Solución de problemas al imprimir

Se imprimen datos incorrectos.

MostrarAl intentar imprimir un documento, no ocurre nada

Comprobar la configuración de la impresora en Windows       La impresión desde el equipo se controla principalmente mediante la configuración en Windows. Compruebe si la configuración de la impresora en Windows es correcta utilizando Solución de problemas de Windows.

  1. En el menú Inicio de Windows, haga clic en Ayuda
  2. Haga clic en Contenido y en Archivos e impresoras. 
  3. Haga clic en Impresión y siga las instrucciones en el tema de Solución de problemas.

Comprobar la configuración de la impresora en Microsoft Excel       Si la configuración de la impresora en Windows es correcta, compruebe la configuración de la impresora en Excel para asegurarse de que la impresora seleccionada coincide con la que se está utilizando.

En el menú Archivo, haga clic en Imprimir y, a continuación, haga clic en el nombre de la impresora que desee en el cuadro Nombre de Impresora.

MostrarExcel imprime sólo una parte de la hoja de cálculo.

Comprobar si se ha definido un área de impresión       Si la hoja de cálculo contiene un área de impresión (área de impresión: uno o varios rangos de celdas que se designan para imprimirlos cuando no se desea imprimir la hoja de cálculo completa. Si una hoja de cálculo incluye un área de impresión, sólo se imprime dicha área.), Excel sólo imprime dicha área. Para averiguar si la hoja de cálculo contiene un área de impresión, haga clic en Vista previa de salto de página en el menú Ver. El área de la hoja de cálculo que aparece con un fondo blanco es el área que se imprime.

MostrarExcel imprime demasiadas filas o columnas

  • Definir un área de impresión

Mostrar¿Cómo?

  1. En el menú Ver, haga clic en Vista previa de salto de página.
  2. Seleccione el área que desea imprimir.
  3. En el menú Archivo, elija Área de impresión y, a continuación, haga clic en Establecer área de impresión.
  4. Al almacenar el documento, también se guardará el área de impresión (área de impresión: uno o varios rangos de celdas que se designan para imprimirlos cuando no se desea imprimir la hoja de cálculo completa. Si una hoja de cálculo incluye un área de impresión, sólo se imprime dicha área.) seleccionada.

MostrarExcel agregó filas adicionales a la hoja de cálculo.

Excel da formato a las celdas vacías después de la última fila o columna si se selecciona una fila o columna entera (haciendo clic en el número de fila o en la letra de columna) antes de aplicar el formato. Excel almacena entonces la información de formato para todas las celdas vacías y el archivo se hace muy grande.

Para corregir este problema, siga uno de estos procedimientos:

  • Si no desea iniciar una hoja de cálculo nueva, presione F5, haga clic en Especial en el cuadro de diálogo Ir a y, a continuación, elija Última celda. Elimine todas las filas hasta los datos reales y guarde el libro.
  • Inserte una hoja de cálculo en blanco. En la hoja de cálculo que desee imprimir, seleccione únicamente las celdas que va a imprimir y cópielas en la nueva hoja de cálculo en blanco.

La copia impresa no tiene el aspecto adecuado.

MostrarEl encabezado o el pie de página impreso no tiene el aspecto deseado

Puede seleccionar varios encabezados y pies de página o crear los suyos propios. Los encabezados y pies de página no pueden contener gráficos o vínculos a celdas específicas.

Utilizar sólo blanco y negro       El texto de los encabezados y pies de página siempre se imprimirá en negro. No puede aplicarse color al texto de los encabezados o pies, aunque tenga una impresora a color.

Utilizar Imprimir títulos para repetir gráficos e información vinculada       Si desea repetir gráficos o información vinculada en la parte superior de cada página, utilice Imprimir títulos (títulos de impresión: etiquetas de fila o columna que se imprimen en la parte superior o en el lado izquierdo de cada página de una hoja de cálculo impresa.) en vez de un encabezado. Por ejemplo, para imprimir el logotipo y la dirección de una compañía en la parte superior de cada página:

  1. Coloque la información de logotipo y dirección en las primeras filas de la hoja de cálculo.
  2. En el menú Archivo, elija Configurar página, haga clic en la ficha Hoja y, a continuación, introduzca las filas que contengan el logotipo y la dirección en el cuadro Repetir filas en extremo superior.

