los informes de tabla dinámica en el formato de la versión 2007 y en las versiones 2000 y 2002-2003.

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Excel 2007