Si está imprimiendo una hoja de cálculo ancha en varias páginas, asegúrese de copiar la información que se repite en las filas o columnas adicionales, según proceda.

Utilice dos símbolos de unión (&) para imprimir un símbolo de unión        (Microsoft Excel usa el símbolo de unión para iniciar códigos para formato especial en encabezados y pies de página. Por ello, para incluir un carácter de unión en el encabezado o en el pie de página, se debe escribir &&. Por ejemplo, para incluir "Subcontratistas & Servicios" en un encabezado, escriba Subcontratistas && Servicios.

MostrarLos márgenes de encabezado y pie de página no son correctos.

Utilizar los márgenes derecho e izquierdo existentes       La medida de los márgenes derecho e izquierdo del encabezado y del pie de página es 1,8 cm, independientemente de los márgenes de la página. Se pueden simular márgenes más anchos en un encabezado o pie de página de una sola línea introduciendo espacios delante del texto en el cuadro de edición Sección izquierda y después del texto en el cuadro de edición Sección derecha. Para buscar estos cuadros de edición, haga clic en Personalizar encabezado o Personalizar pie de página en el cuadro de diálogo Configurar página. Los espacios introducidos en el cuadro de edición Sección derecha no aparecerán en el cuadro de edición sino en la hoja de cálculo impresa.

Ajustar el espacio del encabezado y del pie de página       Se puede ajustar la distancia entre el borde inferior o superior de la página y el encabezado o el pie. También se puede cambiar la distancia entre los datos impresos en una página y el encabezado o pie de página. Haga clic en Vista preliminar Imagen del botón, haga clic en el botón Márgenes y arrastre los controladores de margen para ajustar el espacio.

Controladores de tamaño

Llamada 1   Controladores de tamaño del margen

Llamada 2   Controladores de tamaño de la columna

MostrarSe desea imprimir una hoja con el ancho (o el alto) de una página

Puede evitarse que las columnas o las filas sobresalgan del borde de la página, reduciendo el tamaño de la hoja, para que tenga el ancho y el alto de la página.

Mostrar¿Cómo?

  1. Haga clic en la hoja de cálculo.
  2. En el menú Archivo, haga clic en Configurar página y elija la ficha Página.
  3. En Escala, haga clic en Ajustar a.
  4. Siga uno de estos procedimientos:

MostrarImprimir una hoja de cálculo para ajustarla al ancho del papel

En el primer cuadro situado al lado de Ajustar a, escriba 1 (para 1 página de ancho).

En el segundo cuadro situado al lado de Ajustar a, borre el valor para dejar sin especificar el número de páginas de alto.

MostrarImprimir una hoja de cálculo en un número de páginas especificado

En los cuadros situados junto a Ajustar a, escriba el número de páginas en las que desee imprimir el trabajo.

 Notas 

  • Microsoft Excel no tiene en cuenta los saltos de página al usar la opción Ajustar a.
  • Cuando se cambian los valores de Ajustar a, Excel reduce o amplía el tamaño de la imagen impresa según sea necesario. Para ver en qué medida se ajustará la imagen a los nuevos valores, haga clic en Aceptar y, a continuación, haga clic en Configurar página, en el menú Archivo. En el cuadro Ajustar a de la ficha Página se muestra el porcentaje en el que se ajustará la copia impresa.
  • Los datos impresos no sobrepasarán el número de páginas especificado. Excel no amplía los datos para llenar las páginas.

MostrarNo se puede ajustar un gráfico para imprimirlo con el tamaño deseado o imprimir múltiples gráficos en una sola página

Para las hojas de gráfico, ajuste el tamaño de impresión       Si el gráfico está en una hoja de gráfico (hoja de gráfico: hoja de un libro que contiene sólo un gráfico. Una hoja de gráfico es muy útil si se desea ver un gráfico o un informe de gráfico dinámico separado de los datos de una hoja de cálculo o un informe de tabla dinámica.), puede ajustarlo cuando se imprima.

  1. Active (activar: hacer que una hoja de gráfico o de cálculo sea la hoja activa, o seleccionada. La hoja que se activa determina la barra de menús y las barras de herramientas que se muestran. Para activar una hoja, haga clic en la pestaña de la hoja en el libro.) el gráfico, elija Configurar página en el menú Archivo y, a continuación, haga clic en la ficha Gráfico
  2. En Tamaño del gráfico impreso, haga clic en la opción de la escala que desee.

Si hace clic en Personalizado, el gráfico se imprimirá con el tamaño que tenga cuando se arrastren los controladores de selección (controlador de tamaño: uno de los pequeños círculos o cuadrados que aparecen en las esquinas y los lados de un objeto seleccionado. Arrastre estos controladores para cambiar el tamaño del objeto.).

Para los gráficos incrustados, arrastre para cambiar el tamaño       Si el gráfico es un gráfico incrustado (gráfico incrustado: gráfico que se coloca en una hoja de cálculo en lugar de una hoja de gráfico separada. Los gráficos incrustados son muy útiles cuando se desea ver o imprimir un gráfico o un informe de gráfico dinámico con su origen de datos u otra información en una hoja de cálculo.) en una hoja de cálculo, cambie el tamaño del gráfico haciendo clic en él y arrastrando sus controladores de selección.

Para imprimir gráficos en una única página, incrústelos       No pueden imprimirse varias hojas de gráfico en una única página. Para imprimir dos o más gráficos en una página, cree gráficos incrustados y, a continuación, cambie su tamaño para que ocupen una única página. Puede utilizar el comando Vista previa de salto de página en el menú Ver para examinar la ubicación de los gráficos en el área de impresión.

MostrarLos títulos impresos no aparecen en algunas páginas

Excel imprime los rótulos de fila y de columna repetidos sólo en las páginas que incluyan las filas o columnas rotuladas. Por ejemplo, si selecciona las celdas A1:A5 como rótulos de fila repetidos, Excel no imprime estos rótulos en las páginas que contienen sólo filas debajo de la fila 5. Si selecciona las celdas A1:E1 como rótulos de columna repetidos, Excel no imprimirá estos rótulos en las páginas que contengan sólo columnas a la derecha de la columna E. Para que Excel imprima los rótulos en páginas adicionales, copie los rótulos a las filas o columnas adicionales.

MostrarCopiar los rótulos de fila en las filas adicionales

  1. Seleccione las celdas que desee repetir como rótulos de fila y, a continuación, haga clic en Copiar Imagen del botón en la barra de herramientas (barra de herramientas: barra con botones y opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una barra de herramientas, presione ALT y, a continuación, MAYÚS+F10.) Estándar.
  2. Seleccione las celdas en las mismas columnas de las filas adicionales donde desee que se impriman los rótulos de fila y, a continuación, haga clic en Pegar Imagen del botón.
  3. En el menú Archivo, haga clic en Configurar página y elija la ficha Hoja.
  4. Haga clic en Repetir columnas a la izquierda y, a continuación, indique todas las columnas que contengan los rótulos de fila. Por ejemplo, para repetir los rótulos de columna que copió en las celdas de la columna A, escriba $A:$A.

MostrarCopiar los rótulos de columna en las columnas adicionales

  1. Seleccione las celdas que desee repetir como rótulos de columna y, a continuación, haga clic en Copiar Imagen del botón en la barra de herramientas (barra de herramientas: barra con botones y opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una barra de herramientas, presione ALT y, a continuación, MAYÚS+F10.) Estándar.
  2. Seleccione las celdas en las mismas filas de las columnas adicionales donde desee que se impriman los rótulos de columna y, a continuación, haga clic en Pegar Imagen del botón.
  3. En el menú Archivo, haga clic en Configurar página y elija la ficha Hoja.
  4. Haga clic en Repetir filas en extremo superior y, a continuación, indique todas las filas que contengan los rótulos de columna. Por ejemplo, para repetir los rótulos de columna que copió en las celdas de las filas 1 y 2, escriba $1:$2.

MostrarNo se imprime el fondo de la hoja de cálculo

Las tramas de fondo que se agregan a las hojas de cálculo utilizando el comando Fondo del menú Formato no se imprimen. No obstante, sí se imprimen los gráficos que se agregan a una hoja de cálculo mediante el comando Imagen del menú Insertar, así como las celdas con tramas y sombreado que se agregan utilizando el comando Celdas del menú Formato.

La paginación es incorrecta.

MostrarExcel omite los saltos de página establecidos.

Si el libro está configurado de modo que Excel ajuste la tarea de impresión a un número especificado de páginas, Excel omitirá los saltos de página manuales y reducirá el tamaño de la hoja de cálculo. Para comprobar si éste es el caso, haga clic en el comando Configurar página del menú Archivo, haga clic en la ficha Página y, a continuación, compruebe la opción Ajustar a en Escala.

Utilizar Ajustar al en vez de Ajustar a       Para ajustar la hoja de cálculo al número de páginas especificado y utilizar los saltos de página manuales que se hayan insertado, elija Configurar página en el menú Archivo, haga clic en la ficha Página y, a continuación, haga clic en Ajustar al.

Establecer cada página como rango de impresión independiente       Si Ajustar al no genera el resultado esperado, se puede establecer un área de impresión seleccionando cada página como rango de impresión independiente. Excel imprime los rangos no adyacentes de un área de impresión en páginas separadas.

  1. Inserte una fila o una columna en blanco en las ubicaciones donde desee insertar un salto de página manual.
  2. Seleccione el rango que desee incluir como la primera página completa, omitiendo la fila o la columna en blanco.
  3. Mantenga presionada la tecla CTRL y seleccione el rango de la segunda página, omitiendo las filas o columnas en blanco. Prosiga hasta que haya elegido todas las páginas que desee imprimir.
  4. En el menú Archivo, elija Área de impresión y, a continuación, haga clic en Establecer área de impresión.
  5. En el menú Archivo, haga clic en Configurar página, en la ficha Página, haga clic en Ajustar a y, a continuación, escriba el número de páginas deseado.

MostrarAlgunas columnas y filas se imprimen en la página errónea

El ancho de columna, el alto de fila, los márgenes de página y los saltos de página determinan el número de columnas y filas que se imprimirán en una página.

Reducir el tamaño de los márgenes       Si se imprimen columnas o filas en la página siguiente, reduzca el tamaño de los márgenes Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho.

Mostrar¿Cómo?

  1. Seleccione la hoja o las hojas de cálculo que desee imprimir.

Mostrar¿Cómo?

Al introducir o cambiar datos, los cambios afectan a todas las hojas seleccionadas. Estos cambios pueden sustituir los datos en la hoja activa y otras hojas seleccionadas.

Para seleccionar Haga esto
Una sola hoja

Haga clic en la etiqueta de la hoja.

Etiquetas de la hoja con la Hoja2 seleccionada

Si no ve la etiqueta que desea, haga clic en los botones para desplazar etiquetas para verla y, a continuación, haga clic en la etiqueta.

Botones para desplazar etiquetas

Dos o más hojas adyacentes Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic en la etiqueta de la última hoja.
Dos o más hojas NO adyacentes Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuación, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en las etiquetas de las demás hojas.
Todas las hojas de un libro. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) y, a continuación, elija Seleccionar todas las hojas en el menú contextual (menú contextual: menú que muestra una lista de comandos relacionados con un elemento determinado. Para mostrar un menú contextual, haga clic con el botón secundario del mouse en el elemento, o presione MAYÚS+F10.).

 Nota   Si las etiquetas de las hojas están codificadas por color, el nombre de la etiqueta de hoja quedará subrayado en un color especificado por el usuario al seleccionarlo. Si la etiqueta de hoja se muestra con un color de fondo, esto significa que no se ha seleccionado la hoja.

MostrarCancelar una selección de varias hojas

Para cancelar una selección de varias hojas en un libro, haga clic en cualquier hoja no seleccionada.

Si no está visible ninguna hoja no seleccionada, haga clic con el botón secundario del mouse en la etiqueta de una hoja seleccionada. A continuación, haga clic en Desagrupar hojas en el menú contextual.

  1. En el menú Archivo, haga clic en Configurar página y elija la ficha Márgenes.
  2. Siga uno de estos procedimientos:

MostrarEstablecer los márgenes de página

Para aplicar los mismos márgenes de página a nuevas hojas de cálculo o libros, puede crear una plantilla de hoja o de libro.

MostrarEstablecer los márgenes del encabezado o del pie de página

  • Para cambiar la distancia entre el margen superior y el encabezado, introduzca un tamaño de margen nuevo en el cuadro Encabezado.
  • Para cambiar la distancia entre el margen inferior y el pie de página, introduzca un tamaño de margen nuevo en el cuadro Pie de página.

Estos valores deben ser menores que los valores de los márgenes superior e inferior, e iguales o mayores que los márgenes mínimos de la impresora.

MostrarSugerencia

Para comprobar cómo afectarán los márgenes al documento impreso, haga clic en Vista preliminar Imagen del botón antes de imprimir el documento. Para ajustar los márgenes en la vista preliminar, haga clic en Márgenes y, a continuación, arrastre los controladores de margen a ambos lados y en la parte superior de la página.

Ajustar los saltos de página       Antes de imprimir un documento, pueden moverse los saltos de página. En el menú Ver, haga clic en Vista previa de salto de página. Excel muestra los saltos de página manuales como líneas azules gruesas y los saltos de página automáticos como líneas discontinuas. Los saltos de página pueden moverse arrastrándolos hacia la izquierda, hacia la derecha, hacia arriba o hacia abajo.

Si se imprime una columna en una página equivocada, por ejemplo, en la segunda página en vez de hacerlo en la primera, arrastre el salto de página situado a la izquierda de la columna una columna hacia la derecha. Si una fila se imprime en la página siguiente a la página en que debía imprimirse, arrastre el salto de página que está situado encima de la fila hasta una posición por debajo de la fila. Excel ajusta de forma automática la hoja de cálculo para adaptar las filas y columnas a la página.

Imprimir la hoja con el ancho de una sola página       Si desea que la hoja de cálculo ocupe únicamente el ancho de la página, independientemente del número de páginas, puede restringirla al ancho de una única página.

Mostrar¿Cómo?

  1. Haga clic en la hoja de cálculo.
  2. En el menú Archivo, haga clic en Configurar página y elija la ficha Página.
  3. En Escala, haga clic en Ajustar a.
  4. Siga uno de estos procedimientos:

MostrarImprimir una hoja de cálculo para ajustarla al ancho del papel

En el primer cuadro situado al lado de Ajustar a, escriba 1 (para 1 página de ancho).

En el segundo cuadro situado al lado de Ajustar a, borre el valor para dejar sin especificar el número de páginas de alto.

MostrarImprimir una hoja de cálculo en un número de páginas especificado

En los cuadros situados junto a Ajustar a, escriba el número de páginas en las que desee imprimir el trabajo.

 Notas 

  • Microsoft Excel no tiene en cuenta los saltos de página al usar la opción Ajustar a.
  • Cuando se cambian los valores de Ajustar a, Excel reduce o amplía el tamaño de la imagen impresa según sea necesario. Para ver en qué medida se ajustará la imagen a los nuevos valores, haga clic en Aceptar y, a continuación, haga clic en Configurar página, en el menú Archivo. En el cuadro Ajustar a de la ficha Página se muestra el porcentaje en el que se ajustará la copia impresa.
  • Los datos impresos no sobrepasarán el número de páginas especificado. Excel no amplía los datos para llenar las páginas.

Cambiar la orientación del papel       Si es preciso imprimir algunas columnas más en la misma página, cambie la orientación a orientación horizontal.

Mostrar¿Cómo?

  1. Haga clic en la hoja de cálculo.
  2. En el menú Archivo, haga clic en Configurar página y elija la ficha Página.
  3. En Orientación, haga clic en Vertical u Horizontal.
  4. Haga clic en Imprimir.

MostrarExcel no imprime varias áreas de impresión en la misma página

Si un área de impresión contiene áreas de la hoja de cálculo no adyacentes, Excel imprimirá de manera predeterminada cada área en una página independiente. No obstante, se puede especificar que se impriman partes independientes de una hoja de cálculo en la misma página utilizando uno de los siguientes métodos.

MostrarImprimir columnas no adyacentes ubicadas una al lado de la otra 

  1. Seleccione las columnas que no desee imprimir, elija Columna en el menú Formato y, a continuación, haga clic en Ocultar
  2. Defina un área de impresión que contenga todas las columnas, incluidas las ocultas.

MostrarImprimir filas no adyacentes unas junto a otras

  1. Seleccione las filas que no desee imprimir, elija Fila en el menú Formato y, a continuación, haga clic en Ocultar
  2. Defina un área de impresión que contenga todas las filas, incluidas las ocultas.
 
 
Corresponde a:
Excel 2